Archiwa tagu: posiedzenie

PYTAQ [I] O PROTOKOŁACH Z TAŚMY

PYTAQ to strona, na której odpowiadam na pytania dotyczące corporate governance.

Co jest złego w nagrywaniu posiedzeń organów spółki i spisywaniu protokołu po posiedzeniu ze starannie odsłuchanej taśmy?

Pytanie zadała Czytelniczka, która – jak pisze – uczestniczyła w prowadzonym przeze mnie warsztacie na temat sztuki protokołowania zarządu i rady nadzorczej spółki akcyjnej i zapamiętała, że złośliwie wyśmiewałem wchodzący w modę obyczaj nagrywania posiedzeń zarządów i rad nadzorczych, by na podstawie nagrania odtworzyć protokół. Takich warsztatów prowadziłem dziesiątki, to z dr. Ryszardem Czerniawskim, to z przedstawicielami młodszego pokolenia prawników (mec. Beata Binek, mec. Konrad Konarski, mec. Paweł Świrski), to znów sam – i zawsze krytykowałem obyczaj nagrywania posiedzeń i spisywania protokołu z taśmy. Oto dlaczego:

  • Nagranie utrwala to, co zostało powiedziane. W protokole chodzi o to, co zostało uchwalone. Treścią protokołu są przede wszystkim prawidłowo powzięte uchwały. Dyskusji można nie protokołować. Nie liczy się, i nie ma znaczenia, kto co powiedział, tylko jak głosowano.
  • Protokół zarządu i / lub rady nadzorczej obowiązkowo zawiera: porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków organu, treść powziętych uchwał, wyniki głosowania nad poszczególnymi uchwałami oraz zgłoszone do nich zdania odrębne. Protokół zawiera także podpisy obecnych członków organu. Taśma nie jest w pełni wiarygodnym nośnikiem takich informacji.
  • Można spisywać z taśmy przebieg dyskusji nad poszczególnymi punktami porządku obrad, co zaowocuje potrójną stratą czasu. Raz, że uczestnicy posiedzenia, świadomi nagrywania ich wystąpień, będą mówili dużo i kwieciście. Dwa, że sekretarka będzie mozolnie spisywać te pogaduszki. Trzy, że oni później zaczną cyzelować zapis dyskusji, poprawiać, uzupełniać, łagodzić sformułowania, to znów podkręcać temperaturę wystąpień, spierać się o coś, głosować – i zajmie to połowę kolejnego posiedzenia, ze szkodą dla ważniejszych spraw.
  • Bywa, że przebieg posiedzenia zarządu lub rady nadzorczej powinien zostać utrzymany w poufności. Nagrania, jak wiadomo, mają takie cechy, że kiedy rzeczywiście są potrzebne, zawieruszają się gdzieś, a kiedy powinny być utrzymane w sekrecie, wyciekają od Sów do przyjaciół. Nagrywanie posiedzeń nie daje żadnych korzyści, natomiast stwarza zbędne ryzyko. Taśma nie jest absolutem, może podlegać różnym zabiegom; z długich lat pracy w radiu pamiętam, że znacznie łatwiej nagranie zmanipulować, niż wykryć manipulację.
  • Protokół ociosany ze zbędnych elementów, zawierający wyłącznie te elementy, jakich wymaga prawo, może zostać sporządzony i podpisany jeszcze na protokołowanym posiedzeniu, co pozwoli obyć się bez osób trzecich powołanych do protokołowania. Usprawni to tok prac organy i pomoże zachować dyskrecję w kwestii ich przebiegu.
  • Do historycznych protokołów zagląda się nieczęsto. Lecz kiedy spółce zdarzy się wypadek, protokoły jej organów będą badane ze starannością równą tej, z jaką specjalne komisje badające wypadki lotnicze analizują zawartość czarnych skrzynek. Dlatego należy dbać o zwięzłość, przejrzystość i akuratność protokołu. Wspomaganie go taśmą nie wzmaga jego wiarygodności.

Czytaj także:
2000.06.26 Tajny protokół
2003.08.23 Czarna skrzynka
2013.02.15 Lot nad kukułczym gniazdem
2013.05.04 Rakiety woda – woda

Posiedzenie wyjazdowe [2002]

Rada nie musi odbywać posiedzeń w siedzibie spółki, ale biada spółce, którą nadzór omija z daleka!

W statutach niektórych spółek zawarto postanowienie, że posiedzenia rady nadzorczej odbywają się w siedzibie spółki. Niekiedy statut dopowiada nawet, że posiedzenia rady odbywają się „w godzinach pracy”. Lecz spora większość statutów nie odnosi się do tego zagadnienia, dlatego wiele rad ani razu nie zebrało się w nadzorowanej spółce.

Skuteczność takiego nadzoru jest oczywiście wątpliwa, lecz prawo nie wymaga, by rada zbierała się w spółce. Wymaga ono jednak znacznie więcej, mianowicie by rada sprawowała stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich jej aspektach. Nie da się tego dokonać zaglądając tylko w dokumenty, albo zaocznie studiując wskaźniki. Zarząd też wcale nie musi odbywać posiedzeń w spółce. Prawo wymaga natomiast, by akurat walne zgromadzenie odbywało się w siedzibie spółki, lecz statut może zawierać odmienne postanowienie, z czego niektóre spółki skwapliwie korzystają, wyliczając aż po dziesięć miejscowości rozsianych po całym kraju, gdzie można odbywać walne. Jest to praktyka niegodziwa wielce, godząca w akcjonariuszy.

W wielu spółkach utarło się już, gdzie rada zbiera się na posiedzenia. W jednych rada zbiera się w siedzibie spółki, bądź także wizytuje jej zakłady zamiejscowe i spółki zależne, co ułatwia poznanie przedsiębiorstwa i nawiązanie kontaktu z pracownikami i kadrą, a bez tego nadzór jest na niby. W niektórych – rada najczęściej spotyka się w Warszawie, ponieważ tam pracuje większość jej członków, tak bardzo zajętych, że przecież nie pojadą na prowincję, aby zobaczyć spółkę, skoro i tak wiedzą wszystko lepiej. Znam przypadki, że na takich posiedzeniach odwoływano prezesów, a nawet całe zarządy. Czasem w ciemno, czyli bez zapoznania się z odwoływanymi. Zainteresowani dowiadywali się o uchwałach nonszalanckiej rady przez kuriera. Jeżeli posiedzenie rady bez specjalnego powodu odbywa się poza siedzibą spółki, a zarząd nie jest na nie zaproszony, prezesi mogą tymczasem opróżnić szuflady. Ostatnio głośno było o posiedzeniu rady nadzorczej Espebepe, zwołanym do Warszawy: nie dojechali na nie wezwani na dywanik pracownicy, bo syndyk odmówił pokrycia kosztów ich przejazdów do stolicy.

W braku stosownych postanowień statutu spółki i regulaminu rady, o miejscu posiedzenia decyduje ten, kto je zwołuje. Najczęściej jest nim przewodniczący rady, jednak gdy nie zwoła on posiedzenia na żądanie zarządu lub członka rady, wnioskodawca może zwołać je samodzielnie, wskazując m.in. miejsce posiedzenia. Może wtedy wskazać je dowolnie – chyba, że zostało ono określone w statucie lub regulaminie rady nadzorczej.

Wiele statutów zawiera łamańce, jak określić miejsce powzięcia przez radę nadzorczą uchwały dochodzącej do skutku w drodze głosowania przeprowadzonego bez odbycia posiedzenia, w trybie pisemnym lub za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Na przykład za takie miejsce uznaje się miejsce pobytu przewodniczącego rady. Ale miejsce powzięcia uchwały jest bez znaczenia. Wiele rad odbywa przecież posiedzenia wyjazdowe poza siedzibą spółki, a nawet poza granicami kraju. Niektórym radom łatwiej zebrać się za granicą, ponieważ są złożone głównie z obcokrajowców.

Wyjazdowe posiedzenia rad nadzorczych miewają dwojaki charakter. Są robocze albo rozrywkowe. W posiedzeniach rozrywkowych często biorą udział, prócz członków organów spółki, osoby towarzyszące. Im krótsze są wtedy obrady, tym dłuższe i częstsze toasty. Ponieważ za zabawę płacą akcjonariusze, wypada informować ich o posiedzeniach wyjazdowych, a także o ich kosztach. Miejsce na to jest w raporcie rocznym. Wokół posiedzeń wyjazdowych rad nadzorczych ukształtowała się jednak tzw. atmosfera. Z początkiem lat dziewięćdziesiątych do pewnej spółki Skarbu Państwa zawitał kontroler NIK, by zbadać pracę rady, której przewodniczyłem. Już w progu pytał, czy rada odbywała posiedzenia wyjazdowe. Stracił zainteresowanie tematem, kiedy dowiedział się, że rada wyjeżdżała tylko do miejscowości, w których spółka miała swoje zakłady. Był to jedyny znany mi przypadek kontroli NIK, bardzo rzetelnej zresztą, po której nic nie wytknięto.

W swoim czasie głośno było o posiedzeniu wyjazdowym rady nadzorczej BIG BG, związanym między innymi z pielgrzymką do Fatimy, gdzie odprawiono uroczystą mszę. Nie nadaremnie! Wkrótce potem BIG odparł próbę wrogiego przejęcia przez Deutsche Bank. Pomogli mu w tym także przyjaciele, lecz trzeba umieć ich mieć. Jeszcze przydadzą się bankowi bardzo, chyba że prasa przesadza. W ubiegłym roku rada innej spółki mile spędzała czas, razem z rodzinami, w Portugalii, lecz nie zyskała spółce przychylności ani Opatrzności, ani wpływowych przyjaciół. Ową spółką jest stocznia szczecińska.
Tekst ogłoszony 9 września 2002 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka

Pochwała komisji [2002]

Jeżeli kompetencje wyciekają z rady nadzorczej do komisji, zachodzi niebezpieczeństwo, że ze spółki wyciekną pieniądze.

W Polsce rady nadzorcze zazwyczaj pracują wyłącznie na posiedzeniach plenarnych. Rady rzadko działają przez stałe komisje problemowe lub doraźne zespoły robocze. Wprawdzie komisje rad nie są zakotwiczone w kodeksie spółek handlowych, lecz nie ma to znaczenia. Spółka ma swobodę organizowania pracy swojej rady nadzorczej, w tym ustanawiania jej organów pomocniczych, bezwzględnie musi jednak zachować kolegialny charakter prac rady. Prawo ściśle reguluje tryby podejmowania uchwał przez radę nadzorczą, ale nie ingeruje w tok jej procedowania. W szczególności prawo nie przesądza, czy dyskusje i prace przygotowawcze poprzedzające przyjęcie uchwały rada powinna odbywać plenarnie, czy też może dowolnie przenosić te fragmenty swojej działalności do stałych komisji, bądź do zespołów roboczych ad hoc.

Kodeks pomija tę kwestię, bo z jego punktu widzenia jest ona nieistotna. Dla prawa liczy się tylko uchwała organu spółki. Co nie zostało przybrane w formalną postać uchwały – nie rodzi skutków prawnych. Ponieważ komisja rady, ani jej zespół roboczy, nie podejmą za radę uchwały, przeto prawo nie widzi potrzeby regulowania ich prac. O tym, czy rada nadzorcza pracuje w stałych komisjach o oznaczonych zakresach działania, powinien decydować statut spółki. Czasem wynika to tylko z regulaminu rady; w takim przypadku regulamin rady powinien być dostępny dla wszystkich akcjonariuszy i dla wszystkich kontrahentów spółki. Przemawia za tym potrzeba zapewnienia bezpieczeństwa obrotu. W spółce publicznej regulamin rady powinien być zresztą dostępny na jej witrynie internetowej.

O tym, czy rada nadzorcza powołuje ze swojego składu doraźny zespół roboczy do zbadania określonej kwestii i przedstawienia radzie swoich wniosków lub rekomendacji, może decydować uchwałą sama rada. Chyba, że statut spółki wyraźnie to wyklucza, co nie miałoby sensu. Uchwały podejmuje tylko rada (na posiedzeniu, lub w trybie pisemnym, lub za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość). Komisja może z jej ramienia badać sprawy i przygotować projekty rozstrzygnięć podejmowanych przez radę. Komisja może nawet wnioskować treść uchwały, lecz ostateczna decyzja i tak należy do rady, ponieważ to właśnie rada poniesie odpowiedzialność.

Niekiedy jednak rada upoważnia komisję do rozstrzygnięcia określonej sprawy, by potem w pełnym składzie zatwierdzić to rozstrzygnięcie. Zalecam w tej materii daleko idącą ostrożność! Ilekroć kompetencje wyciekają z rady do komisji – warto rozglądnąć się, czy w ślad za nimi nie wyciekają ze spółki pieniądze. Członkowie rady nadzorczej nie unikną odpowiedzialności na tej podstawie, że sprawę badała lub rozstrzygała komisja. Nie ma przy tym znaczenia, czy sami wchodzili w skład komisji, czy pozostawali poza nią, a także czy komisja działała w ramach upoważnienia udzielonego jej przez radę, czy też przekroczyła owe ramy.

Komisje mogą znacznie usprawnić pracę rady. Wyprowadzenie sprawy do komisji dla przygotowania w węższym gronie projektu rozstrzygnięcia dla rady w pełnym składzie czasem pomoże uniknąć konfliktu interesów. Pozwoli także dochować tajności rozpatrywanej sprawy, prezentowanych stanowisk, projektu rozstrzygnięcia. Oba te argumenty zyskają na znaczeniu jeżeli w radzie nadzorczej znajdują się osoby nie kierujące się dobrem nadzorowanej spółki, lecz własnym interesem, niekiedy zgoła sprzecznym z interesami spółki.

Komisja może także usprawnić współdziałanie rady nadzorczej z zarządem, względnie z członkami zarządu, których rada, albo jej komisja, zaproszą do współpracy. Odradzam natomiast powoływanie w skład komisji osób spoza organów spółki, spośród jej pracowników, bądź z grona akcjonariuszy, lub nawet spoza niego. Rzecz w tym, że praca w komisji może dać dostęp do sekretów spółki, natomiast tylko członkowie zarządu i rady nadzorczej ponoszą wobec spółki szczególną odpowiedzialność.

Wzgląd na potrzebę zachowania poufności sprawia, że komisje rady nadzorczej bywają szczególnie ważną cechą ustroju poważnych banków. Rada banku często bywa liczna z przyczyn pozamerytorycznych. Niektóre sprawy z zasady odsyła się do komisji, mniej licznej, a bardziej fachowej. Zapobiega się w tej sposób groźbie wycieku informacji, albo próbom wywierania przez niektórych członków rady wpływu na treść stanowisk rekomendowanych przez komisję radzie do zatwierdzenia. Oznacza to w praktyce, że udział w pracach w komisji nierzadko daje jej członkom możliwość wywierania większego wpływu na spółkę. Inni członkowie rady znajdą się w sytuacji mniej korzystnej. Zróżnicowanie pozycji członków zarządu i rady nadzorczej bywa zjawiskiem częstym i nie jest sprzeczne z naturą spółki akcyjnej.

Tekst ogłoszony 20 maja 2002 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka. N.b. termin „komisja rady nadzorczej” został od tego czasu powszechnie zastąpiony „komitetem”.