Archiwum kategorii: PYTAQ

Czy i kiedy może rada nadzorcza zmieniać porządek obrad?

Zastanawiająco często rady nadzorcze spółek akcyjnych grzęzną w wątpliwościach, czy w trakcie posiedzeniu mogą dokonywać zmian porządku obrad. Ponieważ kodeks spółek handlowych nie jest instrukcja obsługi spółki i z zasady nie zajmuje się „oczywistymi oczywistościami”, materię tę z fantazją podejmują statuty spółek, bądź regulaminy rady nadzorczej. Wiele z tych dokumentów staje na stanowisku, że rada nadzorcza porządku obrad dotykać nie powinna, a jeżeli już – to tylko w ściśle określonych szczegółach i sytuacjach. Takie rozumowanie świadczy o nieznajomości mechanizmu działania rady nadzorczej.

Kwestię, czy rada nadzorcza może w trakcie posiedzenia zmieniać porządek obrad tegoż posiedzenia, najłatwiej ogarnąć odpowiadając na pytania, przez kogo i kiedy ów porządek został ustalony. Otóż najczęściej przez samą radę na początku posiedzenia, którego porządek obrad dotyczy. W teorii rada mogłaby ustalać porządek obrad następnego posiedzenia na poprzednim, bądź ustalać porządek obrad kolejnych posiedzeń nawet na rok z góry, ale byłoby to i niepraktyczne, i mało rozsądne. Rada może na poprzednim posiedzeniu uzgodnić założenia porządku swoich obrad na następnym, może także przyjąć założenia rocznego planu pracy, ale porządek obrad najczęściej przyjmuje dopiero na każdym posiedzeniu. Tym różni się od walnego zgromadzenia, którego porządek obrad ustalany bywa z wyprzedzeniem.

Porządek obrad spełnia ważną rolę. Zawiera listę spraw, w których przewidziane jest podjęcie uchwał. Należycie przygotowany jest wskazówką, jak rada powinna gospodarować czasem na posiedzeniu, by zapoznać się z przedstawionymi jej tematami oraz podjąć uchwały. Inspiruje radę do działania, mobilizuje i dyscyplinuje jej członków, unaocznia im odpowiedzialność rady nadzorczej za spółkę, powinien też zniechęcać do retorycznych popisów.

Zwołując radę nadzorczą jej przewodniczący zazwyczaj (nie jest to wprawdzie jego obowiązkiem, niemniej jest to wskazane dla ułatwienia prac rady) przedkłada członkom rady projekt porządku obrad, który – do chwili przyjęcia go przez radę – nie ma mocy wiążącej. Przeto, skoro to rada przyjmuje porządek obrad, nie ma przeszkód, by w trakcie posiedzenia dokonywała w tym porządku zmian, uzupełniała go, korygowała. Na członkach rady ciąży obowiązek udziału w jej posiedzeniach, obowiązuje na nich wymóg kworum, więc członek rady nadzorczej, który nie bierze udziału w posiedzeniu, nie korzysta z ochrony przez zmianą porządku obrad, który jest ustalany dopiero na posiedzeniu, bądź zostałby ustalony wcześniej.

Zamieszanie w tej materii zawdzięczamy Komitetowi Dobrych Praktyk, który w „Dobrych praktykach w spółkach publicznych 2002” przyjął zasadę 29: „Porządek obrad rady nadzorczej nie powinien być zmieniany lub uzupełniany w trakcie posiedzenia, którego dotyczy. Wymogu powyższego nie stosuje się, gdy obecni są wszyscy członkowie rady nadzorczej i wyrażają oni zgodę na zmianę lub uzupełnienie porządku obrad, a także gdy podjęcie określonych działań przez radę nadzorcza jest konieczne dla uchronienia spółki przed szkodą jak również w przypadku uchwały, której przedmiotem jest ocena, czy istnieje konflikt interesów między członkiem rady nadzorczej a spółką”. Czyli: rada nadzorcza nie może, bez spełnienia tych warunków, zmienić porządku obrad, który sama uchwaliła… Co ciekawe, wyjątek dotyczy konfliktu interesów między członkiem rady a spółką, który to konflikt jest w świetle prawa dopuszczalny i najwyżej rzutuje na status niezależności członka rady.

Niechęć do wprowadzania na posiedzeniu rady nadzorczej uzupełnień porządku obrad wzięła się zapewne z archaicznej tradycji Kodeksu handlowego, tak skomentowanego w tej kwestii przez prof. Maurycego Allerhanda: „W zaproszeniu (na posiedzenie rady – ASN) nie musi być podany porządek dzienny, jeżeli go jednak podano, można powziąć uchwałę nad przedmiotem, nie wymienionym w zaproszeniu, tylko wtedy, gdy wszyscy członkowie są obecni, jeżeli zaś brak niektórych, powzięcie uchwały jest niedopuszczalne, bo możliwie członek nie zjawił się tylko ze względu na porządek dzienny, uważając przedmiot za pozbawiony doniosłości, a byłby się zjawił, gdyby wiedział, że obradować się będzie także nad innym przedmiotem poza wymienionymi w zaproszeniu”.

Współcześnie założenie, że członek rady nadzorczej „możliwie … byłby się zjawił, gdyby wiedział” nie ma racji bytu. Na gruncie Ksh udział członka rady w posiedzeniu nie jest kaprysem, ale obowiązkiem. Niestety, cytowana zasada 29 z 2002 roku została przejęta do statutów wielu spółek i rozprzestrzeniła się po rynku niczym wirus. Wiele statutów przyjmuje, że zwołując radę przewodniczący podaje proponowany porządek obrad, który w trakcie posiedzenia nie może być zmieniany – chyba, że zachodzą warunki wskazane przez cytowaną zasadę 29. Stawia to przewodniczącego rady, osobę zazwyczaj powiązaną z dominującym akcjonariuszem, w sytuacji bezwzględnej przewagi nad pozostałymi członkami rady. Taka praktyka stoi w sprzeczności z przepisem art. 388 § 2 Ksh expressis verbis dopuszczającym wprowadzanie spraw do porządku obrad rady nadzorczej już na jej posiedzeniu.

Dlatego trudno zrozumieć racje stojące za rozwiązaniem przyjętym w statucie jednej z wielkich spółek z GPW: „W zaproszeniu na posiedzenie Rady Nadzorczej Przewodniczący określa termin posiedzenia, miejsce obrad oraz szczegółowy projekt porządku obrad. Zmiana zaproponowanego porządku obrad może nastąpić, gdy na posiedzeniu obecni są wszyscy członkowie Rady Nadzorczej i nikt nie wnosi sprzeciwu co do zmiany porządku obrad”. W przypadku nieobecności lub sprzeciwu choćby jednego członka rady, pozostali jej członkowie stają się zakładnikami porządku obrad niby tylko proponowanego, lecz w takiej sytuacji – narzuconego przez przewodniczącego.

W świetle prawa swoboda rady nadzorczej w kwestii przyjmowania i modyfikowania porządku obrad nie jest ograniczona nawet w sytuacji, gdy rada zwoływana jest przez przewodniczącego na żądanie uprawnionego podmiotu, bądź – wobec bezczynności przewodniczącego – przez uprawniony podmiot samodzielnie. Wówczas proponowany porządek obrad podaje przed posiedzeniem podmiot uprawniony do zwołania rady (art. 389 §§ 1 i 2 Ksh). Jedynie w tym przypadku podanie proponowanego porządku obrad jest obligatoryjne. Uprawnionymi do żądania zwołania rady są zarząd (kolegialnie) i członkowie rady nadzorczej (indywidualnie). Wiele statutów wbrew prawu ogranicza przywilej zwołania w tym trybie rady przez członka rady nadzorczej wymagając współdziałania dwóch lub więcej członków rady. Takie postanowienia są niezgodne z ustawą, więc oczywiście nie mają mocy prawnej; niepokoi jednak brak kompetencji kancelarii prawnych przygotowujących takie statuty.
Czytaj także:
20015.04.25 Nieobecny nie ma racji
2013.08.16 Wszystko w porządku
2001.12.10 Od porządku do obrad
2001.11.19 Między sztuką a sztuczkami

REZYGNACJA PIASTUNA SPÓŁKI AKCYJNEJ: NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA (PYTAQ VI)

I. DLACZEGO INSTYTUCJA REZYGNACJI PIASTUNA SPÓŁKI AKCYJNEJ BUDZI WĄTPLIWOŚCI?
Odpowiedź jest prosta: Kodeks spółek handlowych (Ksh) nie zawiera szczegółowej regulacji instytucji rezygnacji piastuna (członka zarządu lub rady nadzorczej) spółki akcyjnej, odsyłając w tej kwestii do Kodeksu cywilnego (Kc), a konkretnie – do przepisów o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie (art. 746 §§ 2 i 3 Kc). Nic w tym dziwnego. Przepisy o spółkach handlowych są częścią systemu prawa cywilnego. Lecz dla wielu dwie ustawy to zbyt wiele, więc piszą do mnie.
II. KOMU NALEŻY ZŁOŻYĆ REZYGNACJĘ?
Ta kwestia budzi w praktyce rozterki. Rezygnację należy złożyć spółce. W praktyce jedynym organem urzędującym stale jest zarząd, rezygnacja powinna więc zostać doręczona zarządowi. Oczekuje się, że piastun spółki (członek zarządu bądź rady nadzorczej) niezwłocznie zawiadomi o swojej rezygnacji zarówno zarząd, jak– w sposób przyjęty w danej organizacji – radę nadzorczą.
III. KIEDY REZYGNACJA WCHODZI W ŻYCIE?
Rezygnacja staje się skuteczna w terminie określonym przez składającego rezygnację, czyli niezwłocznie, z chwilą należytego doręczenie spółce, bądź w oznaczonej w rezygnacji dacie. W żadnym wypadku rezygnacja nie wchodzi w życie w terminie przyjęcia jej przez spółkę, ponieważ jest ona czynnością jednostronną.
IV. CZY MOŻNA ODRZUCIĆ REZYGNACJĘ?
Rezygnacja jako przyczyna wygaśnięcia mandatu piastuna spółki wymieniona jest w art. 369 § 5 Ksh (zob. także art. 386 § 2) na równi ze śmiercią i odwołaniem z funkcji. Odwołanie można cofnąć, śmierci już nie. Rezygnacji nie można odrzucić, gdyż pełnienie funkcji w organie spółki nie polega na przymusie. Nie ma zatem sensu głosować nad przyjęciem rezygnacji, co się niestety zdarza nawet w poważnych spółkach – w przypadku negatywnego wyniku takiego głosowania należałoby przyspawać rezygnującego do krzesła. Zwoływanie nadzwyczajnego walnego zgromadzenia w sprawie przyjęcia rezygnacji (były takie ekscesy) jest nieporozumieniem.
Czytaj: 2001.12.03 Odwołanie na puszczy
V. CZY MOŻNA WYCOFAĆ REZYGNACJĘ?
Można (chociaż wygląda to niepoważnie) wycofać złożoną spółce zapowiedź rezygnacji z ponownego ubiegania się o wybór do zarządu lub rady nadzorczej, ponieważ jest to deklaracja intencji, nie zaś wiążące oświadczenie woli. Zgodnie z Kc, odwołanie rezygnacji byłoby skuteczne, gdyby dotarło do spółki jednocześnie z oświadczeniem o rezygnacji, lub wcześniej.
Czytaj: 2001.12.17 Samozwaniec
VI. CZY NALEŻY UJAWNIAĆ POWÓD REZYGNACJI?
Nie jest to wymagane. Gdyby ujawnienie powodu rezygnacji naraziło spółkę na szkodę, rezygnujący mógłby ponieść odpowiedzialność, więc powód nie bywa ujawniany, bądź zastępuje się go ogólnikami („względy osobiste”, „stan zdrowia”, „wypełnienie misji”). Spółka mogłaby określić w statucie karę za złożenie rezygnacji bez ważnego powodu, ale nie jest to praktykowane.
Czytaj: 2001.01.22 Mroczny powód rezygnacji
VII. CZY TRZEBA DOWIEŚĆ NALEŻYTEGO ZŁOŻENIA REZYGNACJI?
Dobrze być przygotowanym, że ktoś zakwestionuje skuteczne złożenie rezygnacji, bo spółka zaniedba niezwłocznej aktualizacji składu jej organów w rejestrze. Na wszelki wypadek należy zadbać o potwierdzenie doręczenia spółce rezygnacji. Niby nie musi być ona złożona na piśmie, praktykowane bywa także składanie rezygnacji w formie elektronicznej, lecz w każdym przypadku wskazane jest, ze względów dowodowych, uzyskanie potwierdzenia doręczenia rezygnacji. Rezygnacja ustna zgłoszona do protokołu walnego zgromadzenia jest uwiarygodniona protokołem w formie aktu notarialnego.
VIII. CZY REZYGNACJA MOŻE ZOSTAĆ ODROCZONA?
W większości przypadków rezygnacja wchodzi w życie z chwilą jej złożenia, ale rezygnujący może określić inny termin wejścia swojej rezygnacji w życie (na przykład z końcem miesiąca, bądź po najbliższym posiedzeniu organu, którego jest członkiem). Spółka może zabezpieczyć się przed skutkami nagłej rezygnacji, ustalając w statucie czas między doręczeniem rezygnacji a wygaśnięciem mandatu. Kiedyś wyśmiewałem spółkę, która przyjęła, że rezygnacja wchodzi w życie sześć tygodni po jej doręczeniu, mnie natomiast wyśmiewał prawnik tej spółki. Pozostałem przy swojej opinii.
Czytaj: 2004.12.13 Dziurawy statut, pełna kieszeń
IX. CZY, OBEJMUJĄC MANDAT W ZARZĄDZIE LUB RADZIE NADZORCZEJ, NALEŻY ZŁOŻYĆ SPÓŁCE REZYGNACJĘ BEZ DATY?
Nie! Oczekiwanie, że piastun spółki złoży rezygnację in blanco, bez daty, jest przejawem zdziczenia obyczajów. Składając taki dokument, piastun spółki staje się podatny na szantaż i manipulacje. Uczciwy człowiek tak nie postąpi.
Czytaj: 2015.05.31 Czuj się odwołany!
X. CZY ZŁOŻENIE REZYGNACJI ZWALNIA OD ODPOWIEDZIALNOŚCI?
Nie! Odpowiedzialność ponosi się z tytułu działań lub zaniechań, złożenie rezygnacji nie daje immunitetu przed odpowiedzialnością.
XI. CZY REZYGNACJA MOŻE SPOWODOWAĆ SZKODĘ?
Jak najbardziej. Najczęstszy przypadek to stadne rezygnacje członków rady nadzorczej, mające na celu zdekompletowanie tego organu w celu odroczenia odwołania (przez następny skład rady) zarządu spółki. Praktykowano to w PZU Życie w epoce „Lekarzy bez granic”. Do szkody może dojść także, kiedy rezygnujący ogłosi powody rezygnacji dyskredytujące spółkę; otwiera to jednak drogę do postępowania mającego na celu pociągnięcie go do odpowiedzialności.
Czytaj: 2001.03.19 Panika szalonych pudli
XII. CZY WŁAŚCIWE JEST SKŁADANIE REZYGNACJI PRZEZ CZŁONKA RADY NADZORCZEJ REPREZENTUJĄCEGO INWESTORA, KTÓRY WYSZEDŁ ZE SPÓŁKI?
W teorii członkowie rady nadzorczej nie są reprezentantami inwestorów, którym zawdzięczają wybór do rady. Uważam, że członek rady reprezentuje w niej cały kapitał spółki, nie jego ułamek przypadający na swojego mocodawcę. W praktyce członkowie rady zachowują się jak przedstawiciele poszczególnych inwestorów, więc kiedy inwestorzy wychodzą ze spółki, oni składają rezygnacje. Rynki godzą się z takim obyczajem, niemniej jest naganne, gdy rezygnacje powodują zdekompletowanie rady nadzorczej.
Czytaj: 2002.01.14 Hinduska wdowa

PYTAQ to odpowiedzi na często zadawane pytania.

Głos, który nie jest głosem

Skoro papier wartościowy nie jest papierem, akcji na okaziciela nie można okazać, spółka jednoosobowa nie jest spółką osobową itd., nie powinno już dziwić, że głos doradczy, o którym wspomina Ksh, nie jest głosem w rozumieniu Ksh. Niemniej głos doradczy budzi u Czytelników tego blogu tyle wątpliwości, tyle pytań, że uznałem za wskazane poświęcić mu kolejny wpis w rozdziale PYTAQ (czyli odpowiedzi na pytania dotyczące corporate governance).

I. CO TO JEST GŁOS DORADCZY? JAKA JEST DEFINICJA TEGO POJĘCIA?
Prawo nie zawiera definicji terminu „głos doradczy”, a Ksh używa go raz tylko, w art. 390 § 2: „Jeżeli rada nadzorcza została wybrana w drodze głosowania odrębnymi grupami, każda grupa ma prawo delegować jednego spośród wybranych przez siebie członków rady nadzorczej do stałego indywidualnego wykonywania czynności nadzorczych. Członkowie ci maja prawo uczestniczenia w posiedzeniach zarządu z głosem doradczym. Zarząd obowiązany jest zawiadomić ich uprzednio o każdym swoim posiedzeniu”. Ksh używa zatem pojęcia, którego nie objaśnia. W komentarzu do Ksh autorstwa „4 panów S” prof. Janusz Szwaja trafnie objaśnia, że głos doradczy nie upoważnia do bezpośredniego udziału w podejmowaniu decyzji przez zarząd i do głosowania nad jego uchwałami, ani do czynności, dla których wymagana jest uchwała rady nadzorczej.

Niemniej, w moim przekonaniu, cytowany przepis zasługuje na krytykę z innego powodu: nie wyjaśnia pojęcia „grupa”. Czy chodzi o grupę akcjonariuszy utworzoną na podstawie art. 385 Ksh? Jestem zdania, że tak, inna interpretacja byłaby wbrew naturze spółki akcyjnej. Lecz wyrażane bywają poglądy, że może chodzić o pracowników spółki jako grupę uprawnionych do wyboru członków rady nadzorczej. Źródłem wątpliwości jest niedopatrzenie ustawodawcy: cytowany przepis został, w ogólnym zarysie, przejęty z Kodeksu handlowego z 1934 r., lecz przed uchwaleniem Ksh weszły w życie przepisy o przedstawicielstwie pracowników w radzie nadzorczej.

II. KOMU PRZYSŁUGUJE GŁOS DORADCZY?
Głos doradczy, który – jak już wiadomo – nie upoważnia do udziału w głosowaniu, przysługuje na posiedzeniu zarządu spółki akcyjnej członkowi rady nadzorczej wybranemu w głosowaniu oddzielnymi grupami akcjonariuszy i delegowanemu przez grupę, która go wybrała, do stałego indywidualnego wykonywania czynności nadzorczych (nie mylić z innymi postaciami delegowania członka rady nadzorczej!). Głos doradczy, który nie jest głosem w rozumieniu art. 4 § 1 pkt 9) Ksh, nie jest oddawany w toku głosowania, a wygłaszany w toku dyskusji. Mamy więc do czynienia z niepodważalnym uprawnieniem do przedstawiania głosu doradczego, który – jako głos mniejszości – zarządu nie wiąże i na niczym nie waży. Przy czym jeżeli zarząd jest jednoosobowy, może on nie odbywać formalnych posiedzeń, a wtedy uprawniony członek rady nadzorczej nie będzie miał gdzie i kiedy korzystać z głosu doradczego. Ponadto zarząd może zaprosić na posiedzenie wszystkich członków rady nadzorczej, zaprosić ich do dyskusji, wygaszając w ten sposób szczególny charakter uprawnienia delegowanego /delegowanych do stałego indywidualnego wykonywania czynności nadzorczych.

III. CZEMU SŁUŻY GŁOS DORADCZY?
Delegowanie wybranego przez grupę akcjonariuszy członka rady nadzorczej do stałego indywidualnego wykonywania czynności nadzorczych jest instrumentem kontroli zarządu przez mniejszość, która powołała grupę, a pośrednio – przez radę nadzorczą, skoro delegowany powinien składać radzie sprawozdania ze swojej pracy. Natomiast głos doradczy służy zapoznaniu zarządu ze stanowiskiem mniejszości (nie grupy, która uległa rozwiązaniu po zakończeniu procedury wyboru grupami). Zarząd nie jest zobowiązany do brania tego stanowiska pod uwagę.

IV. CZY GŁOS DORADCZY MOŻE BYĆ NEGATYWNY?
Jak najbardziej. Gdyby miał wspierać zarząd, nie byłby potrzebny; najczęściej służy on przeciwstawieniu się planom lub działaniom zarządu.

V. CZY NALEŻY PROTOKOŁOWAĆ GŁOS DORADCZY?
Ksh tego nie wymaga. Protokołuje się wyniki glosowania i zdania odrębne; głos doradczy nie jest brany pod uwagę w toku głosowania, nie jest też zdaniem odrębnym. Często protokołuje się dyskusję lub jej streszczenie, ale nie wiem, po co: liczą się uchwały, nie wystąpienia, choćby płomienne. Piastuni spółki ponoszą odpowiedzialność za swoje działania (czyli uchwały) lub zaniechania, nie za przemówienia. Zdarza się, że ktoś w toku dyskusji daje się przekonać i przed głosowaniem zmienia zdanie, zaprotokołowany przebieg dyskusji tego nie odzwierciedli. Lecz skoro przebieg dyskusji nie musi, a moim zdaniem nawet nie powinien, być protokołowany, przeto jeżeli nie jest – po owym głosie doradczym nie pozostanie nawet ślad.

VI. CZY GŁOS DORADCZY LICZY SIĘ DO KWORUM?
Nieporozumienie, nawet piętrowe. Po pierwsze, do kworum liczy się uprawnionych do udziału w głosowaniu, nie do udziału w dyskusji. Po drugie, na posiedzeniach zarządu spółki akcyjnej (a tylko tam głos doradczy ma zastosowanie) kworum nie jest wymagane przez ustawę.

Czytaj także:
2002.09.02 Głos doradczy
2003.09.15 Kodeks do poprawki

Rada nadzorcza w podróży

Afera Elewarru sprowokowała pytania: W jakim celu podróżują za granicę członkowie rady nadzorczej? Dlaczego spółka miałaby ponosić koszty eskapad o wątpliwej przydatności? Czy również w spółkach giełdowych dochodzi do takich nadużyć?

Jeżeli spółka działa tylko w kraju, podróże zagraniczne członków rady nadzorczej w zasadzie nie mają racji bytu. Jeżeli spółka ma oddziały za granicą, ich wizytacje przez radę nadzorczą bywają uzasadnione (nie dotyczy to spółek zależnych, które mają swoje własne rady). Zgodnie z Ksh, członkom rady nadzorczej przysługuje zwrot kosztów związanych z udziałem w pracach rady. Mieszczą się w tym wszelkie udokumentowane koszty pozostające w bezpośrednim związku z wykonywaniem czynności nadzorczych (w tym podróż, diety, noclegi, udział w konferencjach i szkoleniach). Brak bezpośredniego związku wyklucza możliwość pokrycia kosztów przez spółkę. Ewentualne wątpliwości powinna rozstrzygnąć uchwała rady nadzorczej. Nie ma przy tym znaczenia, czy zarząd wydzielił radzie budżet na jej wydatki.

Zwrot kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem funkcji w radzie nadzorczej przysługuje nawet wtedy, gdy członek rady nadzorczej nie pobiera ze spółki wynagrodzenia. Członek rady nadzorczej delegowany przez nią do samodzielnego pełnienia określonych czynności nadzorczych, a zwłaszcza członek rady delegowany do stałego indywidualnego wykonywania czynności nadzorczych przez grupę, która dokonała jego wyboru w drodze głosowania oddzielnymi grupami, zazwyczaj generują wyższe koszty. Członkom rady nadzorczej nie przysługuje także od spółki samochód do osobistego użytku. Jeszcze w 2013 r. porządek obrad walnego zgromadzenia niewielkiej spółki giełdowej przewidywał podjęcie uchwały w sprawie oddania przewodniczącemu rady nadzorczej samochodu służbowego o wartości do kwoty 500 000 zł do korzystania dla celów służbowych i prywatnych. Uchwały ostatecznie nie podjęto. Bardzo słusznie.

Poprzednik Ksh, Kodeks handlowy z 1934 r., nie regulował kwestii kosztów związanych z pracą w radzie nadzorczej. Utarła się jednak praktyka zwracania członkom rady ponoszonych przez nich kosztów. Na tym tle kontrowersje wzbudził w latach 90. XX wieku przypadek członka rady jednego z państwowych banków, który na posiedzenia przybywał z USA, gdzie wówczas mieszkał, i żądał zwrotu kosztów przelotów nad Atlantykiem. Wkrótce udało mu się doprowadzić do zwolnienia prezes banku, lecz nie zdołał już zająć jej miejsca, został z rady odwołany, więc sprawa jego kosztów stała się bezprzedmiotowa.

W początkach transformacji niektóre rady nadzorcze jednoosobowych spółek Skarbu Państwa śmiało dokazywały na posiedzeniach wyjazdowych w atrakcyjnych miejscowościach w kraju i zagranicą. Zwróciła na to uwagę Najwyższa Izba Kontroli. Inspektor NIK przybył także do spółki w Poznaniu, gdzie przewodniczyłem radzie nadzorczej. Zadał pytanie o wyjazdowe posiedzenia rady. Nie krył rozczarowania dowiedziawszy się, że owszem, rada odbyła posiedzenia wyjazdowe, ale nie w Berlinie (gdzie spółka współpracowała z agencją handlową prowadzoną przez osobę o akustycznym nazwisku), ani w Świnoujściu (gdzie spółka miała dom wczasowy), a w Rawiczu i Środzie Wielkopolskiej, by zapoznać się z organizacją tamtejszych oddziałów produkcyjnych. Raport pokontrolny wypadł blado, gdyż nie zawierał istotnych zaleceń.

Nie tak dawno, pod koniec mojej posługi w Polskim Instytucie Dyrektorów, zwrócił się do mnie działacz związkowy jednej z dużych spółek giełdowych z prośbą o stanowisko, czy jest dopuszczalne powołanie członka rady nadzorczej koncernu do rady spółki zależnej działającej na innym kontynencie. Załoga była ponoć poruszona wysokością wynagrodzenia za nadzorowanie tamtej spółki. Przypadek był dla mnie oczywisty, ale – będąc akurat stroną w sprawie wniesionej do sądu przez innego związkowca z tej spółki – nie chciałem osobiście firmować stanowiska, więc zasięgnąłem opinii Rady Programowej PID. Nie wzbudziło wątpliwości, że [1] powołanie członka rady nadzorczej koncernu do rady spółki zależnej jest dopuszczalne, [2] nie ma znaczenia, że spółka zależna działa poza granicami Polski, oraz [3] członek rady nadzorczej koncernu powołany jednocześnie do rady nadzorczej spółki zależnej nie reprezentuje w żadnej z tych rad przymiotu niezależności. Nie zajęliśmy się kwestią wysokości wynagrodzenia w spółce zależnej i kosztów przelotów transkontynentalnych, ponieważ owe wydatki nie obciążają budżetu macierzystego koncernu.

Czyli: nie wszystkie aspekty kosztów podróży członków rady nadzorczej i związanych z tym wydatków są jednoznacznie uregulowane, ale gdzie kończy się prawo – są jeszcze dobre obyczaje, kultura, poczucie przyzwoitości. Chyba, że chodzi o Elewarr…

PYTAQ to strona z odpowiedziami na pytania dotyczące corporate governance.

Czytaj także:
2002.06.17 „…oraz wyżywienie klawe”

O „zwyczajnych” i „nadzwyczajnych” posiedzeniach rady nadzorczej [PYTAQ]

W statucie spółki jest zapis o zwyczajnych i nadzwyczajnych posiedzeniach rady nadzorczej. W czym tkwi różnica?

PYTAQ to strona z odpowiedziami na pytania dotyczące corporate governance.

Ani w prawie, ani w znanej mi praktyce, nie ma podziału na zwyczajne i nadzwyczajne posiedzenia rady nadzorczej. Co więcej: nie zachodzi potrzeba wprowadzania takiego podziału. Lecz rzeczywiście pojawia się on w statutach niektórych spółek. Przeczytałem statuty dziesięciu wybranych na chybił-trafił spółek notowanych na GPW. W statutach trzech znalazłem coś takiego: „Posiedzenie rady nadzorczej może być zwyczajne albo nadzwyczajne. Zwyczajne posiedzenia powinny się odbyć co najmniej trzy (spółka E.) / cztery (spółki F i H) razy w roku. Nadzwyczajne posiedzenie może być zwołane w każdej chwili”.

  • Widać, że napotkane przeze mnie przepisy statutów pochodzą z jednego źródła. Z zatrutej studni. Jakiś mało rozumny stylista dokonał fantazji statutowej, a inni od niego odpisali. Jest to na polskim rynku plaga powszechna. Statuty nie są dziełami sztuki prawniczej, tłucze się je przez kalkę, powiela nonsensy.
  • Na czym może polegać rozróżnienie między zwyczajnym a nadzwyczajnym posiedzeniem rady? Doświadczenie podpowiada mi, że być może rada nadzorcza praktykuje taki oto szablon pracy: z początkiem roku planuje tematy swoich trzech lub czterech posiedzeń w najbliższych dwunastu miesiącach, a jeżeli sprawy spółki przybiorą nieoczekiwany obrót – zwołuje się dodatkowe posiedzenie, nazwane nadzwyczajnym.
  • Lecz takie nadzwyczajne posiedzenie zwołuje się tak samo jak zwyczajne, więc ich rozróżnianie nie ma sensu. Ksh reguluje procedury zwoływania posiedzeń rady nadzorczej, ale pozostawia spółkom znaczny margines swobody stosowania tych procedur. Ponadto określa minimalną wymaganą liczby posiedzeń rady w roku obrotowym, ale nie określa maksymalnej. Po prostu: „rada nadzorcza powinna być zwoływana w miarę potrzeb…” (art. 389 § 3 Ksh).
  • Zapewne ktoś z rozpędu i niewiedzy przeniósł na radę nadzorczą rozróżnienie dotyczące walnych zgromadzeń, które bywają zwyczajne lub nadzwyczajne, ale doroczne (nazywane zwyczajnym) walne zgromadzenie różni się od nadzwyczajnego walnego zgromadzenia ustrojem i zadaniami, czego brak w przypadku posiedzeń rady nadzorczej.
  • Cytowany przepis dotyczy odbycia zwyczajnego posiedzenia i zwołania nadzwyczajnego. Chyba nie prawnik to pisał…
  • Autor pytania wspomniał o zapisie w statucie spółki. To błąd – mała pociecha, że powszechny. W systemie polskiego prawa „zapis” występuje kilkukrotnie: jest zapis na akcje, zapis na sąd polubowny, zapis w prawie spadkowym. Natomiast treść ustaw i statutów nie jest ujęta w zapisy, napisy lub wypisy. Normy prawne zawarte są w przepisach, określanych także mianem postanowień, regulacji, itd. Ich natura nie polega na tym, że są zapisane, napisane, itd., ale na tym, że obowiązują.

Czytaj także:
2001.08.26 Miara potrzeb
2014.07.21 Ile razy w roku?

O protokołowaniu uchwał rady nadzorczej podejmowanych poza posiedzeniem

PYTAQ to strona, na której odpowiadam na pytania dotyczące corporate governance i prawa spółek.

Co zrobić z uchwałą rady nadzorczej podjętą poza posiedzeniem: załączyć do protokołu poprzedniego, czy następnego posiedzenia?

Uchwałę podjętą przez radę nadzorczą należy zaprotokołować, czyli zamieścić w pełnym brzmieniu w protokole, który powinien ponadto zawierać imiona i nazwiska członków rady nadzorczej uczestniczących w głosowaniu uchwały, liczbę głosów oddanych na uchwałę, zdania odrębne (jeżeli zostały wniesione) oraz podpisy członków rady nadzorczej uczestniczących w posiedzeniu bądź biorących udział w podejmowaniu uchwały poza posiedzeniem. A także wskazanie daty i trybu powzięcia uchwały. Uchwały nie załącza się do protokołu poprzedniego lub następnego posiedzenia, ani w ogóle żadnego posiedzenia. Warto pamiętać, że:

  • NIE PROTOKOŁUJE SIĘ POSIEDZEŃ, PROTOKOŁUJE SIĘ UCHWAŁY oraz okoliczności świadczące, że uchwały zostały powzięte. Najczęstsze błędy dotyczące obsługi spółki akcyjnej wynikają z przekonania, że protokołuje się posiedzenia jej organów, przebieg tych posiedzeń, toczoną na nich dyskusję. Nic podobnego! Niezbędne jest jedynie zaprotokołowanie przyjętego przez radę nadzorczą porządku obrad.
  • Ksh wyraźnie wskazuje: uchwały (zarządu, rady nadzorczej) są protokołowane. Czyli to uchwały są treścią protokołu, nie przebieg posiedzenia. Nie ma znaczenia, czy uchwała została powzięta przez radę nadzorczą na posiedzeniu, czy poza nim, jeżeli spełnione zostały warunki, od których zależy jej ważność. Jednym z tych warunków jest zaprotokołowanie uchwały.
  • Umieszczanie uchwał w załącznikach do protokołu służy temu, by ułatwić zagubienie lub podmianę, bądź zafałszowanie treści tak potraktowanych uchwał. Wiadomo o takich przypadkach. Jest to praktyka wadliwa. Uchwałę, która nie została należycie zaprotokołowana, łatwiej zakwestionować przed walnym zgromadzeniem, podważyć przed sądem.
  • Podobnie w protokole, nie w załączniku do niego, zamieszcza się imiona i nazwiska uczestniczących w głosowaniu członków rady nadzorczej. Załączona do protokołu na kartce „lista obecności” nie jest wiarygodna, mogła przecież zostać sporządzona i dołączona później. Stwierdzenie liczby obecnych członków rady nadzorczej ma znaczenie dla ustalenia kworum, natomiast dla ustalenia ważności uchwały ma znaczenie liczba głosujących.
  • Jeżeli uchwała została powzięta poza posiedzeniem, protokół powinien stwierdzać, że wszyscy członkowie rady (nie tylko biorący udział w głosowaniu) zostali powiadomieni o treści projektu uchwały.
  • W wielu statutach i regulaminach czytam, że za miejsce powzięcia uchwały powziętej poza posiedzeniem uznaje się miejsce pobytu przewodniczącego rady nadzorczej, względnie jego zastępcy lub innego członka rady prowadzącego głosowanie – względnie podobne fantazje. Otóż nie ma to znaczenia. Skoro uchwały można podejmować w przestrzeni wirtualnej, po co trapić się tym, gdzie kto przebywa w chwili głosowania?
  • Resumując: rada nadzorcza podejmuje uchwałę poza posiedzeniem tylko jeżeli dopuszcza to statut spółki (art. 388 § 3 i § 4 Ksh). Z czynności tej sporządza się protokół czyniący zadość wymogom sformułowanym w art. 376 Ksh oraz powyższym wskazówkom dotyczącym daty i trybu powzięcia uchwały oraz stwierdzenia, że wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały.

Czytaj także:
2000.06.26 Tajny protokół
2003.08.23 Czarna skrzynka

PYTAQ [I] O PROTOKOŁACH Z TAŚMY

PYTAQ to strona, na której odpowiadam na pytania dotyczące corporate governance.

Co jest złego w nagrywaniu posiedzeń organów spółki i spisywaniu protokołu po posiedzeniu ze starannie odsłuchanej taśmy?

Pytanie zadała Czytelniczka, która – jak pisze – uczestniczyła w prowadzonym przeze mnie warsztacie na temat sztuki protokołowania zarządu i rady nadzorczej spółki akcyjnej i zapamiętała, że złośliwie wyśmiewałem wchodzący w modę obyczaj nagrywania posiedzeń zarządów i rad nadzorczych, by na podstawie nagrania odtworzyć protokół. Takich warsztatów prowadziłem dziesiątki, to z dr. Ryszardem Czerniawskim, to z przedstawicielami młodszego pokolenia prawników (mec. Beata Binek, mec. Konrad Konarski, mec. Paweł Świrski), to znów sam – i zawsze krytykowałem obyczaj nagrywania posiedzeń i spisywania protokołu z taśmy. Oto dlaczego:

  • Nagranie utrwala to, co zostało powiedziane. W protokole chodzi o to, co zostało uchwalone. Treścią protokołu są przede wszystkim prawidłowo powzięte uchwały. Dyskusji można nie protokołować. Nie liczy się, i nie ma znaczenia, kto co powiedział, tylko jak głosowano.
  • Protokół zarządu i / lub rady nadzorczej obowiązkowo zawiera: porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków organu, treść powziętych uchwał, wyniki głosowania nad poszczególnymi uchwałami oraz zgłoszone do nich zdania odrębne. Protokół zawiera także podpisy obecnych członków organu. Taśma nie jest w pełni wiarygodnym nośnikiem takich informacji.
  • Można spisywać z taśmy przebieg dyskusji nad poszczególnymi punktami porządku obrad, co zaowocuje potrójną stratą czasu. Raz, że uczestnicy posiedzenia, świadomi nagrywania ich wystąpień, będą mówili dużo i kwieciście. Dwa, że sekretarka będzie mozolnie spisywać te pogaduszki. Trzy, że oni później zaczną cyzelować zapis dyskusji, poprawiać, uzupełniać, łagodzić sformułowania, to znów podkręcać temperaturę wystąpień, spierać się o coś, głosować – i zajmie to połowę kolejnego posiedzenia, ze szkodą dla ważniejszych spraw.
  • Bywa, że przebieg posiedzenia zarządu lub rady nadzorczej powinien zostać utrzymany w poufności. Nagrania, jak wiadomo, mają takie cechy, że kiedy rzeczywiście są potrzebne, zawieruszają się gdzieś, a kiedy powinny być utrzymane w sekrecie, wyciekają od Sów do przyjaciół. Nagrywanie posiedzeń nie daje żadnych korzyści, natomiast stwarza zbędne ryzyko. Taśma nie jest absolutem, może podlegać różnym zabiegom; z długich lat pracy w radiu pamiętam, że znacznie łatwiej nagranie zmanipulować, niż wykryć manipulację.
  • Protokół ociosany ze zbędnych elementów, zawierający wyłącznie te elementy, jakich wymaga prawo, może zostać sporządzony i podpisany jeszcze na protokołowanym posiedzeniu, co pozwoli obyć się bez osób trzecich powołanych do protokołowania. Usprawni to tok prac organy i pomoże zachować dyskrecję w kwestii ich przebiegu.
  • Do historycznych protokołów zagląda się nieczęsto. Lecz kiedy spółce zdarzy się wypadek, protokoły jej organów będą badane ze starannością równą tej, z jaką specjalne komisje badające wypadki lotnicze analizują zawartość czarnych skrzynek. Dlatego należy dbać o zwięzłość, przejrzystość i akuratność protokołu. Wspomaganie go taśmą nie wzmaga jego wiarygodności.

Czytaj także:
2000.06.26 Tajny protokół
2003.08.23 Czarna skrzynka
2013.02.15 Lot nad kukułczym gniazdem
2013.05.04 Rakiety woda – woda