Archiwa tagu: kworum

Głos, który nie jest głosem

Skoro papier wartościowy nie jest papierem, akcji na okaziciela nie można okazać, spółka jednoosobowa nie jest spółką osobową itd., nie powinno już dziwić, że głos doradczy, o którym wspomina Ksh, nie jest głosem w rozumieniu Ksh. Niemniej głos doradczy budzi u Czytelników tego blogu tyle wątpliwości, tyle pytań, że uznałem za wskazane poświęcić mu kolejny wpis w rozdziale PYTAQ (czyli odpowiedzi na pytania dotyczące corporate governance).

I. CO TO JEST GŁOS DORADCZY? JAKA JEST DEFINICJA TEGO POJĘCIA?
Prawo nie zawiera definicji terminu „głos doradczy”, a Ksh używa go raz tylko, w art. 390 § 2: „Jeżeli rada nadzorcza została wybrana w drodze głosowania odrębnymi grupami, każda grupa ma prawo delegować jednego spośród wybranych przez siebie członków rady nadzorczej do stałego indywidualnego wykonywania czynności nadzorczych. Członkowie ci maja prawo uczestniczenia w posiedzeniach zarządu z głosem doradczym. Zarząd obowiązany jest zawiadomić ich uprzednio o każdym swoim posiedzeniu”. Ksh używa zatem pojęcia, którego nie objaśnia. W komentarzu do Ksh autorstwa „4 panów S” prof. Janusz Szwaja trafnie objaśnia, że głos doradczy nie upoważnia do bezpośredniego udziału w podejmowaniu decyzji przez zarząd i do głosowania nad jego uchwałami, ani do czynności, dla których wymagana jest uchwała rady nadzorczej.

Niemniej, w moim przekonaniu, cytowany przepis zasługuje na krytykę z innego powodu: nie wyjaśnia pojęcia „grupa”. Czy chodzi o grupę akcjonariuszy utworzoną na podstawie art. 385 Ksh? Jestem zdania, że tak, inna interpretacja byłaby wbrew naturze spółki akcyjnej. Lecz wyrażane bywają poglądy, że może chodzić o pracowników spółki jako grupę uprawnionych do wyboru członków rady nadzorczej. Źródłem wątpliwości jest niedopatrzenie ustawodawcy: cytowany przepis został, w ogólnym zarysie, przejęty z Kodeksu handlowego z 1934 r., lecz przed uchwaleniem Ksh weszły w życie przepisy o przedstawicielstwie pracowników w radzie nadzorczej.

II. KOMU PRZYSŁUGUJE GŁOS DORADCZY?
Głos doradczy, który – jak już wiadomo – nie upoważnia do udziału w głosowaniu, przysługuje na posiedzeniu zarządu spółki akcyjnej członkowi rady nadzorczej wybranemu w głosowaniu oddzielnymi grupami akcjonariuszy i delegowanemu przez grupę, która go wybrała, do stałego indywidualnego wykonywania czynności nadzorczych (nie mylić z innymi postaciami delegowania członka rady nadzorczej!). Głos doradczy, który nie jest głosem w rozumieniu art. 4 § 1 pkt 9) Ksh, nie jest oddawany w toku głosowania, a wygłaszany w toku dyskusji. Mamy więc do czynienia z niepodważalnym uprawnieniem do przedstawiania głosu doradczego, który – jako głos mniejszości – zarządu nie wiąże i na niczym nie waży. Przy czym jeżeli zarząd jest jednoosobowy, może on nie odbywać formalnych posiedzeń, a wtedy uprawniony członek rady nadzorczej nie będzie miał gdzie i kiedy korzystać z głosu doradczego. Ponadto zarząd może zaprosić na posiedzenie wszystkich członków rady nadzorczej, zaprosić ich do dyskusji, wygaszając w ten sposób szczególny charakter uprawnienia delegowanego /delegowanych do stałego indywidualnego wykonywania czynności nadzorczych.

III. CZEMU SŁUŻY GŁOS DORADCZY?
Delegowanie wybranego przez grupę akcjonariuszy członka rady nadzorczej do stałego indywidualnego wykonywania czynności nadzorczych jest instrumentem kontroli zarządu przez mniejszość, która powołała grupę, a pośrednio – przez radę nadzorczą, skoro delegowany powinien składać radzie sprawozdania ze swojej pracy. Natomiast głos doradczy służy zapoznaniu zarządu ze stanowiskiem mniejszości (nie grupy, która uległa rozwiązaniu po zakończeniu procedury wyboru grupami). Zarząd nie jest zobowiązany do brania tego stanowiska pod uwagę.

IV. CZY GŁOS DORADCZY MOŻE BYĆ NEGATYWNY?
Jak najbardziej. Gdyby miał wspierać zarząd, nie byłby potrzebny; najczęściej służy on przeciwstawieniu się planom lub działaniom zarządu.

V. CZY NALEŻY PROTOKOŁOWAĆ GŁOS DORADCZY?
Ksh tego nie wymaga. Protokołuje się wyniki glosowania i zdania odrębne; głos doradczy nie jest brany pod uwagę w toku głosowania, nie jest też zdaniem odrębnym. Często protokołuje się dyskusję lub jej streszczenie, ale nie wiem, po co: liczą się uchwały, nie wystąpienia, choćby płomienne. Piastuni spółki ponoszą odpowiedzialność za swoje działania (czyli uchwały) lub zaniechania, nie za przemówienia. Zdarza się, że ktoś w toku dyskusji daje się przekonać i przed głosowaniem zmienia zdanie, zaprotokołowany przebieg dyskusji tego nie odzwierciedli. Lecz skoro przebieg dyskusji nie musi, a moim zdaniem nawet nie powinien, być protokołowany, przeto jeżeli nie jest – po owym głosie doradczym nie pozostanie nawet ślad.

VI. CZY GŁOS DORADCZY LICZY SIĘ DO KWORUM?
Nieporozumienie, nawet piętrowe. Po pierwsze, do kworum liczy się uprawnionych do udziału w głosowaniu, nie do udziału w dyskusji. Po drugie, na posiedzeniach zarządu spółki akcyjnej (a tylko tam głos doradczy ma zastosowanie) kworum nie jest wymagane przez ustawę.

Czytaj także:
2002.09.02 Głos doradczy
2003.09.15 Kodeks do poprawki

Nieobecny nie ma racji

Udział w pracy rady nadzorczej, w tym w jej posiedzeniach, jest obowiązkiem członka rady. Niemniej prawo udaje, że chroni interesy nieobecnych. Czyni to mało skutecznie.

Źle, kiedy przepis budzi więcej wątpliwości niż przynosi pożytku. Przykładem przyjęty w dobrej intencji przepis art. 388 § 2 Ksh. Intencja sprowadzała się do tego, by umożliwić udział w głosowaniu uchwał członkowi rady nadzorczej nieobecnemu na posiedzeniu. Może on – jeżeli statut tak przewiduje – oddać głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady. Głos taki nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad rady już na posiedzeniu. Wszystko niby jasne, ale mało praktyczne.

Po pierwsze, głos na piśmie może być oddany nie inaczej niż za pośrednictwem innego członka rady, który uczestniczy w posiedzeniu. Pośrednictwo jest konieczne. Nie można przesłać głosu wprost do spółki, ma być on doręczony radzie nadzorczej, zapewne na ręce przewodniczącego, przez innego członka rady, który spełnia funkcję listonosza, nie zaś pełnomocnika dysponującego głosem nieobecnego. Oddanie głosu nastąpi przez klarowne określenie przez nieobecnego, jak głosuje: czy za, czy przeciw, czy wstrzymuje się. Nie spełni tego wymogu złożenie na piśmie deklaracji „głosuję tak jak Janek”. Nie wymyśliłem tego – takie przypadki zdarzają się naprawdę..

Po drugie, „oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej”. Rzecz w tym, że w normalnych okolicznościach porządek obrad rady jest przyjmowany dopiero na posiedzeniu, aczkolwiek przewodniczący powinien, zwołując radę, przedstawić szczegółowe propozycje porządku jej obrad (lecz jeżeli tego nie uczyni, co zdarza się nie tak rzadko, zwołanie będzie skuteczne). Odstępstwo od takiej praktyki dotyczy posiedzeń zwoływanych na żądanie zarządu lub członka rady nadzorczej lub – wskutek braku należytej reakcji przewodniczącego na takie żądanie – przez wnioskodawcę, który obowiązkowo określa porządek obrad zwołując posiedzenie. Może się zatem zdarzyć, że zaproszony na posiedzenie a nieobecny na nim członek rady nie zna projektów uchwał, ani porządku obrad, więc głosować na piśmie nie może.

Po trzecie, nawet jeżeli nieobecny zna proponowany projekt uchwały, na którą pragnie oddać głos na piśmie, może się zdarzyć, że rada zmieni kształt omawianej sprawy lub brzmienie głosowanego projektu. Na przykład porządek obrad przewiduje uchwałę rady w sprawie wyrażenia zgody na dokonanie przez zarząd określonej w statucie czynności, lecz rada obwaruje swoją zgodę daleko idącymi warunkami, których nieobecny nie zna z góry. Czy w takich okolicznościach brać jego głos pod uwagę?

Po czwarte, interpretacja omawianego przepisu prowadzi do wniosku, że w świetle Ksh dopuszczalne jest wprowadzanie przez radę nadzorczą, już na posiedzeniu, spraw do porządku obrad. Dawniej uważano, że nie należy tak czynić, gdyż członek rady gotów zrezygnować z udziału w posiedzeniu skoro nie będą na nim głosowane sprawy dotyczące jego interesów. Dzisiaj w radzie nadzorczej obowiązuje kworum, udział członków rady w posiedzeniach jest obowiązkowy, interesy nieobecnych członków rady nie podlegają ochronie. Po prostu: nieobecny nie ma racji. Lecz wiele statutów zastrzega, że rada nadzorcza nie może wprowadzać spraw do porządku obrad, jeżeli nie są obecni wszyscy członkowie rady, chyba że zachodzą okoliczności wyszczególnione w statucie. Taki osobliwy przepis trafił do statutów ze zbioru Dobrych praktyk, lecz dobrych praktyk wcale nie wyraża. Wręcz przeciwnie.

Po piąte, głos oddany na piśmie liczy się przy ustalaniu wymaganej większości głosów, natomiast nie liczy się przy ustalaniu kworum. Jest to oczywiste, niemniej wiele rad nadzorczych ma z tym kłopot…

Czytaj także:
2001.11.19 Między sztuką a sztuczkami
2002.09.16 Usprawiedliwienie

Dziurawy statut, pełna kieszeń [2004]

Dopiero przestudiowanie statutu spółki daje wyobrażenie o ryzyku związanym z inwestowaniem w jej papiery.

Spółki idą czwórkami na giełdę, inwestorzy na wyścigi obejmują akcje przy wysokich redukcjach zapisów. To objawy dobrej koniunktury. Gorączkę rynku mogłaby ostudzić uważna lektura statutów. Albowiem chociaż statut nie jest zwierciadłem spółki, przecież nierzadko wskazuje, którędy mogą wyciec z niej pieniądze. W statutach wcale nierzadko spotyka się błędy prawne i (albo) rozwiązania niekorzystne dla akcjonariuszy. Przejrzałem więc statuty kilku (przypadkowo wybranych) spółek, które ostatnio zwróciły się do inwestorów po kapitał. Są to WSiP, TVN, CCC i Eurocash.

Rzuca się w oczy praktyka bardzo szerokiego zakreślania przedmiotu działalności. Jest to podyktowane osobliwym przekonaniem, że jutro spółka może odkryć swoje przeznaczenie na niwie różnej od tej, jaką uprawia dzisiaj, przeto – na wszelki wypadek, by uniknąć mitręgi związanej ze zmianą statutu – warto od razu objąć przedmiotem jej działalności, co komu zaświta w głowie. Stąd przedmiot działalności WSiP obejmuje 45 pozycji, w tym m.in. sprzedaż hurtową artykułów gospodarstwa domowego, elektrycznych i innych. Przedmiot działalności TVN to 57 pozycji, w tym przedsięwzięcia tak ryzykowne, jak leasing finansowy, udzielanie kredytów, pośrednictwo finansowe. Leasingiem i pośrednictwem finansowym może zajmować się także CCC, a prócz tego m.in. wykonywaniem instalacji gazowych, wodno-kanalizacyjnych i transportem pasażerskim. Eurocash (65 pozycji) to m.in. zarządzanie nieruchomościami na zlecenie.

W kilku przypadkach założyciele spółek pragną zachować w nich szczególną pozycję dzięki uprzywilejowaniu akcji (CCC), bądź przywilejowi powoływania większości członków rady nadzorczej (Eurocash, TVN) bądź wyposażeniu członka rady powołanego przez posiadaczy danej klasy akcji w prawo weta w stosunku do uchwał rady w niektórych sprawach (TVN). Najwięcej absurdalnych postanowień zawiera statut Eurocash. Należy do nich wymóg, by członkowie rady nadzorczej, w tym nawet wybrani w drodze głosowania odrębnymi grupami, spełniali warunki ustalone w… załączniku do regulaminu rady nadzorczej. Oraz wymóg, by rezygnacja członka rady nadzorczej składana była z sześciotygodniowym wyprzedzeniem i notyfikowana nie tylko spółce, lecz także jednemu z jej akcjonariuszy. Oraz dopuszczenie do odbywania przez radę nadzorczą posiedzeń w tzw. drugim terminie i podejmowania na nim uchwał, „bez obowiązku spełnienia wymogu quorum” (prawo nie dopuszcza do podejmowania przez radę uchwał na posiedzeniu w warunkach braku kworum, wynoszącego co najmniej połowę jej członków). Oraz dopuszczenie do odbywania przez radę nadzorczą posiedzeń bez formalnego zwołania (prawo nie przewiduje takiej procedury). Oraz uzależnienie skuteczności odwołania członka rady nadzorczej przez walne zgromadzenie od równoczesnego powołania nowego członka rady, co grozi spółce obstrukcją.

Statut TVN dopuszcza procedury podejmowania uchwał przez zarząd poza posiedzeniami, w trybie pisemnym, oraz uczestniczenia członków zarządu w jego posiedzeniach za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, „co będzie uznawane za osobiste uczestniczenie w posiedzeniu”. Uważam, ze takie procedury powinny być ze wszech miar tolerowane przez prawo, ale niestety nie są. Obecnie zarząd może podejmować uchwały tylko na posiedzeniu, a korzystanie ze środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość zostało zastrzeżone, jeżeli dopuszcza je statut, wyłącznie dla członków rady nadzorczej.

Statut CCC uprawnia prezesa zarządu do uczestniczenia w posiedzeniach rady nadzorczej. Uważam, że rada nadzorcza powinna współpracować z zarządem i możliwie często zapraszać go, w pełnym składzie, na swoje posiedzenia, ale przyznanie członkom zarządu, lub tylko jednemu z nich, prawa uczestniczenia w posiedzeniach rady „z urzędu” godzi w suwerenność rady. Nawet w krajach, gdzie zarząd i nadzór skupione są w jednym organie, kładzie się nacisk na konieczność periodycznego spotykania się nadzorców bez obecności zarządców. Z kolei statut WSiP dwakroć ogranicza uprawnienie rady nadzorczej do delegowania swoich członków do samodzielnego pełnienia określonych czynności nadzorczych. Po pierwsze, rada może udzielić takiej delegacji tylko „z ważnych powodów”, co nic w istocie nie znaczy, lecz daje kanwę do sporów. Po drugie, rada może udzielić delegacji tylko na czas oznaczony.

Wskazane tu dziury w statutach mają różny ciężar gatunkowy. Niewiele spółek publicznych działa na podstawie statutu będącego dziełem sztuki prawniczej. Za to poważne błędy spotyka się w wielu statutach. Statut Eurocash zawiera ich zbyt wiele, zbyt poważnych. Spółka w ostatniej chwili zrezygnowała z publicznej emisji. Słusznie! Z tak dziurawym statutem nie sposób napełnić sobie kieszeni.

Tekst ogłoszony 13 grudnia 20014 r. w tygodniku Gazeta Bankowa

Wehikuł czasu [2002]

Nieżyciowy przepis utrudnia zarządom pracę. Instytucje finansowe tracą na tym więcej niż inne spółki.

W kodeksie spółek handlowych zróżnicowano mechanizm podejmowania uchwał przez zarząd i radę nadzorczą spółki akcyjnej. W świetle przepisów, zarząd tkwi głęboko w XIX wieku podczas gdy rada nadzorcza już przebiła się do współczesności. Rada bowiem ma do dyspozycji kilka nowoczesnych instrumentów, których odmówiono zarządowi. Statut spółki może więc dopuścić, że członkowie rady nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu uchwał rady oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej. W ten sposób członek rady może uczestniczyć w podejmowaniu uchwał zapadających na jej posiedzeniu, chociaż jest nieobecny; wystarczy, że sprawa została uwzględniona w porządku obrad, a on zna projekt uchwały, na którą oddaje głos. Statut spółki może też dopuścić, że rada podejmuje uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Możliwe jest więc podjęcie przez radę nadzorczą uchwały bez odbywania posiedzenia. Uchwały w którymkolwiek z tych uproszczonych trybów nie można podjąć tylko w niektórych sprawach kadrowych, nielicznych zresztą i wyliczonych w ustawie.

Natomiast zarząd spółki akcyjnej nie może podejmować uchwał poza posiedzeniami. Nie krępuje to zarządu jednoosobowego, lecz taki zarząd jest w Polsce rzadkością, a wiele instytucji finansowych skazanych jest przez prawo na zarządy wieloosobowe. Należy zatem zwołać i odbyć posiedzenie. Prawda, że kodeks jest wspaniałomyślny i nie wymaga kworum na posiedzeniu zarządu, ale wymóg kworum często płynie z regulaminu zarządu. W dodatku zarząd może sam uchwalić swój regulamin jedynie w przypadku, gdy statut nie przyznaje tego prawa radzie nadzorczej lub walnemu zgromadzeniu.

Odmienność zasad procedowania zarządu i rady nadzorczej wynika z dwóch hipotez. Pierwsza zakłada, że członkowie rady nie są ściśle związani ze spółką, nie przebywają w niej stale, są zajęci innymi sprawami, poświęcają zatem mało czasu nadzorowanej spółce, wreszcie mieszkają w innych miejscowościach, a nawet w innych państwach. Druga zakłada, że zarząd, prowadząc sprawy spółki, z natury rzeczy przebywa w niej stale, a zatem nie ma przeszkód, by zwoływać jego posiedzenia, ilekroć zajdzie potrzeba. Pierwsza hipoteza jest prawdziwa. Druga jest z gruntu fałszywe. To nie wczesny wiek XIX, kiedy zarząd mógł zawiadywać sprawami spółki wyłącznie na miejscu! Od tamtych czasów przybyło środków łączności i komunikacji. Technika umożliwia podejmowania uchwał poza posiedzeniami. Służąca temu procedura powinna zostać dopuszczona przez prawo nie dlatego, że jest wykonalna, ale dlatego, że jest wręcz niezbędna.

Liczne polskie instytucje finansowe bywają obecnie rozpięte między wieloma miejscowościami. Jedną bywa statutowa siedziba, gdzie działa przynajmniej część agend. Drugą bywa miejscowość, do której wyprowadzono niektóre wydziały lub służby. Trzecią jest stolica; ciągną do niej banki, bowiem inne instytucje finansowe już dawno w niej osiadły. Czwarta to centrum finansowe, w którym działa centrala zagranicznej spółki matki. Piątą, a często i szóstą, bywają miejscowości, w których znajdują się, globalne lub regionalne ośrodki zarządzania poszczególnymi liniami biznesu. Bank może mieć, powiedzmy, statutową siedzibę w Krakowie, liczne agendy w Warszawie, regionalne centrum biznesu w Wiedniu, centralę w Monachium, interesy we Frankfurcie, a złych dłużników w Szczecinie i Wyszkowie (by wszystko zamknąć w ramach regionu Europy Środkowej, acz nie brak banków rozpiętych między kontynentami!). Gdyby taki bank istniał, zapewne członkowie jego zarządu krążyliby pomiędzy kilkoma miastami. Gdzie i kiedy mieliby w nagłej potrzebie zebrać się na posiedzenie?

W ubiegłym tygodniu pisałem tu o zjawisku, które nazwałem „formacją podwójnej głowy”. Polega ono na tym, że kto inny formalnie kieruje spółką, a kto inny faktycznie podejmuje decyzje. Przepis, który uniemożliwia zarządowi podejmowanie uchwał poza posiedzeniem, faworyzuje to wynaturzenie. Warto zatem skorzystać z okazji, jaką da zapowiadana nowelizacja kodeksu spółek handlowych, by wzbogacić art. 371 ksh, traktujący m.in. o trybie podejmowania uchwał przez zarząd spółki akcyjnej, odpowiednikiem art. 388 § 3 i 4 ksh, dopuszczającym ułatwienia w podejmowaniu uchwał przez radę nadzorczą.

Instytucje finansowe skorzystają na tym bardziej niż inne spółki. Wiem, że zarządy niektórych instytucji obchodzą kodeks z daleka, lecz korzystniejszym dla nich rozwiązaniem byłoby wprowadzenie doń postulowanego przepisu. Jak wehikuł czasu przeniósłby on zarządy we współczesność. Lepsze bowiem jest prawo, którego przestrzeganie jest łatwe i przyjemne, niż prawo mnożące zakazy pochodzące z zamierzchłej przeszłości, o których nikt nie pamięta, czemu miały służyć.

Tekst ogłoszony 3 września 2002 r. w tygodniku Gazeta Bankowa

Wici na radę [2001]

Materię zapraszania na posiedzenia rady nadzorczej najlepiej precyzyjnie unormować w jej regulaminie.

Zdolność rady nadzorczej do podejmowania uchwał na posiedzeniu zależy od łącznego spełnienia dwóch warunków. Jednym jest obecność kworum przewidzianego w ustawie (co najmniej połowa członków rady), albo w statucie spółki. Może on przewidywać surowsze wymagania dotyczące kworum, na przykład obecność 2/3, bądź 4/5, bądź nawet wszystkich członków rady, nie wolno mu natomiast złagodzić wymagań ustawy. W stosunku do dawnego kodeksu handlowego jest to przepis nowy i zasadny. Drugi warunek spełniony jest wtedy, gdy wszyscy członkowie rady zostali zaproszeni. Z kodeksu spółek handlowych bynajmniej nie wynika, co oznacza słowo „zaproszeni”, ani jaka ma być forma zaproszenia. Nie wynikało to także z dawnego kodeksu handlowego, z którego przepis został (z niewielką zmianą) przejęty. Pojęcie „zaproszeni” trąci myszką. Brzmi mało normatywnie, bardziej jak instytucja stosunków towarzyskich, niż instytucja prawna. W kodeksie spółek handlowych zmienił się jednak kontekst, w jakim użyto tego mętnego sformułowania.

Po pierwsze, nowy kodeks przewiduje, że zarząd lub członek rady nadzorczej spółki akcyjnej mogą żądać zwołania rady, podając proponowany porządek obrad, a jeżeli przewodniczący nie zwoła tego posiedzenia w terminie dwóch tygodni, wnioskodawca może zwołać je sam, podając datę, miejsce i proponowany porządek obrad. Z kodeksu nie wynika, czy jeżeli przewodniczący zwołuje posiedzenie nie na wniosek członka rady lub zarządu, lecz z własnej inicjatywy, proponowany porządek obrad ma być uwzględniony w „zaproszeniu”. Po drugie, nowy kodeks wprowadził nową zasadę dotyczącą posiedzeń zarządu. Otóż uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Czym (w sensie prawnym) różni się „zawiadomienie” od „zaproszenia”? Czy chodzi o meritum, czy o stopniowanie kurtuazji? Dlaczego członków zarządu należy „prawidłowo zawiadomić” o posiedzeniu zarządu, a członków rady wystarczy „zaprosić” na posiedzenie rady? Jakie warunki winno spełnić „zawiadomienie”, by było „prawidłowe”? Dlaczego zaproszenie nie musi być „prawidłowe”?

Wiem jedno: zaproszenie na posiedzenie rady nie jest materią błahą. Kodeks potraktował ją pobieżnie, ale dzięki temu spółka może precyzyjnie dostroić wymogi, jakim winno odpowiadać zaproszenie, do swojej specyfiki. Jeżeli bowiem wymogi stawiane zaproszeniu nie zostaną jasno określone w regulaminie rady, będzie mogło ono przybrać dowolną formę i treść. Wtedy wystarczy przekazać je ustnie, nawet przez telefon, nawet za pośrednictwem sekretarki, nawet bez wyprzedzenia. Umożliwi to manipulacje, zwłaszcza gdy zaproszenie będzie enigmatyczne, wystosowane są w ostatniej chwili, a termin posiedzenia ustalony zostanie znienacka. Utrudni to osiągnięcie przez radę porozumienia. Im lepiej regulamin unormuje materię zaproszenia, tym lepsze będą obyczaje w radzie, tym wyższa będzie jej wartość dla spółki.

Dobrze, gdy umocowany w statucie spółki regulamin rady przewiduje, kto zwołuje jej posiedzenia, oraz w jakim trybie. Dobrze, gdy wymaga, by termin posiedzenia wyznaczany był z należytym wyprzedzeniem i w porozumieniu z członkami rady (z czym równoznaczne bywa uzgodnienie go na poprzednim posiedzeniu rady). Dobrze, gdy posiedzenia zwoływane są w siedzibie spółki, a w innych miejscach tylko za zgodą wszystkich członków rady. Dobrze, gdy regulamin wymaga zamieszczania w zaproszeniu proponowanego porządku obrad, a także gdy wymaga, by ów porządek uwzględniał sugestie zgłaszane przez członków rady i zarząd. Dobrze, gdy regulamin ustala formę zaproszeń (na przykład list polecony, faks, listel czyli tzw. „e-mail”), a także gdy przewiduje, z jakim wyprzedzeniem zaproszenie, wraz z materiałami na posiedzenie rady, powinno być doręczone. Dobrze, gdy zaproszenie ponadto informuje, kto prócz członków rady i zarządu będzie uczestniczył w posiedzeniu (uważam, że zarząd spółki powinien być zapraszany na część merytoryczną każdego posiedzenia). Regulamin rady nadzorczej nie jest aktem obligatoryjnym. Może on jednak wydatnie usprawnić pracę rady. Utrudnić manipulacje. Ułatwić porozumienie. Służy temu ustalenie w jasnych przepisach regulaminu procedury zapraszania na posiedzenia rady. Może być ona w każdej spółce inna, jak inna bywa dusza każdej spółki.

Gdy król rozsyłał wici, honor nakazywał rycerzowi stawienie się na apel. Niestety, różnie bywa z honorem członków rad. Jak wspomniałem wyżej, nowy kodeks dyscyplinuje radę, wymagając kworum na jej posiedzeniach. Jeżeli zabraknie kworum, bądź wszyscy członkowie rady nie zostaną zaproszeni, rada nie będzie mogła podjąć uchwał, a wtedy nie ma sensu odbywać posiedzenia. Lepiej od razu iść na obiad.

Tekst ogłoszony 6 lutego 2001 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka

Czytaj także:
2001.03.05 Norma to forma
2001.11.19 Między sztuką a sztuczkami

Lista obecności [2000]

Protokół posiedzenia rady nadzorczej pomijający imiona i nazwiska obecnych członków rady jest bezskuteczny. Basta!

Nierzadko najwięcej trudności przysparza stosowanie najjaśniejszego z przepisów. Przykładem bywa stosunek praktyki do kodeksowych wymogów dotyczących protokołowania posiedzeń rad nadzorczych spółek akcyjnych (są to wymogi tożsame z dotyczącymi posiedzeń zarządu). Jeden z nich przewiduje zawarcie w protokole imion i nazwisk członków rady obecnych na posiedzeniu. Spełnienie tego wymogu jest wyjątkowo proste. Imiona i nazwiska członków rady nie stanowią tajemnicy. Wystarczy policzyć obecnych, a ich dane odnotować w protokole. Ma to znaczenie dla stwierdzenia kworum. Ma znaczenie dla ważności uchwał. Ma znaczenie dla ustalenia osobistej odpowiedzialności poszczególnych członków rady.

Lecz wyznam, że widuję protokoły z posiedzeń rad nadzorczych, które zamiast identyfikacji obecnych członków rady zawierają suchą adnotację: „Obecni według załączonej listy”. Nie ma znaczenia, czy lista została podpięta do protokołu, czy już zdążyła gdzieś się zawieruszyć. Identyfikacja obecnych powinna być zawarta w protokole. Wobec jej braku – protokół nie spełnia wymogów formalnych, zatem uchwały rady nie nabierają mocy, zatem jej posiedzenie jest tylko bezowocną stratą czasu, zatem rada jest niekompetentna.

Tylko protokół rozstrzyga, czy posiedzenie rady miało kworum, a zatem czy uchwały są skuteczne. Tylko protokół może rozproszyć wątpliwości, czy członek rady brał udział w posiedzeniu, co wiąże się z jego odpowiedzialnością wobec spółki, a bardzo często także z odpowiedzialnością wobec mocodawcy, którego w radzie nadzorczej (według oczekiwań mocodawcy) powinien reprezentować.

W lutym 1999 r. poruszenie wywołało posiedzenie rady nadzorczej Animexu. Zapadła na nim uchwała o odwołaniu prezesa zarządu. Jeden z akcjonariuszy, Kredyt Bank, podniósł zarzut, jakoby posiedzenie rady nie miało kworum, skoro nie uczestniczyły w nim osoby „reprezentujące” bank. Zarzut postawiono w dobrej wierze, biorąc pod uwagę oświadczenia owych osób – pracowników banku. Nieprawdziwe, bowiem Marek Gurdziel, wówczas dyrektor Departamentu Bankowości Inwestycyjnej KB, wziął jednak udział w posiedzeniu rady Animexu. Przynajmniej w części posiedzenia. Tej, w toku której wylano prezesa. Zarzut banku był więc bezzasadny. Miało to wpływ na los spółki. Przypadek ten obrazuje, że kiedy w grę wchodzą pieniądze, ustalenie faktów bywa trudne, a oświadczenia bywają kłamliwe. Zawierzyć można przeto tylko protokołowi. Stąd kodeksowy wymóg uwierzytelnienia protokołu podpisami obecnych na protokołowanym posiedzeniu członków rady.

Nie zawsze członkowie rady obecni są na całym posiedzeniu. Czasem ktoś spóźni się, ktoś wyjdzie i wróci, lub nie. Od kiedy upowszechniły się telefony komórkowe, dyscyplina obrad bardzo spadła. Członkowie rady opuszczają salę obrad, ponieważ ktoś do nich dzwoni, bądź oni dzwonią do kogoś. Czasem po to, by zdać sprawę z przebiegu obrad i poprosić o instrukcję głosowania. Jak podczas aukcji dzieł sztuki, kiedy licytujący konsultują się ze zbieraczami, do jakiej kwoty można podbić cenę. Zgroza! Nie na tym polega porządek korporacyjny. Nie ma potrzeby protokołowania godzin otwarcia i zamknięcia posiedzenia. Nie ma potrzeby protokołowania, kto kiedy przyszedł i wyszedł, jak również – dokąd poszedł. Wystarczy przestrzegać zasady protokołowania liczby głosów oddanych na poszczególne uchwały. I zdań odrębnych. Na przykład: „uchwała została podjęta jednogłośnie w obecności pięciorga członków rady”. Lecz jeżeli członek rady opuści posiedzenie zrywając kworum, nie można podjąć uchwały.

Nie ma przeszkód, by w protokole posiedzenia rady zamieścić adnotację, w rozpatrywaniu których punktów porządku obrad uczestniczyli – i którzy – członkowie zarządu spółki, bądź także inne osoby. Nie ulega wątpliwości, że z wielkim dla spółki pożytkiem wszyscy członkowie zarządu powinni być zapraszani na posiedzenie rady i uczestniczyć przy rozpatrywaniu możliwie najliczniejszych punktów porządku obrad. Zachwalam też obyczaj spotkań rady z kadrowym zapleczem zarządu. Dzięki takim roboczym kontaktom rada poznaje prawdziwy potencjał spółki. Rada spotyka się także z biegłymi rewidentami, czasem z zaproszonymi przez siebie ekspertami, czasem ze związkowcami.

Lecz gdyby ktoś zaniedbał zamieszczenia w protokole posiedzenia imion i nazwisk zaproszonych osób, w tym nawet członków zarządu, nic złego się nie stanie. Albowiem liczą się tylko członkowie rady nadzorczej. Tylko oni wszak stanowią kworum, podejmują uchwały, ponoszą odpowiedzialność. Zatem tylko oni podpisują protokół posiedzenia rady. I tylko te podpisy liczą się. Gdyby zaś nadto złożono podpisy na liście obecności – nic nie szkodzi. Można przecież zrobić z niej samolot.

Tekst ogłoszony 17 listopada 2000 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka
Czytaj także:
2000.06.21 Tajny protokół
2003.08.23 Czarna skrzynka
2013.02.15 Lot nad kukułczym gniazdem
2013.05.04 Rakiety woda-woda
2014.09.22 Zdanie bez dwóch zdań

Internetowa rada [2000]

Można odbywać w internecie posiedzenia rad nadzorczych, nie można – walnych zgromadzeń. A szkoda! Kodeks spółek handlowych przewiduje różne tryby procedowania rad nadzorczych. Jeden z nich przewiduje możliwość podejmowania uchwał przez radę nadzorczą „przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”. Warunkiem jest dopuszczenie takiego trybu przez statut.

Dzisiaj obowiązuje jeszcze kikut kodeksu handlowego zredagowanego z początkiem lat trzydziestych. Nie ma znaczenia, którego stulecia. I tak nikomu nie śnił się internet. Lecz chociaż wyobraźnia ówczesnych legislatorów nie śmigała jeszcze w cyberprzestrzeń, była to przecież wyobraźnia twórcza! Już obecnie, na gruncie kodeksu handlowego, możliwe jest odbycie posiedzenia rady nadzorczej on-line. Z zastrzeżeniem, że kodeks handlowy w ogóle nie używa terminu „posiedzenie”. Za to gustuje w nim kodeks spółek handlowych. Ani stary kodeks, ani nowy, nie wymagają, by posiedzenia rady odbywały się w siedzibie spółki (stąd posiedzenia wyjazdowe, na przykład w Portugalii). Stary kodeks nie wymaga nawet, by posiedzenia rady toczyły się w jednym miejscu.

Wykorzystano to w statutach wielu spółek dopuszczających możliwość podejmowania przez rady nadzorcze uchwał drogą korespondencyjną, bez odbycia posiedzenia. Treścią prac rady jest właśnie podejmowanie uchwał. Praktyka dowodzi, że można czynić to na odległość. Materię dobrotliwie ominiętą przez kodeks handlowy uregulował wreszcie nowy kodeks, ale inaczej, więc statuty trzeba będzie zmieniać. Przetrwają natomiast postanowienia statutów przewidujące prowadzenie obrad rady za pośrednictwem środków łączności umożliwiających wzajemne porozumienie wszystkich uczestniczących w obradach członków rady. Kodeks handlowy wprawdzie wspomina o „obecnych” (jego następca o „obecnych na posiedzeniu”), lecz czy za jednym stołem? Internet nie zapewnia obradom jedności miejsca, lecz daje jedność czasu. Jeżeli spółka skonfiguruje do internetu swój statut i regulamin rady, jak technicy konfigurują łącza – rada może procedować on-line.

Zaletą trybu on-line jest ominięcie trudności ze zgromadzeniem quorum (ksh spolszczy to słowo na „kworum”) na posiedzeniu rady. Najczęściej udział w radzie jest dla jej członków jedną z wielu pozycji na liście obowiązków. Łatwiej skupić członków rady w jednym czasie, niż w jednym miejscu, nierzadko odległym o setki kilometrów (oraz niedogodne połączenia) od ich gabinetów albo domów. Podstawowe wady trybu on-line polegają na tym, że z jednej strony ułatwia on mechaniczne przyjmowanie uchwał w brzmieniu proponowanym, a z drugiej – wydatnie utrudnia redagowanie poprawek, dyskutowanie szczegółów, dochodzenie do porozumienia ponad rozbieżnościami. Podejmowanie uchwał, będące treścią prac rady, to nie tylko sam akt głosowania, ale proces twórczy.

Ani kh, ani ksh nie dopuszczają za to możliwości odbycia w internecie walnego zgromadzenia. Szkoda, bo walne zgromadzenie on-line byłoby bardzo korzystne dla drobnych akcjonariuszy. Wszystko sprzysięga się przeciwko im, utrudniając im fizyczny udział w obradach walnych zgromadzeń. Odbywają się one nierzadko poza siedzibą spółki, hen gdzieś na drugim końcu Polski (na przykład statut Apeximu dopuszcza odbywanie walnych zgromadzeń w Warszawie, Szczecinie, Poznaniu, Białymstoku, Katowicach, Krakowie, Łodzi i Gdańsku). Odbywają się o wczesnych porach, co w praktyce wyklucza przyjezdnych. Dochodzi na nich do niecnych matactw proceduralnych. Odracza się obrady w nieskończoność. Lecz termin ważności świadectwa o blokadzie akcji u maklera upływa z dniem zwołania walnego zgromadzenia, więc przewlekanie obrad, jak zresztą wszystko razem, godzi w akcjonariuszy. Jest nadto wiele sposobów, by obrzydzić udział w zgromadzeniu akcjonariuszom zatrudnionym w spółce.

Internet już trafił pod strzechy, przeto walne zgromadzenie on-line, jeżeli dopuści je prawo, ułatwi udział w obradach drobnym akcjonariuszom. Będzie to ważny krok ku porządkowi korporacyjnemu. Wolałbym w internecie uczestniczyć w walnym zgromadzeniu, niż w obradach rady nadzorczej. Albowiem zgromadzenie zazwyczaj nie grzęźnie w słowach, ale żwawo głosuje, za lub przeciw, nad przedłożonymi mu projektami uchwał. Przyjmuje je lub odrzuca. Głosowanie i tak odbywa się najczęściej z udziałem urządzeń elektronicznych. Natomiast rada czasem dochodzi do uchwały przez długie, wnikliwe dyskusje. Kiedy sprawa jest pilna i prosta, mogę zarządzić głosowanie korespondencyjne. Kiedy trzeba osiągnąć konsensus, lub wypracować kompromis, zwołuję posiedzenie. Głosować można z daleka. Dyskusje wolę wieść z bliska.

Lata praktyki przekonały mnie, że z bliska łatwiej o porozumienie. Pod warunkiem, że członkowie rady wyłączą na czas obrad swoje telefony komórkowe.

Tekst ogłoszony 18 września 2000 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka.
W 2009 r. prawo dopuściło możliwość zdalnego udziału w WZ. Ale nowinka nie przyjęła się.

Czytaj także:
2016.06.03 Spółka aktywna, akcjonariat bierny (casus e-WZ Netii)
2010.06.10 e-WZ da się lubić