Protokół, czarna skrzynka spółki

Przepisy dotyczące protokołów zarządów i rad spółek powinny być klarowne, jednoznaczne. Projekt zmian Ksh nie zmierza w tym kierunku, jest wewnętrznie niespójny.

  • Ogłoszono projekt kolejnej nowelizacji Kodeksu spółek handlowych, tym razem pełniejszej i mniej przypadkowej niż poprzednie;
  • Nareszcie podjęto próbę uporządkowania stosunków między spółkami dominującymi i zależnymi;
  • Niemal bez zmian pozostawiono wymagające pilnego uwspółcześnienia regulacje dotyczące walnego zgromadzenia spółki publicznej;
  • W założeniu proponowane zmiany mają usprawnić działalność spółek handlowych, lecz można wskazać na brak konsekwencji niektórych rozwiązań.

Protokoły zarządu i rady nadzorczej są jak czarne skrzynki w samolotach. Ilekroć coś nie pójdzie jak powinno, należy badać protokoły równie skrupulatnie, jak komisje wypadków lotniczych badają owe skrzynki. Świadczą o tym przypadki polskie (fałszerstwo uchwały rady nadzorczej, Optimus 2006 r.) i zagraniczne. Obecnie w Wielkiej Brytanii starannie bada się protokoły rady dyrektorów banku Barclays (podejrzane przelewy do Kataru, 2008 r.), a w USA – protokoły rady General Electric od 2005 r. (brytyjski fiskus domaga się od GE miliarda funtów zaległych podatków).

Przepisy dotyczące protokołów zarządów i rad spółek powinny być klarowne, jednoznaczne. Projekt zmian Ksh nie zmierza w tym kierunku, jest wewnętrznie niespójny. Obecnie prawo nie wymaga protokołowania posiedzeń organów spółki akcyjnej, ani przebiegu obrad prowadzonych czy na posiedzeniach, czy poza nimi. Wymaga się natomiast protokołowania uchwał organów spółki, aczkolwiek zdumiewająco wiele statutów, w tym spółek skądinąd poważnych, przewiduje zamieszczanie uchwał w załącznikach do protokołu (łatwiej je wtedy podmienić lub „zgubić”). Wymaga się także protokołowania porządku obrad, nazwisk i imion obecnych członków organu (wiele statutów traktuje „listę obecności” jako załącznik do protokołu – patrz uwaga powyżej), liczby głosów oddanych na poszczególne uchwały oraz zdań odrębnych. Protokół może także zawierać informację, że w przypadku sprzeczności interesów spółki z interesami członka organu lub jego wymienionych bliskich, ujawnił on tę sprzeczność i wstrzymał się od udziału w rozstrzyganiu spraw. Protokół jest podpisywany przez obecnych członków organu. Liczą się przeto uchwały i głosy oddane na nie, zaś wypowiedzi w dyskusji nie mają w istocie znaczenia.

Projekt rozciąga ten przepis na organy spółki z o.o. i organ prostej spółki akcyjnej, co dobrze posłuży pewności obrotu. Lecz zmienia jego brzmienie, co budzi zastrzeżenia. Zmiana polega na rezygnacji z protokołowania zdań odrębnych, wystarczy je „zaznaczyć” w protokole wraz z „ewentualnym umotywowaniem”. Otrzymuję ze spółek informacje, że coraz to członkowi rady nadzorczej odmówiono zaprotokołowania zdania odrębnego, „bo to psuje obraz”; proponowana zmiana może przeto wydatnie osłabić pozycję członka organu zgłaszającego votum separatum. Zaznaczy się, że owszem, wniesiono zdanie odrębne, bez wyjaśnień kto je złożył i dlaczego. A przecież zdanie odrębne jest silnym argumentem za wyłączeniem odpowiedzialności zgłaszającego za szkodę wyrządzoną spółce w następstwie przyjętej uchwały.

Zarazem, skoro (słusznie!) podkreśla się wymóg dokładania przez członków zarządów i rad spółek akcyjnych i z o.o. staranności wynikającej z zawodowego charakteru ich działalności – dlaczego dopuszczać rezygnację z ogłaszania umotywowania zdań odrębnych? Jestem gotów przyjąć, że trudno wymagać owego zawodowego charakteru działalności w radzie od jej członka wybranego przez pracowników, on może mieć trudności ze sformułowaniem swojej motywacji, niemniej skoro wprowadzono do projektu umotywowania zdań odrębnych, nie powinny one być „ewentualne”.

W przypadku prostej spółki akcyjnej protokół organu nie wymaga porządku obrad. Ani liczby głosów oddanych na poszczególne uchwały – wystarczy wynik głosowania: pierwszy przypadek to wyszczególnienie głosów oddanych za, przeciw i wstrzymujących się; drugi, jak mniemam, wymaga stwierdzenia, czy uchwała została przyjęta. 

Proponuje się także przepis wymagający sporządzenia protokołu „z posiedzenia rady nadzorczej” spółki z o.o.; wymogi dotyczące treści dokumentu są takie same jak w przypadku protokołu zarządu spółki z o.o. oraz zarządu i rady spółki akcyjnej. Ten przypadkowy wymóg sporządzania protokołu „z posiedzenia” może zmylić rady podejmujące uchwały poza posiedzeniami. Już dzisiaj mają one liczne i zbyteczne wątpliwości, jak określić miejsce powzięcia takiej uchwały (po co?), termin jej wejścia w życie, oraz czy dołączyć ją do protokołu poprzedniego, czy następnego posiedzenia rady. Teraz do reszty zabełta im się błękit w głowach.                                             Tekst ogłoszony 18 sierpnia 2020 r. w Gazecie Giełdy i Inwestorów PARKIET

Czytaj także: sztuki protokołowania zarządu i rady nadzorczej poświęciłem wiele wpisów, można je przeglądnąć wpisując do wyszukiwarki blogu słowo „protokół”.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *