Archiwa tagu: protokół zarządu lub RN

Zdanie bez dwóch zdań

Wymóg ujawniania powodów zgłaszania zdania odrębnego może zniechęcić członków rad nadzorczych do korzystania z tego instrumentu, co nikomu nie wyjdzie na dobre.

Przepis Ksh o protokole zarządu lub rady nadzorczej spółki akcyjnej głosi, że powinien on zawierać m.in. zgłoszone zdania odrębne. Z natury spółki akcyjnej wynika, że zdania odrębne mogą wnosić ci spośród członków zarządu lub rady nadzorczej, którzy uczestniczyli w głosowaniu powziętej uchwały i oddali ważne głosy przeciw niej. Dokumenty ustrojowe niektórych spółek notowanych na GPW dopuszczają, oprócz zdania odrębnego, „nadesłane później sprzeciwy nieobecnych” na posiedzeniu. Takie niedorzeczności źle świadczą o polskim rynku.

Prawo nie określa, jaka jest funkcja zdania odrębnego. Niektórzy komentatorzy stoją na stanowisku, że „może” ono ważyć na odpowiedzialności składającego votum separatum za skutki oprotestowanej uchwały. Lecz w obliczu braku orzecznictwa wpływ zdania odrębnego na odpowiedzialność prawną nie jest jasny, gdyż członkowie organów spółki zazwyczaj nie są rozliczani przez sądy z wyrządzanych jej szkód. Niemniej należy założyć, że złożenie zdania odrębnego korzystnie wpłynie na sytuację procesową piastuna spółki powołanego do odpowiedzialności za negatywne skutki uchwały, przeciwko której głosował, i odciął się od większości, która uchwałę poparła. O znaczeniu zdania odrębnego dla odpowiedzialności organizacyjnej trudno cokolwiek stwierdzić, ponieważ absolutoria udzielane są piastunom spółki, bądź nie, podług widzimisię akcjonariuszy.

Prawo nie określa także, jaką formę ma przybrać zdanie odrębne. W powszechnej praktyce sądowej votum separatum to obszerny często elaborat, w którym członek składu orzekającego wyłuszcza powody odmiennego stanowiska i uzasadnia je; bywa, że zdanie odrębne przeważy w wyższej instancji, bywa także, że zostaje ono szeroko uznane za dzieło sztuki prawniczej zyskując znaczny wpływ na przyszłe orzecznictwo. Lecz czy od członka zarządu lub rady nadzorczej można wymagać elaboratu? Odpowiedzi nie ułatwia fakt, że ogromna większość piastunów polskich spółek w życiu zdania odrębnego nie tylko nie składała, lecz nawet nie widziała – tak rzadko bywa ono stosowane. W zarządach i radach nadzorczych panuje zwyczajowa jednomyślność. Osobliwa etykieta podpowiada, by głosować tak, jak pozostali; zaś oportunizm przestrzega przed wychylaniem się z odmiennym stanowiskiem.

Zdanie odrębne jest jednym z narzędzi krzewienia corporate governance. Służy ono ochronie interesów spółki przed godzącymi w nie uchwałami zarządu lub rady nadzorczej. Dobre praktyki spółek notowanych na GPW zachęcają członków rady nadzorczej do zgłaszania zdań odrębnych w przypadku uznania, że decyzja rady nadzorczej stoi w sprzeczności z interesem spółki. Adresatami tej wskazówki są w szczególności ci członkowie rady, którzy utożsamiają się ze stanowiskiem mniejszości.

Do korzystania przez członków rady nadzorczej z instytucji zdania odrębnego zachęcają także wydane przez KNF zasady ładu korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych. Przewidują one jednak, by w protokole rady zamieszczać nie tylko informacje o zgłaszaniu przez jej członków zdań odrębnych, a ponadto „powody zgłoszenia”. Lecz prawo nie wymaga, by członek organu spółki zgłaszając zdanie odrębne wyjaśniał, dlaczego tak postąpił, jakie kierowały nim powody, jakimi argumentami wsparł swoje rozumowanie. Od członka rady nadzorczej wymaga się dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru jego działalności. Otóż przejawem profesjonalizmu będzie zgłoszenie przezeń zdania odrębnego do uchwały, którą uważa on za sprzeczną z prawem lub statutem, godzącą w interes spółki, mającą na celu pokrzywdzenie akcjonariuszy. Nie należy natomiast wymagać, by członek rady przedstawiał uzasadnienie zdania odrębnego, ani wyłuszczał powody omawianej tu czynności.

Stawiany przez KNF wymóg ogłaszania powodów zgłoszenia zdania odrębnego nie ma podstawy prawnej. Wspomniany dokument – Zasady ładu korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych – jest tu przejawem fantazji poprawiania obowiązującego prawa instrukcją słaną przez urząd na rynek. Instrukcją, której brak umocowania w przepisach. Za to wspartą zapowiedzią, że jej stosowanie będzie brane pod uwagę w procesie badania i oceny instytucji nadzorowanych. Ciekaw jestem reakcji KNF gdy członek rady nadzorczej podmiotu nadzorowanego przez Komisję nie wyjawi powodów zgłoszenia zdania odrębnego. Czy będzie on pokarany?

Wymóg ujawniania powodów zgłaszania zdania odrębnego może zniechęcić członków rad nadzorczych do korzystania z tego instrumentu, co nikomu nie wyjdzie na dobre. Są w radach nadzorczych ludzie światli, gotowi błyskotliwie uzasadnić zgłoszone zdanie odrębne. Lecz są też członkowie rad, którym brak doświadczenia, wykształcenia, lub kwalifikacji, na przykład działacze związkowi wybrani przez załogę. Nie należy stawiać im wymogów ponad ich możliwości.

Zgłoszenie zdania odrębnego bezwzględnie powinno zostać uwzględnione w protokole. Jeżeli zgłaszający ad hoc sformułuje uzasadnienie swojego stanowiska, także ono powinno zostać zaprotokołowane. Przed odnotowaniem w protokole faktu wniesienia zdania odrębnego przez imiennie oznaczonego członka rady nie chroni zarządzenie tajności głosowania nad uchwałą, zresztą w radzie nadzorczej tajne głosowanie rzadko miewa sens. Zdanie odrębne można zgłosić po głosowaniu przeprowadzonym na posiedzeniu i poza posiedzeniem, w trybie korespondencyjnym lub przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Wszystko to przemawia za przyjęciem, że ujawnianie powodów zgłaszania zdania odrębnego nie jest konieczne, a samo zdanie odrębne powinno być bez dwóch zdań klarowne, jednoznaczne.

Tekst ukazał się 22 września 2014 r. w Gazecie Giełdy PARKIET

Rakiety woda-woda

Najpoważniejsze błędy popełniane w protokołach zarządu lub rady nadzorczej spółki akcyjnej wynikają z przekonania, że protokołuje się posiedzenie. Nic bardziej mylnego!

Niebawem minie ćwierć wieku od kiedy zaczęto przekształcać przedsiębiorstwa państwowe w spółki handlowe, powoływać w nich rady nadzorcze, a dyrekcje przekształcać w zarządy. Operacja ta przebiegła sprawnie, z jednym wszelako wyjątkiem: do dzisiaj rzadko zdarza mi się spotkać prawidłowo sporządzony protokół zarządu lub rady nadzorczej. Nie nauczyliśmy się pisać protokołów, chociaż niewielka to sztuka. Nawet w poważnych spółkach kultywuje się jeszcze praktyki ukształtowane w odległej przeszłości, na zebraniach rad pracowniczych, spółdzielni mieszkaniowych lub komitetów rodzicielskich. Spisuje się jakieś głupoty, za to pomija rzeczy najważniejsze. Najpoważniejsze błędy popełniane w protokołach zarządu lub rady nadzorczej spółki akcyjnej wynikają z powszechnego przekonania, że protokołuje się posiedzenie. Nic bardziej mylnego!

Przebieg posiedzenia nie ma żadnego znaczenia. Nie znam racjonalnych argumentów przemawiających za tym, by spisywać wystąpienia w dyskusji, czy w streszczeniu, czy dosłownie. Cóż wynika z tego, że ktoś coś kiedyś powiedział? Członkowie zarządu, a zwłaszcza rady nadzorczej są wprawdzie głęboko przekonani o wartości swoich wypowiedzi, słuszności racji i trzeźwości sądów, ale czy z tego powodu warto utrwalać ich słowa? Spisywanie treści wystąpień prowadzi tylko do tego, że dyskutanci czują się ośmieleni do odpalania rakiet woda-woda, a później do niepotrzebnych, długich, jałowych dyskusji nad treścią protokołu i poprawkami do niego.

Odnotowywanie w protokole, co kto powiedział, albo jakie zajął stanowisko, nie kreuje wartości, nie rodzi konsekwencji, a w szczególności nie zwalnia od odpowiedzialności za brak należytej staranności. Komu nie podoba się polityka spółki lub działalność organu, w którym zasiada, niech głosuje przeciwko stosownej uchwale i wzmocni swój sprzeciw zdaniem odrębnym. W naszej kulturze korporacyjnej jest przecież inaczej: najczęściej uchwały zapadają jednomyślnie, a później głosujący za ich przyjęciem usiłują wyłgać się od odpowiedzialności bladymi argumentami: „ja to za bardzo nie byłem za tym”, „ja mówiłem, że nie popieram tego do końca”, „ja wspominałem, ale mnie nie słuchano”. Otóż skuteczną formą uchylenia się od odpowiedzialności nie jest żądanie zanotowania w protokole, że ktoś ma wątpliwości, ktoś się waha, ktoś zadaje pytania – a tylko jednoznaczne głosowanie przeciw. Nawet to nie zawsze wystarcza, ponieważ w sprawach trudnych zarząd lub rada nadzorcza lubią urządzać głosowania tajne; w takich sytuacjach kontestujący uchwałę powinien wyjść przed kotarę tajności i zażądać zaprotokołowania zdania odrębnego.

Spisywanie dyskusji często prowadzi do marnowania czasu podczas kolejnej dyskusji, tym razem prowadzonej nie w sprawie merytorycznej, a nad treścią projektu protokołu. Najgorsi są protokolanci, którzy pragną soczystym opisem odzwierciedlić klimat posiedzenia: „Pan J. z nieskrywaną ironią dopytywał dlaczegóż to prognozy nie zostały wykonane, skoro Zarząd tylekroć zapewniał Radę Nadzorczą, że sprawy idą w dobrym kierunku. Pani L., poirytowana tonem wypowiedzi Pana J., uznała jego insynuacje za kłamliwe”. Przytoczony fragment protokołu, w którym wszystkich nazywa się Panami i Paniami, a zarząd i rada nadzorcza pisane są z dużych liter, to wyłącznie nieistotne duperele, lecz dyskusja nad zatwierdzeniem tekstu może zająć radzie nadzorczej tak wiele czasu, że braknie go na poważniejsze sprawy.

Najpoważniejszy argument przeciwko przytaczaniu w protokole przebiegu dyskusji sprowadza się do tego, że dyskusja jest wymianą poglądów mogącą owocować zmianą pierwotnie zajętych stanowisk. Zdarzyło mi się kiedyś ostro skrytykować pewien pomysł; zapowiedziałem nawet, że będę głosował przeciw. W trakcie dyskusji uważnie wysłuchałem argumentów wytaczanych za pomysłem, rozważyłem je, zmieniłem zdanie i ostatecznie głosowałem „za”. Nie sądzę, by protokolant potrafił wyjaśnić, dlaczego ktoś w dyskusji kwestionuje projekt, by poprzeć go w głosowaniu.

Bywa także, że w toku dyskusji nad projektem uchwały pojawiają się liczne poprawki, wnikliwie dyskutowane, przeredagowywane, nicowane, na koniec – poddawane pod głosowanie. Niektóre są odrzucane, niektóre przyjmowane, więc ostatecznie uchwała różni się znacząco od projektu. Protokół nie nadąży za wartkim tokiem wydarzeń, zresztą spółka akcyjna to nie Sejm, gdzie lobbyści – lub nakręceni przez nich posłowie – dokonują wrzutek do projektów, a inni bezmyślnie nad tymi wrzutkami głosują.

Co zatem protokołować, jeżeli pominie się przebieg dyskusji i wystrzeliwane podczas niej rakiety woda-woda? Napiszę o tym niebawem. A komu nie wystarczy cierpliwości, by doczekać następnego tekstu, niech zajrzy do art. 376 Kodeksu spółek handlowych.

Tekst ogłoszony 4 maja 2013 r. w Gazecie Giełdy PARKIET
Czytaj także:
2014.09.22 Zdanie bez dwóch zdań
2000.06.26 Tajny protokół

Lot nad kukułczym gniazdem

Przez ćwierćwiecze polskiej transformacji nauczyliśmy się wiele. Lecz do tej pory nie umiemy należycie sporządzać protokołów zarządu i rady nadzorczej w spółce akcyjnej.

Protokół nie służy uwiecznianiu tego, co kto powiedział. Służy on natomiast ustaleniu, kto za co ponosi odpowiedzialność. Dlatego prawo nie wymaga spisywania przebiegu dyskusji. Jest ona bez znaczenia. W toku dyskusji odpalane są rakiety woda-woda, czasem dochodzą do głosu emocje, jedni upierają się przy swoim, inni zmieniają zdanie. Przepisy są konkretne: wymagają protokołowania uchwał, porządku obrad, nazwisk i imion obecnych, liczby głosów oddanych na poszczególne uchwały, oraz zdań odrębnych. Protokoły podpisują obecni członkowie organu podejmującego uchwały, czyli zarządu lub rady nadzorczej.

Ponadto jeżeli członek zarządu lub rady nadzorczej znajdzie się w sytuacji szeroko rozumianego konfliktu interesów, powinien wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw (nie tylko od udziału w głosowaniu!) i może żądać zaznaczenia tego w protokole.

Praktyka często podąża wbrew prawu. Uchwały nie są zamieszczane w protokole, lecz w załącznikach do niego. Po co? Dlaczego? Odpowiedź jest prosta. Nie chodzi o to, że w takiej spółce panuje niechlujstwo i bałagan, chociaż panuje; chodzi natomiast o to, że uchwały zamieszczane w załącznikach do protokołu łatwiej sfałszować. Gdyby ktoś zwątpił, przytoczę przykłady.

Imiona i nazwiska obecnych członków organu czasem nie są zamieszczane w protokole, lecz na odrębnej liście obecności, w załączniku, który łatwo zgubić lub podmienić. Celem takiego zabiegu bywa dążenie do zatarcia odpowiedzialności za brak należytej staranności ze strony piastunów spółki. Zdarza się na przykład, że obecny na posiedzeniu odmawia podpisania listy obecności i udaje, że go nie ma, co rzutuje na kworum.

Zdania odrębne zgłaszane są rzadko, w organach spółek wyznaje się kult jednomyślności, a jeżeli nawet ktoś z przekonania lub przekory głosuje przeciwko i zostanie przegłosowany, zdania odrębnego przecież nie zgłasza, ponieważ nie potrafiłby uzasadnić go sensownie.

Wreszcie kwestia podpisów pod protokołami: często protokoły bywają rozwlekłe, bo spisuje się poszczególne wypowiedzi, nawet te bez sensu, więc członkowie organu składają podpisy pod protokołem już na następnym posiedzeniu, choćby nie wszyscy uczestnicy protokołowanego posiedzenia byli obecni. Wadą protokołowania dyskusji jest także to, że później traci się mnóstwo czasu na cyzelowaniu sformułowań, które i tak – poza ich autorem – nikogo nie obchodzą.

Niesłychanie trudno bowiem przekonać piastunów spółki, że to nie przebieg posiedzenia powinien zostać zaprotokołowany, lecz treść uchwał. A uchwały można podejmować także poza posiedzeniem. Przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W trybie korespondencyjnym  Lub w trybie obiegowym. Posiedzenie samo w sobie nie jest wartością godna protokołowania. Liczy się jego plon. Wartości spółki nie da się wysiedzieć.

Już przed dziesięciu laty przestrzegałem, że jeżeli spółce zdarzy się coś złego, protokoły jej organów będą wnikliwie badane, jak bada się czarne skrzynki w samolotach, które uległy wypadkom. Moje przestrogi niewiele pomogły. Protokoły nadal są niechlujne, dziurawe, niezgodne z prawem, dziwaczne. Cytatami z nich można ubawiać publiczność. Ale też prac organów wielu spółek nie można przyrównywać do pracy załogi samolotu. Raczej do lotu nad kukułczym gniazdem. Czyste wariactwo!

Zobacz także: 23.08.2003 Czarna skrzynka

Czarna skrzynka [2003]

W spółce akcyjnej protokół zarządu lub rady nadzorczej jest jak czarna skrzynka w samolocie. Sięga się do niego zwłaszcza wtedy, kiedy coś poszło nie tak. Dlatego protokoły poddane są procedurze. Przepisy są zwięzłe i jasne. Bywa, że nie są one przestrzegane, co naraża spółkę na ryzyko. W przypadku instytucji finansowej ryzyko bywa szczególnie dotkliwe. Przykład przyniosło życie. Podczas rozprawy karnej Grzegorza W. wyszło na jaw, jak powstał protokół posiedzenia zarządu PZU Życie SA z 21 kwietnia 2001 r.

Protokół sporządzono nie na posiedzeniu, ale po nim. Powierzono tę czynność osobie, która w posiedzeniu nie uczestniczyła. Na posiedzeniu zarząd podjął uchwałę w przedmiocie przejęcia od dłużnika nieruchomości stanowiącej zabezpieczenie jego zobowiązania. Uchwała ma dwie wersje. Jedna z nich przewiduje, że dłużnikowi na otarcie łez wierzyciel dorzuca jeszcze osiem i pół miliona złotych. Podpisał ją Grzegorz W., prezes PZU Życie, występujący zarazem w imieniu wierzyciela i jako pełnomocnik dłużnika (!). Druga przemilcza wypłatę; podpisali ją trzej inni członkowie zarządu.

Sprawa ma szerszy wymiar. Władysław J. w PZU i Grzegorz W. w PZU Życie wyczyniali najdziksze swawole. Stanęli przed sądem, co nie jest niespodzianką. W latach ich radosnej działalności poświęcałem im wiele uwagi. Ponieważ uważałem, że sytuacja w grupie PZU godzi w podstawy polskiej gospodarki, piórem wzywałem na pomoc nawet Radę Bezpieczeństwa Narodowego. Na ministrów Skarbu Państwa nie liczyłem. Domagałem się, by stanęli za to przed Trybunałem Stanu, lecz sprawa została rozmyta w mętnym raporcie otwarcia.

Jest to kolejny argument przemawiający za tym, by protokołować dokonania. Prawo klarownie określa zawartość protokołu zarządu lub rady nadzorczej. Przede wszystkim jego treścią są uchwały. Ponadto protokół zawiera porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych (wprawdzie ustawodawca stawia tu nazwiska przed imionami, lecz jest to obyczaj prostacki, którego nie zalecam), liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały oraz zdania odrębne. Protokół podpisują obecni na posiedzeniu członkowie organu spółki. Ustawodawca zapomniał o dacie.

Praktyka, utrwalona także w niektórych instytucjach finansowych, jest pod kilkoma względami wadliwa, co otwiera pole do nadużyć. Mianowicie w protokole często nie uwidacznia się imion i nazwisk obecnych na posiedzeniu. W zamian składają oni podpisy na liście obecności, traktowanej jako załącznik do protokołu. Jeszcze częściej w protokole nie przytacza się pełnego brzmienia uchwał, które także są załącznikami. Załącznik, jak wiadomo, można zawieruszyć lub podmienić. Stąd potem trudno ustalić, jaką uchwałę podjęto. Tak było w PZU Życie.

Ponadto w praktyce uchwały niekiedy nie są redagowane na posiedzeniu, przed poddaniem ich pod głosowanie, a dopiero po nim. Członkowie organu spółki nie wiedzą w takiej sytuacji nie wiedzą dokładnie, nad czym głosują. Jeżeli, co przecież się zdarza, pełna treść uchwały nie zostanie uwidoczniona w protokole, a przy tym istnieje zwyczaj, że pod uchwałami składa podpis wyłącznie osoba przewodnicząca posiedzeniu – okaże się, że członkowie zarządu lub rady nadzorczej w ogóle nie poznają treści podjętych przez siebie uchwał, chociaż ponoszą za nią pełną odpowiedzialność. Można uchylić się od niej składając tylko głosując przeciwko uchwale i jednocześnie składając zdanie odrębne. Niemniej wielu nie chce się wychylać; inni nie głosują przeciw, skoro nawet nie wiedzą, o co w istocie chodzi, a instytucja zdania odrębnego nie jest w Polsce wykorzystywana. Dzieje się tak dlatego, że członkowie organów spółki bardzo rzadko bywają pociągani do odpowiedzialności. Na marginesie dopowiem, że w statutach niektórych polskich spółek publicznych przewiduje się możliwość składania sprzeciwu względem uchwały przez nieobecnych na posiedzeniu. To jeszcze jedna bzdura.

Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących formy protokołu rodzi poważne ryzyko, że w takich okolicznościach ze spółki wyciekną pieniądze. Dlatego zalecam radom nadzorczym badanie protokołów zarządu, a w szczególności treści podjętych przez zarząd uchwał. Lepiej to zrobić zawczasu, zanim spółka znajdzie się w kłopotach. Ważne jest przy tym nie tylko, co zarząd uchwalał, ale także, czego nie uchwalał. Zalecam także udostępnianie zarządowi protokołów rady nadzorczej. Z protokołów obu organów powinien też bezwzględnie korzystać biegły rewident, chociaż tego najczęściej nie czyni. A kiedy spółce zdarzy się wypadek, prokuratura i sąd powinny badać protokoły równie wnikliwie, jak specjalne komisje badają zawartość samolotowej czarnej skrzynki z zapisem wszystkich parametrów lotu.

Artykuł ukazał się w Gazecie Bankowej 23 sierpnia 2003 r. Zawierał także pominięte tu  sformułowania pod adresem Emila Wąsacza i Andrzeja Chronowskiego. Pomijam je: przez minione 10 lat obaj dowiedli, ile są warci. Wąsacz prowadzi znaną spółkę giełdową w Katowicach, Chronowski kantor w Nowym Sączu.