Archiwa tagu: RN poza posiedzeniem

Ile razy w roku?

Znane jest powiedzenie lorda Actona, liberalnego para Anglii, że władza korumpuje, zaś władza absolutna korumpuje absolutnie. Na gruncie corporate governance brzmiałoby ono: władza korumpuje, zaś władza pozbawiona nadzoru korumpuje… nadzór.

Kodeks spółek handlowych stara się na wiele sposobów zapobiec sytuacji, by spółka akcyjna została pozbawiona efektywnego nadzoru. Przewiduje on m.in., ze rada nadzorcza powinna być zwoływana w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż trzy razy w roku obrotowym. Zwoływana po to, by odbyć posiedzenie. Przepis ten wszedł w życie dopiero 1 stycznia 2001 roku; wcześniej prawo nie regulowało kwestii częstotliwości posiedzeń rady. Niemniej ustawodawca, wcale nieskory do ingerowania w wewnętrzne życie spółki, uznał jednak, że tę właśnie sprawę należy unormować. Spółka może w swoim statucie ustalić, że rada zbiera się częściej niż trzy razy w roku, lub że zbiera się co miesiąc, dwa miesiące lub kwartał, ale postanowienia dopuszczające, by rada odbywała mniej niż trzy posiedzenia w roku są nieważne z mocy prawa.

Zatem rada toczy swoje prace pomiędzy dwoma brzegami wyznaczonymi przez kodeks. Nie może spotykać się rzadziej, niż trzy razy w roku. Nie powinna spotykać się częściej, niż to wynika z potrzeb. Lecz można zapytać: skoro ustawa wymaga, by rada nadzorcza sprawowała stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności – czy możliwa jest sytuacja, że rada zbiera się bez potrzeby? Otóż tak. Posiedzenie zwołane bez potrzeby to takie, które nie zostało należycie przygotowane, zawczasu przemyślane, które nie podjęło żadnej uchwały. Posiedzenia zwoływane bez potrzeby, przeto poświęcone biciu piany i nie zakończone uchwałami w sprawach merytorycznych, przeczą istocie nadzoru i demoralizują nadzorowaną spółkę. Za to ilekroć zachodzi potrzeba, należy zwołać radę. Nawet gdyby nie dostrzegał tej potrzeby przewodniczący rady, dostrzegą ją jej członkowie, lub zarząd jako organ, który może pilnie potrzebować uchwały rady nadzorczej.

Dlatego Ksh daje prawo żądania zwołania rady wszystkim jej członkom z osobna i zarządowi występującemu z odpowiednią uchwałą w tej sprawie. Jeżeli przewodniczący rady nie zwoła posiedzenia w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania wniosku, wnioskodawca może zwołać je samodzielnie. Oddając członkom rady i zarządowi spółki ważny instrument w postaci żądania zwołania posiedzenia, prawo zdejmuje z nich poczucie bezradności względem ewentualnej bezczynności organu nadzoru, ale zarazem nakłada na nich odpowiedzialność za zwoływanie rady w miarę potrzeb. Wprawdzie kodeks wspomina jedynie o zwoływaniu rady, a nie o odbywaniu przez radę posiedzenia, lecz chodzi o to samo, bo tylko po to zwołuje się radę, żeby odbywała posiedzenia. W istocie po to odbywa ona posiedzenie, by podejmować uchwały.

Od dawna głoszę tezę, że dobrze zorganizowana rada nadzorcza może wykonać znaczną część swojej pracy poza posiedzeniami. Bez odbywania posiedzeń rada może przecież (jeżeli statut to dopuszcza, ale statuty spółek giełdowych z reguły dopuszczają) podjąć uchwały. Bez odbywania posiedzeń plenarnych rada może pracować w komitetach: w spółkach giełdowych komitet audytu jest już w zasadzie obligatoryjny, komitet wynagrodzeń jest na najlepszej drodze do uzyskania podobnego statusu, a inne komitety dowiodły w wielu spółkach swojej przydatności.
Rada może delegować swoich członków do samodzielnego pełnienia, poza posiedzeniami, określonych czynności nadzorczych. Może też żądać od pracowników spółki sprawozdań i wyjaśnień udzielanych jej poza formalnymi posiedzeniami, bo też poza plecami zarządu.

Lecz nawet gdyby rada systematycznie wykorzystywała wszystkie formy działalności poza posiedzeniami, gdyby przy tym osiągnęła wysoką skuteczność sprawowanego przez nią nadzoru – przecież, pomimo to, będzie ona zobowiązana do zwoływania posiedzeń przynajmniej trzy razy w roku. Warto jednak zdać sobie sprawę, że posiedzenie samo w sobie nie jest jeszcze wartością. I że nawet regularnie odbywanie posiedzeń nie daje samo w sobie możliwości sprawowania stałego nadzoru nad działalnością spółki. Trzeba się jeszcze wysilić.

Czytaj także:
2010.05.11 Posiedzenie nie jest wartością
2001.08.26 Miara potrzeb

Rada pracuje bez wysiadywania

Rosną oczekiwania stawiane przed radami nadzorczymi. Przybywa im nowych zadań. Od członków rad nadzorczych wymaga się nie tylko szczególnych kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia – a także zaufania, jakim obdarza ich rynek. Wymaga się także czasu, jaki powinni poświęcać, by rada mogła sprostać nałożonym na nią obowiązkom. Lecz właśnie czas jest dobrem najbardziej deficytowym. Ci, którzy reprezentują przymioty w radzie nadzorczej niezbędne lub pożądane, są z natury ludźmi zajętymi. Niełatwo zebrać ich razem; zresztą posiedzenie jest mało efektywną formą wykorzystania czasu i potencjału poszczególnych członków rad nadzorczych.

Współczesna rada nadzorcza wykonuje coraz więcej pracy poza posiedzeniami. Nic w tym dziwnego: prawo wymaga od rady, by sprawowała ona stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności.
Doświadczenie uczy, że same posiedzenia, choćby częste, nie pozwalają radzie ogarnąć wszystkich dziedzin działalności spółki i sprawować nad nimi stałego nadzoru. Przeto rada nadzorcza bądź tylko wysiaduje uchwały na posiedzeniach, a wykonywany przez nią nadzór jest powierzchowny, wręcz iluzoryczny, bądź zajmuje się spółką ciągle, systematycznie, pracując intensywnie i poza posiedzeniami.

Poza posiedzeniami rada nadzorcza pracuje przede wszystkim w komitetach. Komitet audytu jest w zasadzie obligatoryjny w jednostkach zainteresowania publicznego (z wyjątkami); komitet wynagrodzeń jest obligatoryjny w bankach i niektórych domach maklerskich, pozostałe komitety rady (do spraw strategii, corporate governance, compliance itd.) nie są regulowane. O regulacji dotyczącej komitetu audytu pisałem tu najgorzej i podtrzymuję opinię. Praktyka jego działania jest bardzo zróżnicowana. W niektórych spółkach komitet audytu pracuje systematycznie, ogarnia finanse spółki i zarządzanie istotnym dla niej ryzykiem, współpracuje z audytem wewnętrznym i biegłym rewidentem. W innych spółkach komitet audytu markuje pracę zbierając się na godzinkę wyłącznie w dniach rzadkich posiedzeń rady nadzorczej.

Komitety nie zastąpią rady nadzorczej, ponieważ samodzielnie nie podejmują decyzji, lecz ułatwią jej pracę przedkładając projekty rozwiązań. Prócz obligatoryjnych, rada nadzorcza może powoływać komitety stałe i doraźne zajmujące się zagadnieniami precyzyjnie im powierzanymi. Można tu podnieść uwagę, że Kodeks spółek handlowych nie reguluje komitetów rady. W jego ujęciu rada nadzorcza wykonuje swoje obowiązki kolegialnie. Oznacza to w praktyce, że komitety rady, albo zespoły jej członków, nie podejmują uchwał. Mogą natomiast wykonywać na użytek rady i jej imieniu, z mocy ustawy lub na podstawie uchwał rad, pomocnicze czynności nadzorcze, przeglądać dokumenty dotyczące spraw objętych ich mandatem, rozmawiać z pracownikami lub biegłym rewidentem itd.

Natomiast rada nadzorcza może podejmować uchwały poza posiedzeniami, jeżeli statut spółki dopuszcza taką możliwość (Ksh wskazuje jednak wąski krąg spraw, jakich nie może dotyczyć uchwała podjęta poza posiedzeniem). Dopuszcza się tryb pisemny i przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Warunkiem ważności uchwały jest powiadomienie wszystkich członków rady o treści jej projektu. Tryb pisemny zwyczajowo przybiera jedną z dwóch form: obiegową, gdy jeden egzemplarz projektu uchwały wędruje po kolei do wszystkich członków rady, by oddali na nim swoje głosy (głosowanie per curendam, przydatne w sytuacji, gdy wszyscy uprawnieni do głosowania są w pobliżu spółki), oraz korespondencyjną, gdy każdy z uprawnionych oddaje głos na swoim egzemplarzu projektu uchwały i odsyła go do spółki. Tryb głosowania przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość nie jest dookreślony w Ksh, ponieważ rozwój techniki wyprzedza regulacje; ważne jedynie, aby wszyscy uprawnieni do oddania głosu mogli bezpośrednio komunikować się pomiędzy sobą, nie tylko z prowadzącym głosowanie.

Inną ważną formę pracy rady nadzorczej poza posiedzeniami zawdzięczamy dopuszczonej przez prawo możliwości delegowania przez radę swoich członków do samodzielnego pełnienia określonych czynności nadzorczych. Delegowanie następuje na podstawie uchwały rady określającej zakres czynności wykonywanych przez delegowanego lub delegowanych. Powinni oni systematycznie zdawać radzie sprawozdania ze swojej działalności. Dzięki delegowaniu swoich członków do pracy poza posiedzeniami rada może ogarnąć wiele aspektów działalności spółki, czego zapewne nie mogłaby dokonać na posiedzeniach. Warto jednak przypomnieć, że instytucja powierzania delegowanym określonych czynności nadzorczych sprawdza się w radach wolnych od konfliktów pomiędzy ich członkami.

Rada nadzorcza jest zobowiązana do odbywania posiedzeń, ale im lepsza jest organizacja jej pracy poza posiedzeniami, tym łatwiej będzie radzie skupić się na posiedzeniach na sprawach dla nadzorowanej spółki najważniejszych.