Miesięczne archiwum: Maj 2011

O radzie nadzorczej mądrze i przystępnie [2011]

Grzegorz Domański, Magdalena Jagielska: Rada nadzorcza spółki akcyjnej. Powoływanie, kompetencje, funkcjonowanie – aspekty prawne. Podręcznik praktyczny z wzorami dokumentów. Wolters Kluwer 2011. s. 356.

Trafną charakterystykę tomu daje już jego metryka: nazwiska Autorów, tytuł i podtytuły. Oraz wstęp, określający krąg adresatów ksiązki: nie są nimi prawnicy, w szczególności specjalizujący się w prawie spółek handlowych, są natomiast praktycy, a także studenci problematyki ładu korporacyjnego na wydziałach prawa, ekonomii i zarządzania. Podręcznik praktyczny ma formułę przystępną i zwięzłą; użytkownik pragnący dowiedzieć się więcej ponad niezbędne minimum może skorzystać ze wskazówek płynących z licznych przypisów. Wywód dzieli się na pięć rozdziałów traktujących o [I] nadzorze w spółce akcyjnej, [II] kształtowaniu składu osobowego rady nadzorczej, [III] kompetencjach rady nadzorczej, [IV] podejmowaniu uchwał przez radę nadzorczą, oraz [V] odpowiedzialności członków rady nadzorczej. Ważne jest wyjście poza procedury oraz utarte schematy myślenia i działania. Podręcznik podejmuje więc tematy komitetów rady nadzorczej, korzystania przez radę z pomocy ekspertów zewnętrznych, zdolności do pełnienia funkcji członka rady, pożądanych cech członka rady, liczebności rady, podejmowania przez radę nadzorczą uchwał poza posiedzeniem. Uzupełnieniem wywodu jest zbiór wzorów dokumentów, z których rada nadzorcza korzysta, bądź je uchwala.

Wzór statutu jest przykładem godnej polecenia dyscypliny w kwestii określenia przedmiotu działalności spółki. Otóż wiele kancelarii zaleca założycielom określanie przedmiotu działalności spółki możliwie szeroko, „na wszelki wypadek”; później akcjonariusze dziwią się, że za sprawą podjęcia przez spółkę działalności w dziedzinach egzotycznych, odległych od jej pierwotnego profilu – wyciekły z niej ich pieniądze. Statut wielokrotnie odwołuje się do Dobrych praktyk spółek notowanych na GPW, na przykład w kwestii kryteriów niezależności członków rady nadzorczej, trybu zawierania przez spółkę umów z podmiotem powiązanym, treści przedstawianej przez radę nadzorczą walnemu zgromadzeniu zwięzłej oceny sytuacji spółki. Ciekawostka: zgodnie ze statutem, rada nadzorcza może podejmować uchwały jedynie w sprawach objętych porządkiem obrad (chociaż od tej rygorystycznej zasady statut przewidział odstępstwa). Inna ciekawostka: statut nie wymaga, by w procesie podejmowania uchwały poza posiedzeniem, przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, należało zapewnić uczestniczącym w tej czynności członkom rady możliwość wzajemnego komunikowania się; wystarczy, że mogą oni komunikować się co najmniej z przewodniczącym. Inna sprawa, że statut przewiduje, iż rada nadzorcza zbiera się w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz w miesiącu.

Wzór regulaminu rady nadzorczej zawiera liczne standardy sformułowane w Dobrych praktykach oraz postanowienia ułatwiające płynną działalność rady i unikanie konfliktów. Członek rady nie powinien rezygnować z funkcji w tracie kadencji, jeżeli mogłoby to uniemożliwić działanie rady, w szczególności jeżeli mogłoby uniemożliwić terminowe podjęcie istotnej uchwały. Otrzymawszy od członka rady lub zarządu żądanie zwołania rady, przewodniczący zwołuje ją terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania wniosku na dzień przypadający nie później niż trzy tygodnie od dnia otrzymania wniosku. Członek rady dotknięty konfliktem interesów lub stojący w obliczu możliwości powstania takiego konfliktu powinien poinformować o tym radę i powstrzymać się od zabierania głosu i głosowania w sprawie, w której konflikt zaistniał. Ważne: członek rady – każdy, nie tylko wspomniany powyżej – może wnioskować o podjęcie przez radę uchwały co do istnienia takiego konfliktu (nawet jeżeli nie ma jej w porządku obrad).

Posiedzenia rady są utrwalane w postaci dźwiękowej oraz protokołowane. Zawartość protokołu wyliczono w piętnastu punktach; nie ma wśród nich uchwał. Praktyka dowodzi, że uchwały traktowane jako załączniki do protokołu łatwiej zawieruszyć lub podmienić (casus Optimus SA 2006). Przyjęte tu rozwiązanie wynika zapewne z ustaleń dotyczących podpisywania dokumentów: jak domyślam się, uchwały podpisywane są niezwłocznie po ich powzięciu, protokół na następnym posiedzeniu rady. Jeżeli rada odrzuci uwagi zgłoszone do protokołu przez członka rady, ma on prawo wnieść zdanie odrębne (chodzi o zdanie odrębne nie względem uchwał, a względem treści protokołu, w którym uchwał nie ma). Jaki jest cel i los nagrań dźwiękowych, regulamin nie wyjaśnia. Inaczej wygląda protokół uchwały powziętej poza posiedzeniem: tym razem treść uchwał ujęta jest w protokole, nie w załącznikach do niego. Za to załącznikami do protokołu są zdania odrębne. Uchwały podejmowane poza posiedzeniem obowiązują z dniem sporządzenia protokołu przez przewodniczącego rady.

Ważne: członkowie rady nadzorczej, zarówno delegowani przez radę do pełnienia określonych czynności nadzorczych, jak delegowani przez grupę akcjonariuszy do stałego indywidualnego wykonywania nadzoru, składają radzie, z częstotliwością przez nią ustaloną, pisemne sprawozdania z dokonanych ustaleń. Wart polecenia wszystkim spółkom jest wzór oświadczenia w sprawie wyrażenia zgody na pełnienie funkcji członka rady nadzorczej oraz dodatkowych oświadczeń kandydata na członka rady nadzorczej (załącznikiem powinien być życiorys zawodowy kandydata). Wzór zaproszenia na posiedzenie rady nadzorczej precyzuje tematykę obrad, a porządek obrad określa, w jakich punktach spodziewane jest podjęcie uchwały.

Wzór zgłoszenia chęci uczestnictwa w posiedzeniu rady nadzorczej za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość wychodzi poza ramy ustawy, dopuszczającej przecież wykorzystanie środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość w toku – jak rozumuję – podejmowania uchwał poza posiedzeniem. Nie widzę jednak przeciwwskazań, by dopuścić nieobecnego na posiedzeniu nie tylko do oddania głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej (co jest procedurą niepraktyczną), także do zdalnego uczestniczenia w posiedzeniu w formie telekonferencji.

Wzór protokołu z posiedzenia rady nadzorczej kładzie – zgodnie ze swoją nazwą – nacisk nie na uchwały, których protokół nie obejmuje (wątpliwości w tej kwestii zgłosiłem już powyżej), co na przebieg posiedzenia, w domyśle: przebieg dyskusji. Wśród członków polskich rad nadzorczych panuje wszak przekonanie, że ich wypowiedzi w dyskusji są niebywale ważne i należy je najdokładniej protokołować. Wielokrotnie spotykam się z pytaniami, jak protokołować uchwały podejmowane przez radę poza posiedzeniami. Obecnie mogę w tej kwestii odsyłać do zamieszczonych w książce wzorów protokołu z głosowania poza posiedzeniem rady nadzorczej – tryb pisemny oraz protokołu z głosowania poza posiedzeniem rady nadzorczej przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Oba wzory przewidują, że uchwała jest integralną zawartością protokołu, natomiast nie przewidują protokołowania wypowiedzi członków rady, gdyby takie były wygłaszane lub przesyłane. Moje wątpliwości dotyczą natomiast kwestii, dlaczego protokoły podjęcia uchwał w jednym lub drugim trybie miałyby być tak różne…

Ważny jest wzór uchwały w sprawie utworzenia komitetu audytu; brakuje mi tu jedynie odniesienia się do niezmiernie ważnej kwestii wynagrodzeń członków komitetu audytu. Polski Instytut Dyrektorów stoi na stanowisku, że członkowie komitetu audytu powinni otrzymywać za swoją pracę wynagrodzenie i zarabiać więcej niż pozostali członkowie rady, natomiast wynagrodzenie przewodniczącego komitetu nie powinno odbiegać in minus od wynagrodzenia przewodniczącego rady. Jest to pogląd tak niepopularny, iż korzystam z każdej okazji, by go propagować.

Kiedy Dobre praktyki 2002 zaleciły radom nadzorczym dokonywanie dorocznych ocen sytuacji spółki, rady nadzorcze niechętnie przyjęły tę nowinkę. Przedkładane rynkowi oceny zrazu nie miały wartości, bowiem spółki często odpisywały je jedna od drugiej. Dzisiaj jest już lepiej, niemniej wszystkim radom warto polecić wzór uchwały w sprawie oceny sytuacji spółki z uwzględnieniem systemu kontroli wewnętrznej i systemu zarządzania ryzykiem istotnym dla spółki (takich ocen wymagają Dobre praktyki 2008 i 2010). Nie chodzi o to, rzecz jasna, by rady przepisywały gotowy formularz, lecz by podejmowały wskazane w nim zadania.

Ciekawy jest wzór uchwały w sprawie oceny pracy rady nadzorczej. Przyjęto tu założenie, że rada sama ocenia jakość pracy swojej i swoich członków, co wszakże na nikłą wartość. Chciałbym kiedyś poznać taką radę, do której rzeczywiście można odnieść sformułowania zalecane przez wzór uchwały, jak „W analizowanym okresie wszyscy członkowie Rady działali w interesie Spółki, przy wykonywaniu swoich obowiązków dokładali staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz poświęcali pracy w Radzie niezbędną ilość czasu”.

Na marginesie wzoru uchwały w sprawie sprawozdania z działalności rady nadzorczej pragnę zwrócić uwagę, że prawo nie wymaga takiego sprawozdania. Wspominają o nim Dobre praktyki, chociaż nie wiem, po co. Samo sprawozdanie byłoby załącznikiem do wspomnianej uchwały, która byłaby załącznikiem do protokołu. Załącznik do załącznika z pewnością łatwiej zagubić, natomiast niebezpieczeństwo podmiany dokumentu jest nikłe, skoro z takiego sprawozdania nic przecież nie wynika. Wzorów dokumentów jest znacznie więcej (ogółem 41). Ich wartość polega m.in. tym, że ukazują radzie rzeczywisty zakres jej uprawnień (vide wzór uchwały w sprawie zaskarżenia uchwały walnego zgromadzenia) i odpowiedzialności (vide wzór uchwały w sprawie wyrażenia zgody na zawarcie istotnej umowy z podmiotem powiązanym).

Ogólna ocena tomu jest bardzo pozytywna. „Przegląd” niezmiernie ceni pozycje pisane z pozycji praktyka dla praktyków, a zwłaszcza – pisane mądrze i przystępnie. Autorzy chyba także cenią „Przegląd”, bowiem wymieniają go w wykazie skrótów, acz nie dopatrzyłem się, by cytowali jakąkolwiek pozycję z pisma. Szkoda.

Recenzja została ogłoszona w numerze 2/26/2011 kwartalnika Przegląd Corporate Governance