Archiwa tagu: posiedzenie RN

Ile razy w roku?

Znane jest powiedzenie lorda Actona, liberalnego para Anglii, że władza korumpuje, zaś władza absolutna korumpuje absolutnie. Na gruncie corporate governance brzmiałoby ono: władza korumpuje, zaś władza pozbawiona nadzoru korumpuje… nadzór.

Kodeks spółek handlowych stara się na wiele sposobów zapobiec sytuacji, by spółka akcyjna została pozbawiona efektywnego nadzoru. Przewiduje on m.in., ze rada nadzorcza powinna być zwoływana w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż trzy razy w roku obrotowym. Zwoływana po to, by odbyć posiedzenie. Przepis ten wszedł w życie dopiero 1 stycznia 2001 roku; wcześniej prawo nie regulowało kwestii częstotliwości posiedzeń rady. Niemniej ustawodawca, wcale nieskory do ingerowania w wewnętrzne życie spółki, uznał jednak, że tę właśnie sprawę należy unormować. Spółka może w swoim statucie ustalić, że rada zbiera się częściej niż trzy razy w roku, lub że zbiera się co miesiąc, dwa miesiące lub kwartał, ale postanowienia dopuszczające, by rada odbywała mniej niż trzy posiedzenia w roku są nieważne z mocy prawa.

Zatem rada toczy swoje prace pomiędzy dwoma brzegami wyznaczonymi przez kodeks. Nie może spotykać się rzadziej, niż trzy razy w roku. Nie powinna spotykać się częściej, niż to wynika z potrzeb. Lecz można zapytać: skoro ustawa wymaga, by rada nadzorcza sprawowała stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności – czy możliwa jest sytuacja, że rada zbiera się bez potrzeby? Otóż tak. Posiedzenie zwołane bez potrzeby to takie, które nie zostało należycie przygotowane, zawczasu przemyślane, które nie podjęło żadnej uchwały. Posiedzenia zwoływane bez potrzeby, przeto poświęcone biciu piany i nie zakończone uchwałami w sprawach merytorycznych, przeczą istocie nadzoru i demoralizują nadzorowaną spółkę. Za to ilekroć zachodzi potrzeba, należy zwołać radę. Nawet gdyby nie dostrzegał tej potrzeby przewodniczący rady, dostrzegą ją jej członkowie, lub zarząd jako organ, który może pilnie potrzebować uchwały rady nadzorczej.

Dlatego Ksh daje prawo żądania zwołania rady wszystkim jej członkom z osobna i zarządowi występującemu z odpowiednią uchwałą w tej sprawie. Jeżeli przewodniczący rady nie zwoła posiedzenia w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania wniosku, wnioskodawca może zwołać je samodzielnie. Oddając członkom rady i zarządowi spółki ważny instrument w postaci żądania zwołania posiedzenia, prawo zdejmuje z nich poczucie bezradności względem ewentualnej bezczynności organu nadzoru, ale zarazem nakłada na nich odpowiedzialność za zwoływanie rady w miarę potrzeb. Wprawdzie kodeks wspomina jedynie o zwoływaniu rady, a nie o odbywaniu przez radę posiedzenia, lecz chodzi o to samo, bo tylko po to zwołuje się radę, żeby odbywała posiedzenia. W istocie po to odbywa ona posiedzenie, by podejmować uchwały.

Od dawna głoszę tezę, że dobrze zorganizowana rada nadzorcza może wykonać znaczną część swojej pracy poza posiedzeniami. Bez odbywania posiedzeń rada może przecież (jeżeli statut to dopuszcza, ale statuty spółek giełdowych z reguły dopuszczają) podjąć uchwały. Bez odbywania posiedzeń plenarnych rada może pracować w komitetach: w spółkach giełdowych komitet audytu jest już w zasadzie obligatoryjny, komitet wynagrodzeń jest na najlepszej drodze do uzyskania podobnego statusu, a inne komitety dowiodły w wielu spółkach swojej przydatności.
Rada może delegować swoich członków do samodzielnego pełnienia, poza posiedzeniami, określonych czynności nadzorczych. Może też żądać od pracowników spółki sprawozdań i wyjaśnień udzielanych jej poza formalnymi posiedzeniami, bo też poza plecami zarządu.

Lecz nawet gdyby rada systematycznie wykorzystywała wszystkie formy działalności poza posiedzeniami, gdyby przy tym osiągnęła wysoką skuteczność sprawowanego przez nią nadzoru – przecież, pomimo to, będzie ona zobowiązana do zwoływania posiedzeń przynajmniej trzy razy w roku. Warto jednak zdać sobie sprawę, że posiedzenie samo w sobie nie jest jeszcze wartością. I że nawet regularnie odbywanie posiedzeń nie daje samo w sobie możliwości sprawowania stałego nadzoru nad działalnością spółki. Trzeba się jeszcze wysilić.

Czytaj także:
2010.05.11 Posiedzenie nie jest wartością
2001.08.26 Miara potrzeb

Miara potrzeb [2001]

Kodeks spółek handlowych rozstrzygnął sprawę, która wcześniej bywała przedmiotem fantazji statutowych.

W każdej spółce tkwi odmienna dusza, więc każda rada nadzorcza powinna dostosować styl i metody pracy do specyficznej sytuacji i aktualnych potrzeb nadzorowanej spółki. Styl pracy rady nadzorczej to także rytm jej posiedzeń. Ich częstotliwość jest nie bez znaczenia dla skuteczności nadzoru. W latach trzydziestych ubiegłego wieku nie wiązano wyników nadzoru z liczbą posiedzeń rady, bądź ich częstotliwością, więc stary kodeks handlowy pomijał to zagadnienie, przewidując jedynie możliwość nałożenia grzywny na członka zarządu, który dopuszcza do tego, że spółka przez czas dłuższy niż trzy miesiące pozostaje bez nadzoru w należytym składzie.

Grzywna wynosiła: dla członka zarządu spółki z o.o. do 10.000 zł, dla członka zarządu spółki akcyjnej – do 20.000 zł. Kodeks spółek handlowych utrzymał tę regulację, ale ujednolicił zagrożenie karą grzywny dla jednych i drugich do 20.000 zł. Można wyprowadzać z tego wniosek, że trzy miesiące to najdłuższy okres, przez jaki spółka może obywać się bez nadzoru w należytym składzie. Czy stąd pośrednio wynika wskazówka, iż taki właśnie może być dopuszczalny przedział czasowy między posiedzeniami? Byłaby to wskazówka zawodna, gdyż kodeks spółek handlowych wyraźnie przewiduje: ‘Rada nadzorcza powinna być zwoływana w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak, niż trzy razy w roku obrotowym’, co nie oznacza wcale, że raz na cztery miesiące, lub że najrzadziej co cztery miesiące.

Z chwilą rozstrzygnięcia przepisem ustawy minimalnej częstotliwości posiedzeń rady nadzorczej, znikła potrzeba (a także celowość) poruszania tej sprawy w statutach. Postanowienia statutu nie mogą obecnie odbiegać od kodeksu ani w kwestii, że rada nadzorcza powinna być zwoływana w miarę potrzeb, ani w kwestii, że rada nadzorcza powinna być zwoływana przynajmniej trzy razy w roku. Poprzednio tylko statut określał częstotliwość posiedzeń rady nadzorczej. Najczęściej przyjmowano rozsądne rozwiązanie, że rada nadzorcza zbiera się w miarę potrzeb, lecz nie rzadziej, niż przynajmniej raz na kwartał. Bardziej gorliwe spółki przyjmowały, że posiedzenia rady odbywają się przynajmniej raz na dwa miesiące. Najgorliwsze, że nie rzadziej, niż raz w miesiącu. Lecz posiedzenie rady samo z siebie niczego nie kreuje, chyba że protokół. Lepiej, gdy rada nadzorcza bywa zwoływana w miarę potrzeb (niekiedy wymagających szybkiego reagowania, częstego obradowania, podejmowania uchwał dyktowanych wymogami chwili), ale nie rzadziej niż…

Częstotliwość zwoływania rady bywa przedmiotem bardzo osobliwych fantazji statutowych. Jedna ze spółek przyjęła w statucie, że posiedzenia rady odbywają się przynajmniej raz w roku (ale jednocześnie zaliczono do obowiązków rady rozpatrywanie raportów miesięcznych!). Jeden z banków przyjął ustalenie, że rada nadzorcza zbiera się cztery razy w roku. Nie trzy razy, ale też nie pięć, choćby się paliło i waliło. To rozwiązanie świadczy, że rzeczywisty nadzór wykonywany jest przez właścicieli gdzieś ponad radą banku, która jest jedynie parawanem. Jest to niezgodne z prawem i bank będzie musiał zmienić statut. Pora, by spółki spaliły pożółkłe kalendarze posiedzeń rad nadzorczych (zwoływanych co rok, lub co miesiąc), zastępując fantazje ustawą. Reguluje ona szczegółowo tryb zwoływania rady przez przewodniczącego, zarząd i każdego z członków rady.

Czym różni się zwołanie rady od odbycia przez nią posiedzenia? To proste: posiedzenie rady nadzorczej dochodzi do skutku, gdy spełnią się dwa warunki. Pierwszym jest zwołanie rady, czyli zaproszenie wszystkich jej członków, drugim – obecność na posiedzeniu kworum przewidzianego ustawą (co najmniej połowa członków rady) lub statutem (który może przewidywać surowsze wymagania). Nie można zatem odbyć posiedzenia pod nieobecność kworum, nawet jeżeli statut dopuszcza taką możliwość. W statutach spółek publicznych jest mnóstwo szkaradnych głupstw. Nikt na to nie zwraca uwagi, a w szczególności sądy rejestrowe.

Statut może natomiast dopuszczać, że rada (z pewnymi zastrzeżeniami) podejmuje uchwały przy wykorzystywaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, lecz nie oznacza to, że w takim trybie rada może odbyć posiedzenie. Czyli bez względu, jak często (a także jak owocnie) rada nadzorcza będzie porozumiewać się na odległość, przynajmniej trzy razy w roku powinna zostać zwołana na posiedzenie fizyczne.

Tekst ogłoszony 26 sierpnia 2001 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka
Czytaj także:
2014.07.21 Ile razy w roku?
2010.05.11 Posiedzenie nie jest wartością