Rada na gwizdek [2001]

Członkowie rady nadzorczej mogą wymagać pisemnego zapraszania ich na posiedzenia.

W regulaminie rady nadzorczej spółki akcyjnej można zamieścić wiele elementów dobrej praktyki spółki. Przed tygodniem pisałem o porządku obrad rady. Jest to tylko fragment szerszego zagadnienia: trybu zwoływania posiedzeń rady nadzorczej. Z kodeksu wiadomo, że rada podejmuje uchwały, jeżeli na posiedzeniu obecne jest kworum, a wszyscy jej członkowie zostali zaproszeni. Kodeks nie reguluje, jaką postać ma to zaproszenie. Nie wymaga też, by zaproszenie zostało doręczone członkom rady z określonym wyprzedzeniem, na przykład tygodnia lub dwóch.

Z kodeksu wiadomo także, że posiedzenia rady zwołuje przewodniczący. Jeżeli jednak nie zwoła on posiedzenia w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania od zarządu lub członka rady żądania zwołanie posiedzenia (wraz z jego proponowanym porządkiem obrad), wnioskodawca może zwołać je samodzielnie, podając datę, miejsce i proponowany porządek obrad. Statut może zawierać w tej kwestii wyłącznie postanowienia dopełniające kodeks. Nie może natomiast, co czynią statuty wielu spółek, w tym także spółek giełdowych, dopuszczać powzięcie przez radę uchwał na posiedzeniu odbytym ‘bez formalnego zwołania’, nawet gdyby wszyscy członkowie rady wyrażali na to zgodę.

Zgodne z prawem, ale niepraktyczne jest stawianie w statucie wymogu, że zaproszenie ma być doręczone na ileś (nawet 30!) dni przed datą posiedzenia. Wiadomo, o co chodzi. W skład rady wchodzą grube ryby z Wall Street, ‘Bankfurtu’ lub londyńskiej City: ludzie zajęci, którzy z wyprzedzeniem układają terminarze swoich spotkań. Lecz gdyby zaszła potrzeba nagłego zwołania rady, byłoby to niemożliwe. Statut może dopuścić podejmowanie uchwał w trybie korespondencyjnym, lecz spółka może właśnie potrzebować spotkania rady z zarządem.

Dlatego tryb zwoływania posiedzeń rady najlepiej elastycznie uregulować w jej regulaminie. Nie ma sensu dzielenie posiedzeń rady (co czynią niektóre spółki) na ‘zwyczajne’ i ‘nadzwyczajne’. Na każdym posiedzeniu, jeżeli zostało prawidłowo zwołane, rada ma przecież takie same prawa. Regulamin rady może natomiast ustanowić dwa tryby postępowania przy zwoływaniu posiedzenie: rutynowy i nadzwyczajny. Pierwszy tryb służy interesom członków rady, którzy mają też inne zobowiązania (na przykład: ‘zaproszenia na posiedzenie rady rozsyłane są w terminie umożliwiającym doręczenie ich na 7 dni przed datą posiedzenia’). Drugi tryb służy interesom spółki: chodzi o to, by w sytuacji nadzwyczajnej, rada została zwołana niezwłocznie. Nawet ‘na gwizdek’.

Aby zapobiec nadużywaniu tego trybu, wskazane jest oznaczenie przez regulamin sytuacji, w których można zwołać posiedzenie bez dochowania wymogu wcześniejszego doręczenia zaproszeń (na przykład: ‘w przypadku niemożności sprawowania czynności przez członka zarządu’). Prawo nie wymaga, by zaproszenie zostało wystosowane w formie pisemnej, lecz przemawiają za tym potrzeby dobrej praktyki. Dlatego celowe jest przyjęcie takiej zasady w regulaminie rady. Argument, że wynaleziono telefon, musi ustąpić wobec argumentu, że wynaleziono także przesyłki kurierskie, faks i pocztę elektroniczną. Skoro zaproszenie ma (jak proponuję) uwzględniać proponowany porządek obrad, nie wystarczy ustna informacja o dacie i miejscu posiedzenia. Trzeba także podać ten porządek. Na piśmie. Teraz nawet na imprezy towarzyskie ludzie wystosowują paradne zaproszenia.

Z jednej strony zatem chodzi o to, by zaproszenie dotarło do adresata, bowiem w przeciwnym razie rada nie będzie władna powziąć uchwał. Z drugiej strony można unikać nadmiernego formalizmu. Polski wymiar sprawiedliwości jest sparaliżowany nie dlatego, że sędziowie nieskorzy są sądzić, albo adwokaci są zbyt cwani, lecz dlatego, że procedura nie nadąża za rzeczywistością. Myszy zjadły nie tylko Popiela. Zjadły też ‘zwrotkę’ świadczącą o doręczeniu mu wezwania do sądu. Sprawy masowo spadają z wokandy, ponieważ zabrakło dowodu, że ktoś otrzymał wezwanie. Wymiarem sprawiedliwości w istocie kieruje listonosz. Nie przekazujmy mu władzy nad spółką! W radzie nadzorczej spółki nie potykają się przeciwne strony, a współpracują partnerzy w interesie, wspólnicy lub ich przedstawiciele. Stąd regulamin rady może operować domniemaniem, że dotarło do adresata zaproszenie wystosowane faksem (jeżeli znamiennik odbiorcy został prawidłowo zarejestrowany), bądź pocztą elektroniczną (jeżeli wysłanie zaproszenia nie zostało skwitowane informacją, że przesyłka nie została doręczona odbiorcy).

W regulaminie rady można zastrzec, że zaproszenia kierowane są tam, gdzie zapraszani życzą sobie tego. A także, że jeżeli któryś z członków rady poprosi o wysyłanie doń zaproszeń listem poleconym, a nagłych przypadkach – przesyłką kurierską lub telegramem, nie należy mu tego odmawiać.

Tekst ogłoszony 26 XI 2001 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka

Czytaj także, m.in.:
2001.03.05 Norma to forma
2001.11.19 Między sztuką a sztuczkami

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *