Archiwa tagu: porządek obrad rady nadzorczej

Jeszcze o nieporozumieniach wokół porządku obrad rady nadzorczej

  • W statutach i regulaminach spółek notowanych tkwi wiele niejasności lub błędów na temat porządku obrad rady nadzorczej;
  • Dotyczą one kwestii, skąd bierze się porządek obrad rady: czy ustala go zwołujący radę na posiedzenie, czy sama rada już na posiedzeniu?
  • A także kwestii, czy na posiedzeniu rada może zmienić lub uzupełnić porządek obrad, a jeżeli tak – to po spełnieniu jakich warunków?
  • Uważam, że żaden interes nie przemawia za betonowaniem porządku obrad rady, utrudnianiem jego aktualizacji na posiedzeniu.

Teoretycznie można obradować bez porządku. Do czego to prowadzi, widzieliśmy w świątyni prawa – Sądzie Najwyższym. Porządek służy racjonalizacji obrad, sprzyja efektywności prac organu, ułatwia podejmowanie uchwał.

Porządkowi obrad rady nadzorczej spółki akcyjnej Ksh poświęca niewiele uwagi. Przyjmuje się milczące założenie, że radę zwołuje jej przewodniczący. Według art. 389 § 1 Ksh zarząd lub członek rady mogą żądać zwołania rady, podając proponowany porządek obrad. Przewodniczący zwołuje posiedzenie w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania wniosku. Przepis ten bywa rozmaicie rozumiany przez spółki. W statutach spółek notowanych spotyka się błędne postanowienia, że nie członek rady, ale dopiero dwóch lub trzech członków mogą żądać zwołania rady. Można także spotkać statutowy przywilej żądania zwołania rady przez posiadacza określonego udziału procentowego w kapitale spółki.

Ponieważ uważa się, że termin dwóch tygodni dotyczy czynności zwołania posiedzenia, nie daty jego odbycia, liczne statuty wymagają odbycia posiedzenia rady na wniosek zarządu lub członka rady nie później niż w określonym terminie liczonym od dnia złożenia wniosku. To zapobiega obstrukcji na wypadek bezczynności przewodniczącego.

Mniej wątpliwości budzi przepis art. 389 § 2 Ksh: Jeżeli przewodniczący nie zwoła posiedzenia zgodnie z § 1, wnioskodawca może zwołać je samodzielnie, podając datę, miejsce i proponowany porządek obrad. W obu przypadkach jest mowa o proponowanym porządku obrad, z czego można wnioskować, że ostateczny porządek powstaje na posiedzeniu rady, po odniesieniu się przez nią do propozycji zwołującego radę.

O porządku obrad rady nadzorczej spółki akcyjnej wspomina incydentalnie także art. 388 § 2, dotyczący oddawania przez członka rady nieobecnego na posiedzeniu głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka rady. Głos taki nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady.

Jeden z komentatorów idzie w tej sprawie daleko: „Jeżeli statut spółki przewiduje oddanie głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, konieczne jest także podanie w zaproszeniu porządku obrad (…). Poza tym porządek obrad musi zostać podany w razie zwołania posiedzenia rady nadzorczej w trybie art. 389 § 1 i 2. Obowiązek ten może także wynikać z postanowień statutu lub regulaminu rady” (wytłuściłem, z czym się nie zgadzam – ASN).

Rzeczywiście, niektóre statuty wymagają podania przed posiedzeniem szczegółowego porządku obrad. Ponieważ zadaniem porządku jest określenie spraw, które powinny zostać omówione, a zazwyczaj i zamknięte uchwałą, powierzenie przewodniczącemu samodzielnego ustalania porządku obrad rady przed posiedzeniem daje mu odczuwalną przewagę nad jej innymi członkami.

Niezależnie od tego, czy porządek obrad został podany podczas zwołania rady (Ksh używa archaicznego pojęcia „zaproszenia” na radę; miało ono sens wówczas, gdy obecność członków rady na posiedzeniu nie była wymagana), statuty spółek seryjnie, jeden za drugim, przyjmują rozwiązanie, że porządek obrad nie powinien być zmieniany lub rozszerzany już na posiedzeniu. Wyjątki dopuszczalne są w sytuacji, gdy wszyscy członkowie rady są obecni i nikt nie zgłasza sprzeciwu wobec proponowanych zmian. Przywilej zamrożenia porządku obrad (bez względu na to, czy został on ustalony przed posiedzeniem!) przysługuje przeto nie tylko każdemu z obecnych na posiedzeniu członków rady, także nieobecnemu, z czym trudno mi się pogodzić.

Wiele spółek powtarza w statutach lub regulaminach niefortunną formułę dopuszczającą zmianę porządku obrad na posiedzeniu także w sytuacjach, gdy  „podjęcie określonych działań przez radę nadzorcza jest konieczne dla uchronienia spółki przed szkodą jak również w przypadku uchwały, której przedmiotem jest ocena, czy istnieje konflikt interesów między członkiem rady nadzorczej a spółką”. Owszem, należy chronić nadzorowaną spółkę przed szkodą. Natomiast drugi z wyjątków dotyczy konfliktu interesów między członkiem rady a spółką, przy czym chodzi o każdego członka rady, nie tylko tego, którego wiąże zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej. A przecież konflikt interesów w radzie – naturalnym środowisku takich konfliktów! – bywa częsty, jest w świetle prawa dopuszczalny i najwyżej rzutuje na status niezależności członka rady.

Przewodnicząc radom zachęcałem zarząd i członków rady do zgłaszania propozycji dotyczących spraw do omówienia i uchwał do podjęcia, a zwołując radę przedkładałem jej członkom niewiążącą, lecz należycie dopracowaną, propozycję porządku uchwalanego przez radę już na posiedzeniu. Pozwalało to uniknąć wszelkich kłopotów z porządkiem obrad.

Nieporozumienia związane z porządkiem obrad mogą mieć duże znaczenie praktyczne. Jest to jeden z rozlicznych aspektów nieprawidłowości w statutach i regulaminach. Temat omówię szerzej podczas webinaru planowanego na 6 czerwca o 10:00. Szczegóły na stronie www.Personalities.pl. Zapraszam!

Czytaj także, m.in.:

2017.01.09 Czy i kiedy może rada nadzorcza zmienić porządek obrad?
2015.04.25 Nieobecny nie ma racji
2013.08.16 Wszystko w porządku
2001.12.10 Od porządku do obrad
2001.11.19 Między sztuką a sztuczkami

Natomiast w sprawie głosowania przez nieobecnego za pośrednictwem innego członka rady polecam krytyczną analizę:

2020.04.26 Jak wepchnięto spółki na rozdroże między nowymi i dawnymi czasy

Jak wepchnięto spółki na rozdroże między nowymi i dawnymi czasy

  • Jedną ustawą legislator wprowadza spółki w cyfrową współczesność i cofa je w epokę sprzed wynalezienia telefonu;
  • Krok naprzód to zdalne podejmowanie uchwał przez organy spółek kapitałowych przy wykorzystaniu internetu;
  • Krok wstecz to upowszechnienie osobliwej praktyki oddawania głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu lub rady nadzorczej;
  • Możliwości praktycznego wykorzystania osiągnięć XXI wieku są wprowadzane równocześnie z praktyką godną połowy XIX wieku.

Chodzą po świecie osóbki wygłaszające opinie o potrzebie „napisania całego prawa od nowa”. Nie rozumieją one, że prawo nie jest produktem chwili, że odzwierciedla ono sprzeczne prądy, bowiem współistnieją w nim normy pochodzące z różnych okresów rozwoju, wywodzące się z różnych tradycji, wyrażające ducha różnych kultur. W polskim prawie spółek wkroczyliśmy właśnie w etap upowszechniania możliwości wykorzystania nowoczesnych środków porozumiewania się na odległość w procesie podejmowania uchwał przez zarządy, rady nadzorcze, walne zgromadzenia i zgromadzenia wspólników. Zarazem ustawodawca wyposażył członków zarządów i rad nadzorczych spółek kapitałowych w niepraktyczną, niedzisiejszą instytucję głosu oddanego na piśmie za pośrednictwem innego członka organu podejmującego uchwałę.

Instytucja ta został wprowadzona do Kodeksu spółek handlowych pierwotnie wyłącznie na użytek członków rad nadzorczych spółek akcyjnych. Komentator Ksh widział w mniej rozwiązanie „ważne i ułatwiające funkcjonowanie rad nadzorczych”. Jak przedstawiało się ono w praktyce?

  1. Uprawnienie do oddania głosu na piśmie przysługiwało członkowi rady nadzorczej nieobecnemu na jej posiedzeniu. Zatem wprowadzono służącą nieobecnym instytucję niespójną z obowiązkiem uczestniczenia w posiedzeniach rady, wykreowanym poprzez wprowadzenie wymogu kworum.
  2. Nieobecny mógł wykonywać to uprawnienie, jeżeli przewidziano je w statucie (ostatnio przyjęto formułę, że statut/ umowa spółki może je wykluczyć. Niech wykluczy!)
  3. Niemniej w niektórych sprawach nieobecny nie mógł głosować zaocznie (co zostało teraz uchylone).
  4. Nieobecny składa na piśmie oświadczenie o oddaniu głosu na uchwałę. Ponieważ często nie zna projektu uchwały, oświadcza: „Głosuję jak większość / jak Mietek / jak przewodniczący”. To oczywiście parodia, ale jeżeli jego głos będzie radzie potrzebny, może zostanie uwzględniony.
  5. Głos dotyczy konkretnej uchwały. Nie można jednym głosem objąć wielu uchwał.
  6. Nieobecny nie przekazuje oświadczenia o treści swojego głosu bezpośrednio do spółki (faksem, pocztą elektroniczną, usługą pocztową, kurierem), może przekazać pismo jedynie za pośrednictwem innego członka rady, który weźmie udział w posiedzeniu i dostarczy pismo nieobecnego. Pośrednik nie jest pełnomocnikiem, lecz niemym doręczycielem. Nieobecny może mieć trudności z dotarciem do niego.
  7. Oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej. Nieobecny nie może oddać głosu, jeżeli porządek obrad zostanie ustalony dopiero na posiedzeniu. Rzecz w tym, że tak dzieje się najczęściej. W „zaproszeniu” na posiedzenie podaje się najwyżej projekt porządku obrad (ujmuję „zaproszenie” w cudzysłów, by podkreślić archaiczny charakter tego sformułowania). „Zaproszenie” kierowane jest do członków rady z koniecznym wyprzedzeniem; w tym czasie w spółce mogła zajść sytuacja skłaniająca radę do poszerzenia porządku obrad o tematy, których projekt porządku nie przewidział.
  8. Nawet jeżeli sprawa została zawczasu wprowadzona do porządku obrad, nieobecny nie zna dokładnego brzmienia uchwały w tej sprawie, która zazwyczaj jest redagowana dopiero na posiedzeniu.
  9. Nawet jeżeli „zaproszenie” na posiedzenie zawiera szczegółowy projekt porządku obrad i projekty uchwał – projekt uchwały, na którą nieobecny oddał głos na piśmie, może ulec daleko idącym modyfikacjom. Posiedzenie to nie mechaniczne zaklepywanie projektów, ale dyskusja nad nimi, często wnikliwa, burzliwa i twórcza. Może okazać się, że nieobecny głosował na uchwałę inną od tej, jaką rada przyjęła.
  10. Jeżeli wszystko ułoży się po myśli nieobecnego i głos przezeń oddany zostanie przez radę przyjęty, zaliczy się go do większości, niemniej nieobecnego nie należy zaliczać do kworum, ponieważ uczestniczy on wyłącznie w głosowaniu nad jedną lub kilkoma uchwałami, lecz nie w pełnym posiedzeniu rady, w dyskusji nad porządkiem obrad, nad informacjami przekazanymi bieżąco przez zarząd, nad sytuacją spółki, itd. Dziwi mnie zdanie niektórych komentatorów, że nieobecnego można uznać za obecnego i do kworum zaliczyć. Sprzeciwiam się temu stanowczo.
  11. Wszelako widzę w tej niedorzecznej procedurze pewną zaletę: utrudni ona głosowanie tajne.

Uważam, że instytucja oddawania przez nieobecnego głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka organu została źle pomyślana. Przejęta z prawa niemieckiego, nie została uwspółcześniona, jeszcze ją skomplikowano. Nie koresponduje ona z technikami głosowania przy wykorzystaniu nowoczesnych środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość wszystkich uczestników posiedzenia online ze wszystkimi.

W następstwie niedawnej, kleconej na chybcika, niedostatecznie chyba przemyślanej, nowelizacji Ksh (zmiany weszły w życie 31 marca 2020 r.), zarządy i rady nadzorcze spółek akcyjnych i spółek z o.o. znalazły się na rozdrożu: technika podejmowania uchwał w trybie zdalnym wiedzie je w XXI wiek, natomiast możliwość oddawania głosu przez piastuna spółki głosu na piśmie za pośrednictwem koleżanki lub kolegi cofa je w epokę sprzed wynalezienia środków porozumiewania się na odległość jak internet z pocztą elektroniczną, faks, nawet historyczny już teleks. Uchylono przy tym wyłączenie możliwości dokonywania w tym trybie „wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób”. Wprawdzie przyjęto założenie, że statut / umowa spółki może wyłączyć instytucję oddawania głosu na odległość, czyli posprzątać spółkę, lecz czy należało ją zaśmiecać?

POST SCRIPTUM: Szczególnie polecam ten wpis uczestnikom webinaru o głosowaniach w spółce akcyjnej i z o.o., zaplanowanego na 29 kwietnia o godz. 10:00 (szczegóły na stronie www.Personalities.pl ). Dowiaduję się, że – wobec znacznego zainteresowania wydarzeniem – wpisy zostały już zamknięte, lecz deklaruję gotowość poprowadzenia wkrótce drugiej edycji wydarzenia, na którą z góry zaprasz

 

Od porządku do obrad [2001]

Im mniej troski o porządek obrad rady, tym więcej w niej chaosu, tym mniej skuteczny nadzór.

W porządku obrad rady nadzorczej znajdują się najczęściej trzy kategorie spraw. Pierwsza to sprawy do rozstrzygnięcia przez radę, druga – sprawy do przedyskutowania przez radę bez konieczności rozstrzygania ich od razu, trzecia – sprawy do przedstawienia radzie, które w ogóle nie wymagają rozstrzygnięcia, a często i dyskusji. Najważniejsze są sprawy wymagające rozstrzygnięcia, co następuje tylko w formie uchwał. Rada zbiera się po to, by podejmować uchwały w sprawach merytorycznych. Droga do uchwały w jednej sprawie często wiedzie przez dyskusję w drugiej sprawie i zapoznanie się z trzecią. Dlatego nie ma szablonu, według którego należy budować porządek obrad.

Skomponowanie porządku obrad jest sztuką. Sztuką jest także prowadzenie obrad. Porządek jest dopiero partyturą. Aby odegrać z niej koncert, potrzebny jest dyrygent. Oba zadania: komponowanie porządku i prowadzenie koncertu najczęściej przypadają tej samej osobie – przewodniczącemu rady. To on ma największy wpływ na to, czy posiedzenie przebiegnie w harmonii, czy też zagłuszy je kocia muzyka. Wskazane jest uzgadnianie porządku posiedzenia z członkami rady, a także z zarządem. Zdarza się jednak, że przewodniczący rady nadzorczej nie fatyguje się osobiście zwoływaniem posiedzeń lub komponowaniem porządku obrad. On (lub ona) jest do wyższych celów. Lekceważenie porządku mści się okrutnie na przebiegu obrad i na jakości nadzoru. Im mniej starannie zostanie przygotowane posiedzenie rady, im częściej jej obrady ugrzęzną w jałowym gadulstwie – tym mniej efektywny będzie nadzór.

Istnieje kilka skutecznych sposobów utrudniania lub torpedowania porozumienia w radzie. Jednym z nich jest rozpoczynanie obrad od zagadnień budzących największe kontrowersje. Innym – skupianie uwagi na sprawach mało istotnych, które nie wymagają podjęcia przez radę uchwał. Jeszcze innym – jednoczesne prowadzenie obrad na wiele różnych tematów, tolerowanie wodolejstwa, unikanie podejmowania uchwał. Łatwo sprowokować kontrowersje już w dyskusji nad porządkiem obrad, proponując zamianę punktu trzeciego z siódmym, skreślenie czwartego, wprowadzenie nieistotnej sprawy jako punkt piąty be (dotychczasowy punkt piąty be zostanie punktem piątym ce), na koniec wyodrębnienie punktu szóstego ef jako punkt szósty bis.

Źle, kiedy porządek obrad nie precyzuje, w jakich sprawach rada powinna podjąć uchwały. Można uśpić czujność członków rady enigmatycznym porządkiem (omówienie spraw spółki, podjęcie stosownych uchwał, zapoznanie zarządu z uchwałami rady), a potem, jak króliki z kapelusza, wyciągać projekty uchwał, których nikt się nie spodziewa. Gdyby ktoś oponował przeciwko takiej praktyce, można tak długo wałkować redagowanie poprawek, aż opozycja zmięknie, albo opuści obrady, żeby zdążyć na ostatni pociąg. Ogólnikowy porządek ani nie ułatwi przebiegu posiedzenia, ani nie wniesie niczego do protokołu z tego posiedzenia.

Źle, kiedy najbogatszym punktem porządku obrad bywają ‘sprawy różne’. Jest to furtka, przez którą można wprowadzać pod uwagę rady sprawy bieżące, których nie przewidziano w chwili komponowania porządku. Lecz pod tą niewinną nazwą czasem ukrywa się sprawy doniosłe, jak niemiłe radzie informacje dotąd trzymane przez zarząd pod korcem, lub nieoczekiwana podwyżka płac zarządu. Im więcej ważnych spraw przemyca się pod obrady jako pozorne błahostki, tym niższa jakość nadzoru.

Źle, kiedy porządek obrad przewiduje osobliwy punkt: spotkanie rady z zarządem, albo tylko z prezesem zarządu. Oznacza to, że rada trzyma się swojej orbity, zaś spółka wraz z jej zarządem krążą po całkiem innej. Dla spółki lepiej, gdy rada zaprasza na swoje posiedzenia zarząd w komplecie, gdy dostrzega w nim partnera, darzy go zaufaniem, wsłuchuje się w jego opinie. Nie ma przeszkód, by rada nadzorcza spotykała się na osobności, ale w codziennej rutynie korzystna jest bliska współpraca rady i zarządu spółki.

Źle, jeżeli posiedzenia rady niezmiennie toczą się według tego samego porządku. Kiedy wiadomo, jakimi sprawami rada zajmie się na każdym posiedzeniu – wiadomo także, jakimi sprawami nie zajmie się w ogóle. Rada nie tylko powinna sprawować stały nadzór nad działalnością spółki; powinna także objąć tym nadzorem wszystkie dziedziny owej działalności, wnikając na kolejnych posiedzeniach w kolejne z owych dziedzin.

Porządek obrad ma duże znaczenie, lecz nie należy go absolutyzować. Wiele spółek przyjęło w statucie lub regulaminie rady formułę, że w sprawach nie objętych porządkiem obrad posiedzenia rady nie można podjąć uchwały, chyba że wszyscy członkowie rady są obecni i nikt nie wniesie sprzeciwu. Takie rozwiązanie nie ma umocowania w kodeksie spółek handlowych i niczemu dobremu nie służy.

Tekst ogłoszony 10 XII 2001 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka

Czytaj także:
2017.01.09 Czy i kiedy może rada nadzorcza zmieniać porządek obrad?
2015.04.25 Nieobecny nie ma racji
2013.08.28 Przewodniczący RN: etykieta
2013.08.16 Wszystko w porządku