Archiwa tagu: zwołanie rady nadzorczej

Jak wepchnięto spółki na rozdroże między nowymi i dawnymi czasy

  • Jedną ustawą legislator wprowadza spółki w cyfrową współczesność i cofa je w epokę sprzed wynalezienia telefonu;
  • Krok naprzód to zdalne podejmowanie uchwał przez organy spółek kapitałowych przy wykorzystaniu internetu;
  • Krok wstecz to upowszechnienie osobliwej praktyki oddawania głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu lub rady nadzorczej;
  • Możliwości praktycznego wykorzystania osiągnięć XXI wieku są wprowadzane równocześnie z praktyką godną połowy XIX wieku.

Chodzą po świecie osóbki wygłaszające opinie o potrzebie „napisania całego prawa od nowa”. Nie rozumieją one, że prawo nie jest produktem chwili, że odzwierciedla ono sprzeczne prądy, bowiem współistnieją w nim normy pochodzące z różnych okresów rozwoju, wywodzące się z różnych tradycji, wyrażające ducha różnych kultur. W polskim prawie spółek wkroczyliśmy właśnie w etap upowszechniania możliwości wykorzystania nowoczesnych środków porozumiewania się na odległość w procesie podejmowania uchwał przez zarządy, rady nadzorcze, walne zgromadzenia i zgromadzenia wspólników. Zarazem ustawodawca wyposażył członków zarządów i rad nadzorczych spółek kapitałowych w niepraktyczną, niedzisiejszą instytucję głosu oddanego na piśmie za pośrednictwem innego członka organu podejmującego uchwałę.

Instytucja ta został wprowadzona do Kodeksu spółek handlowych pierwotnie wyłącznie na użytek członków rad nadzorczych spółek akcyjnych. Komentator Ksh widział w mniej rozwiązanie „ważne i ułatwiające funkcjonowanie rad nadzorczych”. Jak przedstawiało się ono w praktyce?

  1. Uprawnienie do oddania głosu na piśmie przysługiwało członkowi rady nadzorczej nieobecnemu na jej posiedzeniu. Zatem wprowadzono służącą nieobecnym instytucję niespójną z obowiązkiem uczestniczenia w posiedzeniach rady, wykreowanym poprzez wprowadzenie wymogu kworum.
  2. Nieobecny mógł wykonywać to uprawnienie, jeżeli przewidziano je w statucie (ostatnio przyjęto formułę, że statut/ umowa spółki może je wykluczyć. Niech wykluczy!)
  3. Niemniej w niektórych sprawach nieobecny nie mógł głosować zaocznie (co zostało teraz uchylone).
  4. Nieobecny składa na piśmie oświadczenie o oddaniu głosu na uchwałę. Ponieważ często nie zna projektu uchwały, oświadcza: „Głosuję jak większość / jak Mietek / jak przewodniczący”. To oczywiście parodia, ale jeżeli jego głos będzie radzie potrzebny, może zostanie uwzględniony.
  5. Głos dotyczy konkretnej uchwały. Nie można jednym głosem objąć wielu uchwał.
  6. Nieobecny nie przekazuje oświadczenia o treści swojego głosu bezpośrednio do spółki (faksem, pocztą elektroniczną, usługą pocztową, kurierem), może przekazać pismo jedynie za pośrednictwem innego członka rady, który weźmie udział w posiedzeniu i dostarczy pismo nieobecnego. Pośrednik nie jest pełnomocnikiem, lecz niemym doręczycielem. Nieobecny może mieć trudności z dotarciem do niego.
  7. Oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej. Nieobecny nie może oddać głosu, jeżeli porządek obrad zostanie ustalony dopiero na posiedzeniu. Rzecz w tym, że tak dzieje się najczęściej. W „zaproszeniu” na posiedzenie podaje się najwyżej projekt porządku obrad (ujmuję „zaproszenie” w cudzysłów, by podkreślić archaiczny charakter tego sformułowania). „Zaproszenie” kierowane jest do członków rady z koniecznym wyprzedzeniem; w tym czasie w spółce mogła zajść sytuacja skłaniająca radę do poszerzenia porządku obrad o tematy, których projekt porządku nie przewidział.
  8. Nawet jeżeli sprawa została zawczasu wprowadzona do porządku obrad, nieobecny nie zna dokładnego brzmienia uchwały w tej sprawie, która zazwyczaj jest redagowana dopiero na posiedzeniu.
  9. Nawet jeżeli „zaproszenie” na posiedzenie zawiera szczegółowy projekt porządku obrad i projekty uchwał – projekt uchwały, na którą nieobecny oddał głos na piśmie, może ulec daleko idącym modyfikacjom. Posiedzenie to nie mechaniczne zaklepywanie projektów, ale dyskusja nad nimi, często wnikliwa, burzliwa i twórcza. Może okazać się, że nieobecny głosował na uchwałę inną od tej, jaką rada przyjęła.
  10. Jeżeli wszystko ułoży się po myśli nieobecnego i głos przezeń oddany zostanie przez radę przyjęty, zaliczy się go do większości, niemniej nieobecnego nie należy zaliczać do kworum, ponieważ uczestniczy on wyłącznie w głosowaniu nad jedną lub kilkoma uchwałami, lecz nie w pełnym posiedzeniu rady, w dyskusji nad porządkiem obrad, nad informacjami przekazanymi bieżąco przez zarząd, nad sytuacją spółki, itd. Dziwi mnie zdanie niektórych komentatorów, że nieobecnego można uznać za obecnego i do kworum zaliczyć. Sprzeciwiam się temu stanowczo.
  11. Wszelako widzę w tej niedorzecznej procedurze pewną zaletę: utrudni ona głosowanie tajne.

Uważam, że instytucja oddawania przez nieobecnego głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka organu została źle pomyślana. Przejęta z prawa niemieckiego, nie została uwspółcześniona, jeszcze ją skomplikowano. Nie koresponduje ona z technikami głosowania przy wykorzystaniu nowoczesnych środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość wszystkich uczestników posiedzenia online ze wszystkimi.

W następstwie niedawnej, kleconej na chybcika, niedostatecznie chyba przemyślanej, nowelizacji Ksh (zmiany weszły w życie 31 marca 2020 r.), zarządy i rady nadzorcze spółek akcyjnych i spółek z o.o. znalazły się na rozdrożu: technika podejmowania uchwał w trybie zdalnym wiedzie je w XXI wiek, natomiast możliwość oddawania głosu przez piastuna spółki głosu na piśmie za pośrednictwem koleżanki lub kolegi cofa je w epokę sprzed wynalezienia środków porozumiewania się na odległość jak internet z pocztą elektroniczną, faks, nawet historyczny już teleks. Uchylono przy tym wyłączenie możliwości dokonywania w tym trybie „wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób”. Wprawdzie przyjęto założenie, że statut / umowa spółki może wyłączyć instytucję oddawania głosu na odległość, czyli posprzątać spółkę, lecz czy należało ją zaśmiecać?

POST SCRIPTUM: Szczególnie polecam ten wpis uczestnikom webinaru o głosowaniach w spółce akcyjnej i z o.o., zaplanowanego na 29 kwietnia o godz. 10:00 (szczegóły na stronie www.Personalities.pl ). Dowiaduję się, że – wobec znacznego zainteresowania wydarzeniem – wpisy zostały już zamknięte, lecz deklaruję gotowość poprowadzenia wkrótce drugiej edycji wydarzenia, na którą z góry zaprasz

 

Czy i kiedy może rada nadzorcza zmieniać porządek obrad?

Zastanawiająco często rady nadzorcze spółek akcyjnych grzęzną w wątpliwościach, czy w trakcie posiedzeniu mogą dokonywać zmian porządku obrad. Ponieważ kodeks spółek handlowych nie jest instrukcja obsługi spółki i z zasady nie zajmuje się „oczywistymi oczywistościami”, materię tę z fantazją podejmują statuty spółek, bądź regulaminy rady nadzorczej. Wiele z tych dokumentów staje na stanowisku, że rada nadzorcza porządku obrad dotykać nie powinna, a jeżeli już – to tylko w ściśle określonych szczegółach i sytuacjach. Takie rozumowanie świadczy o nieznajomości mechanizmu działania rady nadzorczej.

Kwestię, czy rada nadzorcza może w trakcie posiedzenia zmieniać porządek obrad tegoż posiedzenia, najłatwiej ogarnąć odpowiadając na pytania, przez kogo i kiedy ów porządek został ustalony. Otóż najczęściej przez samą radę na początku posiedzenia, którego porządek obrad dotyczy. W teorii rada mogłaby ustalać porządek obrad następnego posiedzenia na poprzednim, bądź ustalać porządek obrad kolejnych posiedzeń nawet na rok z góry, ale byłoby to i niepraktyczne, i mało rozsądne. Rada może na poprzednim posiedzeniu uzgodnić założenia porządku swoich obrad na następnym, może także przyjąć założenia rocznego planu pracy, ale porządek obrad najczęściej przyjmuje dopiero na każdym posiedzeniu. Tym różni się od walnego zgromadzenia, którego porządek obrad ustalany bywa z wyprzedzeniem.

Porządek obrad spełnia ważną rolę. Zawiera listę spraw, w których przewidziane jest podjęcie uchwał. Należycie przygotowany jest wskazówką, jak rada powinna gospodarować czasem na posiedzeniu, by zapoznać się z przedstawionymi jej tematami oraz podjąć uchwały. Inspiruje radę do działania, mobilizuje i dyscyplinuje jej członków, unaocznia im odpowiedzialność rady nadzorczej za spółkę, powinien też zniechęcać do retorycznych popisów.

Zwołując radę nadzorczą jej przewodniczący zazwyczaj (nie jest to wprawdzie jego obowiązkiem, niemniej jest to wskazane dla ułatwienia prac rady) przedkłada członkom rady projekt porządku obrad, który – do chwili przyjęcia go przez radę – nie ma mocy wiążącej. Przeto, skoro to rada przyjmuje porządek obrad, nie ma przeszkód, by w trakcie posiedzenia dokonywała w tym porządku zmian, uzupełniała go, korygowała. Na członkach rady ciąży obowiązek udziału w jej posiedzeniach, obowiązuje na nich wymóg kworum, więc członek rady nadzorczej, który nie bierze udziału w posiedzeniu, nie korzysta z ochrony przez zmianą porządku obrad, który jest ustalany dopiero na posiedzeniu, bądź zostałby ustalony wcześniej.

Zamieszanie w tej materii zawdzięczamy Komitetowi Dobrych Praktyk, który w „Dobrych praktykach w spółkach publicznych 2002” przyjął zasadę 29: „Porządek obrad rady nadzorczej nie powinien być zmieniany lub uzupełniany w trakcie posiedzenia, którego dotyczy. Wymogu powyższego nie stosuje się, gdy obecni są wszyscy członkowie rady nadzorczej i wyrażają oni zgodę na zmianę lub uzupełnienie porządku obrad, a także gdy podjęcie określonych działań przez radę nadzorcza jest konieczne dla uchronienia spółki przed szkodą jak również w przypadku uchwały, której przedmiotem jest ocena, czy istnieje konflikt interesów między członkiem rady nadzorczej a spółką”. Czyli: rada nadzorcza nie może, bez spełnienia tych warunków, zmienić porządku obrad, który sama uchwaliła… Co ciekawe, wyjątek dotyczy konfliktu interesów między członkiem rady a spółką, który to konflikt jest w świetle prawa dopuszczalny i najwyżej rzutuje na status niezależności członka rady.

Niechęć do wprowadzania na posiedzeniu rady nadzorczej uzupełnień porządku obrad wzięła się zapewne z archaicznej tradycji Kodeksu handlowego, tak skomentowanego w tej kwestii przez prof. Maurycego Allerhanda: „W zaproszeniu (na posiedzenie rady – ASN) nie musi być podany porządek dzienny, jeżeli go jednak podano, można powziąć uchwałę nad przedmiotem, nie wymienionym w zaproszeniu, tylko wtedy, gdy wszyscy członkowie są obecni, jeżeli zaś brak niektórych, powzięcie uchwały jest niedopuszczalne, bo możliwie członek nie zjawił się tylko ze względu na porządek dzienny, uważając przedmiot za pozbawiony doniosłości, a byłby się zjawił, gdyby wiedział, że obradować się będzie także nad innym przedmiotem poza wymienionymi w zaproszeniu”.

Współcześnie założenie, że członek rady nadzorczej „możliwie … byłby się zjawił, gdyby wiedział” nie ma racji bytu. Na gruncie Ksh udział członka rady w posiedzeniu nie jest kaprysem, ale obowiązkiem. Niestety, cytowana zasada 29 z 2002 roku została przejęta do statutów wielu spółek i rozprzestrzeniła się po rynku niczym wirus. Wiele statutów przyjmuje, że zwołując radę przewodniczący podaje proponowany porządek obrad, który w trakcie posiedzenia nie może być zmieniany – chyba, że zachodzą warunki wskazane przez cytowaną zasadę 29. Stawia to przewodniczącego rady, osobę zazwyczaj powiązaną z dominującym akcjonariuszem, w sytuacji bezwzględnej przewagi nad pozostałymi członkami rady. Taka praktyka stoi w sprzeczności z przepisem art. 388 § 2 Ksh expressis verbis dopuszczającym wprowadzanie spraw do porządku obrad rady nadzorczej już na jej posiedzeniu.

Dlatego trudno zrozumieć racje stojące za rozwiązaniem przyjętym w statucie jednej z wielkich spółek z GPW: „W zaproszeniu na posiedzenie Rady Nadzorczej Przewodniczący określa termin posiedzenia, miejsce obrad oraz szczegółowy projekt porządku obrad. Zmiana zaproponowanego porządku obrad może nastąpić, gdy na posiedzeniu obecni są wszyscy członkowie Rady Nadzorczej i nikt nie wnosi sprzeciwu co do zmiany porządku obrad”. W przypadku nieobecności lub sprzeciwu choćby jednego członka rady, pozostali jej członkowie stają się zakładnikami porządku obrad niby tylko proponowanego, lecz w takiej sytuacji – narzuconego przez przewodniczącego.

W świetle prawa swoboda rady nadzorczej w kwestii przyjmowania i modyfikowania porządku obrad nie jest ograniczona nawet w sytuacji, gdy rada zwoływana jest przez przewodniczącego na żądanie uprawnionego podmiotu, bądź – wobec bezczynności przewodniczącego – przez uprawniony podmiot samodzielnie. Wówczas proponowany porządek obrad podaje przed posiedzeniem podmiot uprawniony do zwołania rady (art. 389 §§ 1 i 2 Ksh). Jedynie w tym przypadku podanie proponowanego porządku obrad jest obligatoryjne. Uprawnionymi do żądania zwołania rady są zarząd (kolegialnie) i członkowie rady nadzorczej (indywidualnie). Wiele statutów wbrew prawu ogranicza przywilej zwołania w tym trybie rady przez członka rady nadzorczej wymagając współdziałania dwóch lub więcej członków rady. Takie postanowienia są niezgodne z ustawą, więc oczywiście nie mają mocy prawnej; niepokoi jednak brak kompetencji kancelarii prawnych przygotowujących takie statuty.
Czytaj także:
20015.04.25 Nieobecny nie ma racji
2013.08.16 Wszystko w porządku
2001.12.10 Od porządku do obrad
2001.11.19 Między sztuką a sztuczkami

Wiceprzewodniczący rady nadzorczej: zastępca, dubler czy konkurent?

Statuty i regulaminy rad nadzorczych często zawierają nonsensy na temat wiceprzewodniczącego rady, a ich autorzy nie znają prawa ani techniki prac rady.

W świetle polskiego prawa wiceprzewodniczący rady nadzorczej w spółce akcyjnej jest bladym cieniem przewodniczącego. Kłopot z nim taki, iż po stwierdzeniu, że jest to funkcja pozorna, pojawiają się rozliczne wątpliwości. Zastępca przewodniczącego rady ma do roboty niewiele, albo nawet nic, ale może przecież wiele napsuć. Wspomniano o nim, zgoła mimochodem, zaledwie w dwóch przepisach Ksh: jeden zakazuje radzie wyboru (m.in.) wiceprzewodniczącego rady, oraz odwołania go i zawieszenia, inaczej niż na posiedzeniu; drugi pozwala mu otworzyć walne zgromadzenie w zastępstwie przewodniczącego rady nadzorczej.

Nic w tym dziwnego. Ramy prawne przewodniczącego rady nadzorczej są wprawdzie ciasne, ale elastyczne, pozwalają piastunowi tej funkcji przydać jej znaczenia dzięki jego aktywności, osobowości, kwalifikacjom, co w praktyce może znaczyć, że na aktywność jego zastępcy zabraknie już miejsca. Rada jest ciałem kilku–, z rzadka tylko kilkunastoosobowym, zatem przewodniczący może nią sprawnie kierować bez pomocy zastępcy. Lecz nawet trzyosobowe rady wybierają wiceprzewodniczącego. Z drugiej strony – nie zdziwiłbym się, gdyby jakaś rada nie wybrała wiceprzewodniczącego stwierdziwszy brak takiej potrzeby, albo przez zapomnienie.

Można dorozumiewać, że wiceprzewodniczący rady nadzorczej zastępuje przewodniczącego na jego polecenie, ale nie we wszystkim. Nawet kiedy funkcja przewodniczącego wakuje, wiceprzewodniczący nie wstępuję w nią automatycznie, pozostając przy skromniejszych uprawnieniach. O ornamentacyjnym charakterze tej funkcji niech świadczy, że w niektórych radach wybiera się więcej niż jednego wiceprzewodniczącego. Oraz, że w spółkach, które nie przewidziały obsady takiej funkcji, tytułem wiceprzewodniczącego wyróżnia się grzecznościowo kogoś ze składu rady. Bywając przewodniczącym rad nadzorczych rzadko korzystałem z pomocy zastępcy; jeżeli zlecałem mu (lub jej) zadanie, to nie z racji funkcji, a pokładanego w nim (niej) zaufania. Bywając wiceprzewodniczącym nie miałem więcej pracy, niż inni członkowie rady, jedynie z rzadka przypadało mi otwarcie posiedzenia rady, gdy przewodniczący nie dojechał w porę, lub prowadzenie obrad, gdy przewodniczący musiał je opuścić. Lecz nie brak głosów, że wiceprzewodniczący to funkcja pożyteczna, zwłaszcza gdy statut (względnie regulamin rady nadzorczej) wyposaża go w prawo zwołania rady w sytuacji, gdy przewodniczący nie może tego uczynić z powodów obiektywnych – ponieważ na wypadek gdyby uczynić tego nie chciał, Ksh przewiduje szczegółowy tok postępowania, w którym dla wiceprzewodniczącego nie ma miejsca.

Pora sięgnąć do dokumentów ustrojowych spółek publicznych. Legislacyjne niedomówienia dają pożywkę rozlicznym fantazjom. Statuty i regulaminy rad nadzorczych często zawierają nonsensy na temat wiceprzewodniczącego rady, a ich autorzy nie znają prawa ani techniki prac rady. Ksh dopuszcza przyznanie przewodniczącemu rady prerogatywy głosu rozstrzygającego (casting vote) w razie równości głosów. Statuty i /lub regulaminy rad nadzorczych rozciągają tę prerogatywę na wiceprzewodniczącego, bądź na członka rady prowadzącego obrady. Otóż w świetle prawa przeważyć wynik głosowania w przypadku równości głosów (przy wyłączeniu wymogu bezwzględnej większości głosów) może jedynie przewodniczący rady, nikt inny.

Wiele spółek zrównuje przewodniczącego rady nadzorczej z jego zastępcą. Przykładem częsta regulacja, że „radę nadzorczą zwołuje przewodniczący lub wiceprzewodniczący”. Otwiera to wiceprzewodniczącemu możliwość działania wbrew przewodniczącemu, daje pożywkę dla ich rywalizacji. Dopóki obaj grają w jednej drużynie, kłopotów da się uniknąć, ale w przypadku ich antagonizmu działalność rady nadzorczej może zostać poważnie zakłócona. Innym przykładem jest przepis, iż wiceprzewodniczący wstępuje w prawa przewodniczącego „pod jego nieobecność”. Zdarzają się przypadki, że przewodniczący rady przebywa przez dłuższy czas poza krajem, albo za kratami, co powodowałoby konieczność podjęcia działań przez jego zastępcę. W przypadku konfliktu w spółce za „nieobecność” można poczytać fakt, że przewodniczący nie przebywa w spółce stale, bądź chwilowo nie odbiera telefonu.
Konkludując: póki przewodniczący rady nadzorczej spełnia swoje obowiązki, jego zastępca jest niedostrzegalny, wręcz niepotrzebny. Ile on naprawdę może, pokaże wtedy, gdy obróci się w stronę destrukcji.

Tekst ogłoszony w Gazecie Giełdy i Inwestorów PARKIET 16 listopada 2016 r.
Czytaj także: 2001.08.13 Między prymatem a zastępcą

Nieobecny nie ma racji

Udział w pracy rady nadzorczej, w tym w jej posiedzeniach, jest obowiązkiem członka rady. Niemniej prawo udaje, że chroni interesy nieobecnych. Czyni to mało skutecznie.

Źle, kiedy przepis budzi więcej wątpliwości niż przynosi pożytku. Przykładem przyjęty w dobrej intencji przepis art. 388 § 2 Ksh. Intencja sprowadzała się do tego, by umożliwić udział w głosowaniu uchwał członkowi rady nadzorczej nieobecnemu na posiedzeniu. Może on – jeżeli statut tak przewiduje – oddać głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady. Głos taki nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad rady już na posiedzeniu. Wszystko niby jasne, ale mało praktyczne.

Po pierwsze, głos na piśmie może być oddany nie inaczej niż za pośrednictwem innego członka rady, który uczestniczy w posiedzeniu. Pośrednictwo jest konieczne. Nie można przesłać głosu wprost do spółki, ma być on doręczony radzie nadzorczej, zapewne na ręce przewodniczącego, przez innego członka rady, który spełnia funkcję listonosza, nie zaś pełnomocnika dysponującego głosem nieobecnego. Oddanie głosu nastąpi przez klarowne określenie przez nieobecnego, jak głosuje: czy za, czy przeciw, czy wstrzymuje się. Nie spełni tego wymogu złożenie na piśmie deklaracji „głosuję tak jak Janek”. Nie wymyśliłem tego – takie przypadki zdarzają się naprawdę..

Po drugie, „oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej”. Rzecz w tym, że w normalnych okolicznościach porządek obrad rady jest przyjmowany dopiero na posiedzeniu, aczkolwiek przewodniczący powinien, zwołując radę, przedstawić szczegółowe propozycje porządku jej obrad (lecz jeżeli tego nie uczyni, co zdarza się nie tak rzadko, zwołanie będzie skuteczne). Odstępstwo od takiej praktyki dotyczy posiedzeń zwoływanych na żądanie zarządu lub członka rady nadzorczej lub – wskutek braku należytej reakcji przewodniczącego na takie żądanie – przez wnioskodawcę, który obowiązkowo określa porządek obrad zwołując posiedzenie. Może się zatem zdarzyć, że zaproszony na posiedzenie a nieobecny na nim członek rady nie zna projektów uchwał, ani porządku obrad, więc głosować na piśmie nie może.

Po trzecie, nawet jeżeli nieobecny zna proponowany projekt uchwały, na którą pragnie oddać głos na piśmie, może się zdarzyć, że rada zmieni kształt omawianej sprawy lub brzmienie głosowanego projektu. Na przykład porządek obrad przewiduje uchwałę rady w sprawie wyrażenia zgody na dokonanie przez zarząd określonej w statucie czynności, lecz rada obwaruje swoją zgodę daleko idącymi warunkami, których nieobecny nie zna z góry. Czy w takich okolicznościach brać jego głos pod uwagę?

Po czwarte, interpretacja omawianego przepisu prowadzi do wniosku, że w świetle Ksh dopuszczalne jest wprowadzanie przez radę nadzorczą, już na posiedzeniu, spraw do porządku obrad. Dawniej uważano, że nie należy tak czynić, gdyż członek rady gotów zrezygnować z udziału w posiedzeniu skoro nie będą na nim głosowane sprawy dotyczące jego interesów. Dzisiaj w radzie nadzorczej obowiązuje kworum, udział członków rady w posiedzeniach jest obowiązkowy, interesy nieobecnych członków rady nie podlegają ochronie. Po prostu: nieobecny nie ma racji. Lecz wiele statutów zastrzega, że rada nadzorcza nie może wprowadzać spraw do porządku obrad, jeżeli nie są obecni wszyscy członkowie rady, chyba że zachodzą okoliczności wyszczególnione w statucie. Taki osobliwy przepis trafił do statutów ze zbioru Dobrych praktyk, lecz dobrych praktyk wcale nie wyraża. Wręcz przeciwnie.

Po piąte, głos oddany na piśmie liczy się przy ustalaniu wymaganej większości głosów, natomiast nie liczy się przy ustalaniu kworum. Jest to oczywiste, niemniej wiele rad nadzorczych ma z tym kłopot…

Czytaj także:
2001.11.19 Między sztuką a sztuczkami
2002.09.16 Usprawiedliwienie

Rada na gwizdek [2001]

Członkowie rady nadzorczej mogą wymagać pisemnego zapraszania ich na posiedzenia.

W regulaminie rady nadzorczej spółki akcyjnej można zamieścić wiele elementów dobrej praktyki spółki. Przed tygodniem pisałem o porządku obrad rady. Jest to tylko fragment szerszego zagadnienia: trybu zwoływania posiedzeń rady nadzorczej. Z kodeksu wiadomo, że rada podejmuje uchwały, jeżeli na posiedzeniu obecne jest kworum, a wszyscy jej członkowie zostali zaproszeni. Kodeks nie reguluje, jaką postać ma to zaproszenie. Nie wymaga też, by zaproszenie zostało doręczone członkom rady z określonym wyprzedzeniem, na przykład tygodnia lub dwóch.

Z kodeksu wiadomo także, że posiedzenia rady zwołuje przewodniczący. Jeżeli jednak nie zwoła on posiedzenia w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania od zarządu lub członka rady żądania zwołanie posiedzenia (wraz z jego proponowanym porządkiem obrad), wnioskodawca może zwołać je samodzielnie, podając datę, miejsce i proponowany porządek obrad. Statut może zawierać w tej kwestii wyłącznie postanowienia dopełniające kodeks. Nie może natomiast, co czynią statuty wielu spółek, w tym także spółek giełdowych, dopuszczać powzięcie przez radę uchwał na posiedzeniu odbytym ‘bez formalnego zwołania’, nawet gdyby wszyscy członkowie rady wyrażali na to zgodę.

Zgodne z prawem, ale niepraktyczne jest stawianie w statucie wymogu, że zaproszenie ma być doręczone na ileś (nawet 30!) dni przed datą posiedzenia. Wiadomo, o co chodzi. W skład rady wchodzą grube ryby z Wall Street, ‘Bankfurtu’ lub londyńskiej City: ludzie zajęci, którzy z wyprzedzeniem układają terminarze swoich spotkań. Lecz gdyby zaszła potrzeba nagłego zwołania rady, byłoby to niemożliwe. Statut może dopuścić podejmowanie uchwał w trybie korespondencyjnym, lecz spółka może właśnie potrzebować spotkania rady z zarządem.

Dlatego tryb zwoływania posiedzeń rady najlepiej elastycznie uregulować w jej regulaminie. Nie ma sensu dzielenie posiedzeń rady (co czynią niektóre spółki) na ‘zwyczajne’ i ‘nadzwyczajne’. Na każdym posiedzeniu, jeżeli zostało prawidłowo zwołane, rada ma przecież takie same prawa. Regulamin rady może natomiast ustanowić dwa tryby postępowania przy zwoływaniu posiedzenie: rutynowy i nadzwyczajny. Pierwszy tryb służy interesom członków rady, którzy mają też inne zobowiązania (na przykład: ‘zaproszenia na posiedzenie rady rozsyłane są w terminie umożliwiającym doręczenie ich na 7 dni przed datą posiedzenia’). Drugi tryb służy interesom spółki: chodzi o to, by w sytuacji nadzwyczajnej, rada została zwołana niezwłocznie. Nawet ‘na gwizdek’.

Aby zapobiec nadużywaniu tego trybu, wskazane jest oznaczenie przez regulamin sytuacji, w których można zwołać posiedzenie bez dochowania wymogu wcześniejszego doręczenia zaproszeń (na przykład: ‘w przypadku niemożności sprawowania czynności przez członka zarządu’). Prawo nie wymaga, by zaproszenie zostało wystosowane w formie pisemnej, lecz przemawiają za tym potrzeby dobrej praktyki. Dlatego celowe jest przyjęcie takiej zasady w regulaminie rady. Argument, że wynaleziono telefon, musi ustąpić wobec argumentu, że wynaleziono także przesyłki kurierskie, faks i pocztę elektroniczną. Skoro zaproszenie ma (jak proponuję) uwzględniać proponowany porządek obrad, nie wystarczy ustna informacja o dacie i miejscu posiedzenia. Trzeba także podać ten porządek. Na piśmie. Teraz nawet na imprezy towarzyskie ludzie wystosowują paradne zaproszenia.

Z jednej strony zatem chodzi o to, by zaproszenie dotarło do adresata, bowiem w przeciwnym razie rada nie będzie władna powziąć uchwał. Z drugiej strony można unikać nadmiernego formalizmu. Polski wymiar sprawiedliwości jest sparaliżowany nie dlatego, że sędziowie nieskorzy są sądzić, albo adwokaci są zbyt cwani, lecz dlatego, że procedura nie nadąża za rzeczywistością. Myszy zjadły nie tylko Popiela. Zjadły też ‘zwrotkę’ świadczącą o doręczeniu mu wezwania do sądu. Sprawy masowo spadają z wokandy, ponieważ zabrakło dowodu, że ktoś otrzymał wezwanie. Wymiarem sprawiedliwości w istocie kieruje listonosz. Nie przekazujmy mu władzy nad spółką! W radzie nadzorczej spółki nie potykają się przeciwne strony, a współpracują partnerzy w interesie, wspólnicy lub ich przedstawiciele. Stąd regulamin rady może operować domniemaniem, że dotarło do adresata zaproszenie wystosowane faksem (jeżeli znamiennik odbiorcy został prawidłowo zarejestrowany), bądź pocztą elektroniczną (jeżeli wysłanie zaproszenia nie zostało skwitowane informacją, że przesyłka nie została doręczona odbiorcy).

W regulaminie rady można zastrzec, że zaproszenia kierowane są tam, gdzie zapraszani życzą sobie tego. A także, że jeżeli któryś z członków rady poprosi o wysyłanie doń zaproszeń listem poleconym, a nagłych przypadkach – przesyłką kurierską lub telegramem, nie należy mu tego odmawiać.

Tekst ogłoszony 26 XI 2001 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka

Czytaj także, m.in.:
2001.03.05 Norma to forma
2001.11.19 Między sztuką a sztuczkami

Norma to forma [2001]

Członek rady przedstawia cały kapitał i działa w interesie spółki, choćby nie był akcjonariuszem.

Z kodeksu spółek handlowych wynika, że radę nadzorczą spółki akcyjnej można zebrać w dwóch odmiennych trybach. Pierwszym jest „zaproszenie” wszystkich członków rady na jej posiedzenie. Drugim jest „zwołanie rady nadzorczej” lub „zwołanie posiedzenia” (oczywiście chodzi o to samo) przez przewodniczącego rady na wniosek zarządu lub członka rady nadzorczej, bądź przez wnioskodawcę samodzielnie. Należy podać wtedy datę, miejsce i proponowany porządek dzienny. Ponieważ i zaproszenie z natury rzeczy wskazuje przynajmniej datę i miejsce posiedzenia, oba tryby różnią się wymogiem podania porządku obrad.

Materię tę można dopełnić w regulaminie rady. Kodeks mówi, że określa on organizację rady i sposób wykonywania czynności. Regulaminy wszystkich organów są w spółce akcyjnej fakultatywne, a regulamin rady jest jedynym, któremu kodeks zakreśla ramy treściowe. O regulaminie zarządu kodeks wspomina dwukrotnie, lecz nie objaśnia, czego on dotyczy. Nie wspomina natomiast w ogóle na temat regulaminu walnego zgromadzenia, w istocie najważniejszego, ponieważ może on wywierać wpływ na sytuację uczestników walnego zgromadzenia.

Regulamin rady może na przykład regulować tryb wyznaczania terminu posiedzenia. Chodzi o to, czy termin może być arbitralnie narzucony przez inicjatora posiedzenia, czy też należy go uzgodnić z członkami rady. Regulamin może też określić tryb wyznaczania miejsca posiedzenia rady: w siedzibie spółki lub, za zgodą wszystkich członków rady, w innym miejscu (innej miejscowości). Regulamin może wymagać, by proponowany porządek obrad ustalać z uwzględnieniem sugestii zgłaszanych przez członków rady i zarząd spółki. Można też określić w regulaminie tryb ustalania listy materiałów dostarczanych członkom rady przed posiedzeniem, lub na posiedzenie, oraz organów lub osób odpowiedzialnych za ich przygotowanie, a także tryb ustalania listy osób zapraszanych na posiedzenie rady. Ważne są także: termin rozsyłania zaproszeń na posiedzenie (na przykład umożliwiający ich otrzymanie na 7 dni przed terminem posiedzenia), ich treść i tryb doręczania. W grę wchodzi nie tylko tradycyjny list polecony, także przesyłka kurierska, faks, poczta elektroniczna.

W regulaminach kilku rad nadzorczych znalazłem postanowienie: „Rada może odbyć posiedzenie bez formalnego zwołania jeżeli wszyscy członkowie są obecni i nikt nie wniesie sprzeciwu”. To jeden z Narodowych Funduszy Inwestycyjnych narzucał swoim spółkom parterowym takie osobliwe rozwiązania. Są one oczywiście bezskuteczne.

Zapewne komuś wydawało się, że jeżeli bez formalnego zwołania dopuszcza się odbycie, pod pewnymi warunkami, walnego zgromadzenia – tym bardziej można odbyć w takim trybie posiedzenie rady nadzorczej. Jest to wniosek absolutnie błędny! Nieformalnego trybu prac rady nadzorczej nie dopuszczał kodeks handlowy, a kodeks spółek handlowych jeszcze zaostrzył rygory. Wymaga on nie tylko zaproszenia wszystkich członków rady na posiedzenie, lecz nadto obecności przynajmniej połowy jej członków, przy czym statut może ustanowić surowsze wymagania dotyczące kworum, natomiast w żadnym przypadku nie może ich złagodzić. Normą jest dochowanie formy podjęcia uchwały. Wymogi te służą ochronie interesów akcjonariatu. Nie potrzebuje on tak daleko idącej ochrony na walnym zgromadzeniu, w którym przecież może uczestniczyć. Na walnym zgromadzeniu każdy uczestnik przedstawia tylko część kapitału (chyba, że spółka jest jednoosobowa). W radzie nadzorczej każdy z jej członków zawsze przedstawia cały kapitał i działa w interesie spółki, choćby sam nie był jej akcjonariuszem.

Dlatego państwo A, B i C jako jedyni akcjonariusze spółki mogą jako walne zgromadzenie podjąć uchwałę ad hoc, w saunie lub na basenie, pod warunkiem, że dołączy do nich rejent. Ci sami państwo A, B i C jako członkowie rady nadzorczej spółki akcyjnej, w której reprezentują cały kapitał, nie mogą podjąć ad hoc, bez dopełnienia procedur, uchwały rady nadzorczej. Wprawdzie mogą podjąć ją bez odbywania posiedzenia, lecz tylko pod warunkiem, że statut tak stanowi. Kodeks dopuszcza wprawdzie tryb pisemny lub środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość, ale nie dopuszcza doraźnie improwizowanych posiedzeń rady nadzorczej.

Zresztą przepisy kodeksu spółek handlowych wydatnie skomplikowały odbywanie walnego zgromadzenia bez formalnego zwołania, uprawniając do udziału w walnym zgromadzeniu bezwarunkowo członków zarządu i rady nadzorczej, a do udziału w walnym zgromadzeniu zatwierdzającym sprawozdania spółki także, chociaż warunkowo, odwołanych w okresie objętym sprawozdaniem członków zarządu. Nie wystarczy zatem posłać po rejenta, trzeba umożliwić udział w walnym zgromadzeniu wszystkim uprawnionym.

Tekst ogłoszony 5 marca 2001 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka.
Kwestia odbywania przez rade nadzorczą posiedzeń bez formalnego zwołania nadal pozostaje dyskusyjna.

Wici na radę [2001]

Materię zapraszania na posiedzenia rady nadzorczej najlepiej precyzyjnie unormować w jej regulaminie.

Zdolność rady nadzorczej do podejmowania uchwał na posiedzeniu zależy od łącznego spełnienia dwóch warunków. Jednym jest obecność kworum przewidzianego w ustawie (co najmniej połowa członków rady), albo w statucie spółki. Może on przewidywać surowsze wymagania dotyczące kworum, na przykład obecność 2/3, bądź 4/5, bądź nawet wszystkich członków rady, nie wolno mu natomiast złagodzić wymagań ustawy. W stosunku do dawnego kodeksu handlowego jest to przepis nowy i zasadny. Drugi warunek spełniony jest wtedy, gdy wszyscy członkowie rady zostali zaproszeni. Z kodeksu spółek handlowych bynajmniej nie wynika, co oznacza słowo „zaproszeni”, ani jaka ma być forma zaproszenia. Nie wynikało to także z dawnego kodeksu handlowego, z którego przepis został (z niewielką zmianą) przejęty. Pojęcie „zaproszeni” trąci myszką. Brzmi mało normatywnie, bardziej jak instytucja stosunków towarzyskich, niż instytucja prawna. W kodeksie spółek handlowych zmienił się jednak kontekst, w jakim użyto tego mętnego sformułowania.

Po pierwsze, nowy kodeks przewiduje, że zarząd lub członek rady nadzorczej spółki akcyjnej mogą żądać zwołania rady, podając proponowany porządek obrad, a jeżeli przewodniczący nie zwoła tego posiedzenia w terminie dwóch tygodni, wnioskodawca może zwołać je sam, podając datę, miejsce i proponowany porządek obrad. Z kodeksu nie wynika, czy jeżeli przewodniczący zwołuje posiedzenie nie na wniosek członka rady lub zarządu, lecz z własnej inicjatywy, proponowany porządek obrad ma być uwzględniony w „zaproszeniu”. Po drugie, nowy kodeks wprowadził nową zasadę dotyczącą posiedzeń zarządu. Otóż uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Czym (w sensie prawnym) różni się „zawiadomienie” od „zaproszenia”? Czy chodzi o meritum, czy o stopniowanie kurtuazji? Dlaczego członków zarządu należy „prawidłowo zawiadomić” o posiedzeniu zarządu, a członków rady wystarczy „zaprosić” na posiedzenie rady? Jakie warunki winno spełnić „zawiadomienie”, by było „prawidłowe”? Dlaczego zaproszenie nie musi być „prawidłowe”?

Wiem jedno: zaproszenie na posiedzenie rady nie jest materią błahą. Kodeks potraktował ją pobieżnie, ale dzięki temu spółka może precyzyjnie dostroić wymogi, jakim winno odpowiadać zaproszenie, do swojej specyfiki. Jeżeli bowiem wymogi stawiane zaproszeniu nie zostaną jasno określone w regulaminie rady, będzie mogło ono przybrać dowolną formę i treść. Wtedy wystarczy przekazać je ustnie, nawet przez telefon, nawet za pośrednictwem sekretarki, nawet bez wyprzedzenia. Umożliwi to manipulacje, zwłaszcza gdy zaproszenie będzie enigmatyczne, wystosowane są w ostatniej chwili, a termin posiedzenia ustalony zostanie znienacka. Utrudni to osiągnięcie przez radę porozumienia. Im lepiej regulamin unormuje materię zaproszenia, tym lepsze będą obyczaje w radzie, tym wyższa będzie jej wartość dla spółki.

Dobrze, gdy umocowany w statucie spółki regulamin rady przewiduje, kto zwołuje jej posiedzenia, oraz w jakim trybie. Dobrze, gdy wymaga, by termin posiedzenia wyznaczany był z należytym wyprzedzeniem i w porozumieniu z członkami rady (z czym równoznaczne bywa uzgodnienie go na poprzednim posiedzeniu rady). Dobrze, gdy posiedzenia zwoływane są w siedzibie spółki, a w innych miejscach tylko za zgodą wszystkich członków rady. Dobrze, gdy regulamin wymaga zamieszczania w zaproszeniu proponowanego porządku obrad, a także gdy wymaga, by ów porządek uwzględniał sugestie zgłaszane przez członków rady i zarząd. Dobrze, gdy regulamin ustala formę zaproszeń (na przykład list polecony, faks, listel czyli tzw. „e-mail”), a także gdy przewiduje, z jakim wyprzedzeniem zaproszenie, wraz z materiałami na posiedzenie rady, powinno być doręczone. Dobrze, gdy zaproszenie ponadto informuje, kto prócz członków rady i zarządu będzie uczestniczył w posiedzeniu (uważam, że zarząd spółki powinien być zapraszany na część merytoryczną każdego posiedzenia). Regulamin rady nadzorczej nie jest aktem obligatoryjnym. Może on jednak wydatnie usprawnić pracę rady. Utrudnić manipulacje. Ułatwić porozumienie. Służy temu ustalenie w jasnych przepisach regulaminu procedury zapraszania na posiedzenia rady. Może być ona w każdej spółce inna, jak inna bywa dusza każdej spółki.

Gdy król rozsyłał wici, honor nakazywał rycerzowi stawienie się na apel. Niestety, różnie bywa z honorem członków rad. Jak wspomniałem wyżej, nowy kodeks dyscyplinuje radę, wymagając kworum na jej posiedzeniach. Jeżeli zabraknie kworum, bądź wszyscy członkowie rady nie zostaną zaproszeni, rada nie będzie mogła podjąć uchwał, a wtedy nie ma sensu odbywać posiedzenia. Lepiej od razu iść na obiad.

Tekst ogłoszony 6 lutego 2001 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka

Czytaj także:
2001.03.05 Norma to forma
2001.11.19 Między sztuką a sztuczkami