Czy i kiedy może rada nadzorcza zmieniać porządek obrad?

Zastanawiająco często rady nadzorcze spółek akcyjnych grzęzną w wątpliwościach, czy w trakcie posiedzeniu mogą dokonywać zmian porządku obrad. Ponieważ kodeks spółek handlowych nie jest instrukcja obsługi spółki i z zasady nie zajmuje się „oczywistymi oczywistościami”, materię tę z fantazją podejmują statuty spółek, bądź regulaminy rady nadzorczej. Wiele z tych dokumentów staje na stanowisku, że rada nadzorcza porządku obrad dotykać nie powinna, a jeżeli już – to tylko w ściśle określonych szczegółach i sytuacjach. Takie rozumowanie świadczy o nieznajomości mechanizmu działania rady nadzorczej.

Kwestię, czy rada nadzorcza może w trakcie posiedzenia zmieniać porządek obrad tegoż posiedzenia, najłatwiej ogarnąć odpowiadając na pytania, przez kogo i kiedy ów porządek został ustalony. Otóż najczęściej przez samą radę na początku posiedzenia, którego porządek obrad dotyczy. W teorii rada mogłaby ustalać porządek obrad następnego posiedzenia na poprzednim, bądź ustalać porządek obrad kolejnych posiedzeń nawet na rok z góry, ale byłoby to i niepraktyczne, i mało rozsądne. Rada może na poprzednim posiedzeniu uzgodnić założenia porządku swoich obrad na następnym, może także przyjąć założenia rocznego planu pracy, ale porządek obrad najczęściej przyjmuje dopiero na każdym posiedzeniu. Tym różni się od walnego zgromadzenia, którego porządek obrad ustalany bywa z wyprzedzeniem.

Porządek obrad spełnia ważną rolę. Zawiera listę spraw, w których przewidziane jest podjęcie uchwał. Należycie przygotowany jest wskazówką, jak rada powinna gospodarować czasem na posiedzeniu, by zapoznać się z przedstawionymi jej tematami oraz podjąć uchwały. Inspiruje radę do działania, mobilizuje i dyscyplinuje jej członków, unaocznia im odpowiedzialność rady nadzorczej za spółkę, powinien też zniechęcać do retorycznych popisów.

Zwołując radę nadzorczą jej przewodniczący zazwyczaj (nie jest to wprawdzie jego obowiązkiem, niemniej jest to wskazane dla ułatwienia prac rady) przedkłada członkom rady projekt porządku obrad, który – do chwili przyjęcia go przez radę – nie ma mocy wiążącej. Przeto, skoro to rada przyjmuje porządek obrad, nie ma przeszkód, by w trakcie posiedzenia dokonywała w tym porządku zmian, uzupełniała go, korygowała. Na członkach rady ciąży obowiązek udziału w jej posiedzeniach, obowiązuje na nich wymóg kworum, więc członek rady nadzorczej, który nie bierze udziału w posiedzeniu, nie korzysta z ochrony przez zmianą porządku obrad, który jest ustalany dopiero na posiedzeniu, bądź zostałby ustalony wcześniej.

Zamieszanie w tej materii zawdzięczamy Komitetowi Dobrych Praktyk, który w „Dobrych praktykach w spółkach publicznych 2002” przyjął zasadę 29: „Porządek obrad rady nadzorczej nie powinien być zmieniany lub uzupełniany w trakcie posiedzenia, którego dotyczy. Wymogu powyższego nie stosuje się, gdy obecni są wszyscy członkowie rady nadzorczej i wyrażają oni zgodę na zmianę lub uzupełnienie porządku obrad, a także gdy podjęcie określonych działań przez radę nadzorcza jest konieczne dla uchronienia spółki przed szkodą jak również w przypadku uchwały, której przedmiotem jest ocena, czy istnieje konflikt interesów między członkiem rady nadzorczej a spółką”. Czyli: rada nadzorcza nie może, bez spełnienia tych warunków, zmienić porządku obrad, który sama uchwaliła… Co ciekawe, wyjątek dotyczy konfliktu interesów między członkiem rady a spółką, który to konflikt jest w świetle prawa dopuszczalny i najwyżej rzutuje na status niezależności członka rady.

Niechęć do wprowadzania na posiedzeniu rady nadzorczej uzupełnień porządku obrad wzięła się zapewne z archaicznej tradycji Kodeksu handlowego, tak skomentowanego w tej kwestii przez prof. Maurycego Allerhanda: „W zaproszeniu (na posiedzenie rady – ASN) nie musi być podany porządek dzienny, jeżeli go jednak podano, można powziąć uchwałę nad przedmiotem, nie wymienionym w zaproszeniu, tylko wtedy, gdy wszyscy członkowie są obecni, jeżeli zaś brak niektórych, powzięcie uchwały jest niedopuszczalne, bo możliwie członek nie zjawił się tylko ze względu na porządek dzienny, uważając przedmiot za pozbawiony doniosłości, a byłby się zjawił, gdyby wiedział, że obradować się będzie także nad innym przedmiotem poza wymienionymi w zaproszeniu”.

Współcześnie założenie, że członek rady nadzorczej „możliwie … byłby się zjawił, gdyby wiedział” nie ma racji bytu. Na gruncie Ksh udział członka rady w posiedzeniu nie jest kaprysem, ale obowiązkiem. Niestety, cytowana zasada 29 z 2002 roku została przejęta do statutów wielu spółek i rozprzestrzeniła się po rynku niczym wirus. Wiele statutów przyjmuje, że zwołując radę przewodniczący podaje proponowany porządek obrad, który w trakcie posiedzenia nie może być zmieniany – chyba, że zachodzą warunki wskazane przez cytowaną zasadę 29. Stawia to przewodniczącego rady, osobę zazwyczaj powiązaną z dominującym akcjonariuszem, w sytuacji bezwzględnej przewagi nad pozostałymi członkami rady. Taka praktyka stoi w sprzeczności z przepisem art. 388 § 2 Ksh expressis verbis dopuszczającym wprowadzanie spraw do porządku obrad rady nadzorczej już na jej posiedzeniu.

Dlatego trudno zrozumieć racje stojące za rozwiązaniem przyjętym w statucie jednej z wielkich spółek z GPW: „W zaproszeniu na posiedzenie Rady Nadzorczej Przewodniczący określa termin posiedzenia, miejsce obrad oraz szczegółowy projekt porządku obrad. Zmiana zaproponowanego porządku obrad może nastąpić, gdy na posiedzeniu obecni są wszyscy członkowie Rady Nadzorczej i nikt nie wnosi sprzeciwu co do zmiany porządku obrad”. W przypadku nieobecności lub sprzeciwu choćby jednego członka rady, pozostali jej członkowie stają się zakładnikami porządku obrad niby tylko proponowanego, lecz w takiej sytuacji – narzuconego przez przewodniczącego.

W świetle prawa swoboda rady nadzorczej w kwestii przyjmowania i modyfikowania porządku obrad nie jest ograniczona nawet w sytuacji, gdy rada zwoływana jest przez przewodniczącego na żądanie uprawnionego podmiotu, bądź – wobec bezczynności przewodniczącego – przez uprawniony podmiot samodzielnie. Wówczas proponowany porządek obrad podaje przed posiedzeniem podmiot uprawniony do zwołania rady (art. 389 §§ 1 i 2 Ksh). Jedynie w tym przypadku podanie proponowanego porządku obrad jest obligatoryjne. Uprawnionymi do żądania zwołania rady są zarząd (kolegialnie) i członkowie rady nadzorczej (indywidualnie). Wiele statutów wbrew prawu ogranicza przywilej zwołania w tym trybie rady przez członka rady nadzorczej wymagając współdziałania dwóch lub więcej członków rady. Takie postanowienia są niezgodne z ustawą, więc oczywiście nie mają mocy prawnej; niepokoi jednak brak kompetencji kancelarii prawnych przygotowujących takie statuty.
Czytaj także:
20015.04.25 Nieobecny nie ma racji
2013.08.16 Wszystko w porządku
2001.12.10 Od porządku do obrad
2001.11.19 Między sztuką a sztuczkami

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *