Archiwa tagu: porządek obrad

Weto dla “weta zaocznego” – czyli bez przywilejów dla nieobecnych!

Zdarzają się przypadki, że trzeba nagle podjąć nieprzewidzianą uchwałę gdy załamują się plany, gdy spółkę dotyka powódź, pożar lub inne nieszczęście, gdy prezes zarządu wpada pod furgonetkę z lodami, gdy sąd orzeka tymczasowy areszt wobec kluczowego menedżera, gdy na jaw wychodzą oszustwa…   

  • Bywa, że warunkiem ważności uchwały rady nadzorczej jest udział w jej obradach przewodniczącego rady lub jego zastępcy;
  • Bywa, że warunkiem ważności uchwały rady nadzorczej jest oddanie na nią głosu przez przewodniczącego rady lub jego zastępcę;
  • Bywa, że warunkiem ważności uchwały rady jest brak sprzeciwu wniesionego przez członka rady nieuczestniczącego w obradach;
  • Dwa pierwsze warunki, wyartykułowane w statucie spółki, można uznać – lecz trzeci, kreujący “weto zaoczne”, jest niedopuszczalny.

Na gruncie Kodeksu handlowego z 1934 r. (zastąpionego w 2000 r. przez Kodeks spółek handlowych) nie wymagano od członków rady nadzorczej udziału w jej obradach. Maurycy Allerhand, uznany komentator Kh wskazywał, że członek rady mógł nie wziąć udziału w jej obradach jeżeli uznał ich przedmiot za pozbawiony doniosłości (zapytam: dla niego, czy dla spółki?). Wraz z warunkującym podjęcie obrad wymogiem kworum, Ksh tylnymi drzwiami wprowadził obowiązek członków rady uczestniczenia w jej pracach. Art. 388 § 2 Ksh dopuszcza nawet wprowadzanie spraw do porządku obrad rady już na jej posiedzeniu. Wobec tego nieobecny na nim członek rady nie może oddać w takiej sprawie głosu na piśmie.

Czasy zmieniają się, pora aktualizować słownictwo. Rada nadzorcza pracuje nie tylko na posiedzeniach. Zresztą nawet posiedzenia nie polegają już na grzaniu krzeseł przez członków rady zebranych przy stole. Ksh dopuszcza prowadzenie obrad rady – i podejmowanie przez nią uchwał – w toku posiedzeń online, przy wykorzystaniu (przez wszystkich lub niektórych członków rady) środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że statut spółki stanowi inaczej. Warto rozważyć zastąpienie słowa „posiedzenie” terminem „obrady”, a „obecnych” na posiedzeniu – „uczestniczącymi” w obradach rady.

Wiele spółek trwa przy tezie, że pod nieobecność członka rady nie może ona podejmować uchwał w sprawach wprowadzonych do porządku obrad już na posiedzeniu. Zapewne przemawia za tym obawa przed manipulacjami pracą rady. Za przykład szczególnej ostrożności może posłużyć spółka, o której czasem sympatycznie myślę nad kieliszkiem wina… Jej statut, jak wiele innych, przewiduje umieszczenie w zawiadomieniu o zwołaniu rady wiążącego ją porządku obrad. W sprawach, które nie zostały uwzględnione w zawiadomieniu, rada może podjąć uchwałę tylko za zgodą wszystkich członków uczestniczących w obradach. Natomiast członkom nieobecnym  należy zapewnić – uwaga! – możliwość złożenia sprzeciwu wobec takiej uchwały. Przewodniczący ustala stosowny termin do wniesienia takiego sprzeciwu. „Uchwała jest skuteczna, jeżeli żaden z członków nieobecnych nie złoży w wyznaczonym terminie sprzeciwu”. Regulamin rady dopełnia obraz rzeczy: uchwała wejdzie w życie, jeżeli nieobecni „wyrażą zgodę na treść uchwały i taką uchwałę podpiszą”.

Mamy tu do czynienia z wyposażeniem nieobecnych w prawo weta w stosunku do uchwał podjętych przez radę nadzorczą w sprawach wprowadzonych pod obrady rady już w toku posiedzenia. Można przyjąć, iż za przyjęciem, za zgodą wszystkich obecnych, takiego trybu procedowania uchwały stoją ważne powody, których nie przewidziano w czasie rozsyłania zawiadomień o zwołaniu rady. Zdarzają się przypadki, że trzeba nagle podjąć nieprzewidzianą uchwałę gdy załamują się plany, gdy spółkę dotyka powódź, pożar lub inne nieszczęście, gdy prezes zarządu wpada pod furgonetkę z lodami, gdy sąd orzeka tymczasowy areszt wobec kluczowego menedżera, gdy na jaw wychodzą oszustwa – czyli wtedy, gdy okoliczności wymagają szybkiego reagowania. Doświadczenie podpowiada, że nie należy betonować porządku obrad zamieszczonego w zawiadomieniu o zwołaniu rady, że lepiej go traktować elastycznie, z szacunkiem dla nagłych, nieprzewidzianych wydarzeń, oraz dla propozycji wnoszonych przez obecnych. Przestrzegam przed wprowadzaniem do porządku prawnego spółki instytucji “weta zaocznego”. W obawie przed manipulacjami na szkodę nieobecnego umożliwia mu się manipulację na szkodę członków rady dopełniających obowiązku uczestniczenia w obradach. Nieobecny nie powinien być traktowany lepiej od obecnych i świadomych stanu rzeczy.

Tekst ogłoszony w Gazecie Giełdy i Inwestorów PARKIET 13 października 2021 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

O manipulowaniu radą nadzorczą i typowych obszarach manipulacji

  • Rada nadzorcza jest z istoty środowiskiem, w którym ścierają się rozmaite interesy inwestorów;
  • Wobec tego nierzadko podejmowane są próby zmanipulowania rady na korzyść partykularnego interesu;
  • Ksh nie dostrzegał tego problemu należycie, niedopowiedzenia w treści niektórych przepisów ułatwiają manipulowanie radą;
  • Zapowiedziana nowelizacja Ksh zmierza ku usprawnieniu niektórych aspektów prac rady nadzorczej.

Tkwiące w radzie nadzorczej potencjalne konflikty interesów mogą prowadzić do rozmaitych manipulacji pracami rady. Polegają one na wywieraniu przez zarząd lub poszczególnych członków rady, bądź inwestorów, nieuzasadnionego wpływu na przebieg (i wyniki) jej prac na posiedzeniu lub poza posiedzeniem. Można wyróżnić kilka obszarów prac rady nadzorczej, które są szczególnie zagrożone manipulacją.

Należy do nich zwołanie rady. Wbrew popularnemu przekonaniu zwołuje się radę nadzorczą, nie „posiedzenie” rady. Rada może przecież procedować, czyli obradować i podejmować uchwały, poza posiedzeniami. Obecne brzmienie przepisów Ksh otwiera możliwości rozmaitych manipulacji. Co światlejsze spółki eliminują konsekwencje kodeksowych niedopowiedzeń wprowadzając do swoich statutów regulacje zmierzające ku rozproszeniu wątpliwości kto, kiedy, jak, w jakim terminie, gdzie, w jakiej postaci i formie zwołuje radę nadzorczą. Z kolei inne spółki zaciemniają te kwestie w swoich statutach i regulaminach. Jeżeli zapowiedziana nowelizacja Ksh wejdzie w życie w proponowanym kształcie, utrudni to manipulowanie procedurami zwołania rady.

Drugim obszarem szczególnie podatnym na manipulacje jest porządek obrad rady. Nierzadko pojawiają się wątpliwości w kwestii, kto go ustala: zwołujący, czy zwołana rada; czy porządek można zmieniać w trakcie obrad, a przede wszystkim – czy można wprowadzać doń sprawy, jakie nie zostały uwzględnione w zaproszeniu; czy nieobecność członka rady blokuje możliwość uzupełnienia porządku obrad, a jeżeli tak – to dlaczego nie? Także ten obszar może zostać (częściowo) uporządkowany przez zapowiedzianą nowelizację Ksh.

Trzecim obszarem intensywnych manipulacji radą nadzorczą jest głosowanie. Niekiedy naciąga się kworum, zaliczając do niego członków rady, którzy wprawdzie oddają głos, ale nie uczestniczą w obradach dotyczących omawiania spraw poddanych pod głosowanie; ich głosy liczą się zatem przy ustalaniu większości, ale czy nieobecnych należy zaliczać do kworum? Kodeks nie jest – i być nie powinien! – szczegółową instrukcją obsługi spółki, niemniej wszelkie jego niejasności mogą zostać wykorzystane dla zmanipulowania rady. Lecz nawet tam, gdzie Ksh stanowi jednoznacznie, statuty niektórych spółek podążają wbrew jego przepisom umożliwiając manipulowanie głosowaniami rady. Dotyczy to uprawnienia do oddania casting vote: głosu decydującego / rozstrzygającego o wyniku głosowania w razie równości głosów. Najłatwiej manipulować głosowaniami odbywanymi poza posiedzeniem, bez wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Czwartym obszarem manipulacji jest protokół rady. Ksh jednoznacznie określa jego zawartość, statuty wielu spółek wręcz zapraszają do manipulacji dopuszczając, by teksty uchwał rady lub lista obecnych jej członków zamieszczane były nie w protokole, lecz w załącznikach do niego (które łatwo podmienić lub zgubić!). Najłatwiej manipulować protokołem drobiazgowo opisując w nim przebieg obrad: kto co powiedział, kto się z tym nie zgodził, kto replikował itd. Zajmie to wiele miejsca, ale nie ma żadnego znaczenia, kto co mówił, lub jak mówił, tylko jak głosował. Zapowiedziana nowelizacja Ksh przewiduje zmiany dotyczące podpisywania protokołu i zamieszczania w nim wzmianki o zdaniu odrębnym, bez treści tego zdania, co w moim przekonaniu ułatwi manipulacje.

Piąty obszar manipulacji dotyczy dostępu rady nadzorczej do informacji o spółce. Doświadczone rady korzystają z wielu kanałów dostępu do informacji, płyną one nie tylko od zarządu, także od audytora wewnętrznego i / lub systemów kontroli wewnętrznej, compliance, zarządzających ryzykiem, wreszcie – bezpośrednio od pracowników spółki. Rady pozbawione należytych kompetencji mają natomiast kłopoty z pozyskiwaniem informacji, w sukurs przyjdzie im zapowiedziana nowelizacja Ksh, acz nie dotknie ona wszystkich aspektów tego problemu.

Bardzo wiele zależy od przewodniczącego rady. Ramy prawne tej funkcji są skromne, ale obszar działania jest znaczny. Przewodniczący może manipulować radą, może też skutecznie zapobiegać próbom manipulacji. Zapowiedziana nowelizacja Ksh pomoże wzmocnić pozycję przewodniczącego. Lecz decydują o niej przede wszystkim jego kompetencje (oraz miejsce w układzie właścicielskim…).

O tym, jak można zmanipulować radę nadzorczą, oraz jak zapobiegać próbom manipulacji, z kim rada powinna współpracować, oraz jak może omijać czyhające na nią pułapki, będę mówić 14 października podczas warsztatu organizowanego przez Centrum Edukacji PKF Polska. Szczegółowe informacje o programie i warunkach uczestnictwa dostępne są na stronie https://pkfszkolenia.pl/jak-zmanilupowac-rade-nadzorcza-i-jak-zapobiec-probom-manipulacji-6266#2. Proszę traktować ten wpis jako zwiastun warsztatu. Zapraszam do udziału!