Archiwa tagu: regulamin rady nadzorczej

Regulaminy rad nadzorczych nie odpowiadają potrzebom pandemii

  • Po ponad dwudziestu latach wracam do tematu rady nadzorczej zastępującej tradycyjne zasiadane posiedzenia pracą w internecie;
  • Oraz do regulaminu przyjmowanego przez niemal wszystkie rady nadzorcze, lecz często będącego jedynie dekoracją;
  • Bywa to zazwyczaj dokument niskiej jakości, do którego spływają odnoszące się do rady przepisy Ksh i statutu spółki (efekt kaskady);
  • Co najważniejsze: Postanowienia regulaminów rad nadzorczych wciąż nie są przystosowane do realiów pracy w warunkach pandemii.

Jeszcze na gruncie starego Kodeksu handlowego dopuszczałem możliwość pracy rady nadzorczej przy wykorzystaniu internetu. W latach trzydziestych XX w. o internecie wprawdzie nie słyszano, lecz formy pracy rady potraktowano bardzo elastycznie. Kodeks spółek handlowych z 2000 r. poszedł tym tropem mówiąc o „zwoływaniu rady”, lecz wcale nie precyzując, czy chodzi o zwołanie jej na posiedzenie, czy do podjęcia uchwały poza posiedzeniem. Zresztą o posiedzeniu rady ów kodeks wspomina rzadko, zgoła incydentalnie. Od lat głoszę, że rada nadzorcza jest w stanie należycie wykonywać większość swoich zadań poza posiedzeniami.

Pandemia COVID-19 dowiodła moich racji. Rady nadzorcze przeszły w tryb online, prócz odbywania zdalnych posiedzeń często podejmują uchwały poza posiedzeniami. Aktualny projekt zmian w Ksh wyraża niestety kult posiedzeń, rozmijając się z rzeczywistością. Natomiast regulaminy rad nadzorczych nie spełniają swoich zadań. Regulamin rady nie jest aktem obligatoryjnym, może jednak określić organizację rady i sposób wykonywania przez nią czynności. Większość regulaminów niczego w te kwestie nie wnosi, jedynie powtarzając przepisy wyższego rzędu: kodeksu i /lub statutu. Dopuszczają one możliwość powzięcia przez radę uchwały poza posiedzeniem, lub nawet zwołania posiedzenie online, ale nie precyzują, jak należy to zrobić. Zresztą powagę regulaminów rad nadzorczych osłabiają spotykane w nich postanowienia sprzeczne z kodeksem i /lub statutem.

W dobie pandemii COVID-19 regulaminy rad powinny przede wszystkim dążyć do ułatwienia prac w trybie zdalnym. Głosowanie obiegowe będzie tu nieprzydatne, lecz można wykorzystać głosowania korespondencyjne przy wykorzystaniu poczty elektronicznej lub komunikatorów – dokładnie określając sposoby postępowania związane z zarządzeniem takiego głosowania (po uzyskaniu na nie zgody członków rady), wnoszeniem przez członków rady propozycji poprawek lub zmian przekazanego im projektu, oddawania przez nich głosu (forma, termin), oraz ogłaszania o wynikach głosowania. Protokół takiego głosowania powinien zawierać datę i tekst przyjętej uchwały, imiona i nazwiska członków rady uczestniczących w głosowaniu (co pozwoli stwierdzić kworum!), liczbę głosów oddanych na uchwałę (za, wstrzymujących się, przeciw), zdania odrębne, oraz informacje o trybie głosowania. W takich okolicznościach rada może zarzucić praktykowane może do tej pory głosowania tajne. Protokół głosowania w trybie zdalnym jest odrębnym dokumentem, nie dokleja się go do protokołu uchwał podjętych przez radę na poprzednim lub następnym posiedzeniu.

Więcej uwagi wymaga należyte przygotowanie i przeprowadzenie posiedzenia online. Realia są tu inne niż na posiedzeniu zasiadanym, trudniej o uwagę uczestników, łatwiej o zmęczenie (efekt zoom  fatigue), więc porządek obrad powinien być zwarty, dyskusja zwięzła, pozbawiona gadulstwa i „rakiet woda-woda”. Kiedy na posiedzenie jeździłem wiele godzin, byłem zainteresowany, by pozałatwiać na nim możliwie wiele spraw. Lecz posiedzenia online lepiej zwoływać częściej, za to krótsze, nie przeciągać je poza rozsądek.

Regulamin rady powinien określać tryb zwołania posiedzenia online, wskazać uprawnionych do zwołania (nie wyręczać przewodniczącego – poza przypadkami z art. 389 Ksh!), uregulować proces uzgadniania terminu spotkania i porządku obrad z udziałem członków rady i zarządu, określać wybór i zastosowanie środków bezpośredniego komunikowania się na odległość, zapewnić uprawnionym techniczne ułatwienia udziału w posiedzeniu, uregulować proces przedstawiania – najlepiej na portalu rady – projektów uchwał i zgłaszania propozycji uzupełnień i poprawek, określić technikę głosowania i protokołowania uchwał, itd. W każdym przypadku chodzi o zapewnienie członkom rady możliwości uczestnictwa w procesie formułowania treści i tekstu uchwały, nie o pozyskiwanie ich głosów oddawanych na projekt sformułowany bez ich udziału – przy czym zarazem pożyteczne jest unikanie zwłok w toku głosowania.

Wiele regulaminów rad nadzorczych spółek publicznych pochodzi sprzed lat, kiedy jeszcze wspomniane tu kwestie nie były brane pod uwagę. Niezależnie od rozstrzygnięć i wskazówek regulaminowych, przydatne byłyby dobre praktyki procedowania przez radę online. Uważam, że mogą być one plonem zgromadzonych już doświadczeń spółek giełdowych.

Czytaj także:

2000.09.18 Internetowa rada

2001.11.12 Znak drogowy

 

 

Jeszcze o nieporozumieniach wokół porządku obrad rady nadzorczej

  • W statutach i regulaminach spółek notowanych tkwi wiele niejasności lub błędów na temat porządku obrad rady nadzorczej;
  • Dotyczą one kwestii, skąd bierze się porządek obrad rady: czy ustala go zwołujący radę na posiedzenie, czy sama rada już na posiedzeniu?
  • A także kwestii, czy na posiedzeniu rada może zmienić lub uzupełnić porządek obrad, a jeżeli tak – to po spełnieniu jakich warunków?
  • Uważam, że żaden interes nie przemawia za betonowaniem porządku obrad rady, utrudnianiem jego aktualizacji na posiedzeniu.

Teoretycznie można obradować bez porządku. Do czego to prowadzi, widzieliśmy w świątyni prawa – Sądzie Najwyższym. Porządek służy racjonalizacji obrad, sprzyja efektywności prac organu, ułatwia podejmowanie uchwał.

Porządkowi obrad rady nadzorczej spółki akcyjnej Ksh poświęca niewiele uwagi. Przyjmuje się milczące założenie, że radę zwołuje jej przewodniczący. Według art. 389 § 1 Ksh zarząd lub członek rady mogą żądać zwołania rady, podając proponowany porządek obrad. Przewodniczący zwołuje posiedzenie w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania wniosku. Przepis ten bywa rozmaicie rozumiany przez spółki. W statutach spółek notowanych spotyka się błędne postanowienia, że nie członek rady, ale dopiero dwóch lub trzech członków mogą żądać zwołania rady. Można także spotkać statutowy przywilej żądania zwołania rady przez posiadacza określonego udziału procentowego w kapitale spółki.

Ponieważ uważa się, że termin dwóch tygodni dotyczy czynności zwołania posiedzenia, nie daty jego odbycia, liczne statuty wymagają odbycia posiedzenia rady na wniosek zarządu lub członka rady nie później niż w określonym terminie liczonym od dnia złożenia wniosku. To zapobiega obstrukcji na wypadek bezczynności przewodniczącego.

Mniej wątpliwości budzi przepis art. 389 § 2 Ksh: Jeżeli przewodniczący nie zwoła posiedzenia zgodnie z § 1, wnioskodawca może zwołać je samodzielnie, podając datę, miejsce i proponowany porządek obrad. W obu przypadkach jest mowa o proponowanym porządku obrad, z czego można wnioskować, że ostateczny porządek powstaje na posiedzeniu rady, po odniesieniu się przez nią do propozycji zwołującego radę.

O porządku obrad rady nadzorczej spółki akcyjnej wspomina incydentalnie także art. 388 § 2, dotyczący oddawania przez członka rady nieobecnego na posiedzeniu głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka rady. Głos taki nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady.

Jeden z komentatorów idzie w tej sprawie daleko: „Jeżeli statut spółki przewiduje oddanie głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, konieczne jest także podanie w zaproszeniu porządku obrad (…). Poza tym porządek obrad musi zostać podany w razie zwołania posiedzenia rady nadzorczej w trybie art. 389 § 1 i 2. Obowiązek ten może także wynikać z postanowień statutu lub regulaminu rady” (wytłuściłem, z czym się nie zgadzam – ASN).

Rzeczywiście, niektóre statuty wymagają podania przed posiedzeniem szczegółowego porządku obrad. Ponieważ zadaniem porządku jest określenie spraw, które powinny zostać omówione, a zazwyczaj i zamknięte uchwałą, powierzenie przewodniczącemu samodzielnego ustalania porządku obrad rady przed posiedzeniem daje mu odczuwalną przewagę nad jej innymi członkami.

Niezależnie od tego, czy porządek obrad został podany podczas zwołania rady (Ksh używa archaicznego pojęcia „zaproszenia” na radę; miało ono sens wówczas, gdy obecność członków rady na posiedzeniu nie była wymagana), statuty spółek seryjnie, jeden za drugim, przyjmują rozwiązanie, że porządek obrad nie powinien być zmieniany lub rozszerzany już na posiedzeniu. Wyjątki dopuszczalne są w sytuacji, gdy wszyscy członkowie rady są obecni i nikt nie zgłasza sprzeciwu wobec proponowanych zmian. Przywilej zamrożenia porządku obrad (bez względu na to, czy został on ustalony przed posiedzeniem!) przysługuje przeto nie tylko każdemu z obecnych na posiedzeniu członków rady, także nieobecnemu, z czym trudno mi się pogodzić.

Wiele spółek powtarza w statutach lub regulaminach niefortunną formułę dopuszczającą zmianę porządku obrad na posiedzeniu także w sytuacjach, gdy  „podjęcie określonych działań przez radę nadzorcza jest konieczne dla uchronienia spółki przed szkodą jak również w przypadku uchwały, której przedmiotem jest ocena, czy istnieje konflikt interesów między członkiem rady nadzorczej a spółką”. Owszem, należy chronić nadzorowaną spółkę przed szkodą. Natomiast drugi z wyjątków dotyczy konfliktu interesów między członkiem rady a spółką, przy czym chodzi o każdego członka rady, nie tylko tego, którego wiąże zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej. A przecież konflikt interesów w radzie – naturalnym środowisku takich konfliktów! – bywa częsty, jest w świetle prawa dopuszczalny i najwyżej rzutuje na status niezależności członka rady.

Przewodnicząc radom zachęcałem zarząd i członków rady do zgłaszania propozycji dotyczących spraw do omówienia i uchwał do podjęcia, a zwołując radę przedkładałem jej członkom niewiążącą, lecz należycie dopracowaną, propozycję porządku uchwalanego przez radę już na posiedzeniu. Pozwalało to uniknąć wszelkich kłopotów z porządkiem obrad.

Nieporozumienia związane z porządkiem obrad mogą mieć duże znaczenie praktyczne. Jest to jeden z rozlicznych aspektów nieprawidłowości w statutach i regulaminach. Temat omówię szerzej podczas webinaru planowanego na 6 czerwca o 10:00. Szczegóły na stronie www.Personalities.pl. Zapraszam!

Czytaj także, m.in.:

2017.01.09 Czy i kiedy może rada nadzorcza zmienić porządek obrad?
2015.04.25 Nieobecny nie ma racji
2013.08.16 Wszystko w porządku
2001.12.10 Od porządku do obrad
2001.11.19 Między sztuką a sztuczkami

Natomiast w sprawie głosowania przez nieobecnego za pośrednictwem innego członka rady polecam krytyczną analizę:

2020.04.26 Jak wepchnięto spółki na rozdroże między nowymi i dawnymi czasy

Rada na gwizdek [2001]

Członkowie rady nadzorczej mogą wymagać pisemnego zapraszania ich na posiedzenia.

W regulaminie rady nadzorczej spółki akcyjnej można zamieścić wiele elementów dobrej praktyki spółki. Przed tygodniem pisałem o porządku obrad rady. Jest to tylko fragment szerszego zagadnienia: trybu zwoływania posiedzeń rady nadzorczej. Z kodeksu wiadomo, że rada podejmuje uchwały, jeżeli na posiedzeniu obecne jest kworum, a wszyscy jej członkowie zostali zaproszeni. Kodeks nie reguluje, jaką postać ma to zaproszenie. Nie wymaga też, by zaproszenie zostało doręczone członkom rady z określonym wyprzedzeniem, na przykład tygodnia lub dwóch.

Z kodeksu wiadomo także, że posiedzenia rady zwołuje przewodniczący. Jeżeli jednak nie zwoła on posiedzenia w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania od zarządu lub członka rady żądania zwołanie posiedzenia (wraz z jego proponowanym porządkiem obrad), wnioskodawca może zwołać je samodzielnie, podając datę, miejsce i proponowany porządek obrad. Statut może zawierać w tej kwestii wyłącznie postanowienia dopełniające kodeks. Nie może natomiast, co czynią statuty wielu spółek, w tym także spółek giełdowych, dopuszczać powzięcie przez radę uchwał na posiedzeniu odbytym ‘bez formalnego zwołania’, nawet gdyby wszyscy członkowie rady wyrażali na to zgodę.

Zgodne z prawem, ale niepraktyczne jest stawianie w statucie wymogu, że zaproszenie ma być doręczone na ileś (nawet 30!) dni przed datą posiedzenia. Wiadomo, o co chodzi. W skład rady wchodzą grube ryby z Wall Street, ‘Bankfurtu’ lub londyńskiej City: ludzie zajęci, którzy z wyprzedzeniem układają terminarze swoich spotkań. Lecz gdyby zaszła potrzeba nagłego zwołania rady, byłoby to niemożliwe. Statut może dopuścić podejmowanie uchwał w trybie korespondencyjnym, lecz spółka może właśnie potrzebować spotkania rady z zarządem.

Dlatego tryb zwoływania posiedzeń rady najlepiej elastycznie uregulować w jej regulaminie. Nie ma sensu dzielenie posiedzeń rady (co czynią niektóre spółki) na ‘zwyczajne’ i ‘nadzwyczajne’. Na każdym posiedzeniu, jeżeli zostało prawidłowo zwołane, rada ma przecież takie same prawa. Regulamin rady może natomiast ustanowić dwa tryby postępowania przy zwoływaniu posiedzenie: rutynowy i nadzwyczajny. Pierwszy tryb służy interesom członków rady, którzy mają też inne zobowiązania (na przykład: ‘zaproszenia na posiedzenie rady rozsyłane są w terminie umożliwiającym doręczenie ich na 7 dni przed datą posiedzenia’). Drugi tryb służy interesom spółki: chodzi o to, by w sytuacji nadzwyczajnej, rada została zwołana niezwłocznie. Nawet ‘na gwizdek’.

Aby zapobiec nadużywaniu tego trybu, wskazane jest oznaczenie przez regulamin sytuacji, w których można zwołać posiedzenie bez dochowania wymogu wcześniejszego doręczenia zaproszeń (na przykład: ‘w przypadku niemożności sprawowania czynności przez członka zarządu’). Prawo nie wymaga, by zaproszenie zostało wystosowane w formie pisemnej, lecz przemawiają za tym potrzeby dobrej praktyki. Dlatego celowe jest przyjęcie takiej zasady w regulaminie rady. Argument, że wynaleziono telefon, musi ustąpić wobec argumentu, że wynaleziono także przesyłki kurierskie, faks i pocztę elektroniczną. Skoro zaproszenie ma (jak proponuję) uwzględniać proponowany porządek obrad, nie wystarczy ustna informacja o dacie i miejscu posiedzenia. Trzeba także podać ten porządek. Na piśmie. Teraz nawet na imprezy towarzyskie ludzie wystosowują paradne zaproszenia.

Z jednej strony zatem chodzi o to, by zaproszenie dotarło do adresata, bowiem w przeciwnym razie rada nie będzie władna powziąć uchwał. Z drugiej strony można unikać nadmiernego formalizmu. Polski wymiar sprawiedliwości jest sparaliżowany nie dlatego, że sędziowie nieskorzy są sądzić, albo adwokaci są zbyt cwani, lecz dlatego, że procedura nie nadąża za rzeczywistością. Myszy zjadły nie tylko Popiela. Zjadły też ‘zwrotkę’ świadczącą o doręczeniu mu wezwania do sądu. Sprawy masowo spadają z wokandy, ponieważ zabrakło dowodu, że ktoś otrzymał wezwanie. Wymiarem sprawiedliwości w istocie kieruje listonosz. Nie przekazujmy mu władzy nad spółką! W radzie nadzorczej spółki nie potykają się przeciwne strony, a współpracują partnerzy w interesie, wspólnicy lub ich przedstawiciele. Stąd regulamin rady może operować domniemaniem, że dotarło do adresata zaproszenie wystosowane faksem (jeżeli znamiennik odbiorcy został prawidłowo zarejestrowany), bądź pocztą elektroniczną (jeżeli wysłanie zaproszenia nie zostało skwitowane informacją, że przesyłka nie została doręczona odbiorcy).

W regulaminie rady można zastrzec, że zaproszenia kierowane są tam, gdzie zapraszani życzą sobie tego. A także, że jeżeli któryś z członków rady poprosi o wysyłanie doń zaproszeń listem poleconym, a nagłych przypadkach – przesyłką kurierską lub telegramem, nie należy mu tego odmawiać.

Tekst ogłoszony 26 XI 2001 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka

Czytaj także, m.in.:
2001.03.05 Norma to forma
2001.11.19 Między sztuką a sztuczkami

Znak drogowy [2001]

Regulaminy rad nadzorczych to radosna twórczość, a ich przepisy bywają sprzeczne z prawem!

W polskiej spółce akcyjnej mamy do czynienia z paradoksem: niemal wszystkie rady nadzorcze mają regulamin, lecz często jest on tylko dekoracją. W praktyce wiele rad wcale nie trzyma się regulaminu, jak wiele regulaminów wcale nie trzyma się prawa. W świetle kodeksu spółek handlowych regulamin rady nadzorczej nie jest aktem obligatoryjnym. Mogą go jednak wymagać, od spółek poddanych specjalnemu reżimowi prawnemu, przepisy szczegółowe, jak w przeszłości czyniło to prawo bankowe.

Regulamin rady nadzorczej może powstać w dwojakim trybie. Zakłada się, że organem uprawnionym do uchwalenia regulaminu rady jest walne zgromadzenie. Założenie to może zostać uchylone tylko jednoznacznym przepisem statutu, upoważniającym samą radę do uchwalenia jej regulaminu. W braku takiego przepisu, walne zgromadzenie nie może (jak zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.) upoważnić radę nadzorczą do uchwalenia jej regulaminu. Nie jest też dopuszczalny (jak w przypadku regulaminu zarządu spółki akcyjnej) tryb dwuszczeblowy: rada uchwala regulamin, ale zatwierdza go walne zgromadzenie. Nie jest wreszcie dopuszczalne uchwalenie regulaminu rady przez akcjonariusza, nawet gdyby dysponował on prawem powoływania i odwoływania wszystkich członków rady nadzorczej.

Kodeks spółek handlowych wyznacza spółkom handlowym istniejącym w dniu wejścia kodeksu w życie nieprzekraczalny termin (31 grudnia 2003 r.) dostosowania postanowień ich umów, aktów założycielskich lub statutów do przepisów kodeksu. Kodeks pomija natomiast kwestię dostosowania do jego przepisów aktów niższego rzędu, jak regulaminy organów spółki akcyjnej. Powód jest oczywisty. Statut spółki może, w przypadkach wskazanych przez kodeks, zawierać rozwiązania dowolne lub odmienne od kodeksowych wzorów. Regulamin nie może zawierać rozwiązań odbiegających od kodeksu. Może on dotyczyć tylko spraw powierzonych mu przez kodeks, oraz przez statut spółki, rozstrzygając je w ramach kodeksu i statutu.

Nie ma potrzeby normować w regulaminie spraw wyczerpująco uregulowanych kodeksem lub statutem. Żadnej z tych spraw regulamin nie może ująć inaczej, więc co po wypełniać go zbędnymi powtórzeniami przepisów wyższego rzędu? Regulamin rady nadzorczej dotyczy spraw porządkowych i ma się do kodeksu spółek handlowych jak znak drogowy do kodeksu drogowego. Lecz wiele regulaminów rad nadzorczych przypomina znaki niedopuszczone przez kodeks drogowy, ustawione w niestosownych miejscach i kierujące pojazdy pod prąd na niewłaściwą nitkę autostrady.

Ksh jednoznacznie postanawia, że uchwały rady nadzorczej są protokołowane. Wiele regulaminów wbrew temu przewiduje, że uchwały rady są jedynie załącznikami do protokołu (żeby można było podmieniać uchwały, dowolnie zmieniając ich treść). Kodeks wyraźnie stanowi, że protokół posiedzenia rady podpisują obecni na posiedzeniu członkowie rady. Wiele regulaminów wbrew temu przewiduje, że podpis pod uchwałą, nie umieszczoną w protokole, natomiast załączoną do niego, składają tylko przewodniczący i sekretarz rady (żeby można było sklecić tekst uchwały już po posiedzeniu).

Kodeks jednoznacznie postanawia, że w protokole posiedzenia rady należy podać imiona i nazwiska obecnych członków rady. Wiele regulaminów wbrew temu przewiduje, że lista obecnych jest załącznikiem do protokołu (żeby można było ją podmienić, fałszując stan faktyczny). Kodeks wyraźnie stanowi, że rada może podjąć uchwały na posiedzeniu tylko jeżeli wszyscy jej członkowie zostali zaproszeni. Wiele regulaminów wbrew temu postanawia, że rada może odbyć posiedzenie bez formalnego zwołania (żeby można było antydatować uchwały).

Kodeks wyraźnie wskazuje, że jedyną formą pracy rady jest uchwała. Wiele regulaminów wbrew temu przewiduje, że rada może także uchwalać wystąpienia, stanowiska, opinie, wnioski, inicjatywy lub dezyderaty (żeby za pomocą takich nieformalnych instrumentów sterować zarządem unikając odpowiedzialności). Kodeks wyraźnie stanowi, że rada nadzorcza wykonuje swoje obowiązki kolegialnie. Niektóre regulaminy wbrew temu dopuszczają tzw. urzędujących członków rady, którzy z racji takiego statusu są uprzywilejowani w dostępie do informacji o spółce, a ponadto czasem ingerują w domenę zarządu spółki.

Kodeks wyraźnie stanowi, że w razie równości głosów w radzie – głos rozstrzygający (casting vote) może należeć tylko do przewodniczącego rady i tylko jeżeli statut tak postanowi, uchylając przy tym (o czym zapomina się powszechnie) wymóg bezwzględnej większości głosów. Niektóre regulaminy wbrew temu przyznają głos rozstrzygający także wiceprzewodniczącemu rady.

Na obronę regulaminów można jednak przytoczyć argument, że wiele z nich zostało zainfekowanych błędami przez statuty spółek, nawet giełdowych.

Tekst ogłoszony 12 listopada 2001 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka

Czytaj także:
2013.08.23 Wszystko w porządku
2001.10.29 Pogoda dla krętaczy

Norma to forma [2001]

Członek rady przedstawia cały kapitał i działa w interesie spółki, choćby nie był akcjonariuszem.

Z kodeksu spółek handlowych wynika, że radę nadzorczą spółki akcyjnej można zebrać w dwóch odmiennych trybach. Pierwszym jest „zaproszenie” wszystkich członków rady na jej posiedzenie. Drugim jest „zwołanie rady nadzorczej” lub „zwołanie posiedzenia” (oczywiście chodzi o to samo) przez przewodniczącego rady na wniosek zarządu lub członka rady nadzorczej, bądź przez wnioskodawcę samodzielnie. Należy podać wtedy datę, miejsce i proponowany porządek dzienny. Ponieważ i zaproszenie z natury rzeczy wskazuje przynajmniej datę i miejsce posiedzenia, oba tryby różnią się wymogiem podania porządku obrad.

Materię tę można dopełnić w regulaminie rady. Kodeks mówi, że określa on organizację rady i sposób wykonywania czynności. Regulaminy wszystkich organów są w spółce akcyjnej fakultatywne, a regulamin rady jest jedynym, któremu kodeks zakreśla ramy treściowe. O regulaminie zarządu kodeks wspomina dwukrotnie, lecz nie objaśnia, czego on dotyczy. Nie wspomina natomiast w ogóle na temat regulaminu walnego zgromadzenia, w istocie najważniejszego, ponieważ może on wywierać wpływ na sytuację uczestników walnego zgromadzenia.

Regulamin rady może na przykład regulować tryb wyznaczania terminu posiedzenia. Chodzi o to, czy termin może być arbitralnie narzucony przez inicjatora posiedzenia, czy też należy go uzgodnić z członkami rady. Regulamin może też określić tryb wyznaczania miejsca posiedzenia rady: w siedzibie spółki lub, za zgodą wszystkich członków rady, w innym miejscu (innej miejscowości). Regulamin może wymagać, by proponowany porządek obrad ustalać z uwzględnieniem sugestii zgłaszanych przez członków rady i zarząd spółki. Można też określić w regulaminie tryb ustalania listy materiałów dostarczanych członkom rady przed posiedzeniem, lub na posiedzenie, oraz organów lub osób odpowiedzialnych za ich przygotowanie, a także tryb ustalania listy osób zapraszanych na posiedzenie rady. Ważne są także: termin rozsyłania zaproszeń na posiedzenie (na przykład umożliwiający ich otrzymanie na 7 dni przed terminem posiedzenia), ich treść i tryb doręczania. W grę wchodzi nie tylko tradycyjny list polecony, także przesyłka kurierska, faks, poczta elektroniczna.

W regulaminach kilku rad nadzorczych znalazłem postanowienie: „Rada może odbyć posiedzenie bez formalnego zwołania jeżeli wszyscy członkowie są obecni i nikt nie wniesie sprzeciwu”. To jeden z Narodowych Funduszy Inwestycyjnych narzucał swoim spółkom parterowym takie osobliwe rozwiązania. Są one oczywiście bezskuteczne.

Zapewne komuś wydawało się, że jeżeli bez formalnego zwołania dopuszcza się odbycie, pod pewnymi warunkami, walnego zgromadzenia – tym bardziej można odbyć w takim trybie posiedzenie rady nadzorczej. Jest to wniosek absolutnie błędny! Nieformalnego trybu prac rady nadzorczej nie dopuszczał kodeks handlowy, a kodeks spółek handlowych jeszcze zaostrzył rygory. Wymaga on nie tylko zaproszenia wszystkich członków rady na posiedzenie, lecz nadto obecności przynajmniej połowy jej członków, przy czym statut może ustanowić surowsze wymagania dotyczące kworum, natomiast w żadnym przypadku nie może ich złagodzić. Normą jest dochowanie formy podjęcia uchwały. Wymogi te służą ochronie interesów akcjonariatu. Nie potrzebuje on tak daleko idącej ochrony na walnym zgromadzeniu, w którym przecież może uczestniczyć. Na walnym zgromadzeniu każdy uczestnik przedstawia tylko część kapitału (chyba, że spółka jest jednoosobowa). W radzie nadzorczej każdy z jej członków zawsze przedstawia cały kapitał i działa w interesie spółki, choćby sam nie był jej akcjonariuszem.

Dlatego państwo A, B i C jako jedyni akcjonariusze spółki mogą jako walne zgromadzenie podjąć uchwałę ad hoc, w saunie lub na basenie, pod warunkiem, że dołączy do nich rejent. Ci sami państwo A, B i C jako członkowie rady nadzorczej spółki akcyjnej, w której reprezentują cały kapitał, nie mogą podjąć ad hoc, bez dopełnienia procedur, uchwały rady nadzorczej. Wprawdzie mogą podjąć ją bez odbywania posiedzenia, lecz tylko pod warunkiem, że statut tak stanowi. Kodeks dopuszcza wprawdzie tryb pisemny lub środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość, ale nie dopuszcza doraźnie improwizowanych posiedzeń rady nadzorczej.

Zresztą przepisy kodeksu spółek handlowych wydatnie skomplikowały odbywanie walnego zgromadzenia bez formalnego zwołania, uprawniając do udziału w walnym zgromadzeniu bezwarunkowo członków zarządu i rady nadzorczej, a do udziału w walnym zgromadzeniu zatwierdzającym sprawozdania spółki także, chociaż warunkowo, odwołanych w okresie objętym sprawozdaniem członków zarządu. Nie wystarczy zatem posłać po rejenta, trzeba umożliwić udział w walnym zgromadzeniu wszystkim uprawnionym.

Tekst ogłoszony 5 marca 2001 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka.
Kwestia odbywania przez rade nadzorczą posiedzeń bez formalnego zwołania nadal pozostaje dyskusyjna.

Wici na radę [2001]

Materię zapraszania na posiedzenia rady nadzorczej najlepiej precyzyjnie unormować w jej regulaminie.

Zdolność rady nadzorczej do podejmowania uchwał na posiedzeniu zależy od łącznego spełnienia dwóch warunków. Jednym jest obecność kworum przewidzianego w ustawie (co najmniej połowa członków rady), albo w statucie spółki. Może on przewidywać surowsze wymagania dotyczące kworum, na przykład obecność 2/3, bądź 4/5, bądź nawet wszystkich członków rady, nie wolno mu natomiast złagodzić wymagań ustawy. W stosunku do dawnego kodeksu handlowego jest to przepis nowy i zasadny. Drugi warunek spełniony jest wtedy, gdy wszyscy członkowie rady zostali zaproszeni. Z kodeksu spółek handlowych bynajmniej nie wynika, co oznacza słowo „zaproszeni”, ani jaka ma być forma zaproszenia. Nie wynikało to także z dawnego kodeksu handlowego, z którego przepis został (z niewielką zmianą) przejęty. Pojęcie „zaproszeni” trąci myszką. Brzmi mało normatywnie, bardziej jak instytucja stosunków towarzyskich, niż instytucja prawna. W kodeksie spółek handlowych zmienił się jednak kontekst, w jakim użyto tego mętnego sformułowania.

Po pierwsze, nowy kodeks przewiduje, że zarząd lub członek rady nadzorczej spółki akcyjnej mogą żądać zwołania rady, podając proponowany porządek obrad, a jeżeli przewodniczący nie zwoła tego posiedzenia w terminie dwóch tygodni, wnioskodawca może zwołać je sam, podając datę, miejsce i proponowany porządek obrad. Z kodeksu nie wynika, czy jeżeli przewodniczący zwołuje posiedzenie nie na wniosek członka rady lub zarządu, lecz z własnej inicjatywy, proponowany porządek obrad ma być uwzględniony w „zaproszeniu”. Po drugie, nowy kodeks wprowadził nową zasadę dotyczącą posiedzeń zarządu. Otóż uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Czym (w sensie prawnym) różni się „zawiadomienie” od „zaproszenia”? Czy chodzi o meritum, czy o stopniowanie kurtuazji? Dlaczego członków zarządu należy „prawidłowo zawiadomić” o posiedzeniu zarządu, a członków rady wystarczy „zaprosić” na posiedzenie rady? Jakie warunki winno spełnić „zawiadomienie”, by było „prawidłowe”? Dlaczego zaproszenie nie musi być „prawidłowe”?

Wiem jedno: zaproszenie na posiedzenie rady nie jest materią błahą. Kodeks potraktował ją pobieżnie, ale dzięki temu spółka może precyzyjnie dostroić wymogi, jakim winno odpowiadać zaproszenie, do swojej specyfiki. Jeżeli bowiem wymogi stawiane zaproszeniu nie zostaną jasno określone w regulaminie rady, będzie mogło ono przybrać dowolną formę i treść. Wtedy wystarczy przekazać je ustnie, nawet przez telefon, nawet za pośrednictwem sekretarki, nawet bez wyprzedzenia. Umożliwi to manipulacje, zwłaszcza gdy zaproszenie będzie enigmatyczne, wystosowane są w ostatniej chwili, a termin posiedzenia ustalony zostanie znienacka. Utrudni to osiągnięcie przez radę porozumienia. Im lepiej regulamin unormuje materię zaproszenia, tym lepsze będą obyczaje w radzie, tym wyższa będzie jej wartość dla spółki.

Dobrze, gdy umocowany w statucie spółki regulamin rady przewiduje, kto zwołuje jej posiedzenia, oraz w jakim trybie. Dobrze, gdy wymaga, by termin posiedzenia wyznaczany był z należytym wyprzedzeniem i w porozumieniu z członkami rady (z czym równoznaczne bywa uzgodnienie go na poprzednim posiedzeniu rady). Dobrze, gdy posiedzenia zwoływane są w siedzibie spółki, a w innych miejscach tylko za zgodą wszystkich członków rady. Dobrze, gdy regulamin wymaga zamieszczania w zaproszeniu proponowanego porządku obrad, a także gdy wymaga, by ów porządek uwzględniał sugestie zgłaszane przez członków rady i zarząd. Dobrze, gdy regulamin ustala formę zaproszeń (na przykład list polecony, faks, listel czyli tzw. „e-mail”), a także gdy przewiduje, z jakim wyprzedzeniem zaproszenie, wraz z materiałami na posiedzenie rady, powinno być doręczone. Dobrze, gdy zaproszenie ponadto informuje, kto prócz członków rady i zarządu będzie uczestniczył w posiedzeniu (uważam, że zarząd spółki powinien być zapraszany na część merytoryczną każdego posiedzenia). Regulamin rady nadzorczej nie jest aktem obligatoryjnym. Może on jednak wydatnie usprawnić pracę rady. Utrudnić manipulacje. Ułatwić porozumienie. Służy temu ustalenie w jasnych przepisach regulaminu procedury zapraszania na posiedzenia rady. Może być ona w każdej spółce inna, jak inna bywa dusza każdej spółki.

Gdy król rozsyłał wici, honor nakazywał rycerzowi stawienie się na apel. Niestety, różnie bywa z honorem członków rad. Jak wspomniałem wyżej, nowy kodeks dyscyplinuje radę, wymagając kworum na jej posiedzeniach. Jeżeli zabraknie kworum, bądź wszyscy członkowie rady nie zostaną zaproszeni, rada nie będzie mogła podjąć uchwał, a wtedy nie ma sensu odbywać posiedzenia. Lepiej od razu iść na obiad.

Tekst ogłoszony 6 lutego 2001 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka

Czytaj także:
2001.03.05 Norma to forma
2001.11.19 Między sztuką a sztuczkami

Straż Praw [2001]

Serial „Jak odwołać prezesa” jest śmieszniejszy od klasycznej komedii „Jak zabić starszą panią”.

Jeżeli komunikaty publikowane przez spółkę mają się nijak do tego, co pisze o niej prasa, inwestorzy otrzymują sygnał, że w samej spółce, bądź w jej otoczeniu, sprawy przybrały niekorzystny obrót. Przyczyną takich sytuacji jest brak porządku korporacyjnego (ang. corporate governance), co rzutuje na pomyślność spółki. Przykładem Mostostal Warszawa, spółka mająca wcześniej całkiem korzystną opinię. Dzisiaj dzieją się w niej rzeczy dziwne, o których pisze prasa, a milczą komunikaty.

Z relacji prasowych wynika, że ktoś nastaje na głowę prezesa. Nic w tym nadzwyczajnego. Prezesi spółek giełdowych zmieniają się w Polsce często. Tak często, że nasz rynek może stracić zaufanie inwestorów. Martwi nie to, że w ubiegłym roku zmienili się prezesi 53 spółek giełdowych (niekiedy po dwa, lub nawet trzy razy). Martwi natomiast, że w ubiegłym roku zmienili się prezesi w co czwartej spółce giełdowej. Martwi także, że niektóre zmiany wyniknęły z przyczyn politycznych. Martwi najbardziej, że dość liczne zmiany były uzasadnione.

Z relacji prasowych wynika, że zamiar odwołania prezesa warszawskiej spółki też nie jest bezzasadny. Zarzuty, które przedostały się do prasy, zgoła nie mieszczą się w głowie. Inna sprawa, że słowo „afera” przylgnęło już w polszczyźnie do poczynań w trójkącie bermudzkim: Skarb Państwa – PZU – NFI (dyscyplina dodatkowa: Totalizator Sportowy). Innym wydarzeniom grozi spadek do ligi okręgowej, gdzie nikt się nimi nie zajmie.

Mnie jednak interesują proceduralne aspekty sprawy warszawskiego Mostostalu. Niektóre poczynania rady nadzorczej spółki są jeszcze bardziej komiczne, niż klasyczna angielska komedia. Rekonstrukcja wydarzeń jest taka: z początkiem stycznia zwołano posiedzenie rady nadzorczej. Członkowie rady przybyli, lecz posiedzenie nie odbyło się. Powód? Dwóch członków rady nie podpisało listy obecności. Dramatyczny dylemat Hamleta „być albo nie być” sprowadzono do wymiaru farsy „być, ale nie podpisać”. Śmieszne to wprawdzie nie jest, ale niepoważne – jak najbardziej. Otóż kodeks wcale nie wymaga podpisywania listy obecności. Nawet o niej nie wspomina. Słusznie! Imiona i nazwiska obecnych zamieszcza się w protokole.

Odmowa podpisania listy przez dwóch członków rady, a nawet ich nieobecność, nie zrywa posiedzenia pięcioosobowej rady, jeżeli wszyscy jej członkowie zostali zaproszeni. Jeżeli przybyli – świadczy, że zostali zaproszeni. Nie ma żadnego znaczenia, czy podpisali listę obecności, jak nie ma znaczenia lista. Tylko protokół ma znaczenie dowodowe. Do czego służy lista, pisałem już w tym miejscu (13 XI 2000 r.): „można zrobić z niej samolot”. Biada drobnemu akcjonariatowi, jeżeli ważny inwestor dopuszcza się w spółce obstrukcji.

Dalszy ciąg rekonstrukcji: rada nadzorcza zebrała się w końcu 19 stycznia i dokonała zmiany swojego regulaminu. Wcześniej do odwołania członka zarządu ów regulamin wymagał kwalifikowanej większości ¾ głosów. Teraz członka zarządu można odwołać większością niekwalifikowaną. Boki zrywać! Przecież większość głosów wymaganą dla powzięcia uchwały przez radę ustala kodeks, albo statut spółki, zaś przenigdy regulamin rady. Z równym skutkiem regulamin rady mógłby ustalać zasady sukcesji do hiszpańskiego tronu. Tak samo zresztą było pod rządami starego kodeksu. Kodeks przewiduje przeto, że uchwały rady nadzorczej zapadają bezwzględną większością głosów, czyli więcej niż połową głosów oddanych (stary kodeks mówił o bezwzględnej większości głosów „obecnych”) – chyba, że statut stanowi inaczej. Czyli jedynie statut może stanowić inaczej. Spraw o tak znacznej wadze nie rozstrzyga się w regulaminach.

Czekajmy więc niecierpliwie na kolejne odcinki serialu. Lecz już teraz nasuwa się wniosek, że w tym przypadku nadzór nie wywiązuje się z roli powierzonej mu przez kodeks. Ta rola – to „Straż Praw”. Nie w dawnym rozumieniu, zaczerpniętym z trzeciomajowej konstytucji, ale w znaczeniu ciała pilnującego przestrzegania prawa przez wszystkie organy spółki. Od członków rady nadzorczej wymaga się przede wszystkim, by kierowali się prawem i interesem spółki. Niestety, członkowie rady czasem nie znają prawa i nie widzą interesu spółki, kierując się interesem tego z akcjonariuszy, któremu zawdzięczają miejsce w radzie. Czasem postępują tak i wtedy, jeżeli w wyniku ich działań spółka poniesie szkodę. Ale spółki i akcjonariatu nie interesuje odpowiedzialność członka rady nadzorczej przed jego dobrodziejem, a tylko odpowiedzialność wobec spółki. Członek rady powinien wykonywać swoje obowiązki dokładając staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności. Nie dokłada należytej staranności ani kto dopuszcza się obstrukcji, ani kto ją bezpodstawnie toleruje.

Tekst ogłoszony 29 I 2001 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka

Zwierciadło rady [2000]

Rada nadzorcza spółki akcyjnej ma bardzo rozległe zadania. Sprawuje mianowicie stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich gałęziach przedsiębiorstwa. Na członków rady prawo nakłada obowiązek wykonywania tych zadań ze starannością sumiennego kupca. Czy dokładają oni wymaganej prawem staranności, łatwo poznać po uchwałach rady. Są one jej zwierciadłem.

Podobnie jak pozostałe organy spółki akcyjnej, rada działa poprzez podejmowanie uchwał. Kodeks stanowi, że uchwały mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie rady zostali zaproszeni, oraz że będą one protokołowane, a protokoły podpisywane przez obecnych. Chodzi o zaproszenie na posiedzenie rady, oraz o podpisy członków rady obecnych na posiedzeniu, na którym uchwałę powzięto. Kodeks najwyraźniej nie przewidział podejmowania przez radę uchwał w trybie innym, jak na posiedzeniu. Ale kodeks przypomina starorzecze. Praktyka płynie innym już korytem. Można odbyć posiedzenie rady (a więc i powziąć uchwały) z pomocą urządzeń zapewniających wielostronną łączność, w trybie on-line przed monitorami komputerów, przy słuchawkach telefonów, lub przy mikrofonach i głośnikach. Statuty, a w ślad za nimi regulaminy rad nadzorczych, często dopuszczają powzięcie przez radę uchwały bez odbycia posiedzenia, w trybie korespondencyjnym.

Tryb korespondencyjny bywa przez rady wykorzystywany nie tylko incydentalnie. Mogą stosować się jednak do niego dwojakie ograniczenia. Merytoryczne: nierzadko rada nie może w tym trybie powziąć uchwał w sprawach większej wagi, jak badanie bilansu i związane z tym czynności, zakwalifikowane przez art. 382 § 2 kh do „szczególnych obowiązków rady”, bądź zawieszanie członków zarządu, a także powoływanie i odwoływanie ich, jeżeli owe czynności leżą w gestii rady. Formalne: nierzadko warunkiem powzięcia uchwały bez zwoływania posiedzenia jest zgoda wszystkich członków rady na tryb korespondencyjny.

Wymóg zgody wszystkich członków rady ma zapobiec wykorzystywaniu korespondencyjnego trybu podejmowania uchwał poza przypadki nagłe i rzeczywistą konieczność. Okoliczność, że uchwała została powzięta w trybie korespondencyjnym nie wyłącza przecież odpowiedzialności członków rady. Zdalne nadzorowanie spółki jest ryzykowne. Członkowie rady odpowiadają wobec spółki za szkodę, spowodowaną brakiem staranności sumiennego kupca (podobnie jak za szkodę wyrządzoną przez działalność sprzeczną z prawem lub statutem).

Rada nadzorcza to nie akademia nauk. Są w niej tylko członkowie rzeczywiści, nie ma członków – korespondentów. Statuty często zawierają wymóg, że posiedzenia rady odbywają się przynajmniej raz na kwartał. Pozwala to uniknąć zastępowania posiedzeń podejmowaniem uchwał w trybie korespondencyjnym. Wymóg protokołowania uchwał oznacza, że rada nadzorcza głosuje nad projektem uchwały należycie już zredagowanym, przybranym w ostateczną szatę słowną, zaś przyjęta w głosowaniu szata słowna jest odzwierciedlona w protokole. Nie jest właściwą praktyka, w myśl której rada uzgadnia ogólny kierunek uchwały i głosuje nad jej projektem w zarysie (albo zarysem projektu), natomiast po posiedzeniu przewodniczący rady, lub jej sekretarz (lub zarząd!), redagują ostateczne brzmienie powziętej już uchwały. Sumienny kupiec by tak nie postąpił! Taka praktyka umożliwia kształtowanie treści uchwał ex post i wprowadzanie do nich sformułowań odbiegających od intencji rady, wyrażających partykularne interesy.

Wymóg protokołowania uchwał oznacza także, że są one zawarte w protokołach posiedzeń. Spotykam się jednak niekiedy z niezrozumiałą praktyką degradowania uchwał, jedynego owocu prac rady, poprzez bezsensowne i bezprawne usuwanie ich z protokołów posiedzeń rady. Uchwały nie mogą być załącznikami do protokołu! Protokół, podpisany przez wszystkich członków rady uczestniczących w posiedzeniu, jest źródłem wiarygodnym, zaś uchwały są jego esencją. Są przecież esencją prac rady. Byłoby idealnie, gdyby każdy etap swojej pracy rada wieńczyła uchwałą. Z doświadczenia wiem, że uchwała bywa skutecznym systemem obrony przeciwrakietowej. Niszczy rakiety woda-woda, odpalane przez najbardziej elokwentnych członków rady. Wystarczy poprosić, by swoje cenne myśli przyoblekli w projekt uchwały rady, a wycofują się. Umykają na rubież milczenia.

Natomiast kodeks nie wnika w formalne aspekty uchwały. Najczęściej także statuty nie podejmują tych spraw. Normuje je najwyżej regulamin rady nadzorczej, akt bardzo ważny dla spółki i jej akcjonariatu, chociaż lekceważony. Niesłusznie, bowiem dobry regulamin usprawni prace rady. Ale za prace rady, za jej uchwały, odpowiadają osobiście członkowie rady, a nie regulamin.

Tekst ukazał się 5 czerwca 2000 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka
Czytaj także: 2000.06.26 Tajny protokół