Dzienne archiwum: 16 sierpnia 2013

Wszystko w porządku

W licznych regulaminach rad nadzorczych, a nawet w statutach spółek notowanych na GPW zawarto postanowienie, że rada nadzorcza nie może na posiedzeniu podejmować uchwał w sprawach, które nie zostały objęte porządkiem obrad, chyba że wszyscy członkowie rady są obecni i żaden z nich nie wyrazi sprzeciwu. Ten, który to wymyślił, słyszał dzwony, ale pomylił obrządki, przenosząc do rady nadzorczej zasadę ustrojową walnego zgromadzenia. Nie wiem, jakie przyświecały mu intencje, efekt jest wszakże szkodliwy: nieobecność członka rady nadzorczej na posiedzeniu blokuje możliwość powzięcia przez radę uchwał nawet w sprawach wyjątkowej wagi, których nie przewidziano wcześniejszym porządkiem obrad. Wystarczy, że jedna spółka przyjmie jakieś niefortunne rozwiązanie, a z komputera kancelarii prawnej, która ją obsługuje, wypełznie ono na rynek, zakazi dokumenty innych spółek, a w końcu trafi do bezmyślnie kleconego wzorca statutów i regulaminów.

Porządku obrad rady nadzorczej nie dotykają rygory, jakimi obłożono porządek walnego zgromadzenia. Ten ostatni podlega ochronie prawnej od chwili ogłoszenia o walnym zgromadzeniu. Nie można go dowolnie zmieniać lub uzupełniać. Akcjonariusz nie jest bowiem obowiązany uczestniczyć w walnym, a decyzję o uczestnictwie może podjąć po zapoznaniu się z porządkiem obrad i pod wpływem jego zawartości. Wobec tego walne nie może podjąć uchwał w sprawach nieobjętych porządkiem obrad, chyba że na WZ reprezentowany jest cały kapitał i nikt z obecnych nie zgłasza sprzeciwu dotyczącego podjęcia uchwały. Lecz członek rady nadzorczej znajduje się w innej sytuacji. Po pierwsze, w radzie nie reprezentuje on kapitału, choćby mu się tak zdawało. Po drugie, ciąży na nim obowiązek uczestniczenia w posiedzeniach rady i w głosowaniach prowadzonych poza posiedzeniami, jeżeli statut spółki je dopuszcza. Na gruncie Kodeksu handlowego z 1934 r. nie dopatrywano się takiego obowiązku, można go jednak wysnuć z przepisów Ksh.

Zresztą porządek obrad w istocie powstaje dopiero na posiedzeniu rady. Obowiązek ogłaszania go już w zaproszeniu na radę zachodzi tylko wtedy, gdy radę zwołuje w trybie specjalnym członek rady albo zarząd spółki po uprzednim złożeniu przewodniczącemu rady żądania jej zwołania, jeżeli przewodniczący nie zwołał posiedzenia w terminie dwóch tygodni od otrzymania wniosku. Wówczas rada nie powinna skreślać z porządku obrad spraw przewidzianych przez uprawnionego do zwołania rady, może jednak porządek uzupełniać. Natomiast jeżeli przewodniczący zwołuje radę nadzorczą z własnej inicjatywy, nie musi on przed posiedzeniem ogłaszać porządku obrad, chociaż nie wyobrażam sobie, jak rada tak zwoływana miałaby procedować, sprawując „stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności”. Inna sprawa, że widziałem porządki obrad, z których nie wynikało, czym rada ma się zająć. Przewidywały one kolejno: otwarcie posiedzenia – omówienie bieżących wyników spółki na podstawie analizy wskaźników – podjęcie stosownych uchwał – spotkanie z prezesem zarządu – zamknięcie posiedzenia.

Wobec tego, jaki powinien być porządek obrad rady? Uważam, że projekt rozsyłany przed posiedzeniem członkom rady i zarządowi powinien obejmować wszystkie tematy obrad rady ze wskazaniem, czy w danym punkcie przewidziane jest podjęcie uchwały, jakie materiały należy w danym punkcie przestawić radzie, kto odpowiada za ich przygotowanie oraz w jakim terminie powinny one zostać dostarczone lub udostępnione, oraz kto spora rady i zarządu zostaje zaproszony do dyskusji nad poszczególnymi punktami. Porządek obrad powinien także przewidywać możliwość wnoszenia pod uwagę rady już na posiedzeniu, przez członków rady i zarząd, spraw bieżących (i tylko bieżących!). Rada powinna na każdym posiedzeniu zapoznawać się z tematyka wszystkich uchwał podjętych przez zarząd w czasie od jej ostatniego posiedzenia, oraz poczynić – z udziałem zarządu – przynajmniej wstępne ustalenia dotyczące terminu i tematyki następnego posiedzenia.

Nie zalecam natomiast wprowadzania do porządku obrad dyskusji nad protokołem poprzedniego posiedzenia, bo to zajmuje dużo czasu i niczego nie daje. Jeżeli rada przytomnie zrezygnuje z protokołowania przebiegu dyskusji i ograniczy protokół do treści wymaganej przez Ksh, można go podpisać, najlepiej na koniec protokołowanego posiedzenia, unikając zbędnej debaty dzielącej każdą wypowiedź na czworo.

Zatem porządek obrad przedstawiony w „zaproszeniu” na posiedzenie rady (ten termin brzmi archaicznie, bardziej stosowne byłoby „zawiadomienie”, a nawet „wezwanie”) jest tylko propozycją. Zebrawszy się, rada nadzorcza uchwala porządek obrad i może zmieniać projekt z zaproszenia, może go też uzupełniać bez względu na to, czy wszyscy członkowie biorą udział w posiedzeniu. Wystarczy, że jest kworum. Nieobecność na posiedzeniu nie powinna dawać przywileju blokowania możliwości podjęcia przez radę uchwał w sprawach nieobjętych porządkiem obrad, a w istocie – projektem porządku. Sprawy formalne nie mają istotnego znaczenia dopóki wszystko idzie dobrze, a w radzie panuje harmonia. Kiedy dochodzi do konfliktu, forma przybiera na znaczeniu. Lepiej, by wszystko było w porządku. Także w porządku obrad.

Czytaj także:
2001.11.19 Między sztuką a sztuczkami
2001.12.10 Od porządku do obrad