Lista obecności [2000]

Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn0Share on Facebook0

Protokół posiedzenia rady nadzorczej pomijający imiona i nazwiska obecnych członków rady jest bezskuteczny. Basta!

Nierzadko najwięcej trudności przysparza stosowanie najjaśniejszego z przepisów. Przykładem bywa stosunek praktyki do kodeksowych wymogów dotyczących protokołowania posiedzeń rad nadzorczych spółek akcyjnych (są to wymogi tożsame z dotyczącymi posiedzeń zarządu). Jeden z nich przewiduje zawarcie w protokole imion i nazwisk członków rady obecnych na posiedzeniu. Spełnienie tego wymogu jest wyjątkowo proste. Imiona i nazwiska członków rady nie stanowią tajemnicy. Wystarczy policzyć obecnych, a ich dane odnotować w protokole. Ma to znaczenie dla stwierdzenia kworum. Ma znaczenie dla ważności uchwał. Ma znaczenie dla ustalenia osobistej odpowiedzialności poszczególnych członków rady.

Lecz wyznam, że widuję protokoły z posiedzeń rad nadzorczych, które zamiast identyfikacji obecnych członków rady zawierają suchą adnotację: „Obecni według załączonej listy”. Nie ma znaczenia, czy lista została podpięta do protokołu, czy już zdążyła gdzieś się zawieruszyć. Identyfikacja obecnych powinna być zawarta w protokole. Wobec jej braku – protokół nie spełnia wymogów formalnych, zatem uchwały rady nie nabierają mocy, zatem jej posiedzenie jest tylko bezowocną stratą czasu, zatem rada jest niekompetentna.

Tylko protokół rozstrzyga, czy posiedzenie rady miało kworum, a zatem czy uchwały są skuteczne. Tylko protokół może rozproszyć wątpliwości, czy członek rady brał udział w posiedzeniu, co wiąże się z jego odpowiedzialnością wobec spółki, a bardzo często także z odpowiedzialnością wobec mocodawcy, którego w radzie nadzorczej (według oczekiwań mocodawcy) powinien reprezentować.

W lutym 1999 r. poruszenie wywołało posiedzenie rady nadzorczej Animexu. Zapadła na nim uchwała o odwołaniu prezesa zarządu. Jeden z akcjonariuszy, Kredyt Bank, podniósł zarzut, jakoby posiedzenie rady nie miało kworum, skoro nie uczestniczyły w nim osoby „reprezentujące” bank. Zarzut postawiono w dobrej wierze, biorąc pod uwagę oświadczenia owych osób – pracowników banku. Nieprawdziwe, bowiem Marek Gurdziel, wówczas dyrektor Departamentu Bankowości Inwestycyjnej KB, wziął jednak udział w posiedzeniu rady Animexu. Przynajmniej w części posiedzenia. Tej, w toku której wylano prezesa. Zarzut banku był więc bezzasadny. Miało to wpływ na los spółki. Przypadek ten obrazuje, że kiedy w grę wchodzą pieniądze, ustalenie faktów bywa trudne, a oświadczenia bywają kłamliwe. Zawierzyć można przeto tylko protokołowi. Stąd kodeksowy wymóg uwierzytelnienia protokołu podpisami obecnych na protokołowanym posiedzeniu członków rady.

Nie zawsze członkowie rady obecni są na całym posiedzeniu. Czasem ktoś spóźni się, ktoś wyjdzie i wróci, lub nie. Od kiedy upowszechniły się telefony komórkowe, dyscyplina obrad bardzo spadła. Członkowie rady opuszczają salę obrad, ponieważ ktoś do nich dzwoni, bądź oni dzwonią do kogoś. Czasem po to, by zdać sprawę z przebiegu obrad i poprosić o instrukcję głosowania. Jak podczas aukcji dzieł sztuki, kiedy licytujący konsultują się ze zbieraczami, do jakiej kwoty można podbić cenę. Zgroza! Nie na tym polega porządek korporacyjny. Nie ma potrzeby protokołowania godzin otwarcia i zamknięcia posiedzenia. Nie ma potrzeby protokołowania, kto kiedy przyszedł i wyszedł, jak również – dokąd poszedł. Wystarczy przestrzegać zasady protokołowania liczby głosów oddanych na poszczególne uchwały. I zdań odrębnych. Na przykład: „uchwała została podjęta jednogłośnie w obecności pięciorga członków rady”. Lecz jeżeli członek rady opuści posiedzenie zrywając kworum, nie można podjąć uchwały.

Nie ma przeszkód, by w protokole posiedzenia rady zamieścić adnotację, w rozpatrywaniu których punktów porządku obrad uczestniczyli – i którzy – członkowie zarządu spółki, bądź także inne osoby. Nie ulega wątpliwości, że z wielkim dla spółki pożytkiem wszyscy członkowie zarządu powinni być zapraszani na posiedzenie rady i uczestniczyć przy rozpatrywaniu możliwie najliczniejszych punktów porządku obrad. Zachwalam też obyczaj spotkań rady z kadrowym zapleczem zarządu. Dzięki takim roboczym kontaktom rada poznaje prawdziwy potencjał spółki. Rada spotyka się także z biegłymi rewidentami, czasem z zaproszonymi przez siebie ekspertami, czasem ze związkowcami.

Lecz gdyby ktoś zaniedbał zamieszczenia w protokole posiedzenia imion i nazwisk zaproszonych osób, w tym nawet członków zarządu, nic złego się nie stanie. Albowiem liczą się tylko członkowie rady nadzorczej. Tylko oni wszak stanowią kworum, podejmują uchwały, ponoszą odpowiedzialność. Zatem tylko oni podpisują protokół posiedzenia rady. I tylko te podpisy liczą się. Gdyby zaś nadto złożono podpisy na liście obecności – nic nie szkodzi. Można przecież zrobić z niej samolot.

Tekst ogłoszony 17 listopada 2000 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka
Czytaj także:
2000.06.21 Tajny protokół
2003.08.23 Czarna skrzynka
2013.02.15 Lot nad kukułczym gniazdem
2013.05.04 Rakiety woda-woda
2014.09.22 Zdanie bez dwóch zdań

Dodaj komentarz