Archiwa tagu: głos na piśmie

Nieobecny nie ma racji

Udział w pracy rady nadzorczej, w tym w jej posiedzeniach, jest obowiązkiem członka rady. Niemniej prawo udaje, że chroni interesy nieobecnych. Czyni to mało skutecznie.

Źle, kiedy przepis budzi więcej wątpliwości niż przynosi pożytku. Przykładem przyjęty w dobrej intencji przepis art. 388 § 2 Ksh. Intencja sprowadzała się do tego, by umożliwić udział w głosowaniu uchwał członkowi rady nadzorczej nieobecnemu na posiedzeniu. Może on – jeżeli statut tak przewiduje – oddać głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady. Głos taki nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad rady już na posiedzeniu. Wszystko niby jasne, ale mało praktyczne.

Po pierwsze, głos na piśmie może być oddany nie inaczej niż za pośrednictwem innego członka rady, który uczestniczy w posiedzeniu. Pośrednictwo jest konieczne. Nie można przesłać głosu wprost do spółki, ma być on doręczony radzie nadzorczej, zapewne na ręce przewodniczącego, przez innego członka rady, który spełnia funkcję listonosza, nie zaś pełnomocnika dysponującego głosem nieobecnego. Oddanie głosu nastąpi przez klarowne określenie przez nieobecnego, jak głosuje: czy za, czy przeciw, czy wstrzymuje się. Nie spełni tego wymogu złożenie na piśmie deklaracji „głosuję tak jak Janek”. Nie wymyśliłem tego – takie przypadki zdarzają się naprawdę..

Po drugie, „oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej”. Rzecz w tym, że w normalnych okolicznościach porządek obrad rady jest przyjmowany dopiero na posiedzeniu, aczkolwiek przewodniczący powinien, zwołując radę, przedstawić szczegółowe propozycje porządku jej obrad (lecz jeżeli tego nie uczyni, co zdarza się nie tak rzadko, zwołanie będzie skuteczne). Odstępstwo od takiej praktyki dotyczy posiedzeń zwoływanych na żądanie zarządu lub członka rady nadzorczej lub – wskutek braku należytej reakcji przewodniczącego na takie żądanie – przez wnioskodawcę, który obowiązkowo określa porządek obrad zwołując posiedzenie. Może się zatem zdarzyć, że zaproszony na posiedzenie a nieobecny na nim członek rady nie zna projektów uchwał, ani porządku obrad, więc głosować na piśmie nie może.

Po trzecie, nawet jeżeli nieobecny zna proponowany projekt uchwały, na którą pragnie oddać głos na piśmie, może się zdarzyć, że rada zmieni kształt omawianej sprawy lub brzmienie głosowanego projektu. Na przykład porządek obrad przewiduje uchwałę rady w sprawie wyrażenia zgody na dokonanie przez zarząd określonej w statucie czynności, lecz rada obwaruje swoją zgodę daleko idącymi warunkami, których nieobecny nie zna z góry. Czy w takich okolicznościach brać jego głos pod uwagę?

Po czwarte, interpretacja omawianego przepisu prowadzi do wniosku, że w świetle Ksh dopuszczalne jest wprowadzanie przez radę nadzorczą, już na posiedzeniu, spraw do porządku obrad. Dawniej uważano, że nie należy tak czynić, gdyż członek rady gotów zrezygnować z udziału w posiedzeniu skoro nie będą na nim głosowane sprawy dotyczące jego interesów. Dzisiaj w radzie nadzorczej obowiązuje kworum, udział członków rady w posiedzeniach jest obowiązkowy, interesy nieobecnych członków rady nie podlegają ochronie. Po prostu: nieobecny nie ma racji. Lecz wiele statutów zastrzega, że rada nadzorcza nie może wprowadzać spraw do porządku obrad, jeżeli nie są obecni wszyscy członkowie rady, chyba że zachodzą okoliczności wyszczególnione w statucie. Taki osobliwy przepis trafił do statutów ze zbioru Dobrych praktyk, lecz dobrych praktyk wcale nie wyraża. Wręcz przeciwnie.

Po piąte, głos oddany na piśmie liczy się przy ustalaniu wymaganej większości głosów, natomiast nie liczy się przy ustalaniu kworum. Jest to oczywiste, niemniej wiele rad nadzorczych ma z tym kłopot…

Czytaj także:
2001.11.19 Między sztuką a sztuczkami
2002.09.16 Usprawiedliwienie

Droga na skróty [2002]

Statut może ułatwić radzie podejmowanie uchwał, ale są pewne wymogi, które i tak należy dopełnić!

W kodeksie spółek handlowych mechanizm podejmowania uchwał przez radę nadzorczą został uregulowany prosto: uchwały zapadają na posiedzeniu (na które wszyscy członkowie zostali zaproszeni) wymaganą większością głosów w obecności kworum, lecz statut spółki może wykreować trzy inne możliwości.
• Po pierwsze, statut może dopuścić, że na posiedzeniu rady, oprócz obecnych, w podejmowaniu uchwał mogą brać udział także nieobecni, oddając głos na piśmie za pośrednictwem innych członków rady.
• Po drugie, statut może dopuścić podejmowanie uchwał przez radę w trybie pisemnym.
• Po trzecie, statut może dopuścić podejmowanie uchwał przez radę przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Nawet jeżeli statut przewiduje owe ułatwienia, są przecież pewne wymogi, które należy dopełnić. Oddanie głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady. Uchwała podejmowana w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jest ważna tylko wtedy, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały. W żadnym z powyżej wspomnianych trzech uproszczonych trybów nie można podjąć uchwały w sprawie wyboru przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób.

Oddanie głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka rady dotyczy tylko uchwał podejmowanych przez radę na posiedzeniu. Pośrednik (może być nim tylko inny członek rady obecny na posiedzeniu) dostarcza na posiedzenie pismo, w którym nieobecny jednoznacznie oświadcza, jak głosuje. Dlatego nie można oddać głosu na piśmie w sprawach wprowadzonych do porządku obrad dopiero na posiedzeniu: nieobecny nie znał zawczasu projektów uchwał w tych sprawach, więc nie miał możliwości ustosunkowania się do nich. Dlatego też nieobecny, nawet oddający głos na piśmie za pośrednictwem obecnego członka rady, nie liczy się do kworum, choć liczy się do większości.

Członek rady pośredniczący w oddaniu głosu nieobecnego jest tylko listonoszem. Nie jest pełnomocnikiem. Prawo nie przewiduje działania członka rady i zarządu przez pełnomocnika. Bywa, że nieobecny wystawia obecnemu na posiedzeniu członkowi rady upoważnienie in blanco: w moim imieniu głosuj, jak uważasz – a rada na to przyzwala i liczy taki głos. Ostrzegam: tu zachodzi nie drobne uchybienie procedurze, a oszustwo rzutujące na ważność uchwał.

Podjęcie przez radę nadzorczą uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jest możliwe tylko pod warunkiem, że wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały. Wszyscy: chorzy, uwięzieni, nieobecni w kraju. Jeżeli którykolwiek z członków rady z jakiegokolwiek powodu nie został powiadomiony o treści projektu uchwały, uchwała nie jest ważna. Nawet gdyby taki członek rady nie robił z tego kwestii. Nawet gdyby wyrażał gotowość głosowania ‘w ciemno’. Stwierdzić nieważność uchwały nie będzie wprawdzie łatwo, ale to inna historia.

Nie jest więc zgodna z prawem procedura przyjęta w jednej ze spółek giełdowych: przewodniczący rady nadzorczej obdzwania wszystkich członków rady i uzyskuje ich stanowisko w sprawie poddanej pod konsultacje. ‘Po uzyskaniu stanowiska wszystkich członków rady nadzorczej banku w przedmiotowej sprawie, przewodniczący rady nadzorczej sporządza i podpisuje protokół dotyczący podjęcia uchwały w opisanym trybie, który na najbliższym posiedzeniu rady zostanie potwierdzony poprzez podpisanie przez wszystkich pozostałych członków rady nadzorczej banku’.

Cytowany przepis kreuje dziwaczną procedurę. Niektóre skróty są niezgodne z prawem. Przewodniczący konsultuje wszystkich członków rady z osobna; w tym czasie oni nie mogą porozumieć się pomiędzy sobą. Nie jest jasne, czy zostają oni powiadomieni o treści projektu uchwały, co jest warunkiem jej ważności. Nie głosują oni zresztą nad konkretnym projektem uchwały, ale wyrażają stanowiska. Przewodniczący rady waży te stanowiska, po czym sporządza protokół, który też nie będzie głosowany, lecz ‘zatwierdzony poprzez podpisanie przez wszystkich’. A gdyby ktoś nie podpisał, na przykład z powodu nieobecności na owym najbliższym posiedzeniu – to co?

Co to są ‘głosy’, jaka może być ich treść i postać – wynika z ustawy. Co to jest ‘stanowisko’, nie wynika ani z ustawy, ani z cytowanego statutu. Niedawno walne zgromadzenie banku dokonało pewnych zmian w statucie, po czym uchwaliło jego tekst jednolity. Nie skorzystano z okazji, by doprowadzić statut do stanu zgodnego z prawem. Zresztą nie tylko w tej sprawie.

Tekst ogłoszony 7 stycznia 2002 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka