Archiwa tagu: zwołanie RN

Ile razy w roku?

Znane jest powiedzenie lorda Actona, liberalnego para Anglii, że władza korumpuje, zaś władza absolutna korumpuje absolutnie. Na gruncie corporate governance brzmiałoby ono: władza korumpuje, zaś władza pozbawiona nadzoru korumpuje… nadzór.

Kodeks spółek handlowych stara się na wiele sposobów zapobiec sytuacji, by spółka akcyjna została pozbawiona efektywnego nadzoru. Przewiduje on m.in., ze rada nadzorcza powinna być zwoływana w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż trzy razy w roku obrotowym. Zwoływana po to, by odbyć posiedzenie. Przepis ten wszedł w życie dopiero 1 stycznia 2001 roku; wcześniej prawo nie regulowało kwestii częstotliwości posiedzeń rady. Niemniej ustawodawca, wcale nieskory do ingerowania w wewnętrzne życie spółki, uznał jednak, że tę właśnie sprawę należy unormować. Spółka może w swoim statucie ustalić, że rada zbiera się częściej niż trzy razy w roku, lub że zbiera się co miesiąc, dwa miesiące lub kwartał, ale postanowienia dopuszczające, by rada odbywała mniej niż trzy posiedzenia w roku są nieważne z mocy prawa.

Zatem rada toczy swoje prace pomiędzy dwoma brzegami wyznaczonymi przez kodeks. Nie może spotykać się rzadziej, niż trzy razy w roku. Nie powinna spotykać się częściej, niż to wynika z potrzeb. Lecz można zapytać: skoro ustawa wymaga, by rada nadzorcza sprawowała stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności – czy możliwa jest sytuacja, że rada zbiera się bez potrzeby? Otóż tak. Posiedzenie zwołane bez potrzeby to takie, które nie zostało należycie przygotowane, zawczasu przemyślane, które nie podjęło żadnej uchwały. Posiedzenia zwoływane bez potrzeby, przeto poświęcone biciu piany i nie zakończone uchwałami w sprawach merytorycznych, przeczą istocie nadzoru i demoralizują nadzorowaną spółkę. Za to ilekroć zachodzi potrzeba, należy zwołać radę. Nawet gdyby nie dostrzegał tej potrzeby przewodniczący rady, dostrzegą ją jej członkowie, lub zarząd jako organ, który może pilnie potrzebować uchwały rady nadzorczej.

Dlatego Ksh daje prawo żądania zwołania rady wszystkim jej członkom z osobna i zarządowi występującemu z odpowiednią uchwałą w tej sprawie. Jeżeli przewodniczący rady nie zwoła posiedzenia w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania wniosku, wnioskodawca może zwołać je samodzielnie. Oddając członkom rady i zarządowi spółki ważny instrument w postaci żądania zwołania posiedzenia, prawo zdejmuje z nich poczucie bezradności względem ewentualnej bezczynności organu nadzoru, ale zarazem nakłada na nich odpowiedzialność za zwoływanie rady w miarę potrzeb. Wprawdzie kodeks wspomina jedynie o zwoływaniu rady, a nie o odbywaniu przez radę posiedzenia, lecz chodzi o to samo, bo tylko po to zwołuje się radę, żeby odbywała posiedzenia. W istocie po to odbywa ona posiedzenie, by podejmować uchwały.

Od dawna głoszę tezę, że dobrze zorganizowana rada nadzorcza może wykonać znaczną część swojej pracy poza posiedzeniami. Bez odbywania posiedzeń rada może przecież (jeżeli statut to dopuszcza, ale statuty spółek giełdowych z reguły dopuszczają) podjąć uchwały. Bez odbywania posiedzeń plenarnych rada może pracować w komitetach: w spółkach giełdowych komitet audytu jest już w zasadzie obligatoryjny, komitet wynagrodzeń jest na najlepszej drodze do uzyskania podobnego statusu, a inne komitety dowiodły w wielu spółkach swojej przydatności.
Rada może delegować swoich członków do samodzielnego pełnienia, poza posiedzeniami, określonych czynności nadzorczych. Może też żądać od pracowników spółki sprawozdań i wyjaśnień udzielanych jej poza formalnymi posiedzeniami, bo też poza plecami zarządu.

Lecz nawet gdyby rada systematycznie wykorzystywała wszystkie formy działalności poza posiedzeniami, gdyby przy tym osiągnęła wysoką skuteczność sprawowanego przez nią nadzoru – przecież, pomimo to, będzie ona zobowiązana do zwoływania posiedzeń przynajmniej trzy razy w roku. Warto jednak zdać sobie sprawę, że posiedzenie samo w sobie nie jest jeszcze wartością. I że nawet regularnie odbywanie posiedzeń nie daje samo w sobie możliwości sprawowania stałego nadzoru nad działalnością spółki. Trzeba się jeszcze wysilić.

Czytaj także:
2010.05.11 Posiedzenie nie jest wartością
2001.08.26 Miara potrzeb

Wszystko w porządku

W licznych regulaminach rad nadzorczych, a nawet w statutach spółek notowanych na GPW zawarto postanowienie, że rada nadzorcza nie może na posiedzeniu podejmować uchwał w sprawach, które nie zostały objęte porządkiem obrad, chyba że wszyscy członkowie rady są obecni i żaden z nich nie wyrazi sprzeciwu. Ten, który to wymyślił, słyszał dzwony, ale pomylił obrządki, przenosząc do rady nadzorczej zasadę ustrojową walnego zgromadzenia. Nie wiem, jakie przyświecały mu intencje, efekt jest wszakże szkodliwy: nieobecność członka rady nadzorczej na posiedzeniu blokuje możliwość powzięcia przez radę uchwał nawet w sprawach wyjątkowej wagi, których nie przewidziano wcześniejszym porządkiem obrad. Wystarczy, że jedna spółka przyjmie jakieś niefortunne rozwiązanie, a z komputera kancelarii prawnej, która ją obsługuje, wypełznie ono na rynek, zakazi dokumenty innych spółek, a w końcu trafi do bezmyślnie kleconego wzorca statutów i regulaminów.

Porządku obrad rady nadzorczej nie dotykają rygory, jakimi obłożono porządek walnego zgromadzenia. Ten ostatni podlega ochronie prawnej od chwili ogłoszenia o walnym zgromadzeniu. Nie można go dowolnie zmieniać lub uzupełniać. Akcjonariusz nie jest bowiem obowiązany uczestniczyć w walnym, a decyzję o uczestnictwie może podjąć po zapoznaniu się z porządkiem obrad i pod wpływem jego zawartości. Wobec tego walne nie może podjąć uchwał w sprawach nieobjętych porządkiem obrad, chyba że na WZ reprezentowany jest cały kapitał i nikt z obecnych nie zgłasza sprzeciwu dotyczącego podjęcia uchwały. Lecz członek rady nadzorczej znajduje się w innej sytuacji. Po pierwsze, w radzie nie reprezentuje on kapitału, choćby mu się tak zdawało. Po drugie, ciąży na nim obowiązek uczestniczenia w posiedzeniach rady i w głosowaniach prowadzonych poza posiedzeniami, jeżeli statut spółki je dopuszcza. Na gruncie Kodeksu handlowego z 1934 r. nie dopatrywano się takiego obowiązku, można go jednak wysnuć z przepisów Ksh.

Zresztą porządek obrad w istocie powstaje dopiero na posiedzeniu rady. Obowiązek ogłaszania go już w zaproszeniu na radę zachodzi tylko wtedy, gdy radę zwołuje w trybie specjalnym członek rady albo zarząd spółki po uprzednim złożeniu przewodniczącemu rady żądania jej zwołania, jeżeli przewodniczący nie zwołał posiedzenia w terminie dwóch tygodni od otrzymania wniosku. Wówczas rada nie powinna skreślać z porządku obrad spraw przewidzianych przez uprawnionego do zwołania rady, może jednak porządek uzupełniać. Natomiast jeżeli przewodniczący zwołuje radę nadzorczą z własnej inicjatywy, nie musi on przed posiedzeniem ogłaszać porządku obrad, chociaż nie wyobrażam sobie, jak rada tak zwoływana miałaby procedować, sprawując „stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności”. Inna sprawa, że widziałem porządki obrad, z których nie wynikało, czym rada ma się zająć. Przewidywały one kolejno: otwarcie posiedzenia – omówienie bieżących wyników spółki na podstawie analizy wskaźników – podjęcie stosownych uchwał – spotkanie z prezesem zarządu – zamknięcie posiedzenia.

Wobec tego, jaki powinien być porządek obrad rady? Uważam, że projekt rozsyłany przed posiedzeniem członkom rady i zarządowi powinien obejmować wszystkie tematy obrad rady ze wskazaniem, czy w danym punkcie przewidziane jest podjęcie uchwały, jakie materiały należy w danym punkcie przestawić radzie, kto odpowiada za ich przygotowanie oraz w jakim terminie powinny one zostać dostarczone lub udostępnione, oraz kto spora rady i zarządu zostaje zaproszony do dyskusji nad poszczególnymi punktami. Porządek obrad powinien także przewidywać możliwość wnoszenia pod uwagę rady już na posiedzeniu, przez członków rady i zarząd, spraw bieżących (i tylko bieżących!). Rada powinna na każdym posiedzeniu zapoznawać się z tematyka wszystkich uchwał podjętych przez zarząd w czasie od jej ostatniego posiedzenia, oraz poczynić – z udziałem zarządu – przynajmniej wstępne ustalenia dotyczące terminu i tematyki następnego posiedzenia.

Nie zalecam natomiast wprowadzania do porządku obrad dyskusji nad protokołem poprzedniego posiedzenia, bo to zajmuje dużo czasu i niczego nie daje. Jeżeli rada przytomnie zrezygnuje z protokołowania przebiegu dyskusji i ograniczy protokół do treści wymaganej przez Ksh, można go podpisać, najlepiej na koniec protokołowanego posiedzenia, unikając zbędnej debaty dzielącej każdą wypowiedź na czworo.

Zatem porządek obrad przedstawiony w „zaproszeniu” na posiedzenie rady (ten termin brzmi archaicznie, bardziej stosowne byłoby „zawiadomienie”, a nawet „wezwanie”) jest tylko propozycją. Zebrawszy się, rada nadzorcza uchwala porządek obrad i może zmieniać projekt z zaproszenia, może go też uzupełniać bez względu na to, czy wszyscy członkowie biorą udział w posiedzeniu. Wystarczy, że jest kworum. Nieobecność na posiedzeniu nie powinna dawać przywileju blokowania możliwości podjęcia przez radę uchwał w sprawach nieobjętych porządkiem obrad, a w istocie – projektem porządku. Sprawy formalne nie mają istotnego znaczenia dopóki wszystko idzie dobrze, a w radzie panuje harmonia. Kiedy dochodzi do konfliktu, forma przybiera na znaczeniu. Lepiej, by wszystko było w porządku. Także w porządku obrad.

Czytaj także:
2001.11.19 Między sztuką a sztuczkami
2001.12.10 Od porządku do obrad

Między sztuką a sztuczkami [2001]

Dobra praktyka przemawia za podaniem w zaproszeniu na posiedzenie rady porządku obrad.

W regulaminie rady nadzorczej można i warto uwzględnić wymogi dobrej praktyki. Aczkolwiek regulamin jest aktem wewnętrznym spółki, może on zwiększyć jej wartość, usprawniając działanie nadzoru. Przykładem spraw porządkowych, które ważą na jakości pracy rady, jest porządek obrad.

Teoretycznie posiedzenia rady mogą być zwoływane bez uprzednio zaproponowanego porządku obrad. Kodeks spółek handlowych wymaga podania proponowanego porządku obrad tylko w przypadkach, kiedy zarząd spółki lub członek rady nadzorczej występuje do przewodniczącego rady z żądaniem zwołanie posiedzenia. Jeżeli na taki wniosek przewodniczący zwoła posiedzenie, nie będzie on obowiązany ujawniać w zaproszeniu, jaki porządek obrad został zaproponowany przez inicjatora posiedzenia – zarząd lub członka rady. Dopiero jeżeli przewodniczący zignoruje wniosek i nie zwoła posiedzenia w terminie dwóch tygodni, zarząd lub członek rady żądający zwołania posiedzenia może zwołać je sam, podając m.in. proponowany porządek obrad.

Wiele wody upływie w Rudawie, zanim dotrze do powszechnej świadomości, że kodeks kreśli jedynie wymogi minimalne. Chociaż bez ich spełnienia spółka nie będzie zdolna do działania, to ich spełnienie jeszcze nie oznacza, że spółka będzie działać należycie. Dlatego kodeksowe wymogi minimalne dopełnia się wskazówkami, co warto czynić, by zapewnić spółce możliwość sprawnego działania. Takie wskazówki, najczęściej nazywane zasadami dobrej praktyki, nie mają mocy obowiązującej. Nie wiążą one spółki. Nie wiążą akcjonariuszy. Lecz biada spółce, która je zlekceważy! Kierowanie się dobrą praktyką kreuje reputację, a dobra reputacja to (zdaniem specjalistów) nawet aż jedna trzecia wartości każdej spółki. Komu na tej jednej trzeciej nie zależy, niechaj nie dba o dobrą praktykę. Niechaj na gruzach swojej reputacji rozwija interesy. Powodzenia!

Dlatego chociaż kodeks nie zawsze wymaga uprzedniego podania porządku obrad rady, dobra praktyka upomina się o takie postępowanie. W regulaminie rady warto zatem sformułować wymóg, by zwołujący posiedzenie rady zawsze zawczasu podawał propozycję porządku obrad. Inaczej widzieli tę sprawę przedwojenni komentatorzy dawnego kodeksu handlowego (a także ich współcześni pogrobowcy). Wywodzili oni mianowicie, że jeżeli porządek obrad zostanie podany, rada może podejmować uchwały tylko w sprawach objętych porządkiem, a w innych pod warunkiem, że rada jest w komplecie. Dopuszczano założenie, jakoby „możliwie członek nie zjawił się tylko ze względu na porządek dzienny, uważając przedmiot za pozbawiony doniosłości, a byłby się zjawił, gdyby wiedział, że obradować się będzie także nad innym jeszcze przedmiotem poza wymienionymi w zaproszeniu” (prof. Maurycy Allerhand).

Prościej było przeto w zaproszeniu na posiedzenie rady pominąć porządek obrad. Rada zbierała się na randkę w ciemno, często nie przygotowana należycie do rozważania poszczególnych spraw, za to władna do podejmowania uchwał w każdej z nich. Ta kiepska praktyka była jednak ukierunkowana marnymi przepisami. Obecnie jest inaczej. Bezpowrotnie minęły czasy, kiedy członek rady mógł grymasić, czy „zjawi się” na posiedzeniu. Skoro dzisiaj wymaga się kworum na posiedzeniu rady, jej członek nie może po prostu nie przybyć na posiedzenie ze względu na to, że porządek obrad obejmuje – jego zdaniem – sprawy błahe. W świetle współczesnej praktyki (surowszej, niż wymaga tego kodeks), taka wymówka nie pozwoli usprawiedliwić nieobecności na posiedzeniu rady. Brak usprawiedliwienia uderzy grymaśnika po kieszeni, skoro zostanie on pozbawiony wynagrodzenia.

Zmierzamy więc ku obcemu dawnemu kodeksowi handlowemu obowiązkowemu uczestnictwu członków rady w jej posiedzeniach. Zmienił się także miernik staranności członków rady nadzorczej. Dzisiaj jest nim zawodowy charakter ich działalności. Wiąże się to nie tylko z kryteriami ich odpowiedzialności. Także z warunkami pracy w radzie. Od zawodowców można oczekiwać starannego przygotowania do udziału w posiedzeniach rady. Należy im to jednak umożliwić. Przecież nie można przygotować się do posiedzenia rady, jeżeli porządek obrad nie będzie zawczasu podany. Dobra praktyka nadzoru powinna przeto uwzględniać zasadę, że zwołanie posiedzenia rady wymaga pisemnego podania porządku obrad.

Porządek obrad nie jest prostym spisem spraw, jakie rada powinna kolejno rozważyć. Dobrze przygotowany, znacznie usprawni przebieg posiedzenia. Ułatwi podjęcie uchwał. Lecz warto wiedzieć, że kto przygotowuje porządek, a także prowadzi obrady, może perfidnie sprowadzić je na manowce. Porządek obrad nierzadko pomaga manipulować radą. Bywa dziełem sztuki. Bywa też zbiorem pospolitych sztuczek. Napiszę o tym niebawem.
Tekst ukazał się 19 listopada 2001 r. w Magazynie Finansowym dziennika Prawo i Gospodarka
Czytaj także:
2001.12.10 Od porządku do obrad
2013.08.16 Wszystko w porządku