Archiwa tagu: protokół

O potrzebie kanonu etykiety rady nadzorczej

„Osobliwa etykieta podpowiada, by głosować tak, jak pozostali” – niech cytat z tekstu sprzed lat posłuży za punkt wyjścia do rozważań o potrzebie kanonu etykiety rady nadzorczej. Z różnych przyczyn członkowie rad nadzorczych najczęściej głosują jednomyślnie. Jedni sądzą, że po prostu tak wypada, drudzy nie mają własnego zdania i wolą naśladować pozostałych, inni wprawdzie mają wątpliwości, ale nie mają odwagi ich podnieść, jeszcze inni nie wiedzą, że głosując przeciw i zgłaszając zdanie odrębne mogą zasłonić się przed odpowiedzialnością za negatywne następstwa przegłosowanej uchwały. Przekonanie, że radom nadzorczym przystoi jednomyślność, nie jest niczym uzasadnione. Jednomyślność wcale nie jest twórcza, nie jest żadną wartością. W radzie nadzorczej powinny znaleźć wyraz różne interesy i punkty widzenia – dlatego rady są wieloosobowe. Opowiadam się za upowszechnieniem poglądu, że wyłamanie się członka rady z jednomyślności, głosowanie wbrew pozostałym, nawet wniesienie zdania odrębnego – nie jest naruszeniem etykiety, mieści się w pełni w dobrych obyczajach.

Upadł poprzedni ustrój państwa, ale pozostał po nim, nawet ulega wzmożeniu, pęd ku tajności wszystkiego, co powinno zostać ujawnione. Formuła tajnych głosowań na posiedzeniach rady nadzorczej bywa nadużywana. Piszę „na posiedzeniach”, ponieważ głosowania poza posiedzeniami z natury rzeczy nie mogą być tajne. Nie znam racjonalnych argumentów za utajnianiem głosowań w radzie nadzorczej, gdzie różnice zdań mogą okazać się twórcze. Pragniemy wzbogacenia rady nadzorczej różnorodnością, ale nie chodzi o propagowanie różnicy między mężczyzną i kobietą, wierzącym i niewierzącą, kompetentną i niekompetentnym, lecz o korzyści płynące z różnorodność poglądów na temat spółki, modelu jej działania, strategii i rozwoju. Uwidocznienie tych różnic in foro interno (czyli na użytek wewnętrzny) powinno przysłużyć się spółce. Opowiadam się za poglądem, że dobre obyczaje nie wymagają tajności głosowań w radzie nadzorczej.

Wskazane jest natomiast zachowanie przez członków rady nadzorczej pełnej poufności względem informacji wrażliwych, mogących wyrządzić szkodę spółce lub osobom z nią związanym, względnie osłabić konkurencyjność spółki lub w inny sposób zaszkodzić jej interesom. Wskazane jest powstrzymywanie się przez członków rady nadzorczej (z wyjątkiem, w pewnych sytuacjach, przewodniczącego) od występowania w imieniu spółki, albo na jej temat. Reprezentowanie spółki należy do zarządu.

Etykieta może też wzbogacić dyskusję w radzie nadzorczej. Nie jest naruszeniem etykiety zadawanie trudnych pytań, żądanie dokumentowania odpowiedzi, względnie inne zachowania podejmowane w interesie spółki lub jej akcjonariusza/y. Stanowczo obstaję przy poglądzie, że nie zachodzi potrzeba protokołowania dyskusji w radzie nadzorczej. Ważne jest nie to, co kto powiedział, ale jak głosował oraz, ewentualnie, jak uzasadnił zdanie odrębne wobec wyniku głosowania. Niemniej skłonny jestem dopuścić zamieszczanie w protokole treści pytań kierowanych do zarządu – i udzielanych na nie odpowiedzi. Albowiem protokół rady jest jak czarna skrzynka w samolocie: sięga się do niego wtedy, gdy doszło do katastrofy.

Powyższe uwagi na temat kanonu etykiety rady nadzorczej chciałbym w przyszłości rozwinąć i poddać pod dyskusję społeczności corporate governance, w szczególności członków rad nadzorczych. Sam kiedyś miałem bogatą praktykę w radach, lecz zaprzestałem jej, od kiedy wszystkie siły poświęciłem Polskiemu Instytutowi Dyrektorów (co nie uchroniło go przed zapaścią jakiś czas po moim przejściu na emeryturę). Lepiej przecież, by to nasze środowisko wypracowało kanon etykiety rad, niż by to państwo miało przy nim majstrować. Ma ono tę cechę, że uważa się za nieomylne, a regulować chce wszystko, zwłaszcza to, co regulacji nie wymaga.

Nie jest przedmiotem etykiety rady nadzorczej lub jej członków ustanowiony przez prawo obowiązek należytej staranności. Ani płynący wprost z prawa obowiązek członka rady udziału w jej pracach. Niemniej niektóre wyzwania, jak cyberbezpieczeństwa spółki i rady nadzorczej, sztuczna inteligencja, zarządzanie ryzykiem – wymagają solidnych przemyśleń.

Czytaj także:
2000.06.26 Tajny protokół
2013.08.28 Przewodniczący RN: etykieta
2014.09.22 Zdanie bez dwóch zdań
2015.06.26 Choćby cię turlano w kadzi…

O protokołowaniu uchwał rady nadzorczej podejmowanych poza posiedzeniem

PYTAQ to strona, na której odpowiadam na pytania dotyczące corporate governance i prawa spółek.

Co zrobić z uchwałą rady nadzorczej podjętą poza posiedzeniem: załączyć do protokołu poprzedniego, czy następnego posiedzenia?

Uchwałę podjętą przez radę nadzorczą należy zaprotokołować, czyli zamieścić w pełnym brzmieniu w protokole, który powinien ponadto zawierać imiona i nazwiska członków rady nadzorczej uczestniczących w głosowaniu uchwały, liczbę głosów oddanych na uchwałę, zdania odrębne (jeżeli zostały wniesione) oraz podpisy członków rady nadzorczej uczestniczących w posiedzeniu bądź biorących udział w podejmowaniu uchwały poza posiedzeniem. A także wskazanie daty i trybu powzięcia uchwały. Uchwały nie załącza się do protokołu poprzedniego lub następnego posiedzenia, ani w ogóle żadnego posiedzenia. Warto pamiętać, że:

  • NIE PROTOKOŁUJE SIĘ POSIEDZEŃ, PROTOKOŁUJE SIĘ UCHWAŁY oraz okoliczności świadczące, że uchwały zostały powzięte. Najczęstsze błędy dotyczące obsługi spółki akcyjnej wynikają z przekonania, że protokołuje się posiedzenia jej organów, przebieg tych posiedzeń, toczoną na nich dyskusję. Nic podobnego! Niezbędne jest jedynie zaprotokołowanie przyjętego przez radę nadzorczą porządku obrad.
  • Ksh wyraźnie wskazuje: uchwały (zarządu, rady nadzorczej) są protokołowane. Czyli to uchwały są treścią protokołu, nie przebieg posiedzenia. Nie ma znaczenia, czy uchwała została powzięta przez radę nadzorczą na posiedzeniu, czy poza nim, jeżeli spełnione zostały warunki, od których zależy jej ważność. Jednym z tych warunków jest zaprotokołowanie uchwały.
  • Umieszczanie uchwał w załącznikach do protokołu służy temu, by ułatwić zagubienie lub podmianę, bądź zafałszowanie treści tak potraktowanych uchwał. Wiadomo o takich przypadkach. Jest to praktyka wadliwa. Uchwałę, która nie została należycie zaprotokołowana, łatwiej zakwestionować przed walnym zgromadzeniem, podważyć przed sądem.
  • Podobnie w protokole, nie w załączniku do niego, zamieszcza się imiona i nazwiska uczestniczących w głosowaniu członków rady nadzorczej. Załączona do protokołu na kartce „lista obecności” nie jest wiarygodna, mogła przecież zostać sporządzona i dołączona później. Stwierdzenie liczby obecnych członków rady nadzorczej ma znaczenie dla ustalenia kworum, natomiast dla ustalenia ważności uchwały ma znaczenie liczba głosujących.
  • Jeżeli uchwała została powzięta poza posiedzeniem, protokół powinien stwierdzać, że wszyscy członkowie rady (nie tylko biorący udział w głosowaniu) zostali powiadomieni o treści projektu uchwały.
  • W wielu statutach i regulaminach czytam, że za miejsce powzięcia uchwały powziętej poza posiedzeniem uznaje się miejsce pobytu przewodniczącego rady nadzorczej, względnie jego zastępcy lub innego członka rady prowadzącego głosowanie – względnie podobne fantazje. Otóż nie ma to znaczenia. Skoro uchwały można podejmować w przestrzeni wirtualnej, po co trapić się tym, gdzie kto przebywa w chwili głosowania?
  • Resumując: rada nadzorcza podejmuje uchwałę poza posiedzeniem tylko jeżeli dopuszcza to statut spółki (art. 388 § 3 i § 4 Ksh). Z czynności tej sporządza się protokół czyniący zadość wymogom sformułowanym w art. 376 Ksh oraz powyższym wskazówkom dotyczącym daty i trybu powzięcia uchwały oraz stwierdzenia, że wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały.

Czytaj także:
2000.06.26 Tajny protokół
2003.08.23 Czarna skrzynka

Pomiędzy radą a kwalifikacjami [2007]

Ryszard Czerniawski, Anna Rapacka: Pomiędzy prawem a finansami. Poradnik członka rady nadzorczej spółki akcyjnej. Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2007, s. 384.

W polskim piśmiennictwie łatwiej o interesujące pozycje naukowe traktujące o wybranych zagadnieniach corporate governance, niż o popularne wydawnictwa o charakterze poradnikowym. Z satysfakcją awizuję dobry przewodnik adresowany do praktyków – członków rad nadzorczych spółek akcyjnych. Napisali go Ryszard Czerniawski (prawnik i ekonomista, niegdyś dziennikarz, później członek zespołu tworzącego warszawską giełdę i jej wieloletni wiceprezes) i Anna Rapacka (ekonomistka, wiele lat na czele Stowarzyszenia Emitentów Giełdowych, ostatnio – także przez lata – w zarządzie Banku Millennium), oboje z doświadczeniami w pracach zarządów i rad nadzorczych. Jest to wydawnictwo pożyteczne, ponieważ wielu członków rad nadzorczych spółek akcyjnych, w tym spółek publicznych, niestety nie dysponuje ani dostateczną wiedzą, ani doświadczeniami, by należycie sprawować zadania związane z członkostwem w radzie. Członek rady nadzorczej spółki akcyjnej, lub kandydat na członka rady, może więc sięgnąć po omawianą książkę z przekonaniem, że na lekturze nie straci, natomiast tylko zyska: sporo nauczy się, wiele zrozumie. Dla wykształconego, doświadczonego członka rady będzie ona podręcznym kompendium; dla niewykształconego, niedoświadczonego członka rady – przynajmniej protezą wiedzy.

Warto podkreślić, że kodeks spółek handlowych bardzo wysoko ustawia tzw. miernik staranności członka rady nadzorczej. Powinien on mianowicie przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności. Innymi słowy, powinien wykazywać się wiedzą i doświadczeniem zawodowca. W doktrynie od kilkudziesięciu lat panuje pogląd, że objęcie stanowiska w organie spółki bez odpowiednich kwalifikacji jest uchybieniem wymaganej staranności.

Książka dzieli się na dwie części: pierwsza traktuje o ustroju spółki akcyjnej, jej naturze i zasadach procedowania, druga – o spółce w działaniu, na rynku. Spis treści nie ujawnia, czy wszystkie fragmenty książki są wspólnym dziełem obojga Autorów, czy składanką fragmentów pisanych przez nich z osobna. Nie udało się uniknąć incydentalnych powtórzeń, bądź nawet sprzeczności. Zgodnie z obietnicą tytułu, jest w książce (przede wszystkim) prawo, są finanse, ale jest też historia. Erudycyjny, brawurowo napisany wywód wprowadzający do tematu (rozdział I. 1) mknie wartko od Mezopotamii, poprzez śródziemnomorską starożytność, średniowieczne państewka włoskie, nowożytne Niderlandy, londyńską City, wielkie spekulacje XVIII stulecia, nowojorską ulicę Wałową (czyli Wall Street), wywołaną spekulacjami depresję II Cesarstwa Niemieckiego – po współczesne modele spółki. Na tym tle dość ubogo prezentują się rodzime tradycje „wspólnictwa” (jeszcze w początkach XX w. ten termin był powszechnie używany). Lecz dzięki temu – Czytelnik szybciej dociera do rzeczy sedna, czyli do spółki akcyjnej.

Następnie książka traktuje (rozdział I. 2) o akcjach i akcjonariuszach, w tym o prawach akcjonariuszy, prawach mniejszości i większości akcjonariatu, oraz obowiązkach akcjonariuszy. Po krótkiej prezentacji organów spółki akcyjnej „razem i osobno” (rozdział I. 3) – kolejne partie wywodu poświęcone są radzie nadzorczej, członkowi rady nadzorczej i jego odpowiedzialności w świetle przepisów ksh (rozdziały I 4 – 6). Obszernie omawiane są zadania (w istocie – kompetencje) rady nadzorczej płynące z kodeksu spółek handlowych i statutu spółki, tryby podejmowania przez radę uchwał na posiedzeniu i poza posiedzeniami, protokół, komitety (komisje) rady nadzorczej i regulamin rady. Elementarz członka rady nadzorczej prezentuje także jego status, wyjaśnia pojęcia powołania, mandatu, kadencji, szczegółowo omawia obowiązki i prawa członka rady.

Część I, napisana z dużym znawstwem prawa, odwołuje się, ze stosownym umiarem, do współczesnej polskiej literatury prawniczej oraz do orzecznictwa. Nie chodzi przy tym o polemiki z cytowanymi autorami, raczej o odesłanie czytelników, szerzej zainteresowanych poszczególnymi kwestiami, do piśmiennictwa o charakterze bardziej specjalistycznym. Wywód ilustrowany jest ponadto cytatami ze statutów i innych dokumentów spółek. Mam jednak do tej części kilka uwag. Nie jestem zwolennikiem poglądu, iż przedmiotem obrad rady nadzorczej może być jedynie zaznajomienie się np. z informacją zarządu (s. 135); uważam bowiem, że racją posiedzenia jest podejmowanie uchwał. Nie zgadzam się z opinią, iż jeżeli statut, w przypadku równości głosów, wyposaża przewodniczącego rady w głos rozstrzygający (casting vote) – pod nieobecność przewodniczącego rozstrzyga głos jego zastępcy (s. 137). Otóż sformułowanie art. 391 par. 1 ksh pozwala przyznać ów przywilej wyłącznie przewodniczącemu rady. Podobnie nie zgadzam się z opinią, iż dopuszczalne jest (praktykowane) rozwiązanie, że protokół posiedzenia rady, „oprócz protokolanta podpisuje tylko przewodniczący rady, ale po zaakceptowaniu jego treści przez pozostałych uczestników posiedzenia, którego protokół dotyczy” (s. 138 i s. 190). Otóż sformułowanie art. 376 ksh, do którego odsyła art. 391 par. 2 ksh, jest także jednoznaczne: protokoły podpisują obecni na posiedzeniu członkowie rady nadzorczej; podpis protokolanta, jeżeli nie jest on członkiem rady, nie ma znaczenia. W jakiej zaś formie, innej niż podpisanie protokołu, miałoby być wyrażane wspomniane „zaakceptowanie” jego treści?

Wprawdzie bardzo słusznie podkreślono (s. 138), iż protokół posiedzenia rady nadzorczej powinien zawierać teksty podjętych przez nią uchwał, lecz w innym miejscu (s. 189), omawiając zawartość protokołu – teksty uchwał już pominięto, a w jeszcze innym (s. 223) wyraźnie dopuszczono, iż uchwała może być… załącznikiem do protokołu. Niestety, bardzo wiele rad nadzorczych nie protokołuje tekstów uchwał, lecz traktuje je jako załączniki do protokołu (podobnie nie uwzględnia się w protokole imion i nazwisk obecnych na posiedzeniu członków rady, opatrując go załącznikiem w postaci listy obecności). Otóż praktyka uczy, że załączniki łatwo podmienić lub podrobić: jeden z największych skandali korporacyjnych na polskim rynku dotyczył właśnie kwestii autentyczności istotnej uchwały rady nadzorczej spółki notowanej na GPW. Założenie, iż to pracownik spółki protokołuje posiedzenia rady (s. 154 i s. 223) także nie budzi mojego entuzjazmu, ponieważ w praktyce oznacza to ograniczenie tajemnicy sali obrad rady. Wprawdzie rada powinna zapraszać zarząd na swoje posiedzenia, ale powinna mieć ona także możliwość obradowania w pełnej dyskrecji, zatem bez udziału osoby spoza jej składu, w dodatku organizacyjnie podległej zarządowi.

Uważam, iż konstatacji dotyczącej komitetu audytu „Niejednokrotnie przewodniczącym tego komitetu jest przewodniczący … rady” (s. 147) powinno towarzyszyć zastrzeżenie, że nie jest to dobra praktyka, skoro przewodnictwo rady często przypada osobie związanej z największym akcjonariuszem spółki, natomiast komitet audytu powinien korzystać z możliwie szerokiej autonomii względem takiego akcjonariusza. Wątpliwości budzi kilka tez podrozdziału I 5.6 omawiającego status członka rady nadzorczej delegowanego przez radę do samodzielnego pełnienia określonych czynności nadzorczych oraz status członka rady nadzorczej wybranego w drodze głosowania oddzielnymi grupami i delegowanego przez grupę do stałego indywidualnego wykonywania czynności nadzorczych. W szczególności zamieszanie wprowadzają nieostro zdefiniowane pojęcia członka rady delegowanego przez radę „do stałego wykonywania czynności nadzorczych”, co ponoć jest możliwe „jeżeli rada nadzorcza nie została wybrana w drodze głosowania grupami” (s. 202) i „delegowania członka rady do wykonywania nadzoru” (s. 203).

Omawiając prawo rady nadzorczej do żądania sprawozdań i wyjaśnień nie tylko od zarządu, także od pracowników spółki, słusznie zwrócono uwagę, iż „należy mieć na względzie, że zwrócenie się przez radę bezpośrednio do pracownika spółki stanowi wyraz co najmniej nieufności wobec zarządu” (s. 101), zatem korzystanie z tego uprawnienia powinno mieć charakter wyjątkowy. Brakuje mi jednak instrukcji, w jaki sposób rada nadzorcza może egzekwować swoje prawo do uzyskiwania sprawozdań lub wyjaśnień od pracowników spółki (podległych wszak zarządowi i zależnych odeń) poza plecami zarządu.

Część II jest objętościowo znacznie skromniejsza i napisana inaczej. Niewiele tu wywodu, więcej schematów, tabel, cytowanej dokumentacji. Najwięcej uwagi poświęcono problematyce corporate governance (z jakże słusznym zastrzeżeniem, ze skoro nie ma dobrego tłumaczenia tego pojęcia na język polski, lepiej posługiwać się oryginalnym terminem angielskim – s. 267). Biorąc pod uwagę cele spółki, wyróżniono dwa modele corporate governance, finansowy i społeczny. Pierwszy opiera się na przekonaniu, że spółka, jako własność akcjonariuszy, ma służyć właścicielom. Drugi – na założeniu, że celem spółki jest zapewnienie korzyści wszystkim grupom interesu spółki. Przewrotnie nazwę pierwszy model liberalnym, drugi solidarnym, zaś na marginesie zauważę, iż gdyby ten, kto umyślił sobie przeciwstawianie „Polski liberalnej” – „Polsce solidarnej” miał pojęcie o corporate governance, zaś o governance w szczególności, wyszlibyśmy na tym znacznie lepiej…

Natomiast pod względem „systemów kontroli i nadzoru” wyróżniono cztery podstawowe modele corporate governance: anglosaski, wykorzystujący system kontroli zewnętrznej (takeover corporate governance), niemiecki – klasyczny, kontynentalny (autonomic corporate governance), łaciński – uwarunkowany specyficznymi rozwiązaniami w różnych krajach (instrumental and institutional corporate governance), oraz japoński – ściśle związany z uwarunkowaniami kulturowymi (cultural corporate governance). Nie podejmuję się zreferowania ich natury: odsyłam do lektury.

Osobny rozdział (II 5) został poświęcony modelowi corporate governance w Polsce. Słusznie podkreślono, że (w teorii) „Członkowie rady nadzorczej wybieranej przez większość akcjonariuszy nie reprezentują ich interesów. W ramach odpowiedzialności osobistej w swoich decyzjach powinni oni kierować się przede wszystkim interesem spółki” (s. 281). Niemniej teza, iż „każdy bank reprezentowany na Giełdzie Papierów Wartościowych (GPW) jest kontrolowany przez zagranicznego inwestora, którym jest zagraniczny bank” (s. 281) została zapewne sformułowana jakiś czas temu, przed wejściem na parkiet PKO Banku Polskiego. Nie rozumiem, dlaczego wątpliwości miałaby budzić zasada Dobrych praktyk dotycząca powoływania do rady nadzorczej niezależnych członków (s. 282). Natomiast niewątpliwie trafna jest diagnoza, że w Polsce jakość systemu corporate governance w znacznej mierze zależy od kompetencji i sposobu wypełniania funkcji przez członków rady nadzorczej. Interesujące jest porównanie zaprezentowanych w części I i II spojrzeń na rolę i zadania komitetów rady nadzorczej.
Dla porządku odnotuję kilka drobnych błędów. Wybitny szkocki finansista, współzałożyciel Banku Anglii, nosił nazwisko Paterson, nie Patterson (s. 24). Pisownia „Bank PeKaO” (s. 287) została zarzucona przed kilkunastu laty. Termin „zapis” znaczy co innego niż „przepis”, więc nie należy używać ich wymiennie.

„Każda spółka akcyjna jest inna: prowadzi inny rodzaj działalności, inaczej jest zorganizowana, funkcjonują w niej inne zwyczaje”. Nie ma też jednej recepty, jak powinna ona działać – podkreślają Autorzy. Dodam, że każda rada nadzorcza może wydatnie kreować wartość nadzorowanej spółki, a każdy członek rady może przyczyniać się do tego, tym skuteczniej, im bardziej zaangażuje się w swoją powinność, im więcej reprezentuje rozumu, wiedzy i kwalifikacji. Te ostatnie cechy może wzbogacić zalecaną tu lekturą.

Recenzja ukazała się w kwartalniku Przegląd Corporate Governance 3/11/2007.

Znak drogowy [2001]

Regulaminy rad nadzorczych to radosna twórczość, a ich przepisy bywają sprzeczne z prawem!

W polskiej spółce akcyjnej mamy do czynienia z paradoksem: niemal wszystkie rady nadzorcze mają regulamin, lecz często jest on tylko dekoracją. W praktyce wiele rad wcale nie trzyma się regulaminu, jak wiele regulaminów wcale nie trzyma się prawa. W świetle kodeksu spółek handlowych regulamin rady nadzorczej nie jest aktem obligatoryjnym. Mogą go jednak wymagać, od spółek poddanych specjalnemu reżimowi prawnemu, przepisy szczegółowe, jak w przeszłości czyniło to prawo bankowe.

Regulamin rady nadzorczej może powstać w dwojakim trybie. Zakłada się, że organem uprawnionym do uchwalenia regulaminu rady jest walne zgromadzenie. Założenie to może zostać uchylone tylko jednoznacznym przepisem statutu, upoważniającym samą radę do uchwalenia jej regulaminu. W braku takiego przepisu, walne zgromadzenie nie może (jak zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.) upoważnić radę nadzorczą do uchwalenia jej regulaminu. Nie jest też dopuszczalny (jak w przypadku regulaminu zarządu spółki akcyjnej) tryb dwuszczeblowy: rada uchwala regulamin, ale zatwierdza go walne zgromadzenie. Nie jest wreszcie dopuszczalne uchwalenie regulaminu rady przez akcjonariusza, nawet gdyby dysponował on prawem powoływania i odwoływania wszystkich członków rady nadzorczej.

Kodeks spółek handlowych wyznacza spółkom handlowym istniejącym w dniu wejścia kodeksu w życie nieprzekraczalny termin (31 grudnia 2003 r.) dostosowania postanowień ich umów, aktów założycielskich lub statutów do przepisów kodeksu. Kodeks pomija natomiast kwestię dostosowania do jego przepisów aktów niższego rzędu, jak regulaminy organów spółki akcyjnej. Powód jest oczywisty. Statut spółki może, w przypadkach wskazanych przez kodeks, zawierać rozwiązania dowolne lub odmienne od kodeksowych wzorów. Regulamin nie może zawierać rozwiązań odbiegających od kodeksu. Może on dotyczyć tylko spraw powierzonych mu przez kodeks, oraz przez statut spółki, rozstrzygając je w ramach kodeksu i statutu.

Nie ma potrzeby normować w regulaminie spraw wyczerpująco uregulowanych kodeksem lub statutem. Żadnej z tych spraw regulamin nie może ująć inaczej, więc co po wypełniać go zbędnymi powtórzeniami przepisów wyższego rzędu? Regulamin rady nadzorczej dotyczy spraw porządkowych i ma się do kodeksu spółek handlowych jak znak drogowy do kodeksu drogowego. Lecz wiele regulaminów rad nadzorczych przypomina znaki niedopuszczone przez kodeks drogowy, ustawione w niestosownych miejscach i kierujące pojazdy pod prąd na niewłaściwą nitkę autostrady.

Ksh jednoznacznie postanawia, że uchwały rady nadzorczej są protokołowane. Wiele regulaminów wbrew temu przewiduje, że uchwały rady są jedynie załącznikami do protokołu (żeby można było podmieniać uchwały, dowolnie zmieniając ich treść). Kodeks wyraźnie stanowi, że protokół posiedzenia rady podpisują obecni na posiedzeniu członkowie rady. Wiele regulaminów wbrew temu przewiduje, że podpis pod uchwałą, nie umieszczoną w protokole, natomiast załączoną do niego, składają tylko przewodniczący i sekretarz rady (żeby można było sklecić tekst uchwały już po posiedzeniu).

Kodeks jednoznacznie postanawia, że w protokole posiedzenia rady należy podać imiona i nazwiska obecnych członków rady. Wiele regulaminów wbrew temu przewiduje, że lista obecnych jest załącznikiem do protokołu (żeby można było ją podmienić, fałszując stan faktyczny). Kodeks wyraźnie stanowi, że rada może podjąć uchwały na posiedzeniu tylko jeżeli wszyscy jej członkowie zostali zaproszeni. Wiele regulaminów wbrew temu postanawia, że rada może odbyć posiedzenie bez formalnego zwołania (żeby można było antydatować uchwały).

Kodeks wyraźnie wskazuje, że jedyną formą pracy rady jest uchwała. Wiele regulaminów wbrew temu przewiduje, że rada może także uchwalać wystąpienia, stanowiska, opinie, wnioski, inicjatywy lub dezyderaty (żeby za pomocą takich nieformalnych instrumentów sterować zarządem unikając odpowiedzialności). Kodeks wyraźnie stanowi, że rada nadzorcza wykonuje swoje obowiązki kolegialnie. Niektóre regulaminy wbrew temu dopuszczają tzw. urzędujących członków rady, którzy z racji takiego statusu są uprzywilejowani w dostępie do informacji o spółce, a ponadto czasem ingerują w domenę zarządu spółki.

Kodeks wyraźnie stanowi, że w razie równości głosów w radzie – głos rozstrzygający (casting vote) może należeć tylko do przewodniczącego rady i tylko jeżeli statut tak postanowi, uchylając przy tym (o czym zapomina się powszechnie) wymóg bezwzględnej większości głosów. Niektóre regulaminy wbrew temu przyznają głos rozstrzygający także wiceprzewodniczącemu rady.

Na obronę regulaminów można jednak przytoczyć argument, że wiele z nich zostało zainfekowanych błędami przez statuty spółek, nawet giełdowych.

Tekst ogłoszony 12 listopada 2001 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka

Czytaj także:
2013.08.23 Wszystko w porządku
2001.10.29 Pogoda dla krętaczy

Lista obecności [2000]

Protokół posiedzenia rady nadzorczej pomijający imiona i nazwiska obecnych członków rady jest bezskuteczny. Basta!

Nierzadko najwięcej trudności przysparza stosowanie najjaśniejszego z przepisów. Przykładem bywa stosunek praktyki do kodeksowych wymogów dotyczących protokołowania posiedzeń rad nadzorczych spółek akcyjnych (są to wymogi tożsame z dotyczącymi posiedzeń zarządu). Jeden z nich przewiduje zawarcie w protokole imion i nazwisk członków rady obecnych na posiedzeniu. Spełnienie tego wymogu jest wyjątkowo proste. Imiona i nazwiska członków rady nie stanowią tajemnicy. Wystarczy policzyć obecnych, a ich dane odnotować w protokole. Ma to znaczenie dla stwierdzenia kworum. Ma znaczenie dla ważności uchwał. Ma znaczenie dla ustalenia osobistej odpowiedzialności poszczególnych członków rady.

Lecz wyznam, że widuję protokoły z posiedzeń rad nadzorczych, które zamiast identyfikacji obecnych członków rady zawierają suchą adnotację: „Obecni według załączonej listy”. Nie ma znaczenia, czy lista została podpięta do protokołu, czy już zdążyła gdzieś się zawieruszyć. Identyfikacja obecnych powinna być zawarta w protokole. Wobec jej braku – protokół nie spełnia wymogów formalnych, zatem uchwały rady nie nabierają mocy, zatem jej posiedzenie jest tylko bezowocną stratą czasu, zatem rada jest niekompetentna.

Tylko protokół rozstrzyga, czy posiedzenie rady miało kworum, a zatem czy uchwały są skuteczne. Tylko protokół może rozproszyć wątpliwości, czy członek rady brał udział w posiedzeniu, co wiąże się z jego odpowiedzialnością wobec spółki, a bardzo często także z odpowiedzialnością wobec mocodawcy, którego w radzie nadzorczej (według oczekiwań mocodawcy) powinien reprezentować.

W lutym 1999 r. poruszenie wywołało posiedzenie rady nadzorczej Animexu. Zapadła na nim uchwała o odwołaniu prezesa zarządu. Jeden z akcjonariuszy, Kredyt Bank, podniósł zarzut, jakoby posiedzenie rady nie miało kworum, skoro nie uczestniczyły w nim osoby „reprezentujące” bank. Zarzut postawiono w dobrej wierze, biorąc pod uwagę oświadczenia owych osób – pracowników banku. Nieprawdziwe, bowiem Marek Gurdziel, wówczas dyrektor Departamentu Bankowości Inwestycyjnej KB, wziął jednak udział w posiedzeniu rady Animexu. Przynajmniej w części posiedzenia. Tej, w toku której wylano prezesa. Zarzut banku był więc bezzasadny. Miało to wpływ na los spółki. Przypadek ten obrazuje, że kiedy w grę wchodzą pieniądze, ustalenie faktów bywa trudne, a oświadczenia bywają kłamliwe. Zawierzyć można przeto tylko protokołowi. Stąd kodeksowy wymóg uwierzytelnienia protokołu podpisami obecnych na protokołowanym posiedzeniu członków rady.

Nie zawsze członkowie rady obecni są na całym posiedzeniu. Czasem ktoś spóźni się, ktoś wyjdzie i wróci, lub nie. Od kiedy upowszechniły się telefony komórkowe, dyscyplina obrad bardzo spadła. Członkowie rady opuszczają salę obrad, ponieważ ktoś do nich dzwoni, bądź oni dzwonią do kogoś. Czasem po to, by zdać sprawę z przebiegu obrad i poprosić o instrukcję głosowania. Jak podczas aukcji dzieł sztuki, kiedy licytujący konsultują się ze zbieraczami, do jakiej kwoty można podbić cenę. Zgroza! Nie na tym polega porządek korporacyjny. Nie ma potrzeby protokołowania godzin otwarcia i zamknięcia posiedzenia. Nie ma potrzeby protokołowania, kto kiedy przyszedł i wyszedł, jak również – dokąd poszedł. Wystarczy przestrzegać zasady protokołowania liczby głosów oddanych na poszczególne uchwały. I zdań odrębnych. Na przykład: „uchwała została podjęta jednogłośnie w obecności pięciorga członków rady”. Lecz jeżeli członek rady opuści posiedzenie zrywając kworum, nie można podjąć uchwały.

Nie ma przeszkód, by w protokole posiedzenia rady zamieścić adnotację, w rozpatrywaniu których punktów porządku obrad uczestniczyli – i którzy – członkowie zarządu spółki, bądź także inne osoby. Nie ulega wątpliwości, że z wielkim dla spółki pożytkiem wszyscy członkowie zarządu powinni być zapraszani na posiedzenie rady i uczestniczyć przy rozpatrywaniu możliwie najliczniejszych punktów porządku obrad. Zachwalam też obyczaj spotkań rady z kadrowym zapleczem zarządu. Dzięki takim roboczym kontaktom rada poznaje prawdziwy potencjał spółki. Rada spotyka się także z biegłymi rewidentami, czasem z zaproszonymi przez siebie ekspertami, czasem ze związkowcami.

Lecz gdyby ktoś zaniedbał zamieszczenia w protokole posiedzenia imion i nazwisk zaproszonych osób, w tym nawet członków zarządu, nic złego się nie stanie. Albowiem liczą się tylko członkowie rady nadzorczej. Tylko oni wszak stanowią kworum, podejmują uchwały, ponoszą odpowiedzialność. Zatem tylko oni podpisują protokół posiedzenia rady. I tylko te podpisy liczą się. Gdyby zaś nadto złożono podpisy na liście obecności – nic nie szkodzi. Można przecież zrobić z niej samolot.

Tekst ogłoszony 17 listopada 2000 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka
Czytaj także:
2000.06.21 Tajny protokół
2003.08.23 Czarna skrzynka
2013.02.15 Lot nad kukułczym gniazdem
2013.05.04 Rakiety woda-woda
2014.09.22 Zdanie bez dwóch zdań