Archiwa tagu: regulamin walnego zgromadzenia

Ksh po 20 latach (III). Zawodna procedura

Może dojść do sytuacji, że wielu głosujących nie zda sobie sprawy, iż chyłkiem wprowadza do spółki głosowanie korespondencyjne.

  • Uchwalony w 2000 roku Kodeks spółek handlowych zawierał kilka błędów pierworodnych, poprawionych w kolejnych nowelizacjach;
  • Z kolei niektóre z rozlicznych nowelizacji wprowadziły do ustawy przepisy budzące wątpliwości;
  • Za przykład mogą służyć uregulowania głosowania korespondencyjnego na walnym zgromadzeniu;
  • Chociaż możliwość korespondencyjnego oddawania głosu jest korzysta dla inwestorów, obecna procedura nie budzi ich zaufania.

Wbrew nazwie, walne zgromadzenie często nie jest ani walnym, ani w ogóle zgromadzeniem. Gdyby ktoś użył skrótu błędnej nazwy „WZA” – skorygowałbym, że często w obradach nie uczestniczą fizycznie akcjonariusze spółki, lecz ich pełnomocnicy. Frekwencja na walnych zgromadzeniach bywa niska, co nie ma związku z pandemią. Drobni akcjonariusze często nie wykazują zainteresowania udziałem w walnych zgromadzeniach. Świadomie rezygnują z wykonywania swoich uprawnień korporacyjnych, zwłaszcza jeżeli walne zgromadzenie odbywa się w innej miejscowości; jeżeli w spółce trwa konflikt, wobec czego walne zgromadzenia stają się polem walki; jeżeli zachodzi obawa, że dojdzie do przerwy w obradach, lub nawet serii przerw, a uczestnik tylko straci czas.

W pierwotnym brzmieniu Ksh nie przewidywał możliwości głosowania na walnym zgromadzeniu ani przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, ani w drodze korespondencyjnej. Zostało to zmienione przy okazji wprowadzania do prawa polskiego postanowień ważnej dyrektywy unijnej o prawach akcjonariuszy 2007/36/WE. Owocem tych zmian jest możliwość oddawania przez akcjonariuszy spółki publicznej głosu na walnym zgromadzeniu drogą korespondencyjną, jeżeli przewiduje to regulamin walnego zgromadzenia.

Głosowanie korespondencyjne jest na niektórych rynkach szeroko rozpowszechnione i ma bogate tradycje. Nierzadko wyniki głosowania nad poszczególnymi uchwałami zostaną przesądzone w głosowaniu korespondencyjnym. Mogą ich nie znać ci akcjonariusze, którzy na walne zgromadzenie przybyli osobiście, bądź uczestniczą w nim przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej – ale już zna je zarząd. W Polsce do roku 2009 nie dopuszczano głosowania korespondencyjnego, obecnie jest ono dopuszczone w niewielu spółkach publicznych. Warto zauważyć, że współczesne technologie zmieniają oblicze walnych zgromadzeń. Coraz łatwiej uczestniczyć w nich zdalnie, drogą elektroniczną, wobec czego znaczenie głosowania korespondencyjnego maleje. W niektórych jurysdykcjach, przede wszystkim w Stanach Zjednoczonych, coraz więcej walnych zgromadzeń odbywa się w postaci wyłącznie wirtualnej, co w ogóle wyklucza możliwość fizycznego udziału w obradach akcjonariuszy i pełnomocników.

Szkopuł polega na tym, że o możliwości wprowadzenia głosowania korespondencyjnego na walnym zgromadzeniu niekoniecznie decyduje statut spółki – wystarczy regulacja przemycona w regulaminie WZ. Świadomie piszę „przemycona”: do regulaminów walnych zgromadzeń nie przywiązuje się w Polsce większego znaczenia, są one niemal bez reszty wypełnione powtórzeniami przepisów Ksh i statutu spółki, a nadto niekiedy zawierają osobliwe nonsensy. Przed dwudziestu laty ogłosiłem katalog takich kwiatków, od tego czasu wiele zmieniło się na lepiej, ale nie wszystko, niestety. Akcjonariusze nadal uchwalają regulaminy walnych zgromadzeń bez należytej refleksji nad ich treścią i konsekwencjami. Następuje to często pod koniec obrad, kiedy ich uczestnicy wykazują osłabioną czujność, zwłaszcza iż regulamin będzie dotyczył dopiero przyszłych zgromadzeń. Może dojść do sytuacji, że wielu głosujących nie zda sobie sprawy, że chyłkiem wprowadza do spółki głosowanie korespondencyjne.

Kolejny szkopuł tkwi w tym, że głos oddany korespondencyjnie można odwołać poprzez oświadczenie złożone spółce – byle nie później, niż w chwili zarządzenia głosowania na walnym zgromadzeniu. Oznacza to, że można odwołać oddany głos także poza walnym zgromadzeniem, na dziennik podawczy spółki. Ani przewodniczący zgromadzenia, ani jego uczestnicy, ani protokołujący uchwały notariusz mogą się nie dowiedzieć o tym w porę. Nieprzemyślany przepis otwiera możliwość obstrukcji: w zasygnalizowanym tu przypadku trzeba byłoby prostować protokół notarialny, nawet korygować informację, czy uchwały zostały powzięte. Procedury buduje się po to, by wykluczyć niepewność obrotu. Tu procedura zawodzi.

Tekst ogłoszony w Gazecie Giełdy i Inwestorów PARKIET 17 maja 2021 r.                                           Czytaj także:

2021.04.26 Ksh po 20 latach (I). Z dystansu widać lepiej
2021.05.04 Ksh po 20 latach (II). Rozsądek zwycięża

 

 

 

 

Zasady dobrej praktyki walnego zgromadzenia – II redakcja projektu [2001]

2001.06.15

Zasady dobrej praktyki walnego zgromadzenia – II redakcja projektu [2001]

Materiał powstał na podstawie wstępnej redakcji projektu zasad dobrej praktyki walnego zgromadzenia, przedłożonej uczestnikom konferencji ‘Corporate Governance V – Walne Zgromadzenie. Standardy dobrej praktyki’ (Giełda Papierów Wartościowych 24–25 maja 2001), oraz dyskusji na tej konferencji, prowadzącej do sformułowania niniejszej drugiej (acz z pewnością jeszcze nie ostatecznej) redakcji projektu tych zasad. Korzystając z gościnności ‘naszego Rynku Kapitałowego’, opatrzyłem proponowane zasady zwięzłymi komentarzami.

I. Miejsce i pora walnego zgromadzenia
Wybór miejsca i pory ma wpływ na udział w zgromadzeniu drobnych akcjonariuszy, zwłaszcza z kręgu pracowników. Prawo dopuszcza: siedzibę spółki, miejscowość będącą siedzibą giełdy, inne miejsce wskazane w statucie. Statuty wskazują po kilka (lub więcej) odległych miejscowości.
• Propozycja: Walne zgromadzenie odbywa się w siedzibie spółki i
zwoływane jest w porze dogodnej dla szerokiego kręgu potencjalnych uczestników zgromadzenia. Organ spółki zwołujący zgromadzenie uzasadnia odstępstwa od tych zasad.
Komentarz: Pierwotnie projekt zasady dotyczył także terminu walnego zgromadzenia.
Zrezygnowałem jednak z zalecenia, by walne zgromadzenia odbywały się „w dzień roboczy”. Nie należy nadmiernie krępować spółek; „porą dogodną dla szerokiego kręgu potencjalnych uczestników zgromadzenia”, w szczególności pracowników, może być właśnie sobota. Wiele spółek publicznych o liczącej się renomie odbywa walne zgromadzenia w soboty. Zresztą – sam przewodniczyłem walnym zgromadzeniom odbywanym w soboty (kiedy zgromadzenie odbywało się wczesną porą w odległym mieście, nawet wolałem sobotę od poniedziałku).

II. Udział rady nadzorczej w przygotowaniu walnego zgromadzenia
Statuty spółek rozmaicie regulują kwestię zwoływania i przygotowania walnego zgromadzenia. Rada nadzorcza, pełniąc rolę filtru rozmaitych interesów w procesie ustalania porządku obrad i projektów uchwał walnego zgromadzenia, może usprawnić jego przebieg i działać tonizująco na społeczność akcjonariuszy spółki. Prawo nie wnika w kwestię udziału rady w przygotowaniu zgromadzenia, z wyjątkiem upoważnienia rady do zwołania zgromadzenia, jeżeli zarząd tego nie uczyni.
• Propozycja: Statut spółki upoważnia radę nadzorczą do opiniowania
porządku obrad i projektów uchwał walnego zgromadzenia, z wyjątkiem
wniosków zarządu o wyrażenie przez walne zgromadzenie zgody na dokonanie czynności, na jaką nie wyraziła zgody rada nadzorcza. Zarząd nie jest związany opiniami rady, lecz jeżeli nie kieruje się nimi – przedstawia zgromadzeniu uzasadnienie swojego stanowiska.
Komentarz: Jest to jedyny przypadek, gdy propozycja zasady dobrej praktyki tak głęboko
ingeruje w ustrój spółki, formułując postulat przyjęcia w statucie sugerowanego rozwiązania. Nie jest to natomiast jedyny przypadek usiłowań zmierzających ku wzmocnieniu pozycji nadzoru w spółce, tym razem poprzez wkomponowanie rady nadzorczej w proces przygotowania strony merytorycznej walnego zgromadzenia. Podobnie jak w przypadku projektu zasady I, dotyczącej miejsca i pory walnego zgromadzenia, zarząd zachowuje pełną swobodę działania, ale w niektórych sytuacjach wyjaśnia walnemu zgromadzeniu rację tego działania.

III. Odbywanie i sprawny przebieg zwołanych walnych zgromadzeń
Dla utrudnienia mniejszości egzekwowania jej praw, walne zgromadzenia zwołane na żądanie mniejszości podejmują uchwały o nieodbywaniu obrad lub grzęzną w proceduralnych zawiłościach. Prawo reguluje tryb zwołania walnego zgromadzenia operując milczącym domniemaniem, że zgromadzenia zwołuje się po to, by je odbyć.
• Propozycja: Większość nie przeciwdziała odbyciu walnego zgromadzenia
zwołanego na żądanie mniejszości. Uczestnicy walnego zgromadzenie nie przeciwdziałają jego sprawnemu przebiegowi. Nie zarządza się bez potrzeby przerw w obradach.
Komentarz: Jak w szwajcarskim serze jest ponoć więcej dziur, niż „sera właściwego”, tak
na polskich walnych zgromadzeniach często bywa więcej przerw, niż obrad. Jest to praktyka zła, zniechęcająca indywidualnych inwestorów do uczestniczenia w walnych zgromadzeniach, a tym samym do obecności na rynku kapitałowym.

IV. Termin walnych zgromadzeń zwoływanych na żądanie mniejszości
Prawo wyposaża mniejszość (dysponującą co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego, aczkolwiek statut spółki może obniżyć ten próg) w prawo żądania zwołania walnego zgromadzenia, ale nie rozstrzyga, na kiedy w takiej sytuacji spółka zwołuje walne zgromadzenie, co może prowadzić do nieuzasadnionego odwlekania walnego zgromadzenia.
• Propozycja: W przypadku zwoływania walnego zgromadzenia na żądanie
mniejszości, jest on ono odbywane w terminie wyznaczonym w żądaniu, a jeżeli przeciwko temu terminowi przemawiają istotne przeszkody – w terminie umożliwiającym rozstrzygnięcie przez zgromadzenie spraw, których rozstrzygnięcie jest powodem żądania zwołania walnego zgromadzenia (chyba że żądanie jest nadużywane i ma oczywiste cechy nękania większości przez mniejszość).
Komentarz: Proponowana zasada nie byłaby w ogóle potrzebna, gdyby na naszym rynku
wykształciła się już dostatecznie kultura obcowania większości z mniejszością. Większość często zarzuca mniejszości, że nabywa akcje tylko po to, żeby je sprzedać z zyskiem (zarzut świadczy, że i przez współczesnych pielęgnowany jest etos Inspekcji Robotniczo-Chłopskiej, grożącej spekulantom zesłaniem na Żuławy). Mniejszość zarzuca większości, aż nazbyt często zasadnie, że ta ostatnia nie dzieli się zyskiem z resztą akcjonariatu i pokątnie wyprowadza go ze spółek. Często spory nie toczą się wcale na walnym zgromadzeniu, ale o jego zwołanie i termin jego odbycia.

V. Otwarcie walnego zgromadzenia
Otwarcie zgromadzenia jest formalnością, a otwierający ma jedno zadanie – doprowadzenie do wyboru przewodniczącego. Bywa wszakże, że otwierający czyni zamieszanie, składa niepotrzebne wnioski. Prawo (lub statut) wskazuje osobę otwierającą walne i zakłada, że następnym krokiem zgromadzenia jest wybór przewodniczącego.
• Propozycja: Otwierający walne zgromadzenie dąży do niezwłocznego
wybrania przewodniczącego i czuwa nad sprawnym przebiegiem wyboru, powstrzymując się od jakichkolwiek innych rozstrzygnięć merytorycznych lub formalnych.
Komentarz: Propozycja ta nie budzi kontrowersji i może szybko zyskać akceptację.
Precyzuje ona zakres czynności otwierającego, a nie osobę otwierającego, wskazaną przez statut lub kodeks. Inną sprawą są tzw. ‘dzikie’ walne zgromadzenia, zwoływane (przeciw zarządowi) na parkingu lub przed bramą. Zdziczenie czasem można przypisać akcjonariuszom, dążącym do odbycia walnego zgromadzenia (a nieskorym do skorzystania w tym celu z przysługującej im sądowej ochrony swoich interesów i poczynań), czasem zarządom, broniącym się przed odbyciem walnego zgromadzenia. Czy propozycje zasad dobrej praktyki powinny odnieść się do tego zjawiska, czy zignorować je? Wszak wiele innych ekscesów (jak wyłączanie światła w sali obrad, blokowanie uprawnionym dostępu do niej, okupacje pomieszczeń itd.) też nie znajduje odbicia w zasadach dobrej praktyki. Właśnie: dobrej.

VI. Wybór przewodniczącego walnego zgromadzenia
Przewodniczący może wywrzeć znaczny (w szczególności destrukcyjny) wpływ na przebieg zgromadzenia. Prawo wymaga jedynie, by przewodniczący był osobą uprawnioną do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu, pomija zaś milczeniem kwestię jego kwalifikacji merytorycznych (znajomości prawa spółek, oraz spraw i prawa wewnętrznego spółki) i etycznych.
• Propozycja: Walne zgromadzenie wybiera przewodniczącego biorąc pod
uwagę fachowe kwalifikacje kandydata. Walne zgromadzenie nie dokonuje
wyboru zastępcy lub zastępców przewodniczącego. Jeżeli zarząd zgłasza kandydaturę na przewodniczącego – daje tym rękojmię, iż kandydat reprezentuje nie tylko wysokie kwalifikacje, lecz także znajomość statutu i spraw spółki, w tym spraw objętych porządkiem obrad, oraz projektów uchwał.
Komentarz: Formalnie nie ma przeszkód, by walnemu zgromadzeniu przewodniczył prezes
lub członek zarządu, co jednak nie byłoby rozwiązaniem godnym polecenia. Nic natomiast nie stoi na przeszkodzie wprowadzeniu do statutu przepisu, lub utrwalenia zwyczaju, że obowiązkiem zarządu jest wskazać zgromadzeniu kandydata na przewodniczącego, należycie przygotowanego do sprawowania tej funkcji. Ponieważ zarząd najczęściej jest reprezentantem większości, która wybiera przewodniczącego zgromadzenia, więc z reguły i tak ma wpływ na obsadę funkcji przewodniczącego. Lepiej przeto, by zarząd czuł się odpowiedzialny za należytą obsadę tej funkcji. Wybieranie przez walne zgromadzenia zastępców przewodniczącego jest niewskazane, ponieważ kodeks nie zna takiej funkcji i jeżeli ów zastępca, a nie przewodniczący osobiście, będzie przewodniczył walnemu zgromadzeniu, bądź nawet fragmentowi jego obrad, da to podstawę do stwierdzenia nieważności uchwał przyjętych pod przewodnictwem ‘zastępcy’. Propozycja, by przewodniczenie walnym zgromadzeniom powierzać wyłącznie adwokatom i radcom prawnym, ponieważ jako członkowie korporacji wiązani są etyką zawodową, rodzi pytanie, czy aby sumiennie jej przestrzegają?

VII. Fachowość i bezstronność przewodniczącego walnego zgromadzenia
Prawo nie reguluje szczegółowo obowiązków i uprawnień przewodniczącego. Jego bezstronność sprzyja spółce i akcjonariatowi, usprawnia przebieg zgromadzenia.
• Propozycja: Przewodniczący sprawuje funkcję w sposób bezstronny, z należytą fachowością i starannością, mając na względzie sprawny przebieg obrad i poszanowanie praw mniejszości. Przewodniczący nie uczestniczy w poczynaniach zmierzających do utrudnienia albo opóźnienia przebiegu zgromadzenia, ani nie sprzyja im. Ponadto przewodniczący:
• nie uczestniczy w pracach komisji zgromadzenia, w tym komisji dla
sprawdzenia listy obecności;
• nie składa bez ważnych powodów rezygnacji ze swojej funkcji;
• nie opóźnia podpisania aktu notarialnego – protokołu walnego zgromadzenia.
Komentarz: Czy przewodniczący walnego zgromadzenia, namaszczony przez większość,
może zachować bezstronność, gdyby doszło do konfliktu większości z mniejszością? Jeżeli miarą bezstronności jest życzliwość wobec wszystkich uczestników walnego zgromadzenia – owszem, może. Zbyt często przewodniczący nie służy walnemu zgromadzeniu, ale większości, której zawdzięcza wybór (i honorarium za prowadzenie obrad). Relacje prasowe z walnych zgromadzeń niekiedy piętnują naganne zachowania przewodniczącego. Proponowana redakcja zasady tylko przykładowo wskazuje na niektóre formy obstrukcji walnego zgromadzenia, lub zakłóceń jego przebiegu, od jakich przewodniczący powinien się powstrzymać. Nie jest możliwe wyliczenie wszystkich. Chodzi natomiast o wyznaczenie wzorca, do którego można odnosić postępowanie przewodniczącego.

VIII. Regulamin walnego zgromadzenia
Prawo nie wymaga, by walne zgromadzenie uchwalało regulamin. Stąd rozmaitość praktyk: niektóre spółki odbywają zgromadzenia na podstawie regulaminu uchwalonego w przeszłości (zmiana nie jest dopuszczalna, skoro nie ogłoszono jej w porządku obrad), inne za każdym razem wnoszą pod obrady projekt regulaminu, najczęściej ten sam, przenoszony ze zgromadzenia na zgromadzenie. Regulamin często nie jest dostrojony do głosowania w formie elektronicznej. Instrukcje dotyczące głosowania elektronicznego, wydawane uczestnikom zgromadzenia przez firmę obsługującą aparaturę do głosowania, bywają bałamutne i wprowadzają w błąd, w szczególności co do głosowania podczas wyborów.
• Propozycja: Jeżeli walne zgromadzenie obraduje na podstawie stałego regulaminu, uczestnicy zgromadzenia otrzymują tekst obowiązującego regulaminu. Rewizja stałego regulaminu umieszczana jest w porządku obrad walnego zgromadzenia przynajmniej co 5 lat, a ponadto każdorazowo na wniosek akcjonariusza złożony na poprzednim walnym zgromadzeniu, bądź uwzględniony w żądaniu zwołania walnego zgromadzenia. Regulamin uwzględnia możliwość głosowania w formie elektronicznej i precyzuje, że przy obliczaniu wyników wyborów bierze się pod uwagę liczbę głosów oddanych na każdego z kandydatów, a nie różnicę między ilością głosów oddanych ‘tak” i ‘nie”, czyli za i przeciw poszczególnym kandydatom. Jeżeli w porządku obrad walnego zgromadzenia przewidziany jest wybór rady nadzorczej w drodze głosowania oddzielnymi grupami, zarząd przygotowuje projekt regulaminu walnego zgromadzenia, lub załącznika do regulaminu, określający tryb wyboru przewodniczących grup oraz procedurę obrad i wyborów w grupach.
Komentarz: Jest to najbardziej rozbudowana propozycja zasady. Moim zdaniem lepiej,
jeżeli każde kolejne walne zgromadzenie uchwala regulamin. Unika się wtedy niebezpieczeństwa, że zgromadzeniu przyjdzie obradować w oparciu o regulamin przyjęty kiedyś w przeszłości, skonfigurowany wówczas do nieaktualnego już układu właścicielskiego. Odmienne rozwiązanie ma, jak się wydaje, większe szanse na powszechną akceptację. Za stałym regulaminem przemawiają: potrzeba ukształtowania stabilnego porządku w spółce, względy ekonomii obrad, oraz obawy przed sparaliżowaniem zgromadzenia zgłaszaniem
niezliczonych poprawek do projektu regulaminu. Proponuję więc rozwiązanie pośrednie: regulamin jest stały, lecz sprawa jego zmiany bądź staje na porządku obrad co pewien czas, bądź jest wnoszona w określonym trybie przez akcjonariuszy. Doświadczeni prawnicy zwracają uwagę na konieczność kontrolowania i zapewnienia rzetelności wyników głosowania elektronicznego (co jest zadaniem skrutatorów) i właściwej interpretacji jego wyników (co jest zadaniem przewodniczącego).

IX. Przedkładanie przez radę nadzorczą walnemu zgromadzeniu corocznej oceny sytuacji i perspektyw spółki
Prawo wymaga jedynie, by rada nadzorcza sporządzała i przedkładała walnemu zgromadzeniu coroczne pisemne sprawozdanie z wyników oceny sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za rok ubiegły (w zakresie ich zgodności z księgami i dokumentami, jak i ze stanem faktycznym), oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty. Z rady nadzorczej zdjęty został obowiązek ‘badania’ tych dokumentów. W praktyce rady nadzorcze przedkładają walnym zgromadzeniom sprawozdania ze swojej działalności, wyliczające liczbę odbytych posiedzeń i (co w praktyce nie ma znaczenia) podjętych uchwał. Takie sprawozdania nie mają wartości merytorycznej i nie rysują akcjonariuszom obrazu spółki.
• Propozycja: Rada nadzorcza corocznie przedkłada walnemu zgromadzeniu zwięzłą ocenę sytuacji i perspektyw spółki.
Komentarz: Jest to najdalej idąca spośród wszystkich przedłożonych pod dyskusję
propozycji zasad dobrej praktyki walnego zgromadzenia. Dotyczy ona zresztą nie tyle walnego zgromadzenia, co zadań rady nadzorczej i jej pozycji w spółce. Niezależna od zarządu, wyrastająca z doświadczenia rady, rzeczowa ocena sytuacji i perspektyw spółki może spełnić pozytywną rolę w kreowaniu reputacji spółki i jej stosunków z rynkiem, a zwłaszcza z akcjonariatem. Może z czasem milczenie rady w kwestii oceny sytuacji i perspektyw spółki będzie interpretowane przez rynek jako złowróżbny sygnał?

X. Udostępnianie uczestnikom walnego zgromadzenia ‘raportu (sprawozdania) rocznego’
Większość spółek publicznych, oraz wiele innych spółek akcyjnych regularnie wydaje ‘raporty (sprawozdania) roczne’ i udostępnia je m.in. uczestnikom walnego zgromadzenia. Jest to praktyka warta upowszechnienia.
• Propozycja: Spółki publiczne wydają i udostępniają uczestnikom zwyczajnych walnych zgromadzeń ‘raporty (sprawozdania) roczne’.
Komentarz: Proponowana zasada zmierza ku temu, by skłonić spółki publiczne do
wydawania ‘raportów rocznych’ (niektóre spółki nazywają je, zgodnie z duchem języka, ‘sprawozdaniami’, acz nie upieram się przy tym poprawnym terminie z uwagi na możliwość konfuzji ze ‘sprawozdaniami’, o których mówi kodeks spółek handlowych w art. 395 § 2 pkt 1). Niektóre spółki giełdowe raportów nie publikują, lub publikują je wtedy jedynie, gdy mogą się pochwalić dobrymi wynikami. Termin ‘wydają i udostępniają’ obejmuje także ogłaszanie i rozpowszechnianie raportów w postaci elektronicznej. Chodzi wreszcie o to, by raporty służyły akcjonariuszom (i do nich przede wszystkim były adresowane), a nie tylko promocji i reklamie spółek.

XI. Zawartość i układ ‘raportów (sprawozdań) rocznych’
‘Raporty (sprawozdania) roczne’ charakteryzują się dowolnością zawartości i układu, co utrudnia analizę i porównanie ogłaszanych danych.
• Propozycja: Redakcja zasady dotyczącej zawartości i układu ‘raportów (sprawozdań) rocznych’ może zostać zaproponowana po konsultacjach m.in. z GPW, KPWiG, Fundacją Rozwoju Rachunkowości itd. Proponuję, by zasada uwzględniła, iż w ‘raportach (sprawozdaniach) rocznych’ spółek publicznych, zamieszcza się:
• dokonaną przez radę nadzorczą ocenę sytuacji i perspektyw spółki;
• stanowisko, określające stosunek spółki do przestrzegania zasad dobrej praktyki porządku korporacyjnego, wraz z uzasadnieniem odstępstw od tych zasad.
Komentarz: Daleka droga przed nami! Do tej pory rady nadzorcze tylko
wyjątkowo dokonują ocen sytuacji i perspektyw spółek; jeszcze rzadziej ogłaszają te oceny. W wielu raportach polskich spółek, starannie wydawanych, zdobnych zdjęciami zarządu i imperialnych siedzib, nie ma nawet zdawkowego listu przewodniczącego rady nadzorczej do akcjonariuszy – zapewne dlatego, że etykieta daje radzie i jej przewodniczącemu precedencję przed zarządem, a zarządy są zazdrosne o swoją pozycję. Nawet raporty roczne samej Giełdy Papierów Wartościowych nie mogą służyć za wzorowy przykład. Natomiast ogłaszanie przez spółki stanowiska, prezentującego ich stosunek do zasad dobrej praktyki corporate governance i wyjaśniającego powody ewentualnych odstępstw od tych zasad, jest wzorem świetnie sprawdzającym się w Wielkiej Brytanii. Zasady dobrej praktyki nie operują innymi sankcjami, jak samoocena spółek, dokonywana na użytek ich akcjonariatu.

XII. Udzielanie akcjonariuszom informacji przez zarząd i radę nadzorczą
Prawo dopuszcza żądania akcjonariuszy w sprawie udzielania im, podczas obrad walnego zgromadzenia, informacji dotyczących spółki, jeżeli jest to uzasadnione dla sprawy objętej porządkiem obrad. Obowiązek udzielania informacji spoczywa na zarządzie, który jednak w określonych w przepisach sytuacjach powinien odmówić informacji. Rada nadzorcza nie jest zobowiązana do udzielania informacji akcjonariuszom.
• Propozycja: Na żądanie akcjonariusza, zarząd udostępnia walnemu
zgromadzeniu szczegółowe informacje o wysokości wynagrodzenia członków zarządu i rady nadzorczej, natomiast rada nadzorcza, jeżeli jest organem ustalającym wynagrodzenia zarządu, uzasadnia przed walnym zgromadzeniem przyjęte przez nią zasady wynagradzania zarządu i wysokość tych wynagrodzeń.
Komentarz: Wynagrodzenia członków zarządów i rad nadzorczych często
nie mają żadnego związku ani ze skalą działalności spółki, ani z jej zyskownością. Zwalczanie patologii przepisami (jak niesławna ‘ustawa kominowa’) rodzi tylko hiperpatologię. Doświadczenia z Wysp Brytyjskich uczą, że najskuteczniejszym instrumentem kontroli akcjonariatu nad wynagrodzeniami ‘tłustych kotów’ jest jawność tych wynagrodzeń. Jeżeli rada nadzorcza ma uzasadnić przed akcjonariatem zasady wynagradzania zarządu i wysokość tych wynagrodzeń – zapewne przyjmie zasady i kwoty, które będzie mogła uzasadnić. W Polsce spółki wciąż służą raczej zarządom, niż akcjonariatowi. Warunkiem rozwoju rynku jest uporządkowanie tej sytuacji.

XIII. Udział członków zarządu i rady nadzorczej w walnym zgromadzeniu
Kodeks przyznaje członkom zarządu i rady nadzorczej ‘prawo uczestniczenia’ w walnym zgromadzeniu, acz nie nakłada na nich takiego obowiązku. Nieobecność członków zarządu, bądź brak należytej reprezentacji rady nadzorczej podczas obrad walnego zgromadzenia może utrudnić wyjaśnienie spraw stawianych na porządku obrad.
• Propozycja: Członkowie zarządu i rady nadzorczej biorą udział w walnym
zgromadzeniu. Uczestnicy zgromadzenia mogą żądać podania im do wiadomości przyczyn nieobecności poszczególnych członków zarządu i rady nadzorczej na zgromadzeniu.
Komentarz: Wielokrotnie na walnych zgromadzeniach (nawet spółek publicznych!) nie
pojawia się nikt z członków rady nadzorczej; czasem nawet członkowie zarządu grzeszą nieobecnością, lub opuszczają walne zgromadzenie przed zakończeniem obrad. Proponowana zasada ma ogromną szansę zjednania sobie powszechnej akceptacji, ponieważ jest słuszna i nie idzie za daleko. W szczególności nie zmierza ona do nałożenia na członków zarządu i rady nadzorczej prawnego obowiązku uczestniczenia w walnym zgromadzeniu. Pomysł, by taki obowiązek ‘wpisać do kodeksu spółek handlowych’ (jak wpisano go do statutu Giełdy Papierów Wartościowych), nie jest szczęśliwy. Jak zasady dobrej praktyki nie powinny ingerować w sferę normowaną prawem, a nawet zahaczać o nią, tak kodeks nie powinien ingerować w domenę dobrej praktyki. Obecności członków rady na walnych zgromadzeniach bardziej przysłuży się przyjęcie ustalenia, że udział członka rady nadzorczej w walnym zgromadzeniu jest ‘związany z udziałem w pracach rady’ (art. 392 § 3 ksh), co uporządkuje praktykę zwracania im kosztów dojazdu na walne zgromadzenia.

XIV. Rola notariusza na walnym zgromadzeniu
Prawo jest w tej kwestii enigmatyczne, a praktyka niejednolita. Niektórzy notariusze ograniczają się do biernego protokołowania uchwał i liczby głosów oddanych za nimi, oraz zgłoszonych sprzeciwów. Z kolei niektóre spółki powierzają przewodniczenie walnemu zgromadzeniu osobie nie dysponującej fachowymi kwalifikacjami i oczekują, że notariusz będzie kontrolować przebieg i wyniki zgromadzenia, biorąc odpowiedzialność za legalność rozstrzygnięć proceduralnych i treść podejmowanych uchwał.
• Propozycja: Redakcja zasady dotyczącej roli notariusza na walnym zgromadzeniu może zostać zaproponowana dopiero po konsultacjach z samorządem notarialnym. Proponuję, by zasada uwzględniła, iż:
• notariusz nie jest angażowany w rozstrzyganie sporów proceduralnych
oraz wątpliwości formalno-prawnych i merytorycznych;
• jeżeli jednak – w opinii notariusza – walne zgromadzenie zmierza ku
naruszeniu statutu lub ustawy, mogącego skutkować uchyleniem uchwały lub stwierdzeniem jej nieważności, informuje on zawczasu uczestników zgromadzenia o konsekwencjach takiego naruszenia.
Komentarz: Notariusz został wprowadzony na walne zgromadzenie spółki
akcyjnej dla zapewnienia pewności obrotu. Jego zadaniem jest bezsporne stwierdzenie zajścia zdarzeń wywołujących skutki prawne. Nie służy natomiast pewności obrotu niepewność w kwestii stanowiska, jakie notariusz moje zająć – i dowolnie zajmuje – wobec wydarzeń na walnym zgromadzeniu, zwłaszcza w obliczu konfliktu wśród jego uczestników. Z jednej strony proponuję rozwiązanie zmierzające ku ochronie pozycji notariusza, który nie będzie wikłany w konflikty, ani nie będzie wyręczać niekompetentnego przewodniczącego walnego zgromadzenia. Z drugiej strony proponuję rozwiązanie zmierzające ku ochronie zgromadzenia przed popełnianiem przez nie rażących błędów prawnych.

XV. Obecność dziennikarzy na walnych zgromadzeniach
Przebieg walnego zgromadzenia spółki publicznej jest tematem budzącym szerokie zainteresowanie społeczne, wykraczające poza krąg akcjonariatu spółki. Stąd zainteresowanie mediów przebiegiem i wynikami walnego zgromadzenia, a nawet jego atmosferą.
• Propozycja: Dopuszcza się obecność dziennikarzy na walnym zgromadzeniu spółki publicznej. Spółka może wprowadzić wymóg wcześniejszej akredytacji dziennikarzy, ale nie odmawia akredytacji i nie pobiera za nią opłat. Dziennikarze obsługujący walne zgromadzenie otrzymują materiały udostępniane akcjonariuszom. Filmowanie lub nagrywanie przebiegu walnego zgromadzenia w całości lub we fragmentach, za pomocą jakiejkolwiek techniki, dopuszczalne jest za zgodą przewodniczącego walnego zgromadzenia, natomiast nie są dopuszczalne jakiekolwiek inne utrudnienia obrad.
Przewodniczący walnego zgromadzenia może także dopuścić obecność na zgromadzeniu innych osób.

Komentarz: Częste przypadki usuwania dziennikarzy z sali obrad walnego zgromadzenia
przyczyniły się do wykreowania obyczaju rejestrowania się dziennikarzy jako uczestników
walnego zgromadzenia: akcjonariuszy lub pełnomocników akcjonariuszy. Występowanie w
charakterze uczestnika zgromadzenia daje dziennikarzowi prawo kierowania pytań do zarządu i
rady nadzorczej. Ułatwia to dziennikarzom wykonywanie zawodu, lecz nie usprawnia przebiegu
walnego zgromadzenia. Projekt zasady dotyczy natomiast sytuacji, gdy dziennikarz nie
uczestniczy w walnym zgromadzeniu akcjami i występuje w (bardziej naturalnym) charakterze
obserwatora przebiegu obrad. Rynek kapitałowy nie w pełni jeszcze zrozumiał, że media są jego
najlepszymi (a wkrótce może jedynymi) sprzymierzeńcami…

Tekst ogłoszony w miesięczniku „nasz Rynek Kapitałowy” nr 6-7 (czerwiec – lipiec) 2001.

Czytaj także:
2001.06.11 Walne zgromadzenie: o dobrą praktykę

Walne zgromadzenie: o dobrą praktykę [2001]

Pora zagospodarować ziemię niczyją między przepisami kodeksu a rozsądkiem i przyzwoitością!

motto:
‘Reguły handlu są świetne, ponieważ nie zostały
ustanowione przez żołnierzy, księży, urzędników
lub dworaków, ale przez samych kupców’

Denis Diderot, Podróż do Holandii, 1744

Debata o potrzebie właściwego porządku korporacyjnego (good corporate governance) została zainicjowana w świecie anglosaskim. Obecnie toczy ją większość krajów świata: niektóre z wewnętrznej potrzeby, inne za sprawą mody. Wiele krajów wypracowało własne, oryginalne i dostrojone do lokalnych warunków zbiory zasad dobrej praktyki różnych aspektów porządku korporacyjnego. Wiele innych przejęło zasady wypracowane gdzie indziej.

W poprzednim dziesięcioleciu debata dotyczyła spolegliwości zarządu i skuteczności nadzoru, a także przydatności biegłych rewidentów. Obecnie dochodzi do głosu zaniedbana dotąd tematyka walnego zgromadzenia. Wspomniane zbiory zasad dobrej praktyki dotyczą najczęściej nadzoru i stosunków między nadzorem a zarządem. Brakuje prób uporządkowania zasad praktyki walnych zgromadzeń.

PROROCTWO NA ŚCIANIE

Także w polskich spółkach walne zgromadzenia to festiwale złych obyczajów. Od świata różni nas zwłaszcza, że gwiazdą tych festiwali bywa – rzecz niesłychana! – Skarb Państwa. Od świata różnimy się także płytkością rynku. Płoszenie drobnych inwestorów z walnych zgromadzeń to zniechęcanie ich do rynku i pogrążanie go w martwocie. Zatrważająco niski udział inwestorów indywidualnych w walnych zgromadzeniach spółek publicznych to złowrogie proroctwo na ścianie: mane tekel fares…

Nie prawo jest temu winne! Kodeks spółek handlowych jest lepszy od swojego zgrzybiałego poprzednika, ale ustawodawca nie może rywalizować z uczestnikami rynku, kto kogo przechytrzy. Odczuwa się niedostatek zachowań nacechowanych zdrowym rozsądkiem, a zwłaszcza poczuciem przyzwoitości. Kodeks spółek handlowych, podobnie jak jego poprzednik, precyzyjnie reguluje procedurę zwołania walnego zgromadzenia, ale nie jego przebieg. Nie można ująć go zresztą w sformalizowane ramy, poddać szczegółowej regulacji, ponieważ walne zgromadzenie jest naturalnym miejscem współpracy i konfrontacji poszczególnych grup w akcjonariacie spółki. Ich interesy w spółce bywają odmienne, nierzadko przeciwstawne. Prawo wystarcza, gdy współpraca w gronie akcjonariatu spółki rozwija się harmonijnie; zawodzi w obliczu konfliktu, którego rozstrzygnięcie, albo przezwyciężenie, wymaga raczej dobrej woli i gotowości do współdziałania, niż precyzyjnych przepisów.

O POWOŁANIU NASZYCH CZASÓW

Jak przed blisko dwustu laty odkrywano szlachetne powołanie owych czasów do stanowienia i nauki prawa (Friedrich Carl von Savigny, 1814), tak dzisiaj należy ogłosić powołanie naszych czasów do krzewienia dobrej praktyki w spółkach i wokół nich. Im bowiem bardziej przejrzyste, uczciwe, zasady postępowania narzuci rynek jego uczestnikom, tym większe szanse na to, że na rynek napłyną inwestycje. Dobra praktyka kreuje pieniądze.

Impulsy zmierzające do zaszczepienia uczestnikom rynku nawyków dobrej praktyki nieprzypadkowo wychodzą od giełd. Racją istnienia giełd jest rozwój rynków, obecnie zagrożony. Po latach karnawału, wywołanego wzrostami cen akcji, świat wkracza w okres postu. Nie brak obaw, że może on trwać nawet ćwierć wieku! Dobra praktyka nie odwróci trendu, ale uważa się, że może znacznie złagodzić jego niekorzystne reperkusje.

Pierwszą redakcję proponowanego zbioru zasad dobrej praktyki walnego zgromadzenia przedstawiłem w maju uczestnikom konferencji zwołanej przez Giełdę Papierów Wartościowych. Pomysł został życzliwie przyjęty, ale po dyskusji nad projektem kilka zasad przeredagowałem. Obecnie są łagodniejsze, mniej krępujące dla spółek, które same decydują, czy warto je zaakceptować.

Przygotowanie i przebieg walnego zgromadzenia to tylko skromny wycinek dobrej praktyki rynku, czyli zjawiska, które można uznać za brakujące ogniwo łańcucha przemian polskiej transformacji. Inne aspekty tej problematyki (jak rola nadzoru w spółkach lub kształtowanie kultury obcowania większości z mniejszością) wypadnie podjąć wkrótce. Dobrze, że w Polsce dojrzewa stan umysłów sprzyjający Sprawie porządkowania zachowań na rynku. Dla urzeczywistnienia zasad dobrej praktyki ważniejszy od ich redakcji jest przecież klimat intelektualny.

POZA DOMENĄ PAŃSTWA I PRAWA

Prawo daje poszczególnym grupom (w tym większości i mniejszości) instrumenty ochrony ich interesów w spółce, lecz nie jest w stanie zapobiec nadużywaniu, lub niewłaściwemu używaniu, tych instrumentów. Nie można też zapobiec konfliktom na walnych zgromadzeniach, ale można je cywilizować. W miejscu, gdzie kończy się domena prawa – jest miejsce na dobrą praktykę. To jej zasady powinny rządzić przebiegiem walnego zgromadzenia. Lecz ani ich redakcja nie należy do ustawodawcy, ani ich egzekucja nie należy do państwa! Zdobędą one sobie mir tylko jeżeli zostaną ustalone i przyjęte przez środowiska gospodarcze, w formie swoistej umowy społecznej. Inspiracja do dyskusji nad dobrą praktyką i do ‘kodyfikowania’ jej zasad najczęściej wychodzi od giełdy. Taką twórczą rolę zaczyna giełda odgrywać i w Polsce.

Propozycje zasad dobrej praktyki należy formułować ostrożnie, z taktem i umiarem, a także z należytym poszanowaniem ekonomicznych aspektów proponowanych rozwiązań. Nie jest to przedsięwzięcie, ale proces, który zrazu dotknie zapewne zagadnień mniej kontrowersyjnych.

Inicjatywie tej szkodzą pomysły, iż przyszłe zasady dobrej praktyki ‘powinny być wpisane do kodeksu spółek handlowych’, albo rozwijać go, albo zawierać ‘wykładnię przepisów kodeksu’, bądź ‘wytyczne dla orzecznictwa’, lub operować sankcjami. Pomny tego, nie używam słowa ‘kodeks’ na określenie z natury płynnego, nieustannie doskonalonego zbioru zasad dobrej praktyki, i wstrzemięźliwie stosuję termin ‘kodyfikacja’

POSTĘP W GRANICACH PRAWA

W pierwszej kolejności warto dążyć do przyjęcia i stosowania zasad dobrej praktyki przez spółki publiczne, które same podporządkują się wyższym wymaganiom i surowszym rygorom. Zamysłu zebrania zasad dobrej praktyki porządku korporacyjnego (bądź kolejno poszczególnych aspektów tej dziedziny) nie należy traktować jako dążenia do uniformizacji spółek i ich zachowań. Przeciwnie: chodzi o stworzenie ram dla zachowania i dalszego rozwijania różnorodności spółek.

Poniższy katalog zawiera wstępną prezentację wybranych aspektów praktyki odbywania walnych zgromadzeń. Obejmuje on problemy, które można rozwiązać na gruncie prawa obowiązującego, natomiast pomija postulaty zmian ustawodawczych. Proponuję więc formułę ‘umiarkowanego postępu (w granicach prawa)’.

Nieuchronne zmiany prawa zapewne pociągną za sobą ewolucję standardów porządku korporacyjnego. Stąd obecnie nie podejmuję interesującego problemu aktywizacji udziału indywidualnych inwestorów w walnych zgromadzeniach poprzez umożliwienie im korespondencyjnego oddawania głosu za lub przeciw projektom uchwał rozpatrywanych przez walne zgromadzenie, szerokie upowszechnienie udzielania (także drogą elektroniczną!) pełnomocnictw, zwłaszcza osobom prawnym, wreszcie odbywanie walnych zgromadzeń w formie telekonferencji lub on–line.

PRZESZŁOŚĆ ODCIĘTA WĘŻYKIEM

Dyskusja nad wstępną redakcją zasad dobrej praktyki walnego zgromadzenia może prowadzić do uzupełnienia katalogu o sprawy niesłusznie pominięte, do skreślenia problemów, które nie powinny zostać objęte zasadami dobrej praktyki (lub nie powinny zostać objęte nimi obecnie), oraz wskazania kierunków, w jakich mają zmierzać rozwiązania poszczególnych problemów. Poddanych tu pod dyskusję propozycji zasad dobrej praktyki proszę nie odczytywać jako prób ingerencji w jakiekolwiek toczące się sprawy, albo osądu spraw toczących się w przeszłości. Lepiej ‘przeszłość odciąć grubą linią’ (lub wężykiem). Teraźniejszość także.

Proponowane tu zasady nawiązują do polskich realiów. Żadna nie została przepisana z zagranicznych zbiorów zasad corporate governance. Każdy kraj ma swoją specyfikę. Na przykład wykorzystywanie technik informatycznych do udostępniania akcjonariuszom informacji finansowych i materiałów na walne zgromadzenie, zalecane przez niektóre zbiory zasad – jest już w Polsce dumną rzeczywistością.

Bez względu na to, czy proponowane zasady zostaną zaakceptowane, inicjatywa spełni swoją rolę, jeżeli pobudzi w kręgach gospodarczych i prawniczych krytyczną refleksję nad stanem porządku na walnych zgromadzeniach i groźbą zagłady gatunku indywidualnych inwestorów.

I. Miejsce i pora walnego zgromadzenia
Wybór miejsca i pory ma wpływ na udział w zgromadzeniu drobnych akcjonariuszy, zwłaszcza z kręgu pracowników. Prawo dopuszcza: siedzibę spółki, miejscowość będącą siedzibą giełdy, inne miejsce wskazane w statucie. Statuty wskazują po kilka (lub więcej) odległych miejscowości.
• Propozycja: Walne zgromadzenie odbywa się w siedzibie spółki i zwoływane jest w porze dogodnej dla szerokiego kręgu potencjalnych uczestników zgromadzenia. Organ spółki zwołujący zgromadzenie uzasadnia odstępstwa od tych zasad.

II. Udział rady nadzorczej w przygotowaniu walnego zgromadzenia
Statuty spółek rozmaicie regulują kwestię zwoływania i przygotowania walnego zgromadzenia. Rada nadzorcza, pełniąc rolę filtru rozmaitych interesów w procesie ustalania porządku obrad i projektów uchwał walnego zgromadzenia, może usprawnić jego przebieg i działać tonizująco na społeczność akcjonariuszy spółki. Prawo nie wnika w kwestię udziału rady w przygotowaniu zgromadzenia, z wyjątkiem upoważnienia rady do zwołania zgromadzenia, jeżeli zarząd tego nie uczyni.
• Propozycja: Statut spółki upoważnia radę nadzorczą do opiniowania porządku obrad i projektów uchwał walnego zgromadzenia, z wyjątkiem wniosków zarządu o wyrażenie przez walne zgromadzenie zgody na dokonanie czynności, na jaką nie wyraziła zgody rada nadzorcza. Zarząd nie jest związany opiniami rady, lecz jeżeli nie kieruje się nimi – przedstawia zgromadzeniu uzasadnienie swojego stanowiska.

III. Odbywanie i sprawny przebieg zwołanych walnych zgromadzeń
Dla utrudnienia mniejszości egzekwowania jej praw, walne zgromadzenia zwołane na żądanie mniejszości podejmują uchwały o nieodbywaniu obrad lub grzęzną w proceduralnych zawiłościach. Prawo reguluje tryb zwołania walnego zgromadzenia operując milczącym domniemaniem, że zgromadzenia zwołuje się po to, by je odbyć.
• Propozycja: Większość nie przeciwdziała odbyciu walnego zgromadzenia zwołanego na żądanie mniejszości. Uczestnicy walnego zgromadzenie nie przeciwdziałają jego sprawnemu przebiegowi. Nie zarządza się bez potrzeby przerw w obradach.

IV. Termin walnych zgromadzeń zwoływanych na żądanie mniejszości
Prawo wyposaża mniejszość (dysponującą co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego, aczkolwiek statut spółki może obniżyć ten próg) w prawo żądania zwołania walnego zgromadzenia, ale nie rozstrzyga, na kiedy w takiej sytuacji spółka zwołuje walne zgromadzenie, co może prowadzić do nieuzasadnionego odwlekania walnego zgromadzenia.
• Propozycja: W przypadku zwoływania walnego zgromadzenia na żądanie mniejszości, jest on ono odbywane w terminie wyznaczonym w żądaniu, a jeżeli przeciwko temu terminowi przemawiają istotne przeszkody – w terminie umożliwiającym rozstrzygnięcie przez zgromadzenie spraw, których rozstrzygnięcie jest powodem żądania zwołania walnego zgromadzenia (chyba że żądanie jest nadużywane i ma oczywiste cechy nękania większości przez mniejszość).

V. Otwarcie walnego zgromadzenia
Otwarcie zgromadzenia jest formalnością, a otwierający ma jedno zadanie – doprowadzenie do wyboru przewodniczącego. Bywa wszakże, że otwierający czyni zamieszanie, składa niepotrzebne wnioski. Prawo (lub statut) wskazuje osobę otwierającą walne i zakłada, że następnym krokiem zgromadzenia jest wybór przewodniczącego.
• Propozycja: Otwierający walne zgromadzenie dąży do niezwłocznego wybrania przewodniczącego i czuwa nad sprawnym przebiegiem wyboru, powstrzymując się od jakichkolwiek innych rozstrzygnięć merytorycznych lub formalnych.

VI. Wybór przewodniczącego walnego zgromadzenia.
Przewodniczący może wywrzeć znaczny (w szczególności destrukcyjny) wpływ na przebieg zgromadzenia. Prawo wymaga jedynie, by przewodniczący był osobą uprawnioną do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu, pomija zaś milczeniem kwestię jego kwalifikacji merytorycznych (znajomości prawa spółek, oraz spraw i prawa wewnętrznego spółki) i etycznych.
• Propozycja: Walne zgromadzenie wybiera przewodniczącego biorąc pod uwagę fachowe kwalifikacje kandydata. Walne zgromadzenie nie dokonuje wyboru zastępcy lub zastępców przewodniczącego. Jeżeli zarząd zgłasza kandydaturę na przewodniczącego – daje tym rękojmię, iż kandydat reprezentuje nie tylko wysokie kwalifikacje, lecz także znajomość statutu i spraw spółki, w tym spraw objętych porządkiem obrad, oraz projektów uchwał.

VII. Fachowość i bezstronność przewodniczącego walnego zgromadzenia
Prawo nie reguluje szczegółowo obowiązków i uprawnień przewodniczącego. Jego bezstronność sprzyja spółce i akcjonariatowi, usprawnia przebieg zgromadzenia.
• Propozycja: Przewodniczący sprawuje funkcję w sposób bezstronny, z należytą fachowością i starannością, mając na względzie sprawny przebieg obrad i poszanowanie praw mniejszości. Przewodniczący nie uczestniczy w poczynaniach zmierzających do utrudnienia albo opóźnienia przebiegu zgromadzenia, ani nie sprzyja im. Ponadto przewodniczący:
• nie uczestniczy w pracach komisji zgromadzenia, w tym komisji dla
sprawdzenia listy obecności;
• nie składa bez ważnych powodów rezygnacji ze swojej funkcji;
• nie opóźnia podpisania aktu notarialnego – protokołu walnego zgromadzenia.

VIII. Regulamin walnego zgromadzenia.
Prawo nie wymaga, by walne zgromadzenie uchwalało regulamin. Stąd rozmaitość praktyk: niektóre spółki odbywają zgromadzenia na podstawie regulaminu uchwalonego w przeszłości (zmiana nie jest dopuszczalna, skoro nie ogłoszono jej w porządku obrad), inne za każdym razem wnoszą pod obrady projekt regulaminu, najczęściej ten sam, przenoszony ze zgromadzenia na zgromadzenie. Regulamin często nie jest dostrojony do głosowania w formie elektronicznej. Instrukcje dotyczące głosowania elektronicznego, wydawane uczestnikom zgromadzenia przez firmę obsługującą aparaturę do głosowania, bywają bałamutne i wprowadzają w błąd, w szczególności co do głosowania podczas wyborów.
• Propozycja: Jeżeli walne zgromadzenie obraduje na podstawie stałego regulaminu, uczestnicy zgromadzenia otrzymują tekst obowiązującego regulaminu. Rewizja stałego regulaminu umieszczana jest w porządku obrad walnego zgromadzenia przynajmniej co 5 lat, a ponadto każdorazowo na wniosek akcjonariusza złożony na poprzednim walnym zgromadzeniu, bądź uwzględniony w żądaniu zwołania walnego zgromadzenia. Regulamin uwzględnia możliwość głosowania w formie elektronicznej i precyzuje, że przy obliczaniu wyników wyborów bierze się pod uwagę liczbę głosów oddanych na każdego z kandydatów, a nie różnicę między ilością głosów oddanych ‘tak” i ‘nie”, czyli za i przeciw poszczególnym kandydatom. Jeżeli w porządku obrad walnego zgromadzenia przewidziany jest wybór rady nadzorczej w drodze głosowania oddzielnymi grupami, zarząd przygotowuje projekt regulaminu walnego zgromadzenia, lub załącznika do regulaminu, określający tryb wyboru przewodniczących grup oraz procedurę obrad i wyborów w grupach.

IX. Przedkładanie przez radę nadzorczą walnemu zgromadzeniu corocznej oceny sytuacji i perspektyw spółki
Prawo wymaga jedynie, by rada nadzorcza sporządzała i przedkładała walnemu zgromadzeniu coroczne pisemne sprawozdanie z wyników oceny sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za rok ubiegły (w zakresie ich zgodności z księgami i dokumentami, jak i ze stanem faktycznym), oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty. Z rady nadzorczej zdjęty został obowiązek ‘badania’ tych dokumentów. W praktyce rady nadzorcze przedkładają walnym zgromadzeniom sprawozdania ze swojej działalności, wyliczające liczbę odbytych posiedzeń i (co w praktyce nie ma znaczenia) podjętych uchwał. Takie sprawozdania nie mają wartości merytorycznej i nie rysują akcjonariuszom obrazu spółki.
• Propozycja: Rada nadzorcza corocznie przedkłada walnemu zgromadzeniu zwięzłą ocenę sytuacji i perspektyw spółki.

X. Udostępnianie uczestnikom walnego zgromadzenia ‘raportu (sprawozdania rocznego’
Większość spółek publicznych, oraz wiele innych spółek akcyjnych regularnie wydaje ‘raporty (sprawozdania) roczne’ i udostępnia je m.in. uczestnikom walnego zgromadzenia. Jest to praktyka warta upowszechnienia.
• Propozycja: Spółki publiczne wydają i udostępniają uczestnikom zwyczajnych walnych zgromadzeń ‘raporty (sprawozdania) roczne’.

XI. Zawartość i układ ‘raportów (sprawozdań) rocznych’
‘Raporty (sprawozdania) roczne’ charakteryzują się dowolnością zawartości i układu, co utrudnia analizę i porównanie ogłaszanych danych.
• Propozycja: Redakcja zasady dotyczącej zawartości i układu ‘raportów (sprawozdań) rocznych’ może zostać zaproponowana po konsultacjach m.in. z GPW, KPWiG, Fundacją Rozwoju Rachunkowości itd. Proponuję, by zasada uwzględniła, iż w raportach ‘(sprawozdaniach) rocznych’ spółek publicznych, zamieszcza się:
• dokonaną przez radę nadzorczą ocenę sytuacji i perspektyw spółki;
• stanowisko, określające stosunek spółki do przestrzegania zasad dobrej praktyki porządku korporacyjnego, wraz z uzasadnieniem odstępstw od tych zasad.

XII. Udzielanie akcjonariuszom informacji przez zarząd i radę nadzorczą
Prawo dopuszcza żądania akcjonariuszy w sprawie udzielania im, podczas obrad walnego zgromadzenia, informacji dotyczących spółki, jeżeli jest to uzasadnione dla sprawy objętej porządkiem obrad. Obowiązek udzielania informacji spoczywa na zarządzie, który jednak w określonych w przepisach sytuacjach powinien odmówić informacji. Rada nadzorcza nie jest zobowiązana do udzielania informacji akcjonariuszom.
• Propozycja: Na żądanie akcjonariusza, zarząd udostępnia walnemu zgromadzeniu szczegółowe informacje o wysokości wynagrodzenia członków zarządu i rady nadzorczej, natomiast rada nadzorcza, jeżeli jest organem ustalającym wynagrodzenia zarządu, uzasadnia przed walnym zgromadzeniem przyjęte przez nią zasady wynagradzania zarządu i wysokość tych wynagrodzeń.

XIII. Udział członków zarządu i rady nadzorczej w walnym zgromadzeniu
Kodeks przyznaje członkom zarządu i rady nadzorczej ‘prawo uczestniczenia’ w walnym zgromadzeniu, acz nie nakłada na nich takiego obowiązku. Nieobecność członków zarządu, bądź brak należytej reprezentacji rady nadzorczej podczas obrad walnego zgromadzenia może utrudnić wyjaśnienie spraw stawianych na porządku obrad.
• Propozycja: Członkowie zarządu i rady nadzorczej biorą udział w walnym zgromadzeniu. Uczestnicy zgromadzenia mogą żądać podania im do wiadomości przyczyn nieobecności poszczególnych członków zarządu i rady nadzorczej na zgromadzeniu.

XIV. Rola notariusza na walnym zgromadzeniu
Prawo jest w tej kwestii enigmatyczne, a praktyka niejednolita. Niektórzy notariusze ograniczają się do biernego protokołowania uchwał i liczby głosów oddanych za nimi, oraz zgłoszonych sprzeciwów. Z kolei niektóre spółki powierzają przewodniczenie walnemu zgromadzeniu osobie nie dysponującej fachowymi kwalifikacjami i oczekują, że notariusz będzie kontrolować przebieg i wyniki zgromadzenia, biorąc odpowiedzialność za legalność rozstrzygnięć proceduralnych i treść podejmowanych uchwał.
• Propozycja: Redakcja zasady dotyczącej roli notariusza na walnym zgromadzeniu może zostać zaproponowana dopiero po konsultacjach z samorządem notarialnym. Proponuję, by zasada uwzględniła, iż:
• notariusz nie jest angażowany w rozstrzyganie sporów proceduralnych oraz wątpliwości formalno-prawnych i merytorycznych;
• jeżeli jednak – w opinii notariusza – walne zgromadzenie zmierza ku naruszeniu statutu lub ustawy, mogącego skutkować uchyleniem uchwały lub stwierdzeniem jej nieważności, informuje on zawczasu uczestników zgromadzenia o konsekwencjach takiego naruszenia

XV. Obecność dziennikarzy na walnych zgromadzeniach
Przebieg walnego zgromadzenia spółki publicznej jest tematem budzącym szerokie zainteresowanie społeczne, wykraczające poza krąg akcjonariatu spółki. Stąd zainteresowanie mediów przebiegiem i wynikami walnego zgromadzenia, a nawet jego atmosferą.
• Propozycja: Dopuszcza się obecność dziennikarzy na walnym zgromadzeniu spółki publicznej. Spółka może wprowadzić wymóg wcześniejszej akredytacji dziennikarzy, ale nie odmawia akredytacji i nie pobiera za nią opłat. Dziennikarze obsługujący walne zgromadzenie otrzymują materiały udostępniane akcjonariuszom. Filmowanie lub nagrywanie przebiegu walnego zgromadzenia w całości lub we fragmentach, za pomocą jakiejkolwiek techniki, dopuszczalne jest za zgodą przewodniczącego walnego zgromadzenia, natomiast nie są dopuszczalne jakiekolwiek inne utrudnienia obrad. Przewodniczący walnego zgromadzenia może także dopuścić obecność na zgromadzeniu innych osób.

Tekst, ogłoszony 11 czerwca 2001 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka, powstał na podstawie materiału przedłożonego pod obrady „V Forum Corporate Governance – Walne zgromadzenie. Standardy dobrej praktyki” (Giełda Papierów Wartościowych, 24–25 maja 2001 r.).

Czytaj także: 2001.06.15 zasady dobrej praktyki walnego zgromadzenie (II redakcja projektu)
– są tam zwięzłe komentarze do poszczególnych zasad.