Jeszcze o nieporozumieniach wokół porządku obrad rady nadzorczej

  • W statutach i regulaminach spółek notowanych tkwi wiele niejasności lub błędów na temat porządku obrad rady nadzorczej;
  • Dotyczą one kwestii, skąd bierze się porządek obrad rady: czy ustala go zwołujący radę na posiedzenie, czy sama rada już na posiedzeniu?
  • A także kwestii, czy na posiedzeniu rada może zmienić lub uzupełnić porządek obrad, a jeżeli tak – to po spełnieniu jakich warunków?
  • Uważam, że żaden interes nie przemawia za betonowaniem porządku obrad rady, utrudnianiem jego aktualizacji na posiedzeniu.

Teoretycznie można obradować bez porządku. Do czego to prowadzi, widzieliśmy w świątyni prawa – Sądzie Najwyższym. Porządek służy racjonalizacji obrad, sprzyja efektywności prac organu, ułatwia podejmowanie uchwał.

Porządkowi obrad rady nadzorczej spółki akcyjnej Ksh poświęca niewiele uwagi. Przyjmuje się milczące założenie, że radę zwołuje jej przewodniczący. Według art. 389 § 1 Ksh zarząd lub członek rady mogą żądać zwołania rady, podając proponowany porządek obrad. Przewodniczący zwołuje posiedzenie w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania wniosku. Przepis ten bywa rozmaicie rozumiany przez spółki. W statutach spółek notowanych spotyka się błędne postanowienia, że nie członek rady, ale dopiero dwóch lub trzech członków mogą żądać zwołania rady. Można także spotkać statutowy przywilej żądania zwołania rady przez posiadacza określonego udziału procentowego w kapitale spółki.

Ponieważ uważa się, że termin dwóch tygodni dotyczy czynności zwołania posiedzenia, nie daty jego odbycia, liczne statuty wymagają odbycia posiedzenia rady na wniosek zarządu lub członka rady nie później niż w określonym terminie liczonym od dnia złożenia wniosku. To zapobiega obstrukcji na wypadek bezczynności przewodniczącego.

Mniej wątpliwości budzi przepis art. 389 § 2 Ksh: Jeżeli przewodniczący nie zwoła posiedzenia zgodnie z § 1, wnioskodawca może zwołać je samodzielnie, podając datę, miejsce i proponowany porządek obrad. W obu przypadkach jest mowa o proponowanym porządku obrad, z czego można wnioskować, że ostateczny porządek powstaje na posiedzeniu rady, po odniesieniu się przez nią do propozycji zwołującego radę.

O porządku obrad rady nadzorczej spółki akcyjnej wspomina incydentalnie także art. 388 § 2, dotyczący oddawania przez członka rady nieobecnego na posiedzeniu głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka rady. Głos taki nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady.

Jeden z komentatorów idzie w tej sprawie daleko: „Jeżeli statut spółki przewiduje oddanie głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, konieczne jest także podanie w zaproszeniu porządku obrad (…). Poza tym porządek obrad musi zostać podany w razie zwołania posiedzenia rady nadzorczej w trybie art. 389 § 1 i 2. Obowiązek ten może także wynikać z postanowień statutu lub regulaminu rady” (wytłuściłem, z czym się nie zgadzam – ASN).

Rzeczywiście, niektóre statuty wymagają podania przed posiedzeniem szczegółowego porządku obrad. Ponieważ zadaniem porządku jest określenie spraw, które powinny zostać omówione, a zazwyczaj i zamknięte uchwałą, powierzenie przewodniczącemu samodzielnego ustalania porządku obrad rady przed posiedzeniem daje mu odczuwalną przewagę nad jej innymi członkami.

Niezależnie od tego, czy porządek obrad został podany podczas zwołania rady (Ksh używa archaicznego pojęcia „zaproszenia” na radę; miało ono sens wówczas, gdy obecność członków rady na posiedzeniu nie była wymagana), statuty spółek seryjnie, jeden za drugim, przyjmują rozwiązanie, że porządek obrad nie powinien być zmieniany lub rozszerzany już na posiedzeniu. Wyjątki dopuszczalne są w sytuacji, gdy wszyscy członkowie rady są obecni i nikt nie zgłasza sprzeciwu wobec proponowanych zmian. Przywilej zamrożenia porządku obrad (bez względu na to, czy został on ustalony przed posiedzeniem!) przysługuje przeto nie tylko każdemu z obecnych na posiedzeniu członków rady, także nieobecnemu, z czym trudno mi się pogodzić.

Wiele spółek powtarza w statutach lub regulaminach niefortunną formułę dopuszczającą zmianę porządku obrad na posiedzeniu także w sytuacjach, gdy  „podjęcie określonych działań przez radę nadzorcza jest konieczne dla uchronienia spółki przed szkodą jak również w przypadku uchwały, której przedmiotem jest ocena, czy istnieje konflikt interesów między członkiem rady nadzorczej a spółką”. Owszem, należy chronić nadzorowaną spółkę przed szkodą. Natomiast drugi z wyjątków dotyczy konfliktu interesów między członkiem rady a spółką, przy czym chodzi o każdego członka rady, nie tylko tego, którego wiąże zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej. A przecież konflikt interesów w radzie – naturalnym środowisku takich konfliktów! – bywa częsty, jest w świetle prawa dopuszczalny i najwyżej rzutuje na status niezależności członka rady.

Przewodnicząc radom zachęcałem zarząd i członków rady do zgłaszania propozycji dotyczących spraw do omówienia i uchwał do podjęcia, a zwołując radę przedkładałem jej członkom niewiążącą, lecz należycie dopracowaną, propozycję porządku uchwalanego przez radę już na posiedzeniu. Pozwalało to uniknąć wszelkich kłopotów z porządkiem obrad.

Nieporozumienia związane z porządkiem obrad mogą mieć duże znaczenie praktyczne. Jest to jeden z rozlicznych aspektów nieprawidłowości w statutach i regulaminach. Temat omówię szerzej podczas webinaru planowanego na 6 czerwca o 10:00. Szczegóły na stronie www.Personalities.pl. Zapraszam!

Czytaj także, m.in.:

2017.01.09 Czy i kiedy może rada nadzorcza zmienić porządek obrad?
2015.04.25 Nieobecny nie ma racji
2013.08.16 Wszystko w porządku
2001.12.10 Od porządku do obrad
2001.11.19 Między sztuką a sztuczkami

Natomiast w sprawie głosowania przez nieobecnego za pośrednictwem innego członka rady polecam krytyczną analizę:

2020.04.26 Jak wepchnięto spółki na rozdroże między nowymi i dawnymi czasy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *