Archiwa tagu: uchwała

Ksh po20 latach (II). Rozsądek zwycięża

Zaniechano praktyki koszarowania wszystkich członków zarządu w jednym miejscu: niektórzy pracują stale poza siedzibą spółki, w innych miejscowościach, niekiedy w innych krajach.

  • Niektóre regulacje uchwalonego w 2000 r. Kodeksu spółek handlowych wyraźnie odstawały od potrzeb obrotu;
  • W spółkach kapitałowych przyznano radzie nadzorczej uprawnienia, które w przypadku zarządu zostały niesłusznie przemilczane;
  • Z czasem rozsądek zwyciężył, lecz dopiero po dwudziestu latach, w obliczu pandemii COVID-19;
  • Obecnie zarządy i rady nadzorcze spółek akcyjnych i z o.o. dysponują możliwością pracy w trybie zdalnym.

Kodeks spółek handlowych wszedł w życie w 2001 r. wnosząc wiele rozwiązań nieznanych wcześniejszemu Kodeksowi handlowemu z 1934 r. Jednym z przykładów jest umożliwienie radzie nadzorczej podejmowania uchwał poza posiedzeniami, zwłaszcza przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Rodzi się tu pytanie, dlaczego podejmowania uchwał w takim trybie nie umożliwiono zarządowi, zarówno w spółce akcyjnej, jak w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.

Sądzę, że takiej możliwości nie wzięto pod uwagę. Wyobrażono sobie, że zarządy spółek kapitałowych pracują w trybie ukształtowanym w odległej przeszłości, kiedy spółki działały lokalnie prowadząc przedsiębiorstwa w nieporównanie mniejszym rozmiarze. Założono przeto, że członkowie zarządu są zawsze na miejscu, pod ręką, wobec czego nie zachodzi potrzeba udostępniania im szczególnych trybów podejmowania uchwał. Założenie to straciło rację w realiach panujących na przełomie XX i XXI w. W Polsce działały już liczne spółki z zagranicznym rodowodem, dla których podejmowanie uchwał przez zarządy w trybie zdalnym, poza posiedzeniami, bądź z udziałem członków przebywających poza spółką, było życiową koniecznością.

Także w wielu polskich spółkach zaniechano praktyki koszarowania wszystkich członków zarządu w jednym miejscu: niektórzy pracują stale poza siedzibą spółki, w innych miejscowościach, niekiedy w innych krajach. W wielu spółkach przyjęto zasadę, że nawet jeżeli jej działalność prowadzona jest „w terenie”, przecież zarząd pracuje w Warszawie, ponieważ tam krzyżują się liczne interesy, tam działa infrastruktura rynku: giełda, inwestorzy, regulatorzy, banki – niemniej niektórzy członkowie zarządu doglądają spraw w siedzibie spółki. Niektórzy członkowie zarządów największych spółek stale pełnią obowiązki poza Polską. Podejmowanie decyzji w trybie innym, niż na posiedzeniu, stało się koniecznością

Natomiast zdawano sobie sprawę, że członkowie rad często mieszkają i pracują w odległych miejscowościach, zatem otwarto przed nimi możliwość pracy zdalnej. Przyznano im także zwrot kosztów związanych z udziałem w radzie (zatem i kosztów dojazdu), nawet jeżeli nie pobierają wynagrodzenia.

Ksh założył, że rady podejmują uchwały poza posiedzeniem tylko jeżeli tak stanowi statut, względnie umowa spółki. Wobec tego liczne umowy i statuty przyjęły postanowienia o podejmowaniu uchwał w tym trybie także przez zarząd spółki. Początkowo może uważano, że skoro Ksh przemilcza taki tryb – jest on niedopuszczalny, ale potrzeby obrotu wymogły zmianę podejścia. Praktyka odrzuciła niemieckie założenie, iż zabronione jest wszystko, co nie zostało expressis verbis dozwolone. Przyjęto, że dopuszczalne jest wszystko, co nie zostało expressis verbis wykluczone. Rozsądek przeważył nad przepisem.

Potrzeba było 20 lat i pandemii COVID-19, by przy okazji zmian dokonywanych w wielu aktach prawnych uwspółcześniono regulacje Ksh o procedowaniu organów spółek kapitałowych. Po pierwsze, umożliwiono zarządom podejmowanie uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Po drugie, wyraźnie dopuszczono przemilczaną wcześniej możliwość zdalnego uczestniczenia członków zarządu i rady nadzorczej w pracach tych organów. Po trzecie, uchylono warunek, że zdalne podejmowanie uchwał możliwe jest jedynie za przyzwoleniem statutu względnie umowy spółki: obecnie jest ono możliwe z mocy ustawy. Wprawdzie statut lub umowa mogą wyłączyć tę możliwość w drodze formalnych zmian tych dokumentów, lecz wyobrażam sobie, że takie zmiany będą zaskarżane.

Po czwarte, przy okazji zrezygnowano z wyłączenia podejmowania przez radę nadzorczą w trybie zdalnym uchwał o wyborze przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób. Okaże się w praktyce, jakim celom posłuży ta nowa regulacja.

Tekst ogłoszony w Gazecie Giełdy i Inwestorów PARKIET 24 kwietnia 2021 r.

Czytaj także:

2021.04.26 Ksh po 20 latach (I). Z dystansu widać lepiej
 

 

 

Naśladownictwo Sejmu niewskazane. O reasumpcji uchwał w spółce handlowej

  • Niniejszy wpis jest 699. tekstem na blogu andrzejnartowski.pl, a w żadnym z poprzednich, przez ponad 20 lat, nie użyłem terminu „reasumpcja”;
  • Jestem bowiem wstrzemięźliwy w kwestii przenoszenia do prawa prywatnego instytucji prawa publicznego;
  • Staram się krzewić na rynku dobre obyczaje i kulturę, zatem przestrzegam przed naśladowaniem Sejmu, któremu brak tych przymiotów;
  • Rynek kapitałowy jest produktem zaufania, natomiast polityka zazwyczaj zaufania nie kreuje.

Słownik Języka Polskiego PWN określa reasumpcję jako „ponowne poddanie pod głosowanie powziętej już uchwały z jednoczesnym unieważnieniem jej w brzmieniu poprzednim”. Kodeks spółek handlowych oraz inne ustawy dotyczące rynku kapitałowego nie operują pojęciem „reasumpcja uchwały”, choć nie zabraniają tej czynności. Jest ona najpełniej uregulowana w regulaminie Sejmu. Zgodnie z art. 199, gdy wynik głosowania budzi uzasadnione wątpliwości, Sejm może dokonać reasumpcji głosowania. Wniosek zgłasza się na posiedzeniu, na którym głosowano; składa go co najmniej 30 posłów. Reasumpcja głosowania nie obejmuje głosowania imiennego. Podkreślam: w Sejmie RP powodem reasumpcji (unicestwia) nie jest treść uchwały lub zawarte w niej błędy, ale… budzący wątpliwości wynik głosowania,.

Inne zasady rządzą Senatem RP. Art. 56 regulaminu tego organu dopuszcza reasumpcję tylko w trakcie tego samego posiedzenia i wyłącznie w przypadku oczywistego błędu w podjętej uprzednio uchwale. Podkreślam: reasumpcja służy tu sprostowaniu oczywistej pomyłki. Nie budzi to wątpliwości i nie otwiera wrót do nieprawidłowości, jakie – niestety! – zdarzają się w Sejmie. Przykładem przestroga udzielona przez posłankę: „Pani marszałek, trzeba anulować, bo przegramy”. Innym głośnym przykładem uwaga wicepremiera Piotra Glińskiego do marszałkini: „Elżbieta, jest prośba szefa o przerwę, bo chyba reasumpcję trzeba będzie zrobić”. Najbardziej oburza wyjaśnienie CIS, że taki eksces to „wieloletni obyczaj parlamentarny”. Reasumpcja prawidłowo przegłosowanej uchwały dokonywana tutaj bywa nie dlatego, że w treści aktu zaszła pomyłka – ale dlatego, że wynik głosowania jest niekorzystny dla rządzących. Jest to bolesne nadużycie, obraza prawa. W szczególności obraza art. 10.1.1) Regulaminu Sejmu głoszącego, iż „Marszałek Sejmu stoi na straży prawa, godności i powagi Sejmu”.

Owszem, spotkałem się także z przykładami reasumpcji uchwał organów spółek handlowych. Dochodzi do tego najczęściej na walnym zgromadzeniu. Pamiętam sprzed lat, że walne Vistuli SA nie uchwaliło tantiem dla członków rady nadzorczej (oczywistym było, że rada nie zasłużyła na takie wyróżnienie!). Protokołująca uchwały pani rejent oświadczyła, że zaszły powody formalne, dla których głosowanie o tantiemach trzeba będzie powtórzyć, do czego doszło po przerwie, a w jej trakcie zmontowano większość dla odrzuconej przed chwilą uchwały. Podczas burzliwych walnych powtarza się niekiedy głosowanie, bowiem w zamęcie awantur nie można ustalić jego wyniku. Ale powtórzenie głosowania wobec niemożności ustalenia jego wyniku nie jest reasumpcją prawidłowo przyjętej uchwały. Jeżeli wynik jest jasny, powtarzać głosowań nie należy.

Niedawno prowadziłem webinarium na temat technik manipulowania radą nadzorczą i zapobiegania manipulacjom. W programie, zwięzłym z uwagi na ograniczenia czasowe, nie uwzględniłem reasumpcji uchwał, jest to wprawdzie potencjalna manipulacja, ale rzadko występująca w praktyce. Powodem może być pomyłka w treści uchwały (co byłoby zrozumiałe), bądź nagła zmiana stanowiska rady, co niełatwo byłoby wyjaśnić. Bywa, że pod wpływem zmian stanu rzeczy rada z czasem dochodzi do wniosku, że należy uchylić wcześniejszą uchwałę i przyjąć zamiast niej uchwałę innej treści, bądź pozostawić sprawę bez biegu, lecz nie będzie to reasumpcja, do jakiej doszłoby w przypadku unicestwienia prawidłowo powziętej uchwały inną uchwałą przyjętą na tym samym posiedzeniu. Kiedy rada działa w trybie online, wykorzystując środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość, jej posiedzenia zazwyczaj trwają krócej, więc trudniej zmieścić w ich trakcie podejmowanie uchwał – i ich unicestwianie poprzez zastąpienie ich innymi.

Czy reasumpcja uchwały tworzy wartość dla spółki? Zapewne tylko wtedy, gdy zmierza do usunięcia oczywistego błędu w prawidłowo powziętej uchwale. Dopuszczanie reasumpcji uchwał z powodu wątpliwości dotyczących wyniku głosowania może budzić znaczne wątpliwości. Głosowanie wymaga skupienia i dyscypliny organizacyjnej, co pozwoli zapobiegać niejasnościom. Natomiast nie należy dokonywać reasumpcji uchwał, bo komuś nie odpowiada ich treść lub jej następstwa. Taka praktyka zakłóciłaby pewność obrotu prawnego.

 

 

Protokół, czarna skrzynka spółki

Przepisy dotyczące protokołów zarządów i rad spółek powinny być klarowne, jednoznaczne. Projekt zmian Ksh nie zmierza w tym kierunku, jest wewnętrznie niespójny.

  • Ogłoszono projekt kolejnej nowelizacji Kodeksu spółek handlowych, tym razem pełniejszej i mniej przypadkowej niż poprzednie;
  • Nareszcie podjęto próbę uporządkowania stosunków między spółkami dominującymi i zależnymi;
  • Niemal bez zmian pozostawiono wymagające pilnego uwspółcześnienia regulacje dotyczące walnego zgromadzenia spółki publicznej;
  • W założeniu proponowane zmiany mają usprawnić działalność spółek handlowych, lecz można wskazać na brak konsekwencji niektórych rozwiązań.

Protokoły zarządu i rady nadzorczej są jak czarne skrzynki w samolotach. Ilekroć coś nie pójdzie jak powinno, należy badać protokoły równie skrupulatnie, jak komisje wypadków lotniczych badają owe skrzynki. Świadczą o tym przypadki polskie (fałszerstwo uchwały rady nadzorczej, Optimus 2006 r.) i zagraniczne. Obecnie w Wielkiej Brytanii starannie bada się protokoły rady dyrektorów banku Barclays (podejrzane przelewy do Kataru, 2008 r.), a w USA – protokoły rady General Electric od 2005 r. (brytyjski fiskus domaga się od GE miliarda funtów zaległych podatków).

Przepisy dotyczące protokołów zarządów i rad spółek powinny być klarowne, jednoznaczne. Projekt zmian Ksh nie zmierza w tym kierunku, jest wewnętrznie niespójny. Obecnie prawo nie wymaga protokołowania posiedzeń organów spółki akcyjnej, ani przebiegu obrad prowadzonych czy na posiedzeniach, czy poza nimi. Wymaga się natomiast protokołowania uchwał organów spółki, aczkolwiek zdumiewająco wiele statutów, w tym spółek skądinąd poważnych, przewiduje zamieszczanie uchwał w załącznikach do protokołu (łatwiej je wtedy podmienić lub „zgubić”). Wymaga się także protokołowania porządku obrad, nazwisk i imion obecnych członków organu (wiele statutów traktuje „listę obecności” jako załącznik do protokołu – patrz uwaga powyżej), liczby głosów oddanych na poszczególne uchwały oraz zdań odrębnych. Protokół może także zawierać informację, że w przypadku sprzeczności interesów spółki z interesami członka organu lub jego wymienionych bliskich, ujawnił on tę sprzeczność i wstrzymał się od udziału w rozstrzyganiu spraw. Protokół jest podpisywany przez obecnych członków organu. Liczą się przeto uchwały i głosy oddane na nie, zaś wypowiedzi w dyskusji nie mają w istocie znaczenia.

Projekt rozciąga ten przepis na organy spółki z o.o. i organ prostej spółki akcyjnej, co dobrze posłuży pewności obrotu. Lecz zmienia jego brzmienie, co budzi zastrzeżenia. Zmiana polega na rezygnacji z protokołowania zdań odrębnych, wystarczy je „zaznaczyć” w protokole wraz z „ewentualnym umotywowaniem”. Otrzymuję ze spółek informacje, że coraz to członkowi rady nadzorczej odmówiono zaprotokołowania zdania odrębnego, „bo to psuje obraz”; proponowana zmiana może przeto wydatnie osłabić pozycję członka organu zgłaszającego votum separatum. Zaznaczy się, że owszem, wniesiono zdanie odrębne, bez wyjaśnień kto je złożył i dlaczego. A przecież zdanie odrębne jest silnym argumentem za wyłączeniem odpowiedzialności zgłaszającego za szkodę wyrządzoną spółce w następstwie przyjętej uchwały.

Zarazem, skoro (słusznie!) podkreśla się wymóg dokładania przez członków zarządów i rad spółek akcyjnych i z o.o. staranności wynikającej z zawodowego charakteru ich działalności – dlaczego dopuszczać rezygnację z ogłaszania umotywowania zdań odrębnych? Jestem gotów przyjąć, że trudno wymagać owego zawodowego charakteru działalności w radzie od jej członka wybranego przez pracowników, on może mieć trudności ze sformułowaniem swojej motywacji, niemniej skoro wprowadzono do projektu umotywowania zdań odrębnych, nie powinny one być „ewentualne”.

W przypadku prostej spółki akcyjnej protokół organu nie wymaga porządku obrad. Ani liczby głosów oddanych na poszczególne uchwały – wystarczy wynik głosowania: pierwszy przypadek to wyszczególnienie głosów oddanych za, przeciw i wstrzymujących się; drugi, jak mniemam, wymaga stwierdzenia, czy uchwała została przyjęta. 

Proponuje się także przepis wymagający sporządzenia protokołu „z posiedzenia rady nadzorczej” spółki z o.o.; wymogi dotyczące treści dokumentu są takie same jak w przypadku protokołu zarządu spółki z o.o. oraz zarządu i rady spółki akcyjnej. Ten przypadkowy wymóg sporządzania protokołu „z posiedzenia” może zmylić rady podejmujące uchwały poza posiedzeniami. Już dzisiaj mają one liczne i zbyteczne wątpliwości, jak określić miejsce powzięcia takiej uchwały (po co?), termin jej wejścia w życie, oraz czy dołączyć ją do protokołu poprzedniego, czy następnego posiedzenia rady. Teraz do reszty zabełta im się błękit w głowach.                                             Tekst ogłoszony 18 sierpnia 2020 r. w Gazecie Giełdy i Inwestorów PARKIET

Czytaj także: sztuki protokołowania zarządu i rady nadzorczej poświęciłem wiele wpisów, można je przeglądnąć wpisując do wyszukiwarki blogu słowo „protokół”.

#COVID-19, czyli pułapka jednomyślności

Uchwała powzięta jednomyślnie pod żadnym względem nie jest warta więcej od uchwały zapadłej wymaganą większością głosów, nawet przy zdaniach odrębnych zgłoszonych przez dysydentów. Rada nadzorcza dlatego jest ciałem kolegialnym, by jej członkowie mogli różnić się.

  • W obliczu pandemii przyjmujemy rozwiązania dopuszczające podejmowanie uchwał przez organy spółek w trybach zdalnych;
  • Podejmowanie uchwał poza posiedzeniami ma wiele bezspornych zalet, lecz uproszczenie procedur ma też poważną wadę;
  • Jest nią brak pogłębionej refleksji nad projektami głosowanych umów, co owocuje mechaniczną jednomyślnością;
  • Jednomyślność, która nie powstaje w wyniku twórczej wymiany poglądów, ucierania się stanowisk, nie jest wartością.

Niekiedy wartość uchwały zawarta jest już w projekcie, ale często bywa wzbogacana lub kreowana później, pomiędzy wniesieniem projektu a głosowaniem na niego, w toku dyskusji, sporów, w procesie zbliżania stanowisk. Racją posiedzeń zarządu lub rady jest możliwość wspólnej i wnikliwej analizy przedstawionych informacji, oraz redagowanie przez ogół obecnych uchwał, które zostaną przyjęte przez wymaganą większość.

Posiedzenie ma więc wiele zalet i charakter obligatoryjny, ale ma także wady. Powstaje bowiem konieczność zebrania członków rady nie tylko w tym samym czasie, także w tym samym miejscu, często odległym od miejsc ich pracy i zamieszkania, co wiąże się z dojazdami, nierzadko czasochłonnymi. Dlatego posiedzenia są zazwyczaj zwoływane z wyprzedzeniem, a wobec tego rada nie zawsze bywa zdolna do pilnego zareagowania na nagłą sytuację w spółce. Obecnie, w obliczu pandemii, zebranie członków rady w jednym miejscu i związane z tym podróże przynamniej części z nich, to zagrożenie ich zdrowia i życia.

Powtarzam od lat do znudzenia, ze dobrze zorganizowana rada nadzorcza może wykonać znaczną część swojej pracy poza posiedzeniami. Zbiera się ona kilka razy w roku, a ciąży na niej powinność wykonywania stałego nadzoru nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach tej działalności, zaś przedsiębiorstwo spółki jest coraz bardziej złożone, trudniejsze do ogarnięcia. Współczesna rada nadzorcza wyłania przeto z siebie komitety złożone z części jej członków i powierza im ważne zadania. Rada może delegować swoich członków do samodzielnego pełnienia określonych czynności nadzorczych. Może także podejmować uchwały poza posiedzeniami.

Powzięcie takiej uchwały wiąże się z koniecznością spełnienia kilku wymogów. Wszyscy członkowie rady powinni zostać powiadomieni o treści projektu uchwały. Należy także spełnić wymóg kworum, czyli udziału w głosowaniu przewidzianej statutem wystarczającej liczby członków rady. Głosowanie poza posiedzeniem stawia członka rady pod silną presją psychiczną: skoro zarządzono głosowanie – znaczy, że sprawa jest pilna; skoro gotowy jest projekt uchwały – znaczy, że nie ma warunków do zgłoszenia wniosków lub poprawek, bądź nawet kontrprojektu, należy bez zwłoki oddać głos; skoro zaś należy bez zwłoki oddać głos – trzeba powstrzymać wszelkie wątpliwości,  po prostu głosując za. Tak rodzi się fałszywa jednomyślność. 

Statut, względnie regulamin rady, powinien przewidywać, że w głosowaniu poza posiedzeniem uprawniony do oddania głosu po otrzymaniu projektu uchwały ma czas na namysł albo konsultacje, ale nie jest to praktykowane. Nawet jeżeli głosowanie członków rady nadzorczej, względnie zarządu spółki, odbywa się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, służą one najczęściej jedynie, by za ich pośrednictwem oddać głos. Może ktoś kiedyś wstrzymał się od głosu, może nawet ktoś glosował przeciw, ale czy w głosowaniu poza posiedzeniem rady albo zarządu ktoś złożył zdanie odrębne? Przeważa nałogowa jednomyślność.

Podobnie w głosowaniu korespondencyjnym i w głosowaniu w trybie obiegowym: zjawia się posłaniec z dokumentem, na którym oddają głosy wszyscy członkowie rady, albo nadchodzi pismo, fax, względnie email z tekstem projektu uchwały, na którą należy oddać głos. Wręcz nie wypada zastanawiać się, wszyscy głosują za. Tak utrwala się fałszywa jednomyślność. Czytam sprawozdania rad nadzorczych chełpliwie informujących, że wszystkie uchwały rady zostały powzięte jednomyślnie. Pandemia COVID-19 wpędza nas mechanicznie w pułapkę jednomyślności. Lecz pamiętajmy: uchwała powzięta jednomyślnie pod żadnym względem nie jest warta więcej od uchwały zapadłej wymaganą większością głosów, nawet przy zdaniach odrębnych zgłoszonych przez dysydentów. Rada nadzorcza dlatego jest ciałem kolegialnym, by jej członkowie mogli różnić się.

Tekst ogłoszony w Gazecie Giełdy i Inwestorów Parkiet 17 IV 2020 r.

 

 

 

 

 

 

 

Zarząd spółki w areszcie firmowym

  • Należy mocą ustawy przyznać zarządom spółek akcyjnych możliwość podejmowania uchwał poza posiedzeniami;
  • Ustawa pozwala, by statut spółki dopuścił taką możliwość w przypadku rady nadzorczej, ale przemilcza zarząd;
  • Ze względów praktycznych statuty licznych spółek wyposażają zarząd w takie uprawnienie, co jednak bywa niekiedy kwestionowane przez sąd;
  • Niemożność podejmowania uchwał poza posiedzeniem oznaczałaby internowanie zarządu w spółce dla zapewnienia jego stałej gotowości do posiedzeń.

Opisana tu spółka nie istnieje, została wymyślona na użytek niniejszego tekstu, ale reprezentuje wiele cech spotykanych w innych spółkach notowanych na GPW. Jej siedziba mieści poza stolicą – przyjmijmy, że na Podkarpaciu, w miejscowości Niż. Spółka zajmuje się wydobyciem rud metali w okolicy oraz zagranicą. Jej zarząd jest z konieczności wieloosobowy. Jeden z jego członków przebywa stale w siedzibie spółki, by mieć baczenie na eksploatację pobliskich złóż. Prezes zarządu urzęduje w Warszawie, gdzie krzyżują się liczne interesy spółki. Trzeci z członków zarządu najczęściej przebywa w Londynie i pozyskuje tam finansowanie dla ambitnych zamierzeń inwestycyjnych; nie bez znaczenia jest, że spółka rozważa dual listing na LSE, a jej pomyślność zależy w znacznym stopniu od notowań na tamtejszej giełdzie metali. Czwarty z członków zarządu przebywa stale w Singapurze doglądając zakładów spółki w Malezji i na Filipinach. Piąty urządza właśnie biuro w Luandzie, ponieważ spółka nabywa przedsiębiorstwa w Angoli i w państwach ościennych.

Zarząd spółki odbywa systematyczne, najczęściej raz w tygodniu, posiedzenia online, a nadto, w sytuacjach nadzwyczajnych, podejmuje uchwały poza posiedzeniami, oczywiście przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Natura interesów prowadzonych przez spółkę wymaga stałej obecności członków zarządu we wspomnianych miejscach.  Dla podkreślenia ich pozycji w firmie ci zamiejscowi noszą tytuły Executive Vice-President & CCO; gdyż lokalne obyczaje wymagają od zagranicznych menedżerów pozycji wysokiej i stabilnej, czego nie zapewnia stanowisko prokurenta. Fizyczne spotkania zarządu w komplecie udaje się zorganizować najwyżej dwakroć do roku. Nikomu nie wpadło do głowy preparować wówczas protokoły zawierające powzięte na łączach uchwały i przedkładać je członkom zarządu do podpisu (podpisywanie hurtem zaległych przez wiele miesięcy protokołów rady nadzorczej praktykowano w znanej spółce windykacyjnej, co jej nie wyszło na dobre…).

Większość prawników obsługujących interesy spółki przymyka oko na fakt, że Kodeks spółek handlowych owszem, otwiera możliwość podejmowania uchwał poza posiedzeniami, acz tylko przez radę nadzorczą. Regulacje dotyczące zarządu przemilczają tę kwestię. Jeden z radców prawnych wyszperał nawet w piśmiennictwie, że współautor Ksh, ceniony profesor, uważa, iż wystarczy dopuścić takie rozwiązanie w… regulaminie zarządu (!). Istnieje jednak ryzyko, że sąd zająłby inne stanowisko. Znane są przecież takie orzeczenia.

Niedawno snułem przypuszczenie, skąd wzięła się różnica w ustroju zarządu i rady nadzorczej. Moja teza: współczesne polskie prawo spółek jest silnie zakorzenione w tradycji regulacji wykuwanych w Niemczech gdzieś w połowie XIX wieku. Spółki akcyjne prowadziły wtedy przedsiębiorstwa w niewielkim rozmiarze, członkowie zarządu przebywali stale w siedzibie firmy, skrupulatnie przestrzegając godzin pracy. Wyjątek należało zrobić dla rady nadzorczej, gdyż jej członkowie zazwyczaj bywali rozproszeni terytorialnie. Nie było wówczas środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, praktykowano głosowanie per curendam (składanie podpisów na krążącym między członkami rady egzemplarzu uchwały) lub przez pocztę. Dzisiaj członkowie zarządów wielu spółek wykonują posługę w różnych miejscach, miejscowościach, krajach.

Postulat uprawnienia zarządu do zdalnego podejmowania uchwał sformułowałem niedawno przy okazji omawiania możliwych reakcji spółek na pandemię COVID-19. Do żywych reakcji na ten wpis dołączył, podzielając mój pogląd, dr Radosław Kwaśnicki, członek zespołu pracującego nad uwspółcześnieniem Ksh – z zapewnieniem, że zespół zmierza ku takiemu rozwiązaniu. To dobrze, uwspółcześni ono Ksh. Zarządom spółek akcyjnych doraźnie może grozić kwarantanna, lecz gdyby przyjęto stanowisko, że jednak nie mogą one podejmować uchwał poza posiedzeniami – należałoby je skoszarować, internować, zamknąć bezterminowo w aresztach firmowych.

Tekst ogłoszony w Gazecie Giełdy i Inwestorów PARKIET 17 marca 2020 r.

CZYTAJ TAKŻE:

2020.03.13 COVID-19 a technika pracy rady nadzorczej i zarządu spółki publicznej

2020.03.16 COVID-19 a organizacja walnego zgromadzenia

 

 

#COVID-19 a technika pracy rady nadzorczej i zarządu spółki publicznej

  • W obliczu pandemii COVID-19 rada nadzorcza i zarząd powinny wykorzystać niedoceniane dotąd możliwości pracy poza formalnymi posiedzeniami;
  • Rada nadzorcza może wykonać znaczną część swoich obowiązków poza posiedzeniami, a statut nie powinien jej w tym ograniczać;
  • Ksh jest wierny duchowi połowy XIX wieku, zatem przemilcza możliwość podejmowania przez zarząd uchwał poza posiedzeniami;
  • Niemniej praktyka powszechnie wykorzystuje taką możliwość, ponieważ wymagają tego realia współczesnego obrotu.

RADA NADZORCZA. Posiedzenie jest obligatoryjną formą pracy rady nadzorczej spółki akcyjnej. Ksh wymaga, by rada odbywała posiedzenia „w miarę potrzeb”, ale nie rzadziej niż trzy razy w roku. Statuty spółek publicznych bywają w tej materii bardziej rygorystyczne i nierzadko wymagają, by rada odbywała posiedzenie częściej niż trzy razy w roku, na przykład przynajmniej jedno w każdym kwartale. Kwestia, jaka jest „miara potrzeb” została pozostawiona do uznania samej rady oraz upoważnionych do żądania zwołania rady. Są nimi zarząd spółki i każdy z członków rady.

Zalety posiedzenia są bezsporne. Tylko na posiedzeniu rada może podejmować uchwały w niektórych ważnych kwestiach. W toku posiedzenia rada ma sposobność wnikliwego przedyskutowania sytuacji i perspektyw spółki, oceny swojej pracy, a także pracy zarządu. Rada może przygotować uchwały w toku swobodnej wymiany poglądów i przy udziale wszystkich członków w procesie redagowania ich treści. Posiedzenia tworzą właściwe ramy do spotkań rady i zarządu, a także do spotkań rady z zapleczem kadrowym zarządu i pracownikami. Posiedzenia odbywane – co zalecam! – w siedzibie spółki dają sposobność poznania realiów jej przedsiębiorstwa i kontaktu z załogą.

Niemniej rada nadzorcza może wykonać znaczną część swoich zadań poza posiedzeniem. Ksh dopuszcza podejmowanie przez radę uchwał poza posiedzeniem, w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, ale tylko w przypadku, gdy statut tak stanowi. Statuty większości spółek publicznych dopuszczają takie procedury, ale często z ograniczeniami, dotyczącymi „szczególnych” lub „uzasadnionych” przypadków, bądź „koniecznością”; niejasności dotyczące znaczenia tych terminów poniekąd zniechęcają rady do wychodzenia poza rutynę posiedzeń. Statuty nie wchodzą w szczegóły, jak powinno wyglądać wymagane przez Ksh bezpośrednie porozumiewanie się na odległość. Z jednej strony słusznie, ponieważ technika oferuje nam coraz bardziej wyrafinowane możliwości; z innej – niesłusznie, ponieważ w praktyce prowadzi to do nadużyć. Za wszelkie niedoróbki statutowe winiłbym jednak nie spółki, a bezmyślnie klecące ich statuty kancelarie prawne.

Stojąc na gruncie kolegialności prac rady, Ksh dopuszcza możliwość delegowania przez nią członków do samodzielnego pełnienia określonych czynności nadzorczych. Wykorzystanie tej możliwości może w ogromnym stopniu usprawnić prace rady. Ważne, by rada przytomnie określała merytoryczny zakres i terminy delegacji udzielanych członkom, a także egzekwowała od nich szczegółowe sprawozdania o wykonanych czynnościach nadzorczych i wykorzystywała efekty tych czynności.

Najważniejszym instrumentem pracy rady poza posiedzeniami są jej stałe komitety problemowe. Ksh, produkt praktyki dziewiętnastowiecznej, nie dostrzega komitetów rady, temat jest incydentalnie regulowany innymi przepisami, niekiedy fatalnie (jak kryteria niezależności w obligatoryjnym komitecie audytu). Daje to jednak radzie swobodę powołania takich fakultatywnych komitetów, jakie uzna ona za potrzebne, na przykład zajmujących się strategią, corporate governance, odpowiedzialnością klimatyczną itd. Komitety nie podejmują uchwał, nie zastępują rady, ale mogą wspomagać jej pracę. Ważne, by rada przytomnie określała zadania komitetów i przyjęła mechanizm koordynacji ich działalności.

Konkludując: Rada nadzorcza jest zobowiązana do odbywania posiedzeń, niemniej posiedzenie rady nie jest samo w sobie wartością. Jest nią stały i efektywny nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. Wartość płynie ze skuteczności stałego nadzoru, który może być wykonywany przez radę także poza jej posiedzeniami. Co więcej: same posiedzenia nie dają możliwości sprawowania stałego nadzoru nad działalnością spółki. Im lepsza jest organizacja pracy rady, tym więcej czynności może ona wykonać poza posiedzeniami. Im lepsza jest organizacja posiedzeń, tym rzadziej zachodzi potrzeba ich zwoływania.

ZARZĄD. Ksh przemilcza możliwość podejmowania przez zarząd uchwał poza posiedzeniami. Wynika to z powodów historycznych: współcześnie obowiązujący model spółki akcyjnej rodził się w Niemczech w II połowie XIX wieku. Wówczas nie zachodziła potrzeba wyposażenia zarządu w takie uprawnienia, ponieważ spółki akcyjne prowadziły swoje przedsiębiorstwa na niewielką jeszcze skalę, a członkowie zarządu pełnili swoje obowiązki na miejscu, w siedzibie spółki, w dniach i godzinach pracy (chociaż zapewne przynajmniej raz w tygodniu jeden z nich wychodził do banku). Od tego czasu zmieniło się wiele. Spółka publiczna często prowadzi zakłady w różnych miejscowościach, nawet w różnych krajach. Członkowie zarządu nie urzędują w jednym miejscu w stałych dniach i godzinach. Bywa, że pracują stale poza siedzibą spółki lub przebywają w delegacji, w kraju i poza nim. Uprawnienie do podejmowania uchwał poza posiedzeniami jest zarządowi spółki publicznej potrzebne tak samo, jak radzie nadzorczej. Najbliższa – któraż z kolei?! – nowelizacja Ksh powinna usunąć wszelkie wątpliwości w tej kwestii. Przed dwudziestu laty miałem je i ja, do dzisiaj mają je niektórzy.

Nie zamierzam rozpędzać posiedzeń rady nadzorczej lub zarządu. Pragnę jednak wskazać, że oba organy mogą skutecznie pracować poza posiedzeniami, co w sytuacjach nadzwyczajnych, jak obecna pandemia COVID-19, nabiera szczególnego znaczenia.

O WALNYM ZGROMADZENIU NAPISZĘ TU NIEBAWEM.

 

 

 

 

O protokołowaniu uchwał rady nadzorczej podejmowanych poza posiedzeniem

PYTAQ to strona, na której odpowiadam na pytania dotyczące corporate governance i prawa spółek.

Co zrobić z uchwałą rady nadzorczej podjętą poza posiedzeniem: załączyć do protokołu poprzedniego, czy następnego posiedzenia?

Uchwałę podjętą przez radę nadzorczą należy zaprotokołować, czyli zamieścić w pełnym brzmieniu w protokole, który powinien ponadto zawierać imiona i nazwiska członków rady nadzorczej uczestniczących w głosowaniu uchwały, liczbę głosów oddanych na uchwałę, zdania odrębne (jeżeli zostały wniesione) oraz podpisy członków rady nadzorczej uczestniczących w posiedzeniu bądź biorących udział w podejmowaniu uchwały poza posiedzeniem. A także wskazanie daty i trybu powzięcia uchwały. Uchwały nie załącza się do protokołu poprzedniego lub następnego posiedzenia, ani w ogóle żadnego posiedzenia. Warto pamiętać, że:

  • NIE PROTOKOŁUJE SIĘ POSIEDZEŃ, PROTOKOŁUJE SIĘ UCHWAŁY oraz okoliczności świadczące, że uchwały zostały powzięte. Najczęstsze błędy dotyczące obsługi spółki akcyjnej wynikają z przekonania, że protokołuje się posiedzenia jej organów, przebieg tych posiedzeń, toczoną na nich dyskusję. Nic podobnego! Niezbędne jest jedynie zaprotokołowanie przyjętego przez radę nadzorczą porządku obrad.
  • Ksh wyraźnie wskazuje: uchwały (zarządu, rady nadzorczej) są protokołowane. Czyli to uchwały są treścią protokołu, nie przebieg posiedzenia. Nie ma znaczenia, czy uchwała została powzięta przez radę nadzorczą na posiedzeniu, czy poza nim, jeżeli spełnione zostały warunki, od których zależy jej ważność. Jednym z tych warunków jest zaprotokołowanie uchwały.
  • Umieszczanie uchwał w załącznikach do protokołu służy temu, by ułatwić zagubienie lub podmianę, bądź zafałszowanie treści tak potraktowanych uchwał. Wiadomo o takich przypadkach. Jest to praktyka wadliwa. Uchwałę, która nie została należycie zaprotokołowana, łatwiej zakwestionować przed walnym zgromadzeniem, podważyć przed sądem.
  • Podobnie w protokole, nie w załączniku do niego, zamieszcza się imiona i nazwiska uczestniczących w głosowaniu członków rady nadzorczej. Załączona do protokołu na kartce „lista obecności” nie jest wiarygodna, mogła przecież zostać sporządzona i dołączona później. Stwierdzenie liczby obecnych członków rady nadzorczej ma znaczenie dla ustalenia kworum, natomiast dla ustalenia ważności uchwały ma znaczenie liczba głosujących.
  • Jeżeli uchwała została powzięta poza posiedzeniem, protokół powinien stwierdzać, że wszyscy członkowie rady (nie tylko biorący udział w głosowaniu) zostali powiadomieni o treści projektu uchwały.
  • W wielu statutach i regulaminach czytam, że za miejsce powzięcia uchwały powziętej poza posiedzeniem uznaje się miejsce pobytu przewodniczącego rady nadzorczej, względnie jego zastępcy lub innego członka rady prowadzącego głosowanie – względnie podobne fantazje. Otóż nie ma to znaczenia. Skoro uchwały można podejmować w przestrzeni wirtualnej, po co trapić się tym, gdzie kto przebywa w chwili głosowania?
  • Resumując: rada nadzorcza podejmuje uchwałę poza posiedzeniem tylko jeżeli dopuszcza to statut spółki (art. 388 § 3 i § 4 Ksh). Z czynności tej sporządza się protokół czyniący zadość wymogom sformułowanym w art. 376 Ksh oraz powyższym wskazówkom dotyczącym daty i trybu powzięcia uchwały oraz stwierdzenia, że wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały.

Czytaj także:
2000.06.26 Tajny protokół
2003.08.23 Czarna skrzynka

Rakiety woda-woda

Najpoważniejsze błędy popełniane w protokołach zarządu lub rady nadzorczej spółki akcyjnej wynikają z przekonania, że protokołuje się posiedzenie. Nic bardziej mylnego!

Niebawem minie ćwierć wieku od kiedy zaczęto przekształcać przedsiębiorstwa państwowe w spółki handlowe, powoływać w nich rady nadzorcze, a dyrekcje przekształcać w zarządy. Operacja ta przebiegła sprawnie, z jednym wszelako wyjątkiem: do dzisiaj rzadko zdarza mi się spotkać prawidłowo sporządzony protokół zarządu lub rady nadzorczej. Nie nauczyliśmy się pisać protokołów, chociaż niewielka to sztuka. Nawet w poważnych spółkach kultywuje się jeszcze praktyki ukształtowane w odległej przeszłości, na zebraniach rad pracowniczych, spółdzielni mieszkaniowych lub komitetów rodzicielskich. Spisuje się jakieś głupoty, za to pomija rzeczy najważniejsze. Najpoważniejsze błędy popełniane w protokołach zarządu lub rady nadzorczej spółki akcyjnej wynikają z powszechnego przekonania, że protokołuje się posiedzenie. Nic bardziej mylnego!

Przebieg posiedzenia nie ma żadnego znaczenia. Nie znam racjonalnych argumentów przemawiających za tym, by spisywać wystąpienia w dyskusji, czy w streszczeniu, czy dosłownie. Cóż wynika z tego, że ktoś coś kiedyś powiedział? Członkowie zarządu, a zwłaszcza rady nadzorczej są wprawdzie głęboko przekonani o wartości swoich wypowiedzi, słuszności racji i trzeźwości sądów, ale czy z tego powodu warto utrwalać ich słowa? Spisywanie treści wystąpień prowadzi tylko do tego, że dyskutanci czują się ośmieleni do odpalania rakiet woda-woda, a później do niepotrzebnych, długich, jałowych dyskusji nad treścią protokołu i poprawkami do niego.

Odnotowywanie w protokole, co kto powiedział, albo jakie zajął stanowisko, nie kreuje wartości, nie rodzi konsekwencji, a w szczególności nie zwalnia od odpowiedzialności za brak należytej staranności. Komu nie podoba się polityka spółki lub działalność organu, w którym zasiada, niech głosuje przeciwko stosownej uchwale i wzmocni swój sprzeciw zdaniem odrębnym. W naszej kulturze korporacyjnej jest przecież inaczej: najczęściej uchwały zapadają jednomyślnie, a później głosujący za ich przyjęciem usiłują wyłgać się od odpowiedzialności bladymi argumentami: „ja to za bardzo nie byłem za tym”, „ja mówiłem, że nie popieram tego do końca”, „ja wspominałem, ale mnie nie słuchano”. Otóż skuteczną formą uchylenia się od odpowiedzialności nie jest żądanie zanotowania w protokole, że ktoś ma wątpliwości, ktoś się waha, ktoś zadaje pytania – a tylko jednoznaczne głosowanie przeciw. Nawet to nie zawsze wystarcza, ponieważ w sprawach trudnych zarząd lub rada nadzorcza lubią urządzać głosowania tajne; w takich sytuacjach kontestujący uchwałę powinien wyjść przed kotarę tajności i zażądać zaprotokołowania zdania odrębnego.

Spisywanie dyskusji często prowadzi do marnowania czasu podczas kolejnej dyskusji, tym razem prowadzonej nie w sprawie merytorycznej, a nad treścią projektu protokołu. Najgorsi są protokolanci, którzy pragną soczystym opisem odzwierciedlić klimat posiedzenia: „Pan J. z nieskrywaną ironią dopytywał dlaczegóż to prognozy nie zostały wykonane, skoro Zarząd tylekroć zapewniał Radę Nadzorczą, że sprawy idą w dobrym kierunku. Pani L., poirytowana tonem wypowiedzi Pana J., uznała jego insynuacje za kłamliwe”. Przytoczony fragment protokołu, w którym wszystkich nazywa się Panami i Paniami, a zarząd i rada nadzorcza pisane są z dużych liter, to wyłącznie nieistotne duperele, lecz dyskusja nad zatwierdzeniem tekstu może zająć radzie nadzorczej tak wiele czasu, że braknie go na poważniejsze sprawy.

Najpoważniejszy argument przeciwko przytaczaniu w protokole przebiegu dyskusji sprowadza się do tego, że dyskusja jest wymianą poglądów mogącą owocować zmianą pierwotnie zajętych stanowisk. Zdarzyło mi się kiedyś ostro skrytykować pewien pomysł; zapowiedziałem nawet, że będę głosował przeciw. W trakcie dyskusji uważnie wysłuchałem argumentów wytaczanych za pomysłem, rozważyłem je, zmieniłem zdanie i ostatecznie głosowałem „za”. Nie sądzę, by protokolant potrafił wyjaśnić, dlaczego ktoś w dyskusji kwestionuje projekt, by poprzeć go w głosowaniu.

Bywa także, że w toku dyskusji nad projektem uchwały pojawiają się liczne poprawki, wnikliwie dyskutowane, przeredagowywane, nicowane, na koniec – poddawane pod głosowanie. Niektóre są odrzucane, niektóre przyjmowane, więc ostatecznie uchwała różni się znacząco od projektu. Protokół nie nadąży za wartkim tokiem wydarzeń, zresztą spółka akcyjna to nie Sejm, gdzie lobbyści – lub nakręceni przez nich posłowie – dokonują wrzutek do projektów, a inni bezmyślnie nad tymi wrzutkami głosują.

Co zatem protokołować, jeżeli pominie się przebieg dyskusji i wystrzeliwane podczas niej rakiety woda-woda? Napiszę o tym niebawem. A komu nie wystarczy cierpliwości, by doczekać następnego tekstu, niech zajrzy do art. 376 Kodeksu spółek handlowych.

Tekst ogłoszony 4 maja 2013 r. w Gazecie Giełdy PARKIET
Czytaj także:
2014.09.22 Zdanie bez dwóch zdań
2000.06.26 Tajny protokół

Pochwała komisji [2002]

Jeżeli kompetencje wyciekają z rady nadzorczej do komisji, zachodzi niebezpieczeństwo, że ze spółki wyciekną pieniądze.

W Polsce rady nadzorcze zazwyczaj pracują wyłącznie na posiedzeniach plenarnych. Rady rzadko działają przez stałe komisje problemowe lub doraźne zespoły robocze. Wprawdzie komisje rad nie są zakotwiczone w kodeksie spółek handlowych, lecz nie ma to znaczenia. Spółka ma swobodę organizowania pracy swojej rady nadzorczej, w tym ustanawiania jej organów pomocniczych, bezwzględnie musi jednak zachować kolegialny charakter prac rady. Prawo ściśle reguluje tryby podejmowania uchwał przez radę nadzorczą, ale nie ingeruje w tok jej procedowania. W szczególności prawo nie przesądza, czy dyskusje i prace przygotowawcze poprzedzające przyjęcie uchwały rada powinna odbywać plenarnie, czy też może dowolnie przenosić te fragmenty swojej działalności do stałych komisji, bądź do zespołów roboczych ad hoc.

Kodeks pomija tę kwestię, bo z jego punktu widzenia jest ona nieistotna. Dla prawa liczy się tylko uchwała organu spółki. Co nie zostało przybrane w formalną postać uchwały – nie rodzi skutków prawnych. Ponieważ komisja rady, ani jej zespół roboczy, nie podejmą za radę uchwały, przeto prawo nie widzi potrzeby regulowania ich prac. O tym, czy rada nadzorcza pracuje w stałych komisjach o oznaczonych zakresach działania, powinien decydować statut spółki. Czasem wynika to tylko z regulaminu rady; w takim przypadku regulamin rady powinien być dostępny dla wszystkich akcjonariuszy i dla wszystkich kontrahentów spółki. Przemawia za tym potrzeba zapewnienia bezpieczeństwa obrotu. W spółce publicznej regulamin rady powinien być zresztą dostępny na jej witrynie internetowej.

O tym, czy rada nadzorcza powołuje ze swojego składu doraźny zespół roboczy do zbadania określonej kwestii i przedstawienia radzie swoich wniosków lub rekomendacji, może decydować uchwałą sama rada. Chyba, że statut spółki wyraźnie to wyklucza, co nie miałoby sensu. Uchwały podejmuje tylko rada (na posiedzeniu, lub w trybie pisemnym, lub za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość). Komisja może z jej ramienia badać sprawy i przygotować projekty rozstrzygnięć podejmowanych przez radę. Komisja może nawet wnioskować treść uchwały, lecz ostateczna decyzja i tak należy do rady, ponieważ to właśnie rada poniesie odpowiedzialność.

Niekiedy jednak rada upoważnia komisję do rozstrzygnięcia określonej sprawy, by potem w pełnym składzie zatwierdzić to rozstrzygnięcie. Zalecam w tej materii daleko idącą ostrożność! Ilekroć kompetencje wyciekają z rady do komisji – warto rozglądnąć się, czy w ślad za nimi nie wyciekają ze spółki pieniądze. Członkowie rady nadzorczej nie unikną odpowiedzialności na tej podstawie, że sprawę badała lub rozstrzygała komisja. Nie ma przy tym znaczenia, czy sami wchodzili w skład komisji, czy pozostawali poza nią, a także czy komisja działała w ramach upoważnienia udzielonego jej przez radę, czy też przekroczyła owe ramy.

Komisje mogą znacznie usprawnić pracę rady. Wyprowadzenie sprawy do komisji dla przygotowania w węższym gronie projektu rozstrzygnięcia dla rady w pełnym składzie czasem pomoże uniknąć konfliktu interesów. Pozwoli także dochować tajności rozpatrywanej sprawy, prezentowanych stanowisk, projektu rozstrzygnięcia. Oba te argumenty zyskają na znaczeniu jeżeli w radzie nadzorczej znajdują się osoby nie kierujące się dobrem nadzorowanej spółki, lecz własnym interesem, niekiedy zgoła sprzecznym z interesami spółki.

Komisja może także usprawnić współdziałanie rady nadzorczej z zarządem, względnie z członkami zarządu, których rada, albo jej komisja, zaproszą do współpracy. Odradzam natomiast powoływanie w skład komisji osób spoza organów spółki, spośród jej pracowników, bądź z grona akcjonariuszy, lub nawet spoza niego. Rzecz w tym, że praca w komisji może dać dostęp do sekretów spółki, natomiast tylko członkowie zarządu i rady nadzorczej ponoszą wobec spółki szczególną odpowiedzialność.

Wzgląd na potrzebę zachowania poufności sprawia, że komisje rady nadzorczej bywają szczególnie ważną cechą ustroju poważnych banków. Rada banku często bywa liczna z przyczyn pozamerytorycznych. Niektóre sprawy z zasady odsyła się do komisji, mniej licznej, a bardziej fachowej. Zapobiega się w tej sposób groźbie wycieku informacji, albo próbom wywierania przez niektórych członków rady wpływu na treść stanowisk rekomendowanych przez komisję radzie do zatwierdzenia. Oznacza to w praktyce, że udział w pracach w komisji nierzadko daje jej członkom możliwość wywierania większego wpływu na spółkę. Inni członkowie rady znajdą się w sytuacji mniej korzystnej. Zróżnicowanie pozycji członków zarządu i rady nadzorczej bywa zjawiskiem częstym i nie jest sprzeczne z naturą spółki akcyjnej.

Tekst ogłoszony 20 maja 2002 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka. N.b. termin „komisja rady nadzorczej” został od tego czasu powszechnie zastąpiony „komitetem”.

Droga na skróty [2002]

Statut może ułatwić radzie podejmowanie uchwał, ale są pewne wymogi, które i tak należy dopełnić!

W kodeksie spółek handlowych mechanizm podejmowania uchwał przez radę nadzorczą został uregulowany prosto: uchwały zapadają na posiedzeniu (na które wszyscy członkowie zostali zaproszeni) wymaganą większością głosów w obecności kworum, lecz statut spółki może wykreować trzy inne możliwości.
• Po pierwsze, statut może dopuścić, że na posiedzeniu rady, oprócz obecnych, w podejmowaniu uchwał mogą brać udział także nieobecni, oddając głos na piśmie za pośrednictwem innych członków rady.
• Po drugie, statut może dopuścić podejmowanie uchwał przez radę w trybie pisemnym.
• Po trzecie, statut może dopuścić podejmowanie uchwał przez radę przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Nawet jeżeli statut przewiduje owe ułatwienia, są przecież pewne wymogi, które należy dopełnić. Oddanie głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady. Uchwała podejmowana w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jest ważna tylko wtedy, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały. W żadnym z powyżej wspomnianych trzech uproszczonych trybów nie można podjąć uchwały w sprawie wyboru przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób.

Oddanie głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka rady dotyczy tylko uchwał podejmowanych przez radę na posiedzeniu. Pośrednik (może być nim tylko inny członek rady obecny na posiedzeniu) dostarcza na posiedzenie pismo, w którym nieobecny jednoznacznie oświadcza, jak głosuje. Dlatego nie można oddać głosu na piśmie w sprawach wprowadzonych do porządku obrad dopiero na posiedzeniu: nieobecny nie znał zawczasu projektów uchwał w tych sprawach, więc nie miał możliwości ustosunkowania się do nich. Dlatego też nieobecny, nawet oddający głos na piśmie za pośrednictwem obecnego członka rady, nie liczy się do kworum, choć liczy się do większości.

Członek rady pośredniczący w oddaniu głosu nieobecnego jest tylko listonoszem. Nie jest pełnomocnikiem. Prawo nie przewiduje działania członka rady i zarządu przez pełnomocnika. Bywa, że nieobecny wystawia obecnemu na posiedzeniu członkowi rady upoważnienie in blanco: w moim imieniu głosuj, jak uważasz – a rada na to przyzwala i liczy taki głos. Ostrzegam: tu zachodzi nie drobne uchybienie procedurze, a oszustwo rzutujące na ważność uchwał.

Podjęcie przez radę nadzorczą uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jest możliwe tylko pod warunkiem, że wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały. Wszyscy: chorzy, uwięzieni, nieobecni w kraju. Jeżeli którykolwiek z członków rady z jakiegokolwiek powodu nie został powiadomiony o treści projektu uchwały, uchwała nie jest ważna. Nawet gdyby taki członek rady nie robił z tego kwestii. Nawet gdyby wyrażał gotowość głosowania ‘w ciemno’. Stwierdzić nieważność uchwały nie będzie wprawdzie łatwo, ale to inna historia.

Nie jest więc zgodna z prawem procedura przyjęta w jednej ze spółek giełdowych: przewodniczący rady nadzorczej obdzwania wszystkich członków rady i uzyskuje ich stanowisko w sprawie poddanej pod konsultacje. ‘Po uzyskaniu stanowiska wszystkich członków rady nadzorczej banku w przedmiotowej sprawie, przewodniczący rady nadzorczej sporządza i podpisuje protokół dotyczący podjęcia uchwały w opisanym trybie, który na najbliższym posiedzeniu rady zostanie potwierdzony poprzez podpisanie przez wszystkich pozostałych członków rady nadzorczej banku’.

Cytowany przepis kreuje dziwaczną procedurę. Niektóre skróty są niezgodne z prawem. Przewodniczący konsultuje wszystkich członków rady z osobna; w tym czasie oni nie mogą porozumieć się pomiędzy sobą. Nie jest jasne, czy zostają oni powiadomieni o treści projektu uchwały, co jest warunkiem jej ważności. Nie głosują oni zresztą nad konkretnym projektem uchwały, ale wyrażają stanowiska. Przewodniczący rady waży te stanowiska, po czym sporządza protokół, który też nie będzie głosowany, lecz ‘zatwierdzony poprzez podpisanie przez wszystkich’. A gdyby ktoś nie podpisał, na przykład z powodu nieobecności na owym najbliższym posiedzeniu – to co?

Co to są ‘głosy’, jaka może być ich treść i postać – wynika z ustawy. Co to jest ‘stanowisko’, nie wynika ani z ustawy, ani z cytowanego statutu. Niedawno walne zgromadzenie banku dokonało pewnych zmian w statucie, po czym uchwaliło jego tekst jednolity. Nie skorzystano z okazji, by doprowadzić statut do stanu zgodnego z prawem. Zresztą nie tylko w tej sprawie.

Tekst ogłoszony 7 stycznia 2002 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka